Pitch Book

Pitch Book

Definitie en betekenis van de term Pitch Book

Een Pitch Book is een gestructureerd presentatiedocument waarmee een advocatenkantoor zich presenteert aan potentiële cliënten of bestaande opdrachtgevers. Het doel van een Pitch Book is om de eigen capaciteiten, ervaring en geschiktheid voor een specifiek mandaat of adviesproject overtuigend te presenteren. De term is oorspronkelijk afkomstig uit de bedrijfsadvies- en investeringsbankensector, maar wordt steeds vaker gebruikt binnen de dagelijkse praktijk van advocaten.

Centraal in een Pitch Book staan de presentatie van het kantoor, het team, relevante specialisaties en voorbeelden van succesvol afgeronde projecten. De termen ‘presentatie’, ‘offertedocument’ of ‘mandaatpresentatie’ worden soms als synoniem gebruikt, waarbij het Pitch Book doorgaans een gestructureerde, vaak digitaal opgemaakte presentatie omvat.

Rol in de dagelijkse praktijk: belang en typische toepassingsgebieden

Pitch Books nemen binnen de organisatie van een kantoor een centrale rol in bij het werven van mandaten. Ze worden doorgaans opgesteld wanneer een kantoor wordt uitgenodigd om deel te nemen aan een selectieproces – bijvoorbeeld bij zogenaamde ‘beauty contests’, competitiepresentaties of wanneer geïnteresseerden specifiek om een aanbieding vragen.

Typische toepassingsgebieden van Pitch Books zijn:

• Introductie tijdens een eerste contact met potentiële cliënten,
• Presentaties bij aanbestedingen of selectieprocedures (pitches),
• Uitvoering van informatiesessies of beursdeelnames,
• Begeleiding van workshops of strategiegesprekken met opdrachtgevers,
• Aanbieden van concrete adviesvoorstellen voor veeleisende, complexe vraagstukken.

Processen, procedures en methoden

Opstellen van een Pitch Book

Het proces begint meestal met een gestructureerde aanvraag – hetzij door externe geïnteresseerden of door een interne beslissing om deel te nemen aan een selectieprocedure. Vervolgens worden alle benodigde informatie en materialen verzameld:

1. Briefing en analyse: Vaststellen van de vereisten, doelstellingen en inhoud. Hierbij worden eerst de verwachtingen en de achtergrond van het potentiële mandaat geïnventariseerd.
2. Onderzoek: Uitwerken van relevante referentieprojecten, presentatie van het team en samenstellen van competenties die essentieel zijn voor het mandaat.
3. Inhoudelijke uitwerking: Indeling van de presentatie in verschillende hoofdstukken, zoals een kantoorprofiel, adviesconcept, ervaring en werkwijze.
4. Vormgeving: Visuele uitwerking, lay-out en integratie van grafieken, organigrammen of tijdsplanningen.
5. Interne afstemming: Betrokken medewerkers, met name degenen die later het mandaat begeleiden, controleren de documenten en vullen de inhoud aan.
6. Goedkeuring en verzending: Na de definitieve afstemming wordt het Pitch Book digitaal of in gedrukte vorm aan de geïnteresseerden verzonden of gepresenteerd tijdens een presentatie.

Presentatiemethoden

Pitch Books kunnen worden opgesteld als document (bijvoorbeeld PDF) of als slides presentatie (bijvoorbeeld PowerPoint). Vaak worden ook digitale tools ingezet om elementen zoals video’s, interactieve grafieken of casestudy’s in te voegen.

Randvoorwaarden en standaarden

Pitch Books volgen een duidelijke structuur evenals diverse organisatorische en technische richtlijnen:

• Corporate Design: De visuele vormgeving volgt de richtlijnen van het kantoor om een uniforme uitstraling naar buiten te waarborgen.
• Vertrouwelijkheid: Persoonsgegevens en projectspecifieke informatie mogen alleen na goedkeuring en met inachtneming van de geldende privacyregels worden gebruikt.
• Databases en kennismanagement: Voor een efficiënte opstelling maken kantoren vaak gebruik van centrale databases met standaardteksten, referenties, biografieën van teamleden en succesverhalen.
• Kwaliteitsborging: Een eindredactie, correcties door verschillende medewerkers en eenheid in terminologie zijn vaste onderdelen van het proces.

Praktijk: Werken met Pitch Books in de dagelijkse praktijk

Voor medewerkers betekent het meewerken aan een Pitch Book het inzetten van zowel communicatieve als organisatorische vaardigheden. Taken kunnen bijvoorbeeld het verzamelen van projectgegevens, het afstemmen van het presentatieconcept met collega’s uit verschillende teams en het doelgericht presenteren van individuele competenties omvatten.

In de praktijk ontstaan Pitch Books vaak onder tijdsdruk. Systematische voorbereiding, oftewel het opstellen en onderhouden van standaardinhoud, is daarom belangrijk om op korte termijn aanvragen betrouwbaar en efficiënt te kunnen afhandelen. Juist voor starters biedt deelname aan Pitch Books de mogelijkheid om inzicht te krijgen in mandaten, netwerk op te bouwen binnen het kantoor en actief aan de externe profilering bij te dragen.

Kansen en uitdagingen in de kantoorpraktijk

Kansen:

• Pitch Books bieden een mogelijkheid om de sterke punten en bijzonderheden van het kantoor gericht te benadrukken.
• Het werken aan Pitch Books bevordert de samenwerking binnen verschillende teams en maakt inzichtelijk verschillende specialisaties.
• Door het gebruik van Pitch Books kunnen jonge medewerkers vroegtijdig verantwoordelijkheid nemen en direct worden betrokken bij acquisitieprocessen.
• Doorlopende actualisering en digitalisering verbeteren de werkprocessen en het externe imago van het kantoor.

Uitdagingen:

• Het opstellen vereist vaak snelle coördinatie en efficiënte afstemming tussen meerdere betrokkenen.
• Het bijhouden van actuele, veelzeggende referenties en het waarborgen van een uniforme presentatie naar buiten kost veel tijd.
• Het naleven van privacy-eisen en het controleren van gevoelige inhoud vereist nauwkeurigheid en zorgvuldige controle.
• Het presenteren aan potentiële cliënten vereist een hoge mate van communicatieve vaardigheid.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Waarvoor wordt een Pitch Book gebruikt in een advocatenkantoor? Pitch Books dienen ter presentatie van het kantoor, met name binnen selectieprocedures, adviesaanbiedingen of bij het verwerven van nieuwe mandaten.Wie is er betrokken bij het opstellen van een Pitch Book? Doorgaans werken verschillende medewerkers samen: het verantwoordelijke team voor het betreffende mandaat, marketing of business development, en soms het secretariaat en de interne IT-afdeling.Hoe lang duurt het opstellen van een Pitch Book? Afhankelijk van de omvang en complexiteit duurt het proces enkele dagen tot meerdere weken. Een zorgvuldige voorbereiding en goed onderhouden databases verkorten het proces aanzienlijk.Hoe vaak worden Pitch Books ingezet in de dagelijkse praktijk van een kantoor? Dit hangt af van de grootte en oriëntatie van het kantoor. Grotere kantoren stellen regelmatig Pitch Books op, met name voor complexe aanbestedingen of grote mandaten.Welke competenties zijn nuttig bij het werken aan Pitch Books? Analytisch denken, gestructureerd werken, zorgvuldige research en team- en communicatieve vaardigheden zijn een voordeel.Hoe kunnen starters worden betrokken bij het werken met Pitch Books? Vaak nemen junior medewerkers onderzoekswerkzaamheden, het samenstellen van documenten of het uitwerken van presentatie-inhoud op zich en kunnen daarbij stapsgewijs meer verantwoordelijkheid nemen.

Veelgestelde vragen

Wie is juridisch gezien de auteur van een Pitch Book?

Het auteursrecht op een Pitch Book ligt in principe bij de persoon of instelling die het Pitch Book heeft gecreëerd, dus de auteur of de werkgever, indien het werk in het kader van een dienstverband is vervaardigd (§ 7 UrhG). Bij gezamenlijke creatie (bijvoorbeeld een team binnen een investeringsbank) kan sprake zijn van mede-auteurschap. De overdracht van gebruiksrechten op delen van de inhoud (bijvoorbeeld bij het gebruik van gelicentieerde afbeeldingen of diagrammen) moet afzonderlijk worden getoetst. Het Pitch Book als geheel is meestal auteursrechtelijk beschermd, mits het voldoet aan het vereiste creatieve niveau. Ook bij het gebruik van externe inhoud in het Pitch Book moet worden nagegaan of toestemming volgens het auteursrecht nodig is, of dat een toegestane vorm van gebruik (bijvoorbeeld citaatrecht) van toepassing is.

Welke juridische risico’s zijn er bij het versturen van Pitch Books naar potentiële investeerders of cliënten?

Het versturen van een Pitch Book brengt verschillende juridische risico’s met zich mee. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van schending van vertrouwelijkheidsverplichtingen, met name indien vertrouwelijke informatie over het doelbedrijf of derden is opgenomen zonder toestemming. Ook kunnen mededingingsrechtelijke problemen ontstaan, bijvoorbeeld door openbaarmaking van bedrijfsgeheimen conform § 6 UWG of door het actief benaderen van zakenpartners. Daarnaast moet worden gelet op de naleving van privacywetgeving (AVG) als er sprake is van persoonsgegevens. Worden derden zoals adviseurs, analisten of externe samenwerkingspartners betrokken, dan kan ook het verstrekken aan hen een juridische toets vereisen om te waarborgen dat NDA’s (Non-Disclosure Agreements) of andere geheimhoudingsbepalingen worden nageleefd.

Welke bijzondere vertrouwelijkheidsverplichtingen gelden in verband met Pitch Books?

Pitch Books bevatten meestal bedrijfsspecifieke en deels vertrouwelijke gegevens, waardoor wettelijke vertrouwelijkheidsverplichtingen zowel intern als extern gelden. Binnen een organisatie zijn medewerkers gebonden aan contractuele verplichtingen en eventueel specifieke NDA’s tot geheimhouding. Bij externe verstrekking, bijvoorbeeld aan investeerders, banken of potentiële kopers, moet gewaarborgd worden dat ook zij zich tot geheimhouding verplichten (bijvoorbeeld door het sluiten van een Confidentiality Agreement). Schending van vertrouwelijkheidsverplichtingen kan leiden tot civielrechtelijke schadeclaims en in bepaalde gevallen zelfs tot strafrechtelijke gevolgen, vooral bij het openbaar maken van bedrijfs- en fabrieksgeheimen (§ 17 UWG; Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen – GeschGehG).

Welke aansprakelijkheidsrisico’s zijn er voor foutieve of misleidende informatie in een Pitch Book?

Indien in het Pitch Book foutieve, onvolledige of misleidende informatie wordt opgenomen, kan dit verschillende aansprakelijkheidsgevolgen hebben. In het burgerlijk recht zijn vorderingen uit culpa in contrahendo (c.i.c.) of prospectusaansprakelijkheid relevant, bijvoorbeeld wanneer een ontvanger van het Pitch Book een investeringsbeslissing baseert op de inhoud en hierdoor schade lijdt. Bij opzettelijke misleiding of bedrog kunnen bovendien onrechtmatige daad-aanspraken ontstaan (§ 823 BGB). In het kapitaalmarktrecht gelden voor bepaalde financiële producten of aanbiedingen (bijvoorbeeld effectenprospectussen) aparte verplichtingen – in dergelijke gevallen kan foutieve informatie bovendien leiden tot toezichthoudende sancties door BaFin of vergelijkbare autoriteiten.

Moet een Pitch Book bepaalde wettelijke of regulatoire informatie bevatten?

Pitch Books zijn in principe niet aan een wettelijk voorgeschreven vorm gebonden en er is geen expliciete wettelijke plicht tot vermelding van specifieke componenten. Als het Pitch Book echter deel uitmaakt van een effectenanbieding of financiële dienst, moeten regulatoire eisen (zoals bijvoorbeeld risicomeldingen, aansprakelijkheidsuitsluitingen of wettelijke waarschuwingen) worden nageleefd. Ontbreekt zo’n melding en wordt het Pitch Book gebruikt als verkoopdocument, dan kan dat tot toezichtsrechtelijke gevolgen leiden of in geval van een geschil als schending van informatieverplichtingen worden gezien. In sommige gevallen kan ook een controle door de BaFin of een andere bevoegde toezichthouder vereist zijn.

Welke privacyaspecten zijn van belang bij het opstellen en verstrekken van Pitch Books?

Als het Pitch Book persoonsgegevens bevat (zoals informatie over werknemers, bestuurders of klanten van het doelbedrijf), dan moet de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht worden genomen. Dit betreft met name de informatieverplichtingen volgens art. 13 en 14 AVG, de toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens en het waarborgen van de overdracht van gegevens aan derden in overeenstemming met art. 6 AVG (rechtsgrondslag voor verwerking). De houdbaarheid en bewaartermijn van gegevens, verwijderingsperioden en eventueel beschermingsmaatregelen bij elektronische overdracht (zoals versleutelde e-mails, met wachtwoord beveiligde documenten) moeten worden gecontroleerd en vastgelegd. Bij internationale transacties moet bovendien worden gelet op naleving van privacywetgeving in derde landen.