Open sollicitatie
Definitie en betekenis
De open sollicitatie is een vorm van sollicitatie waarbij een persoon ongevraagd en zonder verwijzing naar een uitgeschreven vacature zijn of haar interesse kenbaar maakt om bij een bedrijf, een instelling of – zoals in deze context – bij een advocatenkantoor te werken. In tegenstelling tot de klassieke sollicitatie wordt de open sollicitatie niet als reactie op een gerichte vacature ingediend, maar gebeurt deze uit eigen motivatie. Het doel is om jezelf als gekwalificeerde arbeidskracht aan een potentiële werkgever aan te bieden en zo mogelijk een passende positie te verkrijgen.
Het belang van de open sollicitatie is de afgelopen jaren toegenomen. Veel kantoren ontvangen dergelijke sollicitaties graag om op talentvolle en gemotiveerde kandidaten te kunnen letten, ook wanneer er op dat moment geen openstaande posities expliciet zijn geplaatst.
Plaatsbepaling binnen het sollicitatieproces
Rol van de open sollicitatie binnen het kantoor
De klassieke werving van personeel bij kantoren verloopt via gerichte vacatures of aanbevelingen. Open sollicitaties vullen dit proces aan door geïnteresseerden de mogelijkheid te geven zich onafhankelijk van bestaande vacatures voor te stellen. Dit kan vooral voordelig zijn in sectoren waar open posities vaak intern worden ingevuld of zelden publiekelijk worden geadverteerd.
Open sollicitaties tonen een kantoor dat de sollicitant actief geïnteresseerd is in samenwerking en initiatief toont. Dit kan worden gezien als een positief signaal met betrekking tot inzet, zelfstandigheid en identificatie met het kantoor.
Relevantie voor de instap
Voor personen die bij een kantoor willen instappen en geen passende vacature vinden, biedt de open sollicitatie een alternatieve toegang. Het stelt je in staat om, los van bestaande vacatures, vroegtijdig met een kantoor in contact te treden, jezelf te presenteren en je persoonlijke loopbaan toe te lichten.
Vaak leiden dergelijke sollicitaties ertoe dat kandidaten in een intern talentenbestand worden opgenomen, zodat zij bij toekomstige passende gelegenheden als eersten kunnen worden benaderd. In sommige gevallen herkennen kantoren naar aanleiding van overtuigende open sollicitaties een behoefte die nog niet expliciet was uitgeschreven en creëren zij eventueel nieuwe functies.
Vereisten en verwachtingen vanuit werkgever
Vanuit het kantoor worden bij een open sollicitatie in principe dezelfde formele eisen gesteld als bij een sollicitatie op een openstaande functie. Daartoe behoren onder andere:
- Veelzeggende motivatiebrief: De begeleidende brief dient specifiek in te gaan op de motivatie achter de open sollicitatie en op het kantoor en moet toelichten waarom juist voor dit kantoor is gekozen.
- Volledige sollicitatiedocumenten: CV, relevante bewijzen, getuigschriften en eventueel een functieprofiel of een overzicht van afgeronde projecten dienen te worden toegevoegd.
- Individuele presentatie: De open sollicitatie dient te zijn afgestemd op het profiel en de werkterreinen van het kantoor. Er wordt verwacht dat de sollicitant zich heeft verdiept in de specialisaties van het kantoor en een inhoudelijk sterke sollicitatie aanlevert.
- Concrete meerwaarde: Het wordt als positief ervaren wanneer in de motivatiebrief concrete competenties worden genoemd waarmee de sollicitant kan bijdragen aan de ontwikkeling van het kantoor.
Een overzicht van de gewenste functie, het beoogde werkgebied en de beschikbaarheid kan de sollicitatie verder structureren.
Typische misverstanden en foutieve interpretaties
De terminologie en praktijk van open sollicitaties gaan vaak gepaard met onzekerheden. Tot de meest voorkomende misverstanden behoren:
- Algemene adressering aan willekeurige kantoren: Sommige kandidaten schrijven algemeen geformuleerde open sollicitaties en sturen deze tegelijk naar meerdere kantoren. Dit wordt meestal niet positief beoordeeld, omdat het individuele karakter en de motivatie onvoldoende zichtbaar zijn.
- Verwachting van snelle reactie: Aangezien open sollicitaties niet aan een openstaande vacature zijn gekoppeld, kan een reactie soms langer op zich laten wachten, aangezien er geen acute personeelsbehoefte is.
- Verwarring met blinde sollicitatie: Hoewel de termen vergelijkbaar worden gebruikt, onderscheidt de open sollicitatie zich doordat deze inhoudelijk en formeel is toegespitst op het concrete doelbedrijf, in dit geval het kantoor. Een blinde sollicitatie is daarentegen doorgaans minder individueel aangepast.
- Onduidelijke functieomschrijving: Vage aanduidingen van het gewenste werkgebied kunnen ertoe leiden dat de sollicitatie niet doelgericht kan worden beoordeeld en ingedeeld.
Praktische tips voor sollicitanten
- Intensief onderzoek: Verdiep u grondig in het kantoor, de specialismen, zaken en waarden. Dit onderzoek vormt de basis voor een individuele en overtuigende motivatiebrief.
- Duidelijke motivatie: Beschrijf concreet waarom u zich juist tot dit kantoor richt en op welk gebied u uw competenties winstgevend wilt inzetten.
- Gestructureerde documenten: Hecht waarde aan volledige, overzichtelijke en formeel correcte sollicitatiedocumenten. Stem de inhoud af op de verwachtingen van het kantoor.
- Initiatief tonen, realistisch blijven: Onderstreep uw bereidheid om verantwoordelijkheid te nemen en nieuwe taken te leren. Tegelijkertijd dient u uw eigen loopbaan realistisch in te schatten en geen onzekere verwachtingen te uiten.
- Geduld bij de reactie: Bij een open sollicitatie dient u rekening te houden met een langere verwerkingstijd en is het aan te raden om nadien vriendelijk contact te houden met de contactpersoon.
- Proactief handelen: Schroom niet om na een redelijke termijn beleefd navraag te doen als er geen reactie volgt.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Hoe verschilt een open sollicitatie van een sollicitatie op een uitgezette vacature? Een open sollicitatie wordt onafhankelijk van actuele vacatures en uit eigen initiatief verstuurd. Zij is gericht aan het bedrijf respectievelijk het kantoor om in algemene zin interesse in een werkverband kenbaar te maken.Welke documenten moet een open sollicitatie bevatten? Een open sollicitatie moet een individuele motivatiebrief, een volledig CV en relevante getuigschriften en bewijzen bevatten. Een korte toelichting op het gewenste takenpakket is eveneens aan te raden.Hoe lang duurt de behandeling van een open sollicitatie? Omdat open sollicitaties doorgaans niet aan een acute personeelsbehoefte zijn gekoppeld, kan de verwerkingstijd variëren van enkele weken tot meerdere maanden.Hoe kan de kans op succes van een open sollicitatie worden vergroot? Grondig onderzoek naar het kantoor, een individueel opgestelde motivatiebrief en het accentueren van de eigen meerwaarde kunnen de kans op succes aanzienlijk vergroten.Mag er na een open sollicitatie proactief worden nagevraagd? Ja, na een redelijke wachttijd (bijvoorbeeld drie tot vier weken) is een beleefde navraag per e-mail of telefoon in principe toegestaan en kan het de interesse onderstrepen.Wat gebeurt er met de gegevens en documenten na het versturen van een open sollicitatie? Kantoren bewaren de documenten in de regel volgens de vereisten van de privacywetgeving. In veel gevallen worden sollicitaties opgenomen in een talentpool om ze bij passende gelegenheden opnieuw te kunnen beoordelen.
Dit artikel geeft een uitgebreid overzicht van de open sollicitatie binnen de context van een advocatenkantoor en richt zich specifiek op sollicitanten die het sollicitatieproces beter willen begrijpen en actief vorm willen geven.
Veelgestelde vragen
Mogen bedrijven persoonsgegevens uit open sollicitaties gedurende langere tijd bewaren?
Bedrijven mogen persoonsgegevens uit open sollicitaties slechts gedurende een beperkte periode bewaren, die in overeenstemming is met het doel van de gegevensverwerking. Na afronding van de sollicitatieprocedure moet conform art. 17 AVG in principe tot verwijdering van de gegevens worden overgegaan zodra het doel van de verwerking is vervallen. Een langere opslag kan echter toegestaan zijn indien de sollicitant uitdrukkelijk toestemt, bijvoorbeeld voor opname in een kandidatenpool. In dat geval moet het bedrijf transparant informeren over de duur en het doel van de opslag en een herroepbare toestemming verkrijgen. Zonder toestemming dient de verwijdering uiterlijk zes maanden na afronding van de sollicitatieprocedure plaats te vinden, omdat in deze periode nog aanspraken volgens de Algemene Wet Gelijke Behandeling (AGG) kunnen worden gemaakt.
Welke informatieplicht heeft een bedrijf jegens sollicitanten bij een open sollicitatie krachtens art. 13 AVG?
Bij ontvangst van een open sollicitatie is het bedrijf verplicht de sollicitant uitgebreid te informeren over de verwerking van zijn persoonsgegevens. De informatieverplichtingen conform art. 13 AVG omvatten de contactgegevens van de verantwoordelijke, de doeleinden en wettelijke grondslagen van de verwerking, de bewaartermijn, de categorieën van verwerkte gegevens, eventuele ontvangers van de gegevens en de rechten van de sollicitant (zoals inzage, verwijdering, bezwaar). Daarnaast moet de sollicitant worden geïnformeerd over het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming en, indien van toepassing, de intentie tot doorgifte naar een derde land. Deze informatie moet uiterlijk op het moment van de eerste gegevensverzameling – dus bij voorkeur direct na ontvangst van de sollicitatie – in duidelijke en begrijpelijke taal worden verstrekt.
Kan door een open sollicitatie een arbeidsovereenkomst juridisch tot stand komen?
Door het enkel versturen van een open sollicitatie komt juridisch nog geen arbeidsovereenkomst tot stand. Een arbeidsovereenkomst ontstaat pas door een overeenstemmende wilsverklaring van beide partijen, meestal door het sluiten van een arbeidscontract. Het aanbod van de sollicitant door het insturen van de documenten is slechts een uitnodiging tot het doen van een aanbod voor een arbeidsovereenkomst (invitatio ad offerendum). Een bedrijf is niet verplicht in te gaan op de open sollicitatie of posities te creëren. Onderhandelings- of precontractuele verplichtingen kunnen – afhankelijk van het sollicitatieproces – pas ontstaan bij concrete gesprekken of toezeggingen met betrekking tot aanstelling.
Welke wettelijke verplichtingen gelden wanneer bedrijven open sollicitaties afwijzen?
Bij afwijzing van een open sollicitatie moet het bedrijf er op toezien dat de sollicitant niet wordt blootgesteld aan discriminatoire gronden in de zin van de Algemene Wet Gelijke Behandeling (AGG). Er mag geen benadeling zijn op grond van ras, etnische herkomst, religie, overtuiging, handicap, leeftijd, seksuele identiteit of geslacht. Wordt dergelijke discriminatie vermoed, dan kan aanspraak op schadevergoeding ontstaan. Daarnaast bestaan er plichten op grond van de privacywetgeving om sollicitatiedocumenten tijdig te verwijderen na afloop van de gestelde termijnen.
Moet een sollicitant bij een open sollicitatie uitdrukkelijk toestemming geven voor de verwerking van zijn gegevens?
De rechtmatigheid van de gegevensverwerking bij open sollicitaties volgt in beginsel uit art. 6 lid 1 sub b AVG, omdat de verwerking nodig is voor het uitvoeren van precontractuele maatregelen. Een aanvullende expliciete toestemming is alleen vereist wanneer de gegevens voor andere doeleinden worden verwerkt, bijvoorbeeld voor opname in een kandidatenpool of deelname aan toekomstige selectieprocedures. In die gevallen is aparte, geïnformeerde en herroepbare toestemming van de sollicitant nodig.
Welke bijzondere eisen gelden voor open sollicitaties per e-mail op het gebied van gegevensbescherming?
Bij het versturen van een open sollicitatie per e-mail zijn zowel sollicitant als bedrijf verplicht om aan de eisen van de privacywetgeving te voldoen. Bedrijven dienen sollicitanten een zo veilig mogelijke communicatieweg aan te bieden (bijv. versleutelde e-mail of beveiligd kandidatenportaal) of te wijzen op de risico’s van verzending per e-mail. De ontvangen open sollicitatie moet vertrouwelijk worden behandeld, tegen ongeoorloofde toegang worden beschermd en in de juiste systemen worden verwerkt. Interne doorgifte van sollicitatiedocumenten mag uitsluitend plaatsvinden aan bevoegde personen die betrokken zijn bij de selectieprocedure.
Welke rechten op inzage en verwijdering hebben sollicitanten bij open sollicitaties onder de AVG?
Sollicitanten hebben volgens art. 15 AVG het recht om inzage te krijgen in hun opgeslagen persoonsgegevens, de verwerkingsdoeleinden, ontvangers en de beoogde bewaartermijn. Bovendien kunnen zij op grond van art. 17 AVG de verwijdering van hun gegevens eisen, tenzij wettelijke bewaarplichten of gerechtvaardigde belangen van het bedrijf zich daartegen verzetten. In de praktijk betekent dit dat sollicitanten bijvoorbeeld na afwijzing directe verwijdering van hun gegevens kunnen eisen, tenzij het bedrijf de gegevens nodig heeft voor verdediging tegen eventuele AGG-claims, waarvoor opslag tot maximaal zes maanden na afronding van de sollicitatieprocedure is toegestaan.