Niet-factureerbare tijd
Definitie en oorsprong van de term
De term Niet-factureerbare tijd omschrijft tijdsbestedingen van medewerkers die in het kader van hun beroepsuitoefening niet direct aan cliënten, klanten of externe opdrachtgevers kunnen worden doorbelast. In tegenstelling tot de factureerbare tijd wordt deze tijd dus niet direct in rekening gebracht. Typische voorbeelden van niet-factureerbare tijd zijn interne vergaderingen, opleidingen, administratieve taken of algemene organisatorische werkzaamheden.
De oorsprong van deze term ligt vooral bij dienstverlenende bedrijven, bijvoorbeeld advocatenkantoren of consultancybureaus. Daar wordt de werktijd van medewerkers traditioneel onderverdeeld in factureerbare en niet-factureerbare tijd, om efficiëntie, rendabiliteit en de bijdrage aan het bedrijfsresultaat beter te kunnen meten en sturen.
Betekenis binnen kantoor- of bedrijfscontext
Invloed op beloning
Het onderscheid tussen factureerbare en niet-factureerbare tijd speelt een essentiële rol in de beleringsstructuur van veel kantoren en ondernemingen. Vaak worden doelstellingen voor factureerbare tijd geformuleerd, omdat deze direct bijdraagt aan het genereren van omzet. Medewerkers die een hoger aandeel factureerbare tijd realiseren, kunnen regelmatig prestatiegebonden beloningscomponenten of bonussen ontvangen.
Prestatiebeoordeling
Niet-factureerbare tijd is ook van belang voor beoordelingen van prestaties. Een evenwichtige verhouding tussen factureerbare en niet-factureerbare tijd laat zien hoe efficiënt medewerkers aan de verwachtingen van hun functie voldoen. Bedrijven letten erop dat niet-factureerbare tijd zinvol en in het belang van de hele organisatie wordt gebruikt. Te veel niet-factureerbare tijd kan duiden op gebrekkige efficiëntie of suboptimale werkorganisatie. Bepaalde delen van deze tijd zijn echter onmisbaar voor kwaliteitsborging en het naleven van interne standaarden.
Loopbaanontwikkeling
Voor de individuele carrière kan de verhouding tussen de verschillende soorten tijdsbesteding van belang zijn. Wie consequent een hoog aandeel factureerbare tijd aantoont, wordt vaak als bijzonder competent beschouwd. Toch speelt ook de kwaliteit van het werk tijdens niet-factureerbare tijd — zoals betrokkenheid bij interne projecten of trainingsactiviteiten — een rol bij kansen op promotie.
Randvoorwaarden: juridische, organisatorische en gangbare marktstandaarden
Juridische vereisten
Er zijn geen wettelijk vastgestelde regels voor de registratie of omgang met niet-factureerbare tijd. De registratie en indeling volgt interne richtlijnen en wordt vaak bepaald door de structuur en grootte van het bedrijf. Arbeidstijdenwetgeving, privacyrichtlijnen en bedrijfsinterne voorschriften moeten bij de documentatie van werktijden echter altijd worden nageleefd.
Organisatorische standaarden
De duidelijke scheiding tussen factureerbare en niet-factureerbare tijd is bij veel bedrijven gebruikelijk. Vaak worden hiervoor speciale softwareoplossingen of tijdregistratiesystemen ingezet om transparantie en herleidbaarheid te waarborgen. Het vastleggen van niet-factureerbare tijd dient niet alleen voor het controleren van individuele prestaties, maar ook voor het optimaliseren van processen en resource-toewijzing.
Gebruikelijke praktijk in de markt
Tussen sectoren bestaan verschillen in de omgang met en het gewicht van niet-factureerbare tijd. Zo worden in grote internationale kantoren vaak gedetailleerde doelstellingen voor beide soorten tijd geformuleerd, terwijl kleine organisaties de invulling veelal flexibeler regelen. In het algemeen geldt: hoe transparanter en begrijpelijker de registratie, des te groter het optimalisatie- en eerlijkheidspotentieel bij de prestatiebeoordeling.
Invloed op loopbaanpaden en ontwikkelmogelijkheden
Betekenis voor starters op de arbeidsmarkt
Voor nieuwkomers liggen de verwachtingen ten aanzien van de verdeling tussen factureerbare en niet-factureerbare tijd in het begin vaak wat lager. Het aanleren van interne processen, inwerken en deelname aan trainingen worden meestal tot niet-factureerbare tijd gerekend en door het bedrijf gezien als noodzakelijke investering in ontwikkeling.
Langetermijnontwikkeling
Met toenemende ervaring wordt van medewerkers verwacht dat zij hun bijdrage aan het bedrijfsresultaat ook laten zien door een toename in factureerbare tijd. Tegelijkertijd ontstaan er kansen om verantwoordelijkheid te nemen voor interne projecten, kennisdeling of mandaatbeheer, wat veelal niet-factureerbare tijd is en duurzaam vertrouwen in eigen competenties opbouwt.
Voor- en nadelen alsmede typische discussiepunten
Voordelen
- Kwaliteitsborging: Tijd voor interne afstemming, opleiding en ontwikkeling komt op de lange termijn de kwaliteit van de opdrachten en het werk ten goede.
- Teamontwikkeling: Door deelname aan interne projecten of trainingen worden samenwerking en innovatie gestimuleerd.
- Individuele ontwikkeling: Niet-factureerbare tijd maakt het mogelijk om vaardigheden te ontwikkelen buiten het directe werk voor cliënten en zich zichtbaar te profileren.
Nadelen
- Productiviteitsdruk: Een hoog aandeel niet-factureerbare tijd kan negatief uitpakken voor de prestatiebeoordeling en tot meer druk leiden.
- Rendabiliteit: Bedrijven moeten erop letten dat niet-factureerbare tijd in verhouding blijft om winstgevendheid te waarborgen.
- Onduidelijke beoordeling: De waarde van interne werkzaamheden wordt soms minder meegewogen dan de directe bijdrage aan omzetgeneratie.
Discussiepunten
- Passende doelstellingen: Hoe hoog mag het aandeel niet-factureerbare tijd maximaal zijn?
- Eerlijke beoordeling: Hoe wordt prestatie in niet-factureerbare tijd gelijkwaardig erkend aan factureerbaar werk?
- Transparantie: In hoeverre bevordert een open benadering van de verschillende soorten tijd de motivatie en het werkklimaat?
Praktische voorbeelden en toepassingsscenario’s
Voorbeeld 1: Interne opleiding
Een associate neemt deel aan een hele dag opleiding over een nieuw rechtsgebied. Omdat deze tijd dient voor de eigen kennis en kwaliteitsborging, maar niet direct aan een opdracht kan worden toegerekend, wordt deze als niet-factureerbaar geregistreerd.
Voorbeeld 2: Deelnemen aan teammeetings
Wekelijkse interne vergaderingen voor afstemming binnen het team of bij de planning van gezamenlijke projecten worden doorgaans als niet-factureerbare tijd geregistreerd, omdat ze de interne organisatie dienen.
Voorbeeld 3: Administratieve taken
Het opstellen van interne rapporten, het bijhouden van tijdregistratie, of overleg met de personeelsafdeling geldt – voor zover geen specifiek dossier betrokken is – als niet-factureerbare tijd.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Wat wordt als niet-factureerbare tijd beschouwd?
Niet-factureerbare tijd omvat doorgaans interne vergaderingen, trainingen, mentoring, inwerken, administratieve werkzaamheden en deelname aan interne bedrijfsprojecten.
Hoe wordt niet-factureerbare tijd geregistreerd?
De registratie vindt meestal plaats via elektronische tijdregistratiesystemen, waarin activiteiten specifiek worden gecategoriseerd en toegekend aan projecten, dossiers of de categorie “intern”.
Is een hoog aandeel niet-factureerbare tijd slecht?
Niet per se. Juist in de inwerkperiode of bij het overnemen van interne verantwoordelijkheden kan een bepaald aandeel wenselijk en noodzakelijk zijn. Op de lange termijn staat echter efficiëntieverhoging centraal.
Heeft niet-factureerbare tijd invloed op salaris en doorgroeimogelijkheden?
Ze wordt naast de factureerbare tijd meegenomen. Een evenwichtige en nuttige inzet van beide typen tijd kan positief uitwerken op ontwikkelingsmogelijkheden, waarbij de focus op middellange tot lange termijn vaak ligt op het verhogen van het aandeel factureerbare uren.
Kan niet-factureerbare tijd worden verminderd?
Door geoptimaliseerde werkprocessen, doelgerichte planning en bewuste prioritering van interne taken kan het aandeel van deze tijd worden verkleind. Toch blijft een bepaald aandeel altijd noodzakelijk voor kwaliteit, teamwork en verdere ontwikkeling.
Samenvatting:
Niet-factureerbare tijd is een vast onderdeel van de moderne werkwereld bij dienstverlenende bedrijven en draagt bij aan kwaliteitsborging, interne ontwikkeling en het behouden van efficiënte werkprocessen. Bewust omgaan met de kenmerken ervan is de sleutel tot een eerlijke prestatiebeoordeling en succesvolle persoonlijke ontwikkeling.
Veelgestelde vragen
Welke arbeidsrechtelijke regels gelden ten aanzien van niet-factureerbare tijd?
Niet-factureerbare tijd zijn periodes tijdens werktijd die werknemers of dienstverleners wel arbeidsrechtelijk besteden, maar niet als factureerbare prestatie aan de klant kunnen worden opgegeven. Arbeidsrechtelijk moet onderscheid worden gemaakt tussen aanspraken op loon van de werkgever en de doorbelasting aan klanten. Volgens § 611a BGB bestaat er tussen werkgever en werknemer een aanspraak op vergoeding van alle contractueel overeengekomen arbeidsprestaties – ongeacht of deze tijd aan een klant kan worden gefactureerd. Interne werkzaamheden zoals vergaderingen, opleidingen, afstemming of wachturen zonder orders vallen arbeidsrechtelijk vaak onder werktijd en dienen derhalve regulier te worden vergoed. Werkgevers zijn verplicht ook die werktijd te belonen waarin medewerkers op grond van hun contract beschikbaar zijn, zelfs als die tijd extern niet kan worden doorbelast. Om te voldoen aan het minimumloon (MiLoG) moet de werkgever ook de niet-factureerbare tijd monitoren, zodat het gemiddelde aantal werkuren het minimumloon niet ondergraaft. Slechts bij pauzes of niet als werktijd gedefinieerde periodes volgens de Arbeidstijdenwet (ArbZG) kan een uitzondering gelden.
Hoe beïnvloedt niet-factureerbare tijd de tijdsregistratie volgens het Duitse recht?
Volgens de actuele jurisprudentie van het Bundesarbeitsgericht en de uitleg van § 16 lid 2 Arbeidstijdenwet (ArbZG) zijn werkgevers verplicht om alle gewerkte uren van werknemers te registreren – dit omvat ook uren die niet aan klanten kunnen worden gefactureerd. Juridisch relevant is de objectieve werktijd, niet de economische bruikbaarheid ervan. Dus ook vermeend “onproductieve” uren, zoals interne afstemming, trainingen of voorbereidingstijd, dienen te worden geregistreerd. Het niet nakomen van deze plicht kan arbeidsrechtelijke gevolgen hebben, zoals boetes, en het risico op arbeidsrechtelijke geschillen verhogen, bijvoorbeeld bij overwerkgeschillen.
Welke aansprakelijkheidsrisico’s kunnen zich voor bedrijven voordoen wanneer niet-factureerbare uren verkeerd worden behandeld?
Bedrijven die niet-factureerbare tijd onterecht als factureerbare tijd aan klanten doorbelasten, of juist deze tijd in de tijdregistratie verzwijgen, lopen aanzienlijke aansprakelijkheidsrisico’s. Wordt bijvoorbeeld niet-factureerbare tijd bij de klant in rekening gebracht, kan dit als fraude (§ 263 StGB) worden aangemerkt. Omgekeerd leidt het verzwijgen van niet-factureerbare werktijd tegenover eigen medewerkers tot loonschadeclaims, met name bij het niet betalen van vergoed loon of schending van het minimumloon (§ 612 BGB, § 1 MiLoG). Daarnaast kunnen overtredingen van de documentatieplicht volgens het Nachweisgesetz (NachwG) en de Arbeidstijdenwet (ArbZG) worden bestraft met boetes.
Welke invloed heeft niet-factureerbare tijd op de medezeggenschap van de ondernemingsraad?
De ondernemingsraad heeft volgens § 87 lid 1 nr. 1 en nr. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) een instemmingsrecht met betrekking tot de invulling van arbeidstijdregelingen en de bijbehorende registratie- en vergoedingssystemen. Het aanwijzen van niet-factureerbare tijd als verloonde arbeidstijd raakt daarom ook de instemmingsrechten, vooral als deze tijd invloed heeft op overuren, flexibele tijdrekeningen of bonussen. Bedrijfsafspraken over tijdregistratie en beloning dienen nauwkeurig te regelen hoe niet-factureerbare uren worden behandeld om conflicten en juridische geschillen te vermijden.
Hoe wordt niet-factureerbare tijd juridisch beschouwd in het kader van aannemings- en dienstverleningsovereenkomsten?
In tegenstelling tot een arbeidsovereenkomst, waarbij de prestatie – en niet het resultaat – centraal staat, geldt bij aannemings- en dienstverleningsovereenkomsten de contractuele afspraak als uitgangspunt. Volgens § 631 BGB is de vergoeding bij een aannemingsovereenkomst in beginsel resultaatgericht; tijd besteed aan herstel, correctie of wachten zonder opdracht van de opdrachtgever wordt doorgaans niet apart vergoed. Bij een dienstverleningsovereenkomst (§ 611 e.v. BGB) is de werktijd doorslaggevend, waardoor ook interne taken als basis voor de vergoeding kunnen dienen, tenzij anders afgesproken. Een duidelijke contractuele omschrijving van factureerbare en niet-factureerbare tijd wordt aanbevolen om latere juridische geschillen te voorkomen.
Welke rol speelt niet-factureerbare tijd bij werktijdverkorting of (gedeeltelijke) werkuitval vanuit juridisch perspectief?
Als er tijdens werktijdverkorting niet-factureerbare uren ontstaan, bijvoorbeeld omdat er wegens gebrek aan opdrachten minder werkzaamheden zijn, is dit arbeidsrechtelijk relevant. Volgens § 95 SGB III is werktijdverkorting alleen mogelijk voor daadwerkelijk uitgevallen uren; interne, maar niet direct omzetgerelateerde werkzaamheden tellen niet mee als volwaardige werkuitval, en komen dan ook niet in aanmerking voor werktijdverkorting. Werkgevers dienen ervoor te zorgen dat tijdens werktijdverkorting geen planbare taken worden uitgevoerd, anders riskeert men terugvordering van werktijdverkortingsvergoedingen of zelfs strafrechtelijke gevolgen.
Zijn er bijzonderheden bij de fiscale of sociaalverzekeringsrechtelijke behandeling van niet-factureerbare tijd?
Voor de vaststelling van loonbelasting en sociale premies is uitsluitend de contractueel te vergoeden arbeidstijd relevant, ongeacht of deze tijd extern factureerbaar is. Niet-factureerbare, maar wel vergoede werktijd wordt dus net als andere arbeid belast en is premie-/belastingplichtig. Er zijn geen specifieke fiscale regelingen of uitzonderingen voor niet-factureerbare tijd. Alleen bij reis- of onkostenvergoedingen kunnen niet-factureerbare uren in de individuele beoordeling meespelen, waarbij telkens de specifieke situatie doorslaggevend is.