Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teams is een cloudgebaseerd samenwerkingsplatform, ontwikkeld door Microsoft. Het bundelt diverse communicatie- en werktools in één centrale applicatie en maakt samenwerking in realtime mogelijk. Oorspronkelijk geïntroduceerd als onderdeel van de Microsoft 365-suite, wordt Microsoft Teams tegenwoordig wereldwijd gebruikt door bedrijven, organisaties en met name ook door advocatenkantoren om het dagelijkse werk efficiënter en flexibeler te organiseren.

Definitie en doel

Microsoft Teams is een platform voor groeps- en projectwerk dat functies zoals chat, videoconferenties, bestandsopslag en -bewerking, evenals de integratie van andere applicaties in één gedeelde omgeving verenigt. Het dient om interne samenwerking te bevorderen, de uitwisseling van informatie te vereenvoudigen en werkprocessen te digitaliseren.

Het doel van Microsoft Teams is om communicatie en samenwerking op één plek te centraliseren, zodat teams ongeacht hun locatie effectief kunnen samenwerken. Door gesprekken, taken en documenten gecentraliseerd te organiseren, wordt het werk transparanter en de onderlinge afstemming binnen een team aanzienlijk vergemakkelijkt.

Rol in de werkorganisatie van advocatenkantoren

Typische toepassingsgebieden

Microsoft Teams kent in de kantooromgeving uiteenlopende toepassingen en ondersteunt onder andere de volgende gebieden:

• Projectwerk: Werk- of projectgroepen kunnen zich organiseren in zogeheten teams en kanalen, specifieke workflows definiëren en gezamenlijk taken bewerken.
• Communicatie: Naast individuele en groepschats maakt Teams audio- en videoconferenties mogelijk voor regelmatige overleggen, cliënt- of teamvergaderingen.
• Bestandsbeheer: Documenten, contracten of presentaties kunnen centraal opgeslagen, gezamenlijk bewerkt en van versies voorzien worden.
• Uitwisseling van informatie: Berichten, aankondigingen en notities kunnen binnen het hele team gedeeld en besproken worden.
• Integratie van andere toepassingen: Agenda’s, to-do-lijsten en diverse apps uit het Microsoft 365-portfolio kunnen naadloos worden geïntegreerd om werkprocessen te automatiseren en te vereenvoudigen.

Functies en methoden

• Teams en kanalen: Structureren verschillende projecten, dossiers of themagebieden binnen het advocatenkantoor.
• Chats: Dienen voor snelle afstemming, korte vragen of intern overleg.
• Vergaderingen: Organiseren online meetings, deadline-afspraken of trainingen.
• Bestandsdeling: Samen documenten in realtime bewerken.
• Taakbeheer: Ondersteuning bij het delegeren en opvolgen van taken via integreerbare apps.

Randvoorwaarden en standaarden

Technische vereisten

• Microsoft 365-licentie: Voor het gebruik van Microsoft Teams is doorgaans een geldige Microsoft 365-licentie vereist.
• Internetverbinding: Als cloudgebaseerde applicatie vereist Teams een stabiele internetverbinding.
• Apparaten: Teams kan gebruikt worden op desktopcomputers, laptops, tablets of smartphones. Er is een app en een webversie beschikbaar.
• Gegevensbescherming en veiligheid: De applicatie voldoet aan gangbare veiligheidsnormen. In advocatenkantoren dient bijzondere aandacht te worden besteed aan compliance en gegevensbescherming (bijv. AVG).

Organisatorische processen

• Teamstructuren: De organisatie van teams en kanalen dient overzichtelijk en gebruiksvriendelijk te zijn om de informatiestroom te optimaliseren.
• Rechten: Toegangsrechten worden centraal beheerd en kunnen individueel afgestemd worden op rollen en taken.
• Archivering: Oude chats, bestanden en vergaderingen kunnen worden gearchiveerd om het overzicht te bewaren en te voldoen aan wettelijke eisen.

Effecten op samenwerking, efficiëntie en communicatie

De invoering van Microsoft Teams in de kantoorpraktijk verandert de samenwerking fundamenteel. Informatie is centraal beschikbaar, werkprocessen worden transparanter en routinetaken kunnen vaak worden geautomatiseerd of vereenvoudigd. De communicatie verloopt sneller, misverstanden worden verminderd en processen beter gecoördineerd. Dit leidt tot meer efficiëntie en creëert mogelijkheden voor flexibel werken – bijvoorbeeld vanuit huis of onderweg.

Realtijdcommunicatie en -samenwerking verminderen tevens de afstemmingsbehoefte via e-mail en versnellen besluitvormingsprocessen. Nieuwe medewerkers kunnen zich dankzij gestructureerde teamkanalen en beschikbare documenten snel inwerken.

Kansen en uitdagingen in de praktijk

Kansen

• Verbeterde samenwerking: Gezamenlijke bewerking van documenten in realtime en uitwisseling in het teamkanaal versterken de teamgeest.
• Transparantie: Informatie en taken zijn altijd inzichtelijk, wat de controleerbaarheid vergroot.
• Flexibiliteit: Plaats-onafhankelijke samenwerking en mobiel gebruik bevorderen een flexibele werkindeling.
• Innovatief potentieel: Door integratie van extra digitale diensten kunnen werkprocessen worden gemoderniseerd en continu geoptimaliseerd.

Uitdagingen

• Inwerken: Overstappen op een nieuw platform vereist aanvankelijk training en de bereidheid om werkgewoonten aan te passen.
• Structurering: Een duidelijke team- en kanaalstructuur is noodzakelijk om informatie-overload en onoverzichtelijkheid te vermijden.
• Gegevensbescherming: Het naleven van wettelijke voorschriften voor het omgaan met gevoelige gegevens vereist bijzondere aandacht en zo nodig extra technische maatregelen.

Praktijkgerichte voorbeelden van het gebruik in de dagelijkse kantoorsituatie

• Voorbereiden van een cliëntbespreking: Een team maakt in een eigen kanaal tijdschema’s, deelt documenten en stemt de agenda af via chatberichten of korte videogesprekken.
• Deadlinemanagement: Taken en afspraken worden in de geïntegreerde agendafunctie ingevoerd en zijn door het hele team te bekijken en te bewerken.
• Onderzoekswerk: Informatie en vindplaatsen worden in het teamkanaal verzameld, gezamenlijk besproken en voorzien van notities.
• Onboarding van nieuwe collega’s: Trainingsmateriaal, organisatorische informatie en belangrijke eerste taken worden centraal opgeslagen om een snelle start te vergemakkelijken.
• Afstemming bij thuiswerken: Regelmatige teamvergaderingen vinden virtueel plaats, spontane vragen worden in de chat gesteld en beantwoord.

Veelgestelde vragen over Microsoft Teams

Wat is het verschil tussen een team en een kanaal? Een team is een overkoepelende werkgroep, bijvoorbeeld een afdeling of projectteam. Een kanaal is een thematisch of projectgerelateerd subdeel binnen het team, waarin relevante gesprekken en materialen worden verzameld.Kunnen ook externe personen deelnemen aan Teams-vergaderingen? Ja, met een passende uitnodiging kunnen ook cliënten of andere externe personen aan afzonderlijke vergaderingen deelnemen, zonder toegang te krijgen tot interne teamgegevens.Hoe veilig is het gebruik van Microsoft Teams voor vertrouwelijke kantoorinformatie? Microsoft Teams voldoet aan hoge eisen voor veiligheid en gegevensbescherming. Voor het werken met bijzonder gevoelige gegevens is het raadzaam vooraf af te stemmen met de interne IT of de functionaris voor gegevensbescherming.Is er speciale hardware nodig voor Microsoft Teams? Nee, Microsoft Teams werkt op gangbare desktopcomputers, laptops, tablets en smartphones. Voor videoconferenties zijn echter een microfoon en camera nodig.Hoe kan ik het beste vertrouwd raken met Microsoft Teams? Advocatenkantoren stellen vaak trainingsmateriaal of korte introducties beschikbaar. Daarnaast biedt Microsoft officiële hulppagina’s en videotutorials voor beginners.

Dit artikel biedt een praktijkgericht overzicht van Microsoft Teams in het dagelijkse kantoorleven en laat zien hoe modern werken en organiseren ondersteund worden door digitale tools.

Veelgestelde vragen

Welke verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming moeten bij het gebruik van Microsoft Teams in bedrijven in acht worden genomen?

Bij het gebruik van Microsoft Teams gelden met name de voorschriften van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en eventueel de Duitse federale en deelstaatwetten inzake gegevensbescherming. Bedrijven moeten vooraf een gegevensbeschermingseffectbeoordeling conform art. 35 AVG uitvoeren, vooral wanneer gevoelige gegevens worden verwerkt of systematische monitoring plaatsvindt. De keuze van de dienstverlener moet zorgvuldig worden gedocumenteerd en gemotiveerd; er moet een overeenkomst inzake gegevensverwerking volgens art. 28 AVG met Microsoft worden afgesloten. Daarnaast moet worden nagegaan waar gegevens worden verwerkt: omdat Microsoft deels servers buiten de EU heeft, met name in de VS, moeten de regels inzake internationale gegevensoverdracht – vooral standaardcontractbepalingen en aanvullende waarborgen – worden nageleefd. Verder zijn er verplichtingen tot transparantie, d.w.z. medewerkers moeten volledig worden geïnformeerd over het doel en de aard van het gegevensgebruik. De configuratie van Teams dient zo dataminimalistisch mogelijk te gebeuren, bijvoorbeeld door niet-noodzakelijke functies uit te schakelen en het gebruik van opnames te beperken.

Mogen Teams-vergaderingen worden opgenomen en welke juridische voorwaarden gelden daarvoor?

Opnamen van Teams-vergaderingen zijn vanuit oogpunt van gegevensbescherming bijzonder kritisch te beoordelen. Volgens het Duitse recht, in het bijzonder § 201 StGB, is het zonder toestemming opnemen van niet-openbare gesprekken strafbaar. Teams-vergaderingen mogen daarom alleen worden opgenomen als alle deelnemers vooraf expliciet zijn geïnformeerd en actief toestemming geven. Het is verstandig deze instemming schriftelijk of via een geregistreerde handeling in het systeem vast te leggen. De verantwoordelijke partij moet zorgen voor vertrouwelijke behandeling van de opnamen, veilige opslag en alleen zo lang bewaren als noodzakelijk. Daarnaast moet er een duidelijke verwijderingsprocedure zijn en moet nauwkeurig worden gedocumenteerd wie toegang tot de opnamen heeft. Voor doorgifte of publicatie is eveneens aparte toestemming vereist.

Welke informatieplichten zijn er jegens werknemers bij het gebruik van Microsoft Teams?

Bedrijven zijn wettelijk verplicht hun medewerkers transparant te informeren over het gebruik van Microsoft Teams. Dit omvat volgens art. 13 en 14 AVG informatie over het doel van de gegevensverwerking, de rechtsgrondslag, de categorieën van verwerkte gegevens, de bewaartermijnen, eventuele ontvangers of externe dienstverleners (zoals Microsoft), alsmede de rechten van betrokkenen (bijv. recht op inzage, verwijdering, beperking, bezwaar). Ook details over mogelijke doorgifte aan derde landen (met name de VS) en genomen beschermingsmaatregelen (zoals encryptie, EU-standaardcontractbepalingen) moeten worden verstrekt. Deze informatie moet worden opgenomen in een privacybeleid of via individuele toelichting, en altijd voor medewerkers toegankelijk zijn.

Welke medezeggenschapsrechten heeft de ondernemingsraad bij het gebruik van Microsoft Teams?

De ondernemingsraad heeft op basis van § 87 lid 1 nr. 6 BetrVG een medezeggenschapsrecht bij de invoering en het gebruik van technische middelen die geschikt zijn om het gedrag of de prestaties van werknemers te monitoren. Aangezien Microsoft Teams uitgebreide mogelijkheden biedt voor het loggen en analyseren van activiteiten (zoals aanwezigheidsstatus, communicatieprotocollen), moet de werkgever de ondernemingsraad tijdig informeren en een bedrijfsregeling opstellen voordat Teams wordt ingevoerd. Deze overeenkomst moet gedetailleerd regelen welke gegevens worden verzameld, hoe deze worden gebruikt en hoe lang ze worden bewaard, evenals de toegangsrechten tot analyses duidelijk beperken. Zonder effectieve betrokkenheid van de ondernemingsraad is het gebruik van Teams onrechtmatig.

Welke eisen gelden voor IT-beveiliging bij het gebruik van Microsoft Teams?

Bij het gebruik van Microsoft Teams moeten de eisen van art. 32 AVG worden gerespecteerd, welke vereisen dat passende technische en organisatorische maatregelen (TOM) ter bescherming van persoonsgegevens worden geïmplementeerd. Dit houdt in het bijzonder in: toegangscontroles, versleuteling van gegevens bij overdracht én opslag, regelmatige updates en beveiligingspatches, multi-factor authenticatie en het regelmatig testen van de systeemveiligheid via penetratietests of andere auditmaatregelen. Daarnaast moeten medewerkers via bindende IT-beleidsregels en trainingen worden gesensibiliseerd voor veiligheidsrisico’s. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot gevoelige vergaderinhoud of documenten en de aangeboden diensten naar behoefte configureren (bijvoorbeeld: gasttoegangen alleen met strikte toegangsbeperkingen).

Welke bijzondere voorschriften gelden voor het gebruik van Microsoft Teams in de publieke sector?

In de publieke sector is het gebruik van Microsoft Teams onderworpen aan specifieke wettelijke vereisten, zoals het Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), de deelstaatwetten inzake gegevensbescherming en specifieke voorschriften voor gegevensverwerking in opdracht en internationale dataoverdracht. Overheidsinstellingen moeten voorafgaand aan het gebruik een zorgvuldige toetsing uitvoeren op naleving van de privacy-eisen en de waarborging van informatieveiligheid. Dit omvat vaak de plicht tot het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en het verkrijgen van toestemming van de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Daarnaast gelden strengere eisen voor de selectie en controle van dienstverleners en voor de documentatie en bewijsvoering van de getroffen privacymaatregelen.

Hoe is de rechtspositie met betrekking tot opslag en verwijdering van persoonsgegevens in Microsoft Teams?

Persoonsgegevens die via Microsoft Teams worden verwerkt, mogen volgens de uitgangspunten van de AVG slechts zolang worden opgeslagen als nodig is voor het betreffende doel van de verwerking (art. 5 lid 1 sub e AVG). Bedrijven zijn verplicht verwijdertermijnen en -procedures vast te stellen en technisch te waarborgen dat gegevens na verval van het doel of op verzoek van de betrokkene worden verwijderd. Daarbij moet worden meegenomen dat sommige gegevens op servers buiten de EU kunnen worden opgeslagen; het verwijderingsproces moet daarom transparant worden vastgelegd en ook ten opzichte van Microsoft als verwerker duidelijk worden geregeld. Een register van verwerkingsactiviteiten conform art. 30 AVG moet worden bijgehouden om de datastromen en de levenscyclus van persoonsgegevens te monitoren.