Matter Number
Definitie en herkomst van de term
De term Matter Number (Duits ongeveer: “Aktenzeichen” of “Vorgangsnummer”) komt uit de Engelstalige kantoorcontext, met name uit het Anglo-Amerikaanse rechtsgebied. De term bestaat uit “Matter” (Nederlands: aangelegenheid, zaak, dossier) en “Number” (Nederlands: nummer). In het dagelijkse kantoorgebruik dient de Matter Number als unieke identificatie voor een specifiek mandaat of project.
In tegenstelling tot de Duitse termen “Aktenzeichen” of “Vorgangsnummer” is de Matter Number echter specifiek afgestemd op het beheer van mandaten, opdrachten of juridische aangelegenheden binnen advocatenkantoren of vergelijkbare organisaties.
Betekenis in de kantoorcontext
Typisch gebruik
De Matter Number wordt individueel toegekend aan elke nieuwe mandaatzaak, elk dossier of project. Zij maakt het mogelijk om documenten, correspondentie, facturen en interne communicatie eenduidig aan een specifiek dossier toe te wijzen en te identificeren. Dit vergemakkelijkt een gestructureerde archivering, het traceren van werkstappen en de scheiding tussen verschillende mandaten.
Relevant
In een internationale context en in grotere advocatenkantoren is het gebruik van Matter Numbers een beproefde standaard. De unieke nummering zorgt ervoor dat medewerkers, cliënten en externe partners altijd naar hetzelfde dossier verwijzen. Dit verhoogt de efficiëntie, overzichtelijkheid en rechtszekerheid, zowel bij interne processen als bij communicatie met derden.
Randvoorwaarden
Juridische en organisatorische aspecten
Terwijl er in Duitsland en andere landen wettelijke voorschriften bestaan voor het bijhouden en kenmerkend maken van dossiers, is de toekenning van Matter Numbers vooral in internationale kantoren vaak onderdeel van interne compliance-richtlijnen of bedrijfseconomische standaarden. Ze draagt bij aan de naleving van privacy- en vertrouwelijkheidsverplichtingen, omdat informatie individueel kan worden gelabeld en afgebakend.
In softwareoplossingen voor advocatenkantoren vormen Matter Numbers een centraal onderdeel van het documentbeheer en het facturatieproces. Het nummer begeleidt alle informatie van het aanmaken van het mandaat tot de archivering.
Culturele aspecten
In veel Angelsaksische kantoren is het gebruikelijk om in correspondentie en communicatie met cliënten altijd de Matter Number te vermelden. Op deze manier wordt gegarandeerd dat alle partijen steeds het betreffende dossier correct kunnen identificeren.
Praktijkvoorbeelden en typische scenario’s
- Mandaatacceptatie: Bij het openen van een nieuw mandaat wordt automatisch een individuele Matter Number gegenereerd en aan de nieuwe zaak gekoppeld.
- Correspondentie: Elke e-mail, brief of formulier die verband houdt met het mandaat, bevat de bijbehorende Matter Number in het onderwerp of als aanduiding.
- Facturatie: Gefactureerde diensten worden gegroepeerd per Matter Number, zodat cliënten een duidelijk overzicht krijgen van de gemaakte kosten per aangelegenheid.
- Archivering: Na afronding van een mandaat wordt het volledige dossier, inclusief Matter Number, gearchiveerd. Dit vergemakkelijkt latere toegang en ondersteunt de naleving van bewaartermijnen.
Verschillen met vergelijkbare termen en mogelijke misverstanden
Afgrenzing van “Client Number” en “Aktenzeichen”
- Client Number: De Matter Number markeert een specifieke zaak, terwijl de Client Number (klantnummer) dient voor de identificatie van de opdrachtgever. Vaak heeft een cliënt meerdere dossiers, elk met een eigen Matter Number.
- Aktenzeichen: In het Duitse spraakgebruik komt het Aktenzeichen in principe overeen met de Matter Number, maar de toekenningssystemen en gebruiksconventies verschillen soms. Het Aktenzeichen kan ook door rechtbanken of overheden worden toegekend.
- File Number of Reference Number: In sommige contexten worden deze termen als synoniemen gebruikt, maar er zijn regionale en organisatie-specifieke verschillen in betekenis en gebruik.
Typische misverstanden
In internationale teams kunnen er verwarringen optreden tussen Client Number en Matter Number. Het is daarom van belang om het betreffende nummer duidelijk en consequent te gebruiken en in correspondentie expliciet te vermelden.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen Matter Number en Client Number?
De Matter Number markeert een specifieke aangelegenheid (bijvoorbeeld een dossier, project of opdracht), terwijl de Client Number dient om de opdrachtgever te identificeren. Een cliënt kan meerdere Matter Numbers voor verschillende dossiers hebben.
Wordt de Matter Number gedurende het hele verloop van de zaak behouden?
Ja, de Matter Number blijft verbonden aan een dossier van het begin tot de archivering en maakt een volledige toewijzing van alle documenten en processen mogelijk.
Is het verplicht een Matter Number toe te wijzen?
Er bestaat geen wettelijke verplichting om een Matter Number te gebruiken, maar in veel internationale en grotere kantoren is het een onmisbare standaard voor het beheer van mandaten.
Hoe wordt een Matter Number aangemaakt?
De toekenning vindt plaats volgens interne richtlijnen, meestal geautomatiseerd door kantoorsoftware. Vaak bestaat de Matter Number uit een combinatie van cijfers en/of letters die het jaartal van aanvang, cliëntcode en opeenvolgende nummers kunnen bevatten.
Kan een Matter Number vaker worden gebruikt?
Nee, de Matter Number is uniek en mag maar één keer voor een specifieke aangelegenheid worden toegekend, om verwarring te voorkomen.
Samenvatting: De Matter Number is in de internationale kantooromgeving een centrale identificatiecode voor het duidelijk identificeren en beheren van dossiers. Ze vergemakkelijkt organisatie, communicatie en documentatie in het dagelijkse werk van het advocatenkantoor en is vooral bij internationaal werkende kantoren standaardpraktijk. Sollicitanten en starters op de arbeidsmarkt leren dat het consequent gebruik van dit nummer bijdraagt aan een efficiënte en veilige bedrijfsvoering.
Veelgestelde vragen
Welke juridische vereisten moeten bij het aanmaken van een Matter Number in acht worden genomen?
Bij het toekennen van een Matter Number (aktenummer) moeten vooral de beroepsrechtelijke en privacyrechtelijke voorschriften worden nageleefd. Tot de beroepsrechtelijke eisen behoort onder andere dat het toewijzen van cliënten en hun dossiers eenduidig en traceerbaar mogelijk is, om een correcte dossieradministratie te waarborgen (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). Het aktenummer moet een volledige documentatie en archivering mogelijk maken en mag geen vertrouwelijke informatie prijsgeven, mocht onbevoegden toegang krijgen. Vanuit privacy-oogpunt – vooral volgens de AVG en de BDSG – moet worden gegarandeerd dat de Matter Number geen persoonsgegevens onthult of indirect inzicht geeft in de cliënt, als die in andere systemen herkenbaar zijn. De toekenning en het beheer van de Matter Number moeten door technische en organisatorische maatregelen (bijv. toegangsbeheer, versleuteling) tegen ongeoorloofde toegang worden beschermd.
Welke gevolgen heeft een foutief of dubbel toegekende Matter Number?
Een foutieve of dubbel toegekende Matter Number kan ernstige juridische consequenties hebben. Er bestaat kans op verwarring of vermenging van dossierinhoud, wat tot schending van de beroepsgeheimplicht (§ 43a lid 2 BRAO) kan leiden. Daarnaast kan dit tot aanzienlijke aansprakelijkheidsrisico’s leiden, bijvoorbeeld bij foutieve inlichtingen of bewerkingen door verwisselde dossiers. Op grond van § 203 StGB (schending van privégeheimen) kan zelfs strafrechtelijke aansprakelijkheid ontstaan, wanneer derden door verwisseling onbevoegd kennis van cliëntgegevens krijgen. In tuchtprocedures bij beroepsorganen gelden zorgvuldige dossieradministratie en duidelijke registratienummers eveneens als toetsbare standaarden.
Hoe lang moeten Matter Numbers en de bijbehorende gegevens juridisch worden bewaard?
Volgens de beroepsrechtelijke bepalingen, in het bijzonder § 50 lid 1 BRAO en § 27 BNotO, moeten dossiers, inclusief de Matter Number, ten minste zes jaar na beëindiging van het mandaat worden bewaard. Op fiscaal of handelsrechtelijk gebied kunnen langere termijnen gelden, bijvoorbeeld conform § 147 AO of § 257 HGB, die tot tien jaar kunnen bedragen. Gedurende deze periode moet de Matter Number als ordeningskenmerk beschikbaar blijven, omdat zij een duidelijke toewijzing en traceerbaarheid vereist. Na afloop van de wettelijke termijnen moeten de dossiers inclusief de Matter Numbers in overeenstemming met de privacywetgeving worden vernietigd, wat ook het verwijderen van eventuele elektronische referenties omvat.
Met welke privacyrechtelijke aspecten moet bij de toekenning van Matter Numbers rekening worden gehouden?
Privacyrechtelijk moet worden gegarandeerd dat de Matter Number zelf geen gevoelige informatie bevat, zoals namen, geboortedata of specifieke mandaatsgegevens. De AVG schrijft voor dat persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke, duidelijke en legitieme doeleinden mogen worden verzameld en verwerkt (art. 5 AVG). De toekenning van Matter Numbers dient daarom volgens een systeem te gebeuren dat geen directe link naar de cliënt of diens dossier mogelijk maakt (bijv. geen volledige namen of duidelijke afkortingen gebruiken). Er moet ook zijn gewaarborgd dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de codes en hun toewijzing. In digitale systemen moet verder worden gelet op geschikte pseudonimisering en versleuteling.
Welke wettelijke bepalingen gelden voor wijziging of correctie van een Matter Number in bestaande dossiers?
Een latere wijziging of correctie van een Matter Number mag alleen gedocumenteerd en traceerbaar worden uitgevoerd, om de integriteit en authenticiteit van het dossierbeheer te waarborgen (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). Wijzigingen moeten auditeerbaar worden vastgelegd in het dossiersysteem; het oorspronkelijke registratienummer en de wijzigingsreden moeten behouden blijven. Ongemerkte verwijderingen of wijzigingen zijn niet toegestaan en kunnen beroepsrechtelijke gevolgen hebben. Het is aan te bevelen om een wijzigingsrichtlijn vast te leggen, waarin verantwoordelijkheden en processen worden vastgelegd.
Hoe moet de Matter Number juridisch in elektronische rechtssystemen worden behandeld?
In het elektronische rechtsverkeer, bijvoorbeeld in de bijzondere elektronische advocatenpostbus (beA), geldt de Matter Number als een intern ordeningskenmerk. Ze moet echter zo worden beheerd dat aan de specifieke eisen van de betreffende proces- of rechtbankregels wordt voldaan en dat zij nooit in strijd is met privacyvoorschriften (vgl. § 130d ZPO en de vereisten van de eJustice-infrastructuur). Bovendien mag de Matter Number niet zonder juridische grondslag aan rechtbanken of derden worden verstrekt, indien dit indirect tot identificatie van cliënten kan leiden. De veilige opslag en overdracht moeten door technische beschermingsmaatregelen, zoals encryptie, worden gegarandeerd.