Mandatenwerving

Cliëntenwerving

Definitie en classificatie

Cliëntenwerving omvat alle activiteiten die gericht zijn op het binnenhalen van nieuwe opdrachtgevers (cliënten) voor een advocatenkantoor en het behouden of uitbreiden van bestaande relaties. In de context van kantoren staat cliëntenwerving vaak voor het gericht benaderen van potentiële opdrachtgevers en voor maatregelen om het kantoor en haar dienstenaanbod te presenteren. Dit is een continu proces dat een belangrijk onderdeel vormt van het ondernemerschap in het dagelijkse werk van juridisch adviseurs.

Cliëntenwerving dient niet te worden verward met de loutere behandeling van een opdracht, maar verwijst expliciet naar de fase voorafgaand aan het eigenlijke accepteren van een opdracht.

Belang en typische toepassingsgebieden in het dagelijks leven van het kantoor

Cliëntenwerving speelt een centrale rol in het dagelijks functioneren van een kantoor. Het vormt de basis voor economisch succes, omdat alleen door voortdurende acquisitie en binding van opdrachtgevers duurzame groei en benutting van het kantoor kunnen worden gegarandeerd.

Typische toepassingsgebieden van cliëntenwerving zijn: Eerste contacten met potentiële opdrachtgevers: Persoonlijke gesprekken, telefoongesprekken of schriftelijke communicatie waarin de diensten van het kantoor worden gepresenteerd. Onderhoud van bestaande relaties: Regelmatig contact en informatievoorziening aan huidige opdrachtgevers over trends, ontwikkelingen of geleverde diensten. Netwerk- en relatieopbouw: Deelname aan vakbijeenkomsten, beurzen of andere evenementen om contacten te leggen en te verdiepen. Digitale zichtbaarheid: Aanwezigheid op websites, sociale netwerken of door online marketingmaatregelen om het bereik van het kantoor te vergroten.

Processen, procedures en methoden van cliëntenwerving

Cliëntenwerving omvat verschillende processen en methoden die gecombineerd kunnen worden ingezet. Daartoe behoren de volgende stappen:

Identificatie van doelgroepen

Aan het begin van acquisitie-activiteiten staat het systematisch identificeren van doelgroepen. Hierbij wordt bepaald welke personen of bedrijven tot de potentiële cliëntenkring kunnen behoren. De selectie is gebaseerd op de inhoudelijke specialisaties en de strategische doelen van het kantoor.

Benadering en contactopbouw

De eerste benadering kan via diverse kanalen plaatsvinden, bijvoorbeeld telefonisch contact (“cold calls”), persoonlijke aanbevelingen, netwerkbijeenkomsten of het versturen van informatiematerialen per post of e-mail.

Presentatie van het dienstenaanbod

Vervolgens presenteren medewerkers van het kantoor het dienstenportfolio en beantwoorden ze eerste individuele vragen. De dialoog moet gericht zijn op het herkennen van de behoeften van de potentiële opdrachtgever en het aanreiken van passende oplossingen.

Offerteopstelling en afsluiting

Bij wederzijds interesse wordt een concreet aanbod uitgewerkt. Na afstemming, en zo nodig onderhandeling over de voorwaarden, volgt de opdrachtverlening door de opdrachtgever.

Nazorg en relatiemanagement

Naast de opdrachtverlening is relatiemanagement cruciaal: Door regelmatig contact, informatievoorziening of feedbackgesprekken wordt de band met de opdrachtgever versterkt en het potentieel voor vervolgopdrachten vergroot.

Randvoorwaarden en normen

Cliëntenwerving is onderhevig aan diverse organisatorische, technische en ethische randvoorwaarden die het dagelijkse werk in kantoren bepalen.

Organisatorische richtlijnen

Kantoren stellen individuele strategieën en plannen op voor acquisitie. Vaak worden taken als acquisitie, dossierbehandeling en administratie duidelijk van elkaar gescheiden. Doelstellingen en succescontroles ondersteunen de sturing en optimalisatie van acquisitieactiviteiten.

Technische hulpmiddelen

Voor ondersteuning bij cliëntenwerving zijn verschillende technische hulpmiddelen ingeburgerd: Customer Relationship Management-systemen (CRM): Deze databases helpen bij het vastleggen van contacten, documenteren van interacties en plannen van gerichte communicatieactiviteiten. E-mailmarketingsoftware: Voor het verzenden van nieuwsbrieven of informatie over evenementen. Digitale agenda- en planningshulpmiddelen: Vergemakkelijken de organisatie van vergaderingen en taken.

In de dagelijkse gang van zaken in een kantoor zijn cliëntenwerving en behandeling van dossiers nauw met elkaar verweven. Medewerkers nemen bijvoorbeeld de volgende taken op zich: Onderzoek en observatie: Identificatie van potentiële opdrachtgevers door het bestuderen van brancheportals of persberichten. Netwerkactiviteiten: Deelname aan evenementen of georganiseerde bijeenkomsten met zakenpartners. Opstellen van informatie- en presentatiemateriaal: Voorbereiden van presentaties die bij eerste contacten worden gebruikt. Onderhoud van bestaande dossiers: Organisatie van feedbackgesprekken of follow-upafspraken. Teamwerk: Gezamenlijke planning van acquisitiemaatregelen binnen het team om synergie te benutten.

Voor starters biedt cliëntenwerving de kans om zelfstandig taken op zich te nemen, communicatieve vaardigheden te ontwikkelen en bij te dragen aan het economisch succes van het kantoor.

Kansen en uitdagingen

Cliëntenwerving biedt zowel kansen als uitdagingen:

Kansen

Persoonlijke carrièreontwikkeling: Vroege betrokkenheid bij acquisitieprocessen maakt de ontwikkeling van contact- en communicatieve vaardigheden mogelijk. Versterking van cliëntbinding: Direct klantcontact bevordert een beter begrip van verwachtingen en behoeften. Persoonlijk netwerk: Door voortdurende acquisitieactiviteiten ontstaat een groeiend professioneel netwerk.

Tijdmanagement: Het combineren van dossierwerk en acquisitie vereist goede organisatie. Afwijzing en concurrentie: Niet elk contact leidt tot succes, tegenslagen zijn normaal en maken deel uit van het leerproces. Regulatoire vereisten: Er moeten wettelijke voorschriften in acht worden genomen bij omgang met potentiële en bestaande opdrachtgevers.
* Vertrouwelijkheid: Bij communicatie moet altijd discretie in acht worden genomen.

Veelgestelde vragen

Wat wordt bedoeld met cliëntenwerving?

Cliëntenwerving omvat alle maatregelen waarmee een kantoor actief nieuwe opdrachtgevers werft of bestaande relaties onderhoudt om vervolgopdrachten te waarborgen.

Welke methoden van cliëntenwerving zijn er?

Tot de methoden behoren persoonlijke gesprekken, telefonisch contact, netwerkbijeenkomsten, online marketing en het versturen van informatiemateriaal.

Wie is binnen het kantoor verantwoordelijk voor cliëntenwerving?

Meestal zijn meerdere medewerkers – ongeacht hun carrièrelevel – betrokken bij de acquisitie. De werkwijze wordt vaak in teamverband afgestemd.

Is cliëntenwerving ook belangrijk voor starters?

Ja, omdat het helpt om belangrijke vaardigheden in contact met opdrachtgevers te ontwikkelen en een duurzame bijdrage aan het succes van het kantoor te leveren.

Welke rol speelt gegevensbescherming bij cliëntenwerving?

Gegevensbescherming is van groot belang. Alleen die gegevens mogen worden verwerkt en opgeslagen die noodzakelijk en wettelijk toegestaan zijn voor het aangaan en beheren van opdrachten.

Welke uitdagingen moet men kennen?

Tijdmanagement, omgaan met afwijzingen en het naleven van wettelijke en ethische normen zijn de belangrijkste uitdagingen bij cliëntenwerving.

Dit artikel biedt starters en sollicitanten een gestructureerd overzicht van cliëntenwerving en de bijbehorende vereisten en kansen in het kantoorleven.

Veelgestelde vragen

Welke wettelijke grenzen zijn er bij cliëntenwerving door advocaten?

Cliëntenwerving door advocaten is in Duitsland onderworpen aan strikte wettelijke bepalingen, die vooral zijn vastgelegd in de Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) en de Berufsordnung für Rechtsanwälte (BORA). Verboden zijn met name agressieve wervingsmethoden en ongevraagde directe benaderingen van potentiële cliënten in strijd met § 43b BRAO, voorzover deze op ongepaste of hinderlijke wijze plaatsvinden. Advocaten mogen geen cliënten werven door succesbeloften of het geven van ongeoorloofde voordelen. Toegestaan zijn alleen feitelijke, beroepsgerelateerde informatiewerkzaamheden. Het naleven van privacywetgeving, met name volgens de AVG en BDSG, is eveneens verplicht, vooral indien persoonsgegevens van potentiële cliënten worden verwerkt.

Mogen advocaten telefonisch cliënten werven?

Telefonische acquisitie – cold calls voor cliëntenwerving – is voor advocaten in principe verboden en wordt gezien als onrechtmatige directe benadering die in strijd is met § 43b BRAO en § 6 BORA. Telefonisch contact is alleen toegestaan als de potentiële cliënt vooraf toestemming heeft gegeven (opt-in) of als er al een concreet mandaat bestaat en de acquisitie betrekking heeft op een uitbreiding van diezelfde kwestie. Zonder uitdrukkelijke toestemming kan een telefonische benadering bovendien een overtreding zijn van § 7 UWG (wet tegen oneerlijke concurrentie) en privacyregels, wat tot boetes en tuchtrechtelijke gevolgen kan leiden.

Hoe is het verzenden van reclame-e-mails geregeld?

Het verzenden van reclame-e-mails voor cliëntenwerving is advocaten alleen onder strikte voorwaarden toegestaan. Er geldt een verbod op ongevraagde reclame via elektronische post overeenkomstig § 7 lid 2 nr. 3 UWG. Uitzonderingen gelden alleen als er een uitdrukkelijke, geïnformeerde toestemming van de ontvanger is gekregen (“double opt-in”). Zonder deze toestemming kan verzending leiden tot een aanmaning en inbreuk op de UWG en de AVG vormen. De inhoud van de e-mails moet zakelijk, informatief en beroepsgerelateerd zijn; sensationele of vergelijkende reclame moet worden vermeden.

Welke informatieverplichtingen gelden bij cliëntenwerving?

Bij cliëntenwerving zijn advocaten verplicht om aan alle beroepsrechtelijke informatieverplichtingen te voldoen. Daaronder vallen onder andere de vermelding van de bevoegde orde van advocaten, de professionele titel en de belangrijkste beroepsregels. In elektronische of schriftelijke communicatie dienen daarbij het impressum volgens § 5 TMG en de privacyverklaring volgens art. 13 AVG te worden vermeld en beschikbaar gesteld. De ontvanger moet duidelijk kunnen nagaan namens wie en door wie de benadering plaatsvindt.

In hoeverre zijn aanbevelingen door derden toegestaan?

Aanbevelingen door derden (cliënten, collega’s of zakenpartners) zijn op zichzelf geen verboden vorm van cliëntenwerving, zolang er geen aanbevelingsvergoeding wordt betaald of de aanbeveling met andere materiële voordelen wordt gecombineerd. Dit laatste is volgens § 49b lid 3 BRAO niet toegestaan, omdat deelname van derden aan honoraria van advocaten verboden is. Aanbevelingsmarketing is slechts toegestaan wanneer het gaat om een vrijwillige en niet-beïnvloede aanbeveling en er geen financiële of andere voordelen tussen advocaat en degene die aanbeveelt worden uitgewisseld.

Welke rol spelen sociale media bij cliëntenwerving vanuit juridisch oogpunt?

Socialmediaplatforms vormen voor advocaten een toegestaan middel om op hun aanbod te attenderen, mits wordt voldaan aan de eisen van zakelijkheid, beroepsethiek en scheiding van professioneel en privéleven. Berichten mogen geen misleidende uitspraken bevatten of de indruk wekken dat opdrachten gegarandeerd worden binnengehaald. Reclame op sociale netwerken is bovendien onderworpen aan beroepsrechtelijke en privacywetgeving, met name bij gerichte benaderingen (bijvoorbeeld via direct message) of het gebruik van advertentieplatforms met persoonsgerichte targeting.

Zijn er bijzonderheden bij cliëntenwerving in grensoverschrijdende gevallen?

Ja, bij grensoverschrijdende cliëntenwerving gelden naast nationale regels ook internationale en Europese advocatenvoorschriften, bijvoorbeeld van de CCBE (Raad van Europese Balies). Buitenlandse reclameverboden en landspecifieke privacywetten moeten in acht worden genomen. Het is steeds noodzakelijk te controleren of in het ontvangende land bijzondere beperkingen of identificatieplichten bestaan die verder gaan dan het Duitse recht. Grensoverschrijdende reclame is bovendien bijzonder gevoelig op het gebied van gegevensbescherming, omdat voor gegevensuitvoer (vooral buiten de EU) aanvullende rechtsgrondslagen vereist zijn.