Legal Tech

Legal Tech

Legal Tech verwijst naar het gebruik van technologieën in de rechtsdienstverlening om werkprocessen te ondersteunen, te optimaliseren of te automatiseren. De term omvat digitale hulpmiddelen, toepassingen en platforms die op verschillende plekken in het dagelijkse werk van een advocatenkantoor relevant kunnen zijn. Het doel is om processen efficiënter te maken, de kwaliteit van het werk te waarborgen en nieuwe mogelijkheden te creëren bij de begeleiding van cliënten.

Definitie en classificatie

Legal Tech is een verzamelnaam voor innovatieve technologieën en digitale toepassingen die juridische diensten ondersteunen of veranderen. Hieronder vallen onder meer softwareoplossingen, online platforms voor het verwerken van juridische zaken en tools voor het automatiseren van gestandaardiseerde processen. Legal Tech bevordert de digitalisering van de werkomgeving en kan zowel interne kantoorprocessen als de samenwerking met cliënten beïnvloeden.

Legal Tech is niet beperkt tot één type kantoor, maar kan in uiteenlopende sectoren en groottes worden ingezet – van losse digitale hulpmiddelen tot allesomvattende systemen die volledige werkprocessen ondersteunen.

Belang en toepassingsgebieden in het dagelijkse kantoorleven

In het moderne kantoorleven neemt Legal Tech steeds meer aan belang toe. Het maakt een efficiënte en transparante afhandeling van dossiers mogelijk en helpt om te gaan met de groeiende eisen wat betreft service, documentatie en gegevensbescherming. Typische toepassingsgebieden zijn:

• Digitale documentbeheer: Geautomatiseerd opstellen, beheren en archiveren van documenten en contracten.
• Dossiers- en termijnbeheer: Tools voor het bewaken van belangrijke termijnen en afspraken.
• Communicatieplatforms: Veilige, digitale kanalen voor communicatie met cliënten en zakenpartners.
• Zaak- en dossierbeheer: Software die bewerkingsstatussen, taken en bevoegdheden gestructureerd weergeeft.
• Geautomatiseerde processen: Bijvoorbeeld het automatisch opstellen van processtukken, het controleren van contracten of het uitvoeren van collectieve procedures.
• Onderzoeksoplossingen: Digitale databanken en zoekfuncties voor snelle informatievergaring.

Processen, procedures en methoden

In de context van Legal Tech worden verschillende digitale processen en werkmethoden toegepast:

• Digitalisering van dossiers: Het omzetten van papieren documenten naar digitale dossiers die door meerdere personen tegelijkertijd bewerkt en doorzocht kunnen worden.
• Workflow-management: Vastleggen van gestandaardiseerde processen en het toewijzen van taken via digitale systemen, om fouten te voorkomen en transparantie te creëren.
• Geautomatiseerde tekstgeneratie: Gebruik van software om vaak benodigde stukken te genereren op basis van sjablonen en cliëntgegevens.
• Cliëntenportalen: Online toegang waarmee cliënten hun gegevens en documenten kunnen aanleveren of de status van de behandeling kunnen raadplegen.
• Elektronisch rechtsverkeer: Elektronische verzending van documenten aan rechtbanken en autoriteiten.

Randvoorwaarden en standaarden

Kantoren die Legal Tech gebruiken, houden rekening met verschillende organisatorische en technische randvoorwaarden:

• Gegevensbescherming en veiligheid: Maatregelen voor het waarborgen van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gevoelige informatie, met name door versleutelde gegevensoverdracht en toegangscontrole.
• Compatibiliteit: Selectie van softwareoplossingen die naadloos kunnen worden geïntegreerd in bestaande werkprocessen.
• Regelmatige scholing: Opleidingen en instructies voor medewerkers om veilig en efficiënt gebruik te garanderen.
• Documentatieverplichtingen: Naleving van wettelijke voorschriften voor het bewaren en kunnen reproduceren van handelingen.
• Transparante processen: Gestandaardiseerde procedures en duidelijke verantwoordelijkheden om soepele samenwerking te waarborgen.

Praktijkgericht: Legal Tech in het dagelijks werk

Voor medewerkers en starters wordt Legal Tech vooral tastbaar door het gebruik van gespecialiseerde software en digitale tools in het dagelijkse kantoorleven. Tot de dagelijkse taken behoren het werken met digitale dossiers, het verwerken en toewijzen van processtukken in zaakbeheersystemen en de communicatie via veilige digitale kanalen.

Met name routinematige taken, zoals termijnbeheer of het opstellen van gestandaardiseerde stukken, worden door Legal Tech-oplossingen vereenvoudigd. Zo blijft meer tijd en capaciteit over voor complexere taken of individuele cliëntenbegeleiding.

Medewerkers profiteren bovendien van een beter overzicht van de voortgang van het werk, wat de samenwerking in het team vergemakkelijkt en de foutgevoeligheid vermindert. De toenemende digitalisering vraagt tegelijkertijd de bereidheid om vertrouwd te raken met nieuwe technologieën en zich voortdurend bij te scholen.

Kansen en uitdagingen

Kansen

• Tijdbesparing: Routinetaken worden geautomatiseerd, waardoor er meer tijd overblijft voor complexe taken.
• Foutenvermindering: Gestandaardiseerde processen verminderen het risico op fouten, bijvoorbeeld bij termijnen of documentatie.
• Efficiëntieverhoging: Digitale processen zorgen voor snellere afhandeling en betere samenwerking binnen het team.
• Betere communicatie met cliënten: Digitale communicatiewegen maken een transparante en snelle uitwisseling mogelijk.

Uitdagingen

• Technologische complexiteit: Nieuwe systemen vragen om bijscholing en een zekere IT-vaardigheid van de medewerkers.
• Gegevensbescherming en veiligheid: Strenge eisen aan de bescherming van gevoelige gegevens moeten worden nageleefd.
• Bereidheid tot verandering: Bestaande werkwijzen moeten worden aangepast en nieuwe processen ingevoerd.
• Afhankelijkheid van technologie: Storingen of uitval van technische systemen kunnen het werk beïnvloeden.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat betekent Legal Tech voor medewerkers in advocatenkantoren?

Legal Tech verandert het werken in advocatenkantoren doordat veel werkzaamheden digitaal worden ondersteund of geautomatiseerd. Medewerkers werken meestal met gespecialiseerde softwareoplossingen en communiceren vaker digitaal. Hierdoor worden veel werkstappen efficiënter, maar eisen ze nog steeds een hoge mate van zorgvuldigheid.

Moet je voor Legal Tech over speciale technische voorkennis beschikken?

De inwerking met Legal Tech-systemen gebeurt doorgaans via interne trainingen. Basiskennis in het omgaan met computers en de bereidheid om met nieuwe tools te werken, zijn echter nuttig.

Welke taken worden door Legal Tech vereenvoudigd?

Vooral terugkerende werkzaamheden zoals het verwerken van documenten, termijnbeheer of communicatie met cliënten worden door digitale tools ondersteund en vaak vereenvoudigd.

Zijn er risico’s verbonden aan het gebruik van Legal Tech?

De belangrijkste risico’s zijn mogelijke datalekken of technische storingen. Daarom letten kantoren op een hoog beveiligingsniveau en regelmatige updates van hun systemen.

Is Legal Tech in elk advocatenkantoor even sterk aanwezig?

De mate en aard van het gebruik hangen af van de structuur van het kantoor, het aantal dossiers en de individuele behoeften. Veel kantoren beginnen eerst met enkele digitale tools voordat ze verdere toepassingen implementeren.

Legal Tech is een centraal toekomstthema voor rechtsdienstverleners en biedt beginnende medewerkers talrijke mogelijkheden om actief deel te nemen aan een modern, digitaal werkveld.

Veelgestelde vragen

Aan welke juridische eisen moeten Legal Tech-aanbieders in Duitsland voldoen?

Legal Tech-aanbieders in Duitsland zijn gebonden aan tal van wettelijke voorschriften. Centraal staat de Wet op de Rechtsdienstverlening (RDG), die regelt wie en onder welke voorwaarden juridische diensten mag aanbieden. Met name Legal Tech-diensten die in de advocatenpraktijk ingrijpen mogen alleen worden verleend als er een machtiging tot het verlenen van rechtsdiensten is – bijvoorbeeld in de vorm van een toelating als advocaat volgens de Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), een vergunning volgens de RDG of een andere wettelijke basis. Daarnaast moet bij iedere verwerking van persoonsgegevens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) worden nageleefd. Legal Tech-aanbieders moeten technische en organisatorische maatregelen nemen om deze gegevens te beschermen en een uitgebreide en begrijpelijke privacyverklaring aanbieden. Bij het aanbieden van contracten en het gebruik van digitale contractgeneratoren geldt bovendien het consumentenrecht op afstand (BGB). Platforms die cliënten en advocaten samenbrengen, moeten mogelijk voldoen aan wettelijke informatie-, documentatie- en informatieverplichtingen. Tot slot moeten de concurrentieregels van de wet tegen oneerlijke concurrentie (UWG) worden nageleefd, om bijvoorbeeld misleidende reclame over het dienstenaanbod en de slagingskans te voorkomen.

Mogen Legal Tech-platforms zelfstandig dossiers behandelen of alleen bemiddelen?

Legal Tech-platforms mogen in Duitsland in principe alleen bemiddelen bij dossiers, tenzij zij zelf over een kwalificatie als Rechtsanwalt of een andere toelating tot rechtsbijstand beschikken. Zonder deze toelating is het zelfstandig rechtsbijstand verlenen of zelfs vertegenwoordiging van de cliënt verboden; dit zou een schending zijn van de RDG en kan niet alleen tot een verbod leiden, maar ook strafrechtelijke gevolgen hebben. Platforms mogen informatie inwinnen, gegevens verwerken en geautomatiseerde processen ter ondersteuning van cliënten aanbieden, maar moeten daarbij strikt onderscheid maken tussen technische oplossingen en eigenlijke rechtsbijstand. Alleen een toegelaten en aansprakelijk verzekerde rechtsdienstverlener mag contact opnemen met rechtbanken of autoriteiten en juridisch bindende verklaringen afleggen. Bemiddelingsplatforms zijn verplicht hun rol duidelijk kenbaar te maken en mogen niet de indruk wekken dat zij zelf als juridisch adviseur optreden.

Welke aansprakelijkheidsrisico’s bestaan er voor aanbieders van Legal Tech-diensten?

Legal Tech-aanbieders dragen aanzienlijke aansprakelijkheidsrisico’s. Als zij zelf juridisch advies verlenen – bijvoorbeeld via geautomatiseerde adviezen die in het individuele geval als rechtsadvies worden beschouwd – zijn zij aansprakelijk voor inhoudelijke fouten en de daaruit voortvloeiende schade voor de gebruiker. Zonder expliciete beroepsuitoefening als advocaat geldt geen bijzondere advocatuurlijke aansprakelijkheidsmaatstaf, zodat de aansprakelijkheid onder het gewone onrechtmatige daad- of contractenrecht valt. Indien gebruikersgegevens niet voldoende worden beschermd, bestaat daarnaast een aanzienlijk boeterisico volgens artikel 83 AVG. Onvoldoende informatiebeleid of ongeoorloofde handelspraktijken kunnen leiden tot waarschuwingen door concurrenten of consumentenorganisaties. Overtreedt een Legal Tech-aanbieder de RDG, dan kan dit ook leiden tot terugvordering en ontbinding van reeds gesloten transacties. Het is daarom raadzaam juridische processen en inhoud regelmatig te laten controleren door gekwalificeerde juristen en geschikte verzekeringen (zoals een beroepsaansprakelijkheidsverzekering) af te sluiten.

Welke uitdagingen op het gebied van gegevensbescherming spelen bij Legal Tech-toepassingen?

Legal Tech-toepassingen werken doorgaans met een groot aantal bijzonder gevoelige persoonsgegevens, waaronder gegevens over de identiteit, maar ook over juridische kwesties en soms strafrechtelijk relevante zaken. Aanbieders zijn verplicht een uitgebreide bescherming van deze gegevens te waarborgen. Dit omvat het naleven van art. 5 en art. 32 AVG, met andere woorden: verwerking alleen op basis van een rechtsgrondslag, gegevensminimalisatie, versleuteling, toegangscontrole en regelmatige risicoanalyses. Voor verwerkingen die waarschijnlijk een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, moet een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (art. 35 AVG) worden uitgevoerd. Worden onderaannemers ingezet, dan dienen met hen verwerkersovereenkomsten (art. 28 AVG) te worden gesloten. Daarnaast gelden verhoogde documentatie- en transparantieverplichtingen. Overtredingen van deze voorschriften kunnen tot hoge boetes en tot schadeclaims van betrokkenen leiden.

Kunnen consumenten Legal Tech-diensten onbeperkt gebruiken?

Consumenten zijn in beginsel vrij om Legal Tech-diensten te gebruiken. Ze moeten zich er echter van bewust zijn dat niet alle digitale aanbiedingen het adviesniveau van een advocaat kunnen vervangen. Afhankelijk van de complexiteit van het individuele geval kunnen geautomatiseerde oplossingen onvoldoende zijn, omdat ze vaak alleen standaardgevallen juridisch correct afhandelen. Consumenten moeten daarom de algemene voorwaarden (AV) en mededelingen over aansprakelijkheid en reikwijdte zorgvuldig beoordelen. Er zijn diensten die specifiek gericht zijn op bepaalde toepassingsgebieden, zoals passagiersrechten, huurrecht, incasso of contractcontrole – voor andere of complexere gevallen is vaak nog steeds persoonlijk advies door een advocaat aan te raden. Bij diensten op afstand geldt tenslotte een wettelijk herroepingsrecht wanneer de consument een contract met de aanbieder sluit.

Welke rol spelen incassodienstverleners binnen Legal Tech?

Incassodienstverleners hebben een centrale rol op de Duitse Legal Tech-markt, omdat zij – in tegenstelling tot klassieke Legal Tech-aanbieders zonder advocaatstoelating – volgens § 10 lid 1 nr. 1 RDG bevoegd zijn om vorderingen van derden buiten rechte en onder bepaalde voorwaarden zelfs gerechtelijk geldend te maken. Veel Legal Tech-aanbieders die bijvoorbeeld passagiersrechten of vorderingen uit huurverhoudingen incasseren, treden daarom op als geregistreerde incassodienstverleners of werken samen met dergelijke partijen. Zo profiteren zij van een wettelijke uitzondering waarmee zij rechtsvervolging voor derden binnen afgebakende gevallen mogen uitvoeren. Ook incassodienstverleners zijn echter onderworpen aan privacy-, beroeps- en mededingingsrechtelijke verplichtingen. Bijzondere aandacht moet worden besteed aan transparantie van de kostenstructuur, het gedrag tegenover schuldenaren en de naleving van wettelijke voorschriften (bijvoorbeeld in geval van beslaglegging).