Intake Form
Definitie en oorsprong van de term Intake Form
De “Intake Form” (Nederlands: intakeformulier, registratiefiche of aanmeldingsformulier) is een in de internationale advocatuur gebruikelijke term voor een formulier dat dient om systematisch basisinformatie van nieuwe cliënten, casusinformatie of contacten te verzamelen. De term komt uit het Engels, waarbij “intake” kan worden vertaald als “opname”, “toelating” of “toegang”. In de advocatuur verwijst “Form” naar een gestructureerd formulier dat wordt gebruikt voor gestandaardiseerde gegevensverzameling.
Betekenis in de advocatuurlijke context
Binnen het dagelijkse werk is de Intake Form een centraal instrument bij het eerste contact. Het stelt het kantoor in staat om op gestructureerde wijze eerste gegevens van personen, kwesties, juridische feiten of te adviseren ondernemingen te verzamelen. De gestructureerde verzameling van deze informatie vormt de basis voor de beoordeling of en hoe het verzoek verder kan worden behandeld. De Intake Form draagt zo bij aan efficiënte communicatie, systematische dossierbehandeling en kwaliteitsbewaking. Zij ondersteunt bovendien de prioritering en verdeling van aanvragen binnen het kantoor.
Typische inhoud van een Intake Form
Persoonlijke contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres) Bedrijfsgegevens (indien relevant) Beschrijving van het verzoek of de situatie Gewenste diensten of rechtsgebied Gegevens over het verloop tot nu toe (bijv. termijnen, eerdere procedures) Vertrouwelijkheids- en privacyverklaringen
Randvoorwaarden
Juridische aspecten
Bij het invullen en verwerken van een Intake Form moeten privacywetgeving worden nageleefd. In veel landen gelden, afhankelijk van de vestigingsplaats van het kantoor, nationale of internationale privacywetten, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in Europa. Een veilige en vertrouwelijke behandeling van alle in een Intake Form opgenomen gegevens is verplicht.
Organisatorische vereisten
De Intake Form dient duidelijk gestructureerd en eenvoudig te begrijpen te zijn om een hoge gegevenskwaliteit en efficiënte verdere verwerking te waarborgen. In gedigitaliseerde kantoren worden Intake Forms vaak via webformulieren, cliëntenportalen of gespecialiseerde software aangeboden. In sommige gevallen kan ook een papieren versie worden gebruikt, met name bij het eerste contact ter plaatse.
Culturele aspecten
In internationaal opererende kantoren kan de Intake Form meertalig worden aangeboden of aangepast, om rekening te houden met de culturele en taalkundige achtergrond van cliënten. Ook het opvragen van bepaalde gegevens kan cultureel verschillend worden benaderd.
Praktijkvoorbeelden en typische scenario’s
Eerste adviesgesprek: Een persoon benadert het kantoor met een vraag. Via de Intake Form worden de belangrijkste gegevens vóór het eerste gesprek verzameld om de kwestie gericht voor te kunnen bereiden. Opname van de opdracht: Voor aanvang van een samenwerking worden via de Intake Form alle relevante randvoorwaarden en contactgegevens opgevraagd en opgeslagen. Overdracht van dossier: Bij de overdracht van een zaak aan een collega waarborgt de Intake Form een volledige en transparante documentatie van de uitgangssituatie. Vertrouwelijkheidscontrole (Conflict Check): Met behulp van de Intake Form kunnen relevante gegevens worden verzameld om belangenconflicten automatisch te controleren.
Verschillen met vergelijkbare termen en mogelijke misverstanden
De Intake Form verschilt van andere formulieren in de advocatuur, zoals de opdrachtbevestiging of het opnameformulier voor bestaande dossiers: De Intake Form wordt doorgaans bij het eerste contact gebruikt, terwijl opdrachtovereenkomsten pas na aanvaarding van het dossier worden ingezet. In tegenstelling tot uploads van documenten of algemene contactformulieren is de Intake Form specifiek gericht op de gestructureerde informatieverzameling bij nieuwe opdrachten.
* Veelvoorkomende misverstanden ontstaan wanneer Intake Form wordt verward met aanvullende documenten die specifiekere of uitgebreidere informatie opvragen.
Veelgestelde vragen
Wat is het doel van een Intake Form in een advocatenkantoor? De Intake Form dient voor de systematische verzameling van basisinformatie van nieuwe cliënten of geïnteresseerden, om een gestructureerde behandeling en interne toetsing mogelijk te maken.Moet een Intake Form altijd digitaal worden ingevuld? Nee, Intake Forms kunnen zowel op papier als digitaal worden aangeboden en ingevuld. Digitalisering wordt echter steeds vaker gebruikt om de gegevensverwerking te vergemakkelijken.Zijn Intake Forms verplicht? Of het gebruik van een Intake Form verplicht is, hangt af van de organisatie van het kantoor en de interne richtlijnen. Veel kantoren hanteren Intake Forms als best practice bij het aannemen van opdrachten.Welke privacyregels zijn van toepassing op Intake Forms? De verwerking van de in het Intake Form opgegeven gegevens valt onder de geldende privacywetgeving en moet dienovereenkomstig veilig, vertrouwelijk en transparant verlopen.Kan het Intake Form worden aangepast aan nationale of culturele eisen? Ja, Intake Forms worden vaak aangepast aan de betreffende taalkundige, culturele of sectorspecifieke bijzonderheden.
De Intake Form is daarmee een centraal onderdeel van veel internationaal opererende kantoren, dat zowel bijdraagt aan gestructureerde cliëntopname als aan kwaliteitsbewaking en naleving van wettelijke vereisten. Voor sollicitanten en starters biedt het begrip bovendien nuttige oriëntatie in de dagelijkse praktijk.
Veelgestelde vragen
Aan welke wettelijke vereisten moet een Intake Form qua privacy voldoen?
Een Intake Form, oftewel een vragenlijst voor het verzamelen van persoonsgegevens, is onderworpen aan strenge privacywetgeving, met name volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met name artikel 5 AVG vereist dat persoonsgegevens uitsluitend doelgebonden, volgens het principe van gegevensminimalisatie en met waarborging van transparantie worden verzameld. Verantwoordelijken moeten informeren over de verwerkingsactiviteiten (art. 13 AVG), met name over doel, rechtsgrondslag van de gegevensverwerking, bewaartermijn, ontvangers en rechten van betrokkenen. Bij gevoelige gegevens (bijv. gezondheidsgegevens volgens art. 9 AVG) gelden strengere eisen aan de rechtsgrondslag, zoals de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Verantwoordelijken zijn verplicht technische en organisatorische maatregelen conform art. 32 AVG te nemen ter beveiliging van de gegevens, bijvoorbeeld door versleuteling of toegangscontrole.
Wanneer is toestemming juridisch vereist bij een Intake Form?
Toestemming is altijd nodig wanneer geen andere rechtsgrondslag volgens art. 6 lid 1 AVG de gegevensverwerking legitimeert. In veel Intake Forms worden persoonsgegevens zonder wettelijke verplichting of direct contractueel verband verzameld, bijvoorbeeld bij het eerste contact met dienstverleners of in de zorg. Indien toestemming wordt gevraagd, moet deze vrijwillig, geïnformeerd, ondubbelzinnig en aantoonbaar gegeven zijn. Bijzondere aandacht is vereist indien bijzondere categorieën van gegevens volgens art. 9 AVG worden uitgevraagd, aangezien hierbij doorgaans een uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2, onder a AVG) of een andere uitzonderingsgrond vereist is. De tekst van de toestemmingsverklaring en het bewijs van wanneer en hoe deze is verstrekt, moeten worden gedocumenteerd.
Hoe lang mogen persoonsgegevens uit Intake Forms worden bewaard?
De bewaartermijn van persoonsgegevens die via een Intake Form zijn verzameld, is in de regel afhankelijk van het doel van de gegevensverzameling. Volgens artikel 5, lid 1, onder e AVG (“opslagbeperking”) moeten de gegevens worden verwijderd zodra het doel is bereikt en er geen wettelijke bewaarplicht is. In veel gevallen, bijvoorbeeld in de zorg of bij juridische documenten, gelden extra wettelijke termijnen (zoals volgens § 630f BGB, § 147 AO). Verantwoordelijken moeten daarom periodiek controleren en zonodig wissen van intakegegevens in hun verwijderingsbeleid opnemen en betrokkenen hierover informeren.
Aan welke informatieverplichtingen moet worden voldaan bij het gebruik van een Intake Form?
Verantwoordelijken zijn verplicht de betrokken personen op het moment van het verzamelen van de gegevens alle volgens artikel 13 AVG vereiste informatie te verstrekken. Daaronder vallen onder meer de naam en contactgegevens van de verantwoordelijke en eventueel van de functionaris voor gegevensbescherming, het doel en de rechtsgrondslag van de gegevensverwerking, de duur van de opslag, de rechten van betrokkenen, het bestaan van het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder en eventueel informatie over geautomatiseerde besluitvorming. Deze informatie moet op een duidelijke, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke wijze worden verstrekt, bijvoorbeeld in een aparte privacyverklaring die vóór het versturen van de Intake Form kan worden ingezien.
Moeten Intake Forms toegankelijk zijn voor mensen met een handicap?
Juridisch dient er rekening mee te worden gehouden dat Intake Forms zodanig ontworpen zijn dat mensen met een handicap zonder discriminatie kunnen deelnemen. Volgens § 12 BGG (Wet Gelijke Behandeling van Gehandicapten) zijn met name overheidsinstellingen verplicht digitale diensten toegankelijk te maken. Voor private bedrijven geldt die plicht niet algemeen, maar afhankelijk van de toepassingssector (bijv. Telemedicinewetgeving, AGG) kunnen aanvullende vereisten bestaan of is op zijn minst een toegankelijke opzet raadzaam met het oog op het discriminatieverbod, om juridische risico’s te vermijden.
Wie draagt de privacyverantwoordelijkheid bij gebruik van een Intake Form van een derde partij?
Wanneer bij het verzamelen van persoonsgegevens een Intake Form van een derde partij wordt gebruikt (bijv. clouddienstverlener), moet binnen de privacyverantwoordelijkheid volgens art. 4 punt 7 en 28 AVG onderscheid worden gemaakt: Als de derde dienstverlener als verwerker optreedt, moet er een verwerkersovereenkomst (VVO) zijn die de rechten en plichten regelt. In geval van gezamenlijke verantwoordelijkheid volgens art. 26 AVG, bijvoorbeeld als beide partijen beslissen over doel en middelen van de verwerking, moet er een overeenkomst over gezamenlijke verantwoordelijkheid worden gesloten. De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van de gegevensverwerking blijft in ieder geval bij de instantie die de Intake Form voor gegevensverzameling gebruikt.
Welke bijzondere zorgplichten gelden bij het gebruik van Intake Forms in relatie tot minderjarigen?
Het verzamelen van persoonsgegevens van kinderen en jongeren via Intake Forms is gevoelig met het oog op artikel 8 AVG. Bij diensten van de informatiemaatschappij moet geldige toestemming worden verkregen van de ouder of voogd als het kind nog geen zestien jaar oud is (of een in het nationale recht vastgestelde lagere leeftijd, maar altijd minimaal 13 jaar). De controleerbaarheid van de toestemming en een voor kinderen begrijpelijke toelichting op de gegevensverwerking moeten worden gewaarborgd. Verder zijn specifieke beschermingsmaatregelen en een strikte plicht tot gegevensminimalisatie vereist, om de verhoogde behoefte aan bescherming van minderjarigen te waarborgen.