DMS (documentenbeheersysteem)
Definitie en classificatie
Een documentenbeheersysteem (kort: DMS) is een digitale oplossing voor het vastleggen, beheren, opslaan en beschikbaar stellen van documenten en informatie. Het dient voor het gestructureerd archiveren, organiseren en snel terugvinden van alle documenten binnen een organisatie, zoals een advocatenkantoor. DMS-systemen vervangen of vullen het klassieke papieren dossier aan en ondersteunen bij het efficiënt beheren van de groeiende hoeveelheid digitale en gescande documenten.
DMS wordt in veel sectoren ingezet, maar krijgt een bijzondere betekenis in de context van dossierwerk en het beheer van correspondentie, stukken en termijnen binnen kantoren. Het doel van een DMS is om de documentenstroom overzichtelijk te ordenen, werkprocessen te vereenvoudigen en transparantie binnen de werkprocessen te waarborgen.
Rol in het dagelijkse kantoorleven: betekenis en typische toepassingsgebieden
In het dagelijkse leven van een advocatenkantoor speelt het DMS een centrale rol. Het zorgt ervoor dat alle dossiergerelateerde documenten – zoals processtukken, contracten, facturen en e-mails – systematisch worden opgeslagen. Hierbij worden digitale dossiers aangemaakt, waartoe bevoegde medewerkers op elk moment en vanaf verschillende locaties toegang hebben.
Typische toepassingsgebieden zijn:
- Beheer van dossierdossiers
- Toewijzing en opvolging van taken binnen het team
- Opslag en onderzoek van wetten, uitspraken en beslissingen
- Dossier- en termijnbewaking door koppeling met kalender- en takenfuncties
- Waarborgen van de controleerbaarheid en transparantie van alle bewerkingsstappen door middel van logfuncties
Door het gebruik van een DMS wordt de samenwerking tussen medewerkers ondersteund, doordat alles centraal en transparant wordt opgeslagen.
Processen en procedures in samenhang met DMS
Documentregistratie
Documenten komen op verschillende manieren in het DMS terecht: door het inscannen van papieren documenten, het importeren van bestanden (zoals PDF of Word), het automatisch opslaan van inkomende en uitgaande e-mails of door het rechtstreeks aanmaken binnen het systeem.
Tagging en toewijzing
Na registratie worden documenten getagd – dat wil zeggen, ze krijgen trefwoorden, categorieën of worden toegewezen aan een dossier. Dit vergemakkelijkt het terugvinden aanzienlijk.
Bewerking en versiebeheer
Documenten kunnen digitaal worden bewerkt. Veel DMS bieden functionaliteiten voor versiebeheer, zodat kan worden nagegaan wie wanneer welke wijzigingen heeft aangebracht. Ook gezamenlijk bewerken door meerdere medewerkers is vaak mogelijk.
Rechtenverdeling en toegangscontrole
Het DMS regelt welke medewerkers toegang hebben tot bepaalde dossiers of documenten. Door gelaagde toegangsrechten wordt verzekerd dat gevoelige informatie beschermd blijft.
Archivering en verwijdering
Volgens wettelijke en organisatorische vereisten worden documenten na bepaalde termijnen gearchiveerd of verwijderd. Het DMS ondersteunt hierbij door herinneringsfuncties en geautomatiseerde processen.
Randvoorwaarden en standaarden
Bij het gebruik van een DMS in een advocatenkantoor zijn verschillende randvoorwaarden in acht te nemen:
- Organisatorische richtlijnen: Bijvoorbeeld welke documenten verplicht digitaal moeten worden opgeslagen, wie welke toegangsrechten krijgt en hoe de archiefstructuur is ingericht.
- Technische tools: Er zijn diverse softwareoplossingen die als DMS dienen. In kantoren worden vaak gespecialiseerde programma’s of modules ingezet, die zijn afgestemd op de bijzondere eisen van dossierbeheer.
- Gangbare werkwijzen: Het gebruik van het DMS maakt deel uit van de inwerkperiode voor nieuwe medewerkers. Hierbij horen duidelijke richtlijnen voor archivering en naamgeving ter voorkoming van informatieverlies en voor het waarborgen van vindbaarheid.
- Gegevensbescherming en IT-veiligheid: Vanwege de gevoeligheid van de opgeslagen data gelden strenge eisen op het gebied van gegevensbescherming en dataveiligheid. Regelmatige back-ups, versleutelde gegevensoverdracht en bescherming tegen ongeoorloofde toegang zijn verplicht.
Praktijkvoorbeeld: omgaan met DMS in het dagelijks werk
Voor beginnende beroepsbeoefenaars betekent het gebruik van een DMS vaak een omschakeling van papieren dossiers naar digitale dossiervoering. In de dagelijkse praktijk behoort het correct archiveren van stukken in het DMS, het raadplegen van dossiers of het aanvullen van informatie tot de basistaken.
Het gebruik van het DMS vindt doorgaans plaats via een computerwerkplek of mobiele apparaten. Nieuwe medewerkers worden meestal ingewerkt in de werking van het systeem. Veel voorkomende taken zijn:
- Toewijzing van nieuw binnenkomende documenten aan het juiste dossier
- Vinden van documenten via zoek- en filterfuncties
- Aanmaken van taken of notities bij het dossier
- Bewaking van termijnen en verantwoordelijkheden op basis van in het DMS opgeslagen informatie
Kansen en uitdagingen in het dagelijkse kantoorleven
Kansen
- Efficiëntieverhoging: Door centrale, digitale dossiervoering hoeft er niet meer naar papieren documenten gezocht te worden.
- Transparantie en controleerbaarheid: Alle bewerkingsstappen worden controleerbaar gedocumenteerd.
- Toegang onafhankelijk van locatie: Medewerkers kunnen vanaf verschillende locaties, ook thuis, toegang krijgen tot de dossiers.
- Veiligheid: Door gerichte toewijzing van rechten, logging en automatische back-ups wordt de bescherming van gegevens verhoogd.
Uitdagingen
- Inwerken: De overstap naar een DMS kan aanvankelijk enige inspanning vergen.
- Discipline in het gebruik: Het systeem werkt alleen optimaal als alle medewerkers zich consequent aan de regels voor archivering en naamgeving houden.
- Technische vereisten: Een stabiele IT-infrastructuur en gekwalificeerde support zijn onmisbaar om de werking van het DMS te waarborgen.
- Gegevensbescherming: Het naleven van wettelijke voorschriften ter bescherming van persoonsgegevens vereist veel aandacht.
Veelgestelde vragen
Wat zijn typische taken bij het werken met het DMS?
Tot de dagelijkse taken behoren het inscannen, opslaan en terugvinden van documenten, het aanmaken van dossiers, het instellen van termijnen en de bewaking van processen.
Hebben nieuwe medewerkers voorkennis nodig bij het werken met een DMS?
Nee, doorgaans vindt er een gerichte inwerking plaats voor het specifiek ingezette DMS. Basiskennis van computers en openheid voor digitale werkprocessen zijn wel nuttig.
Hoe wordt ervoor gezorgd dat informatie niet verloren gaat?
Het DMS biedt diverse zoekfuncties, logbestanden en versiebeheermogelijkheden. Bovendien worden er regelmatig back-ups gemaakt.
Is het werken met een DMS verplicht?
In de meeste moderne kantoren maakt het gebruik van een DMS onlosmakelijk deel uit van het dagelijkse werk en is het organisatorisch verplicht.
Hoe wordt de veiligheid van de in het DMS opgeslagen gegevens gewaarborgd?
DMS-systemen beschikken over rechtenbeheer, versleuteling en logging van toegangen. Daarnaast maken veel kantoren gebruik van beveiligde servers en regelmatige veiligheidsupdates.
Kunnen papieren documenten ook nog steeds worden gebruikt?
Papieren documenten worden vaak ingescand en in het DMS gearchiveerd. In veel gevallen wordt volledige digitalisering nagestreefd, maar losse papieren documenten kunnen – afhankelijk van de voorschriften – nog steeds worden gebruikt.
Een DMS vergemakkelijkt de organisatie en afhandeling van dossiers en is inmiddels een onmisbaar instrument in het dagelijkse kantoorleven. Voor jonge medewerkers is het raadzaam zich vroegtijdig vertrouwd te maken met de basisfuncties en processen, om zo optimaal aan het beroepsleven te beginnen.
Veelgestelde vragen
Aan welke wettelijke eisen moet bij de digitalisering en archivering van documenten in een DMS worden voldaan?
Bij de digitalisering en archivering van documenten in een documentenbeheersysteem (DMS) moeten met name de eisen van de Abgabenordnung (AO), het Handelsgesetzbuch (HGB) en specifieke branchespecifieke voorschriften in acht worden genomen. Centraal staat de naleving van de GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die een auditbestendige opslag, controleerbaarheid en onveranderbaarheid van documenten vereist. Digitalisering is alleen toegestaan als het gedigitaliseerde document het origineel adequaat vervangt (“vervangend scannen”), wat moet worden gewaarborgd met passende organisatorische en technische maatregelen (zoals logging van alle toegangen en wijzigingen, inzet van gekwalificeerde elektronische handtekeningen). Bovendien moet worden voldaan aan eisen uit de privacywetgeving volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), in het bijzonder met betrekking tot toegangscontrole en verwijderingsconcepten voor persoonsgegevens.
Hoe lang moeten documenten rechtens worden bewaard in een DMS en wanneer mogen ze worden verwijderd?
De bewaartermijnen van documenten in een DMS zijn wettelijk vastgelegd en verschillen per soort document. Volgens § 147 AO en § 257 HGB is de wettelijke bewaartermijn voor handelsbrieven, boekingsbescheiden en jaarrekeningen in principe zes tot tien jaar. Pas na afloop van deze termijnen mag verwijdering rechtmatig plaatsvinden, waarbij altijd moet worden nagegaan of andere wettelijke voorschriften niet een langere bewaartermijn voorschrijven (bijvoorbeeld belastingrecht, branchespecifieke regels). Verwijdering moet volledig en controleerbaar plaatsvinden om aan eisen inzake gegevensbescherming en het principe van gegevensminimalisatie te voldoen. Tevens moet worden gecontroleerd of lopende fiscale of officiële controles een langere opslag vereisen (“voorbehoud van controle”).
Moeten documenten in het DMS van een elektronische handtekening worden voorzien?
Een elektronische handtekening is niet voor alle documenten verplicht, maar het gebruik ervan is vooral aan te bevelen om de authenticiteit en onveranderbaarheid van gevoelige of juridische documenten te waarborgen. De gekwalificeerde elektronische handtekening volgens de eIDAS-verordening kan onder bepaalde voorwaarden het schriftelijkheidsvereiste van § 126a BGB vervangen. In andere gevallen, bijvoorbeeld bij bepaalde fiscale stukken of contractstukken, volstaat vaak een geavanceerde handtekening of een intern goedkeuringsprotocol in het DMS, mits de controleerbaarheid, leesbaarheid en integriteit zijn gewaarborgd. Bepalend zijn de betreffende wettelijke voorschriften en de met het document verbonden risico’s.
Welke privacyrechtelijke verplichtingen gelden bij het gebruik van een DMS?
Bij het gebruik van een DMS moeten alle bepalingen van de AVG (DSGVO) en de BDSG strikt worden nageleefd. Er geldt de plicht om technische en organisatorische maatregelen te treffen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of wijziging (art. 32 AVG). Hieronder vallen onder meer een rollen- en rechtenconcept, logging van toegangen, versleuteling en regelmatige back-ups. Bovendien vereist de AVG het implementeren van verwijderings- en blokkeringsconcepten, het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten en het realiseren van rechten van betrokkenen, zoals het recht op inzage of verwijdering. Als verwerkers worden ingezet (bijvoorbeeld bij hosting van het DMS in de cloud), moet een verwerkersovereenkomst worden gesloten volgens art. 28 AVG.
In hoeverre moet de auditbestendigheid van een DMS worden aangetoond en hoe gebeurt dat?
De auditbestendigheid van een DMS is een centraal juridisch vereiste, met name om aan de bewijsplicht tegenover belastingautoriteiten en accountants te voldoen. Dit wordt aangetoond via interne controles, procesdocumentaties en eventueel onafhankelijke controles (bijvoorbeeld door een accountant of certificering volgens IDW PS 880 of ISO 15489). De procesdocumentatie moet in detail de gebruikte processen, technische maatregelen en verantwoordelijkheden voor het waarborgen van volledigheid, controleerbaarheid en onveranderbaarheid van opgeslagen informatie beschrijven. Bij belastingcontroles of rechtszaken dient deze documentatie als bewijs voor naleving van wettelijke vereisten.
Mogen documenten in een DMS in het buitenland worden opgeslagen?
Het opslaan van documenten in het buitenland is in principe toegestaan, mits wordt voldaan aan de wettelijke vereisten op het gebied van gegevensbescherming en belastingwetgeving. Bij persoonsgegevens moet in het bijzonder worden beoordeeld of de opslaglocatie binnen de EU/EER ligt, aangezien anders de bijzondere vereisten voor doorgifte naar derde landen volgens art. 44 e.v. AVG van toepassing zijn (bijvoorbeeld adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen). Fiscaal kan uitbesteding naar het buitenland eisen dat Duitse belastingautoriteiten te allen tijde toegang hebben tot de relevante documenten (§ 146 lid 2a AO). Daarnaast moeten eventuele sectorspecifieke bijzondere voorschriften in acht worden genomen. Ontoegankelijke of ontoereikende toegang kan in strijd zijn met fiscale voorschriften en als een administratieve overtreding worden bestraft.