Contractcontrole

Contractcontrole

De contractcontrole is een centraal onderdeel van het dagelijks werk van advocatenkantoren en omvat het systematisch onderzoeken en beoordelen van contracten. Het doel van contractcontrole is om de juridische, economische en feitelijke gevolgen van een contracts­tekst te identificeren, risico’s te minimaliseren en de belangen van de cliënt zo goed mogelijk te waarborgen. Contractcontrole komt voor bij zeer uiteenlopende opdrachten en rechtsgebieden, en wordt zowel toegepast bij het opstellen van nieuwe contracten als bij de controle van reeds bestaande contractdocumenten.

Definitie en indeling

Contractcontrole verwijst naar de gecontroleerde analyse van contracten om de inhoud, geldigheid en mogelijke rechtsgevolgen te beoordelen. Centraal staat daarbij de vraag of het contract juridisch correct is, of de overeengekomen rechten en plichten evenwichtig verdeeld zijn en of potentiële risico’s voldoende worden herkend en geadresseerd. Het is van groot belang voor zowel particulieren als bedrijven, omdat contracten dagelijkse en verstrekkende beslissingen juridisch waarborgen.

Belang en typische toepassingsgebieden in de dagelijkse praktijk van het kantoor

In de dagelijkse praktijk van een advocatenkantoor is contractcontrole een terugkerend aandachtsgebied. Deze is in verschillende situaties nodig, onder andere in de volgende toepassingsgebieden:

• Opstellen van contracten: Bij het opstellen van nieuwe contracten worden ontwerpen vooraf gecontroleerd en gedurende het proces voortdurend aangepast.
• Due-diligence-controles: In het kader van bedrijfs- of vastgoedtransacties worden contracten systematisch onderzocht op risico’s en onregelmatigheden.
• Geschillen in het kader van conflicten: Voorafgaand aan en tijdens gerechtelijke of buitengerechtelijke procedures wordt nagegaan welke rechten en plichten uit contracten voortvloeien.
• Standaardcontracten en individuele contracten: Zowel bij regelmatig terugkerende contractsoorten als bij individueel onderhandelde overeenkomsten wordt een controle uitgevoerd.
• Voortdurende bewaking van contractrelaties: In bestaande contractrelaties worden termijnen, opzeggingsrechten, prijswijzigingsclausules en overige voorwaarden doorlopend gecontroleerd.

Processen, procedures en methoden

De contractcontrole verloopt in meerdere stappen en is gebaseerd op beproefde procedures. Doorgaans omvat de controle de volgende fasen:

Verzamelen en inzien

Eerst worden de relevante contractstukken en begeleidende documenten verzameld, gestructureerd en digitaal of op papier beschikbaar gesteld.

Eerste analyse

Tijdens een eerste doorlichting worden het type, de omvang, het doel en de partijen van het contract geïdentificeerd en worden de belangrijkste bepalingen vastgelegd.

Detailcontrole

De afzonderlijke contractbepalingen worden systematisch gecontroleerd op begrijpelijkheid, volledigheid en rechtmatigheid. Bijzondere aandacht gaat uit naar aansprakelijkheidsregelingen, omschrijving van prestaties, betalingsvoorwaarden, looptijden, opzeggingsmodaliteiten en bijzondere afspraken.

Risicobeoordeling

Geconstateerde onduidelijkheden of risico’s worden vastgelegd, beoordeeld en met de cliënt besproken. Hieronder vallen bijvoorbeeld nadelige bepalingen, onbedoelde verplichtingen of ontbrekende regelingen.

Afstemming en herziening

Indien van toepassing worden aanbevelingen voor aanpassing van het contract uitgebracht. Wijzigingen worden met de cliënt of de tegenpartij onderhandeld en de contractversie wordt dienovereenkomstig aangepast.

Opstellen van een advies of controleverslag

Tot slot wordt het resultaat van de contractcontrole samengevat. Dit kan in de vorm van een schriftelijke aantekening, een rapport of een checklist gebeuren.

Randvoorwaarden en standaarden

Contractcontrole is onderworpen aan bepaalde formele, organisatorische en technische randvoorwaarden:

• Zorgvuldigheidsnorm: Het uitgangspunt is om contracten met de vereiste zorgvuldigheid in de betreffende situatie te analyseren.
• Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming: Contracten bevatten vaak gevoelige informatie die vertrouwelijk moet worden behandeld. Het omgaan met persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de relevante wettelijke voorschriften.
• Technische ondersteuning: Digitale contractmanagementsystemen, documentanalyse-software of samenwerkingstools ondersteunen de gestructureerde controle en het beheer van contractdocumenten.
• Teamwerk en overleg: De contractcontrole vindt vaak plaats in nauwe samenwerking met collega’s van verschillende ervaringsniveaus. Vragen en afstemming zijn vaste onderdelen van het proces.
• Checklists en modellen: Gestandaardiseerde checklists helpen om alle relevante punten systematisch te controleren, ook wanneer ze individueel worden aangepast.
• Bewijsplichten: De documentatie van de controle-resultaten dient als bewijs van de correcte behandeling van de opdracht.

Praktische relevantie: omgaan met contractcontrole in het dagelijks werk

Juist voor beginnende professionals is contractcontrole een leergebied waarbij met toenemende praktijkervaring routine en zekerheid kunnen worden opgedaan. In de dagelijkse praktijk dient het volgende in acht te worden genomen:

• Zorgvuldige voorbereiding: Voor aanvang van de controle dient een goed begrip te worden opgedaan van het doel van het betreffende contract.
• Instructie en ondersteuning: De eerste contractcontrole vindt vaak plaats in nauwe afstemming met meer ervaren collega’s, die feedback geven of correcties voorstellen.
• Communicatie: Vragen dienen openlijk te worden besproken, bijvoorbeeld over de feiten, de betekenis van bepaalde bepalingen of bedrijfsspecifieke bijzonderheden.
• Prioritering: Aangezien niet alle bepalingen hetzelfde risico inhouden, is het nuttig om te weten welke bepalingen bijzonder relevant zijn.
• Schriftelijke vastlegging: Bevindingen, aanwijzingen en aanbevelingen worden vastgelegd in de vorm van notities, rapporten of e-mails.

Kansen en uitdagingen in de dagelijkse praktijk van het kantoor

Kansen

Contractcontrole biedt de mogelijkheid om cliënten effectief te beschermen tegen nadelen en risico’s. Daarnaast maakt het een veilige en evenwichtige vormgeving van contractuele relaties mogelijk en biedt het de basis voor duurzame cliëntrelaties. Medewerkers krijgen een afwisselend werkgebied met voortdurend nieuwe inhoud, contacten en ontwikkelingsmogelijkheden.

Uitdagingen

Tot de uitdagingen behoren complexe contractdocumenten die tijdrovende en nauwkeurige analyses vereisen, alsmede korte deadlines waarbinnen gewerkt moet worden. Nieuwe technische hulpmiddelen en veranderende juridische kaders vereisen doorlopende bijscholing. Bijzondere zorgvuldigheid bij de naleving van vertrouwelijkheid en gegevensbescherming is eveneens altijd geboden.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat wordt verstaan onder contractcontrole? De gestructureerde analyse en beoordeling van contractinhoud met betrekking tot juridische juistheid, begrijpelijkheid en risico’s.Wie houdt zich binnen het kantoor doorgaans bezig met contractcontroles? Meestal voeren medewerkers op verschillende ervarings­niveaus contractcontroles uit, vaak in teamverband of onder begeleiding van meer ervaren collega’s.Welke documenten worden bekeken bij een contractcontrole? In de regel het contractontwerp, nevenafspraken, bijlagen en eventueel andere begeleidende documenten.Welke hulpmiddelen worden gebruikt bij contractcontrole? Checklists, digitale contractmanagementsystemen en samenwerkings­platformen zijn gangbare hulpmiddelen.Hoe verloopt de communicatie met de cliënt bij vragen? Onduidelijke punten of aanbevolen wijzigingen worden persoonlijk, telefonisch of schriftelijk met de cliënten besproken.Welke competenties zijn bij contractcontrole bijzonder nuttig? Analytisch denken, nauwkeurigheid, communicatieve vaardigheden en een zeker omgaan met technische hulpmiddelen dragen wezenlijk bij aan het succes.

De contractcontrole is daarmee een belangrijk en veeleisend aandachtsgebied in de dagelijkse praktijk van het kantoor. Door zorgvuldig te werken, kan wezenlijk worden bijgedragen aan de zekerheid en het succes van contractuele relaties.

Veelgestelde vragen

Welke juridische risico’s kunnen ontstaan bij onvoldoende contractcontrole?

Een onvoldoende contractcontrole kan aanzienlijke juridische risico’s met zich meebrengen. Daaronder vallen onder meer het aangaan van nadelige of ongunstige verplichtingen die achteraf niet of slechts moeizaam gewijzigd kunnen worden. Ontbreekt een zorgvuldige controle, bestaat daarnaast het gevaar dat bepalingen worden gemist die eenzijdig in het voordeel van de tegenpartij zijn opgesteld, of dat wettelijke verboden en vormvereisten worden genegeerd, wat in het uiterste geval tot de nietigheid van het gehele contract kan leiden. Ook kan een gebrekkige regeling van belangrijke punten, zoals opzegtermijnen, aansprakelijkheidsbeperkingen of betalingsvoorwaarden, leiden tot langdurige en kostbare juridische geschillen. Zonder grondige controle worden ook het naleven van voorschriften inzake gegevensbescherming, concurrentieverboden of ‘salvatorische’ clausules vaak niet voldoende in aanmerking genomen, wat voor verdere juridische nadelen kan zorgen.

Wanneer moet een contract per se juridisch worden gecontroleerd?

Een juridische controle van contracten is met name vereist wanneer het hoge economische waarden of langdurige verplichtingen betreft. Dit geldt bijvoorbeeld voor koop-, arbeids-, huur- of vennootschapscontracten. Ook contracten met internationale aspecten, complexe financieringsafspraken of contracten waarbij wetswijzigingen te verwachten zijn, moeten juridisch worden gecontroleerd. Daarnaast is een juridische toetsing altijd aangewezen wanneer standaardformuleringen wezenlijke afwijkingen van de tegenpartij bevatten, het contractdoel onduidelijk is of moet worden gegarandeerd dat aan alle wettelijke voorschriften wordt voldaan. Ook korte of ogenschijnlijk eenvoudige contracten herbergen risico’s die door juridische controle kunnen worden vermeden.

Welke aspecten verdienen bijzondere aandacht bij juridische contractcontrole?

Bij juridische contractcontrole moeten tal van aspecten in acht worden genomen. In de eerste plaats onder meer de formele rechtsgeldigheid en effectiviteit van het contract, inclusief het naleven van eventuele schriftelijkheidsvereisten of de beoordeling van instemmings- en vertegenwoordigingsregels. Inhoudelijk moeten alle contractpartijen eenduidig zijn genoemd en het contractobject nauwkeurig worden omschreven. Speciale aandacht geldt de risicoverdeling, aansprakelijkheidsregelingen, contractduur, opzeggingsmodaliteiten, forumkeuze, en de bepalingen rond verzuim en boetes. Clausules die van de wet afwijken of waarvan de betekenis onduidelijk is, moeten grondig juridisch worden getoetst. Eveneens moet worden gecontroleerd of bijzondere informatieverplichtingen, zoals bij consumententransacties, worden nageleefd.

Welke rol spelen individuele contractclausules tegenover wettelijke voorschriften?

Individuele contractclausules kunnen wettelijke voorschriften in principe uitsluiten of wijzigen, zolang deze geen dwingend recht betreffen. Dat betekent dat contractpartijen binnen de contractvrijheid van wettelijke bepalingen kunnen afwijken, maar ze moeten echter wel dwingende regels (zoals die uit het arbeids-, huur- of consumentenrecht) en het AGB-recht in acht nemen. Bij contractcontrole moet worden geanalyseerd of en in hoeverre bepalingen afwijken van de wettelijke regeling en of deze juridisch toelaatbaar en effectief zijn. Met name moeten bepalingen transparant, begrijpelijk en niet verrassend zijn en mogen ze geen ongerechtvaardigd nadeel voor een partij opleveren.

Wat zijn de juridische gevolgen van een nietige contractclausule?

Blijkt bij contractcontrole dat een bepaling nietig is, blijft in principe de rest van het contract geldig volgens het zogenoemde “scheidings- en behoudsprincipe”, tenzij er sprake is van algehele nietigheid. De betreffende nietige bepaling wordt, indien aanwezig, vervangen door de desbetreffende wettelijke regeling (“geldigheidsbehoudende reductie”). Ontbreekt zo’n regeling, dan kan een aanvullende contractuitleg nodig zijn. In sommige gevallen kan de nietigheid van afzonderlijke bepalingen echter leiden tot de nietigheid van het hele contract, vooral wanneer de bedoeling van partijen wezenlijk is aangetast. Het is daarom van groot belang contracten te voorzien van een zogenoemde ‘salvatorische’ clausule, ook al biedt dit geen absolute juridische garantie.

Wat is het belang van forumkeuzeclausules in contracten?

Forumkeuzeclausules bepalen welk gerecht in geval van geschil bevoegd is en zijn vooral van groot belang bij contracten met een bovenregionaal of internationaal karakter. Ze maken het partijen mogelijk om geschillen op een vooraf afgesproken locatie uit te vechten en voorkomen onzekerheden over de bevoegdheid van de rechter. Bij contractcontrole moet worden nagegaan of dergelijke bepalingen rechtsgeldig en toelaatbaar zijn overeengekomen, omdat in sommige rechtsgebieden, zoals arbeidsrecht of consumentenbescherming, dwingende forumclausules gelden. Internationaal moet bovendien worden beoordeeld of de bepaling in overeenstemming is met de toepasselijke regelgeving, zoals de Brussel-Ia-Verordening.

Hoe dienen aansprakelijkheidsbeperkingen juridisch te worden vormgegeven?

Aansprakelijkheidsbeperkingen dienen bij contractcontrole met bijzondere zorg te worden beoordeeld. Ze mogen niet strijdig zijn met dwingende wettelijke bepalingen – met name zijn beperkingen van aansprakelijkheid voor opzet en grove nalatigheid doorgaans ongeldig. Ook op het gebied van algemene voorwaarden (AV) gelden bijzondere restricties: een onredelijk nadeel voor de contractpartner kan tot nietigheid van de bepaling leiden. Zeker bij contracten met consumenten zijn aansprakelijkheidsbeperkingen ontoelaatbaar die aansprakelijkheid voor lichamelijk letsel of gezondheidsschade willen uitsluiten. Een juridisch geldige formulering vereist daarom een gedifferentieerde omschrijving, die aard, omvang en hoogte van de beperking duidelijk regelt en dwingend recht in acht neemt.