Compliance-controle
Definitie en classificatie
De compliance-controle is een systematische procedure om te verifiëren of interne en externe regels, richtlijnen en ethische principes binnen een organisatie worden nageleefd. De term “compliance” omvat hierbij de naleving van wettelijke voorschriften, contractuele verplichtingen en interne bedrijfsrichtlijnen en gedragsnormen. In de context van een advocatenkantoor is het doel van de compliance-controle om risico’s voor dossiers, de organisatie en medewerkers te identificeren en overtredingen van geldende regelgeving vroegtijdig te voorkomen.
Rol binnen de dagelijkse praktijk: betekenis en typische toepassingsgebieden
In de dagelijkse praktijk van een advocatenkantoor speelt de compliance-controle een centrale rol. Zij dient ter bescherming van de organisatie en haar dossiers tegen juridische, economische en reputatierisico’s. Tot de meest voorkomende toepassingsgebieden behoren:
- Controle bij de aanname van nieuwe dossiers (dossieracceptatiecontrole)
- Toetsing op belangenconflicten
- Controle op naleving van privacyregels
- Naleving van voorschriften uit het beroepsrecht
- Implementatie en toezicht op interne richtlijnen (bijv. ter voorkoming van witwassen)
De compliance-controle is niet beperkt tot grotere organisaties, maar speelt een belangrijke rol in kantoren van elke omvang.
Processen, procedures of methoden
Dossieracceptatie en toetsing van belangenconflicten
Voordat een nieuw dossier wordt gestart, vindt doorgaans een compliance-controle plaats. Hierbij wordt nagegaan of het dossier in overeenstemming is met interne en wettelijke richtlijnen. Een centraal onderdeel is de toetsing op belangenconflicten. Daarbij wordt nagegaan of bestaande dossiers of relaties met andere partijen mogelijk in strijd zijn met de nieuwe opdracht.
Anti-witwascontrole
Vooral bij bepaalde dossiers, zoals bij transacties, is het controleren op mogelijke witwaspraktijken verplicht. Daarbij worden identiteitsgegevens van cliënten verzameld en gedocumenteerd. Signalen van verdachte activiteiten worden behandeld volgens de wettelijke voorschriften.
Privacycontrole
Het bewaren en verwerken van gevoelige gegevens is onderworpen aan strikte regelgeving. Een onderdeel van de compliance-controle is het controleren of gegevensverwerkingsprocessen voldoen aan de richtlijnen.
Overige controles
Afhankelijk van het soort dossier en de kantoorstructuur kunnen ook andere gebieden, zoals sanctielijstcontroles, anti-corruptiemaatregelen of duurzaamheidsrichtlijnen, onderdeel zijn van de compliance-controle.
Randvoorwaarden en standaarden
Organisatorische richtlijnen
Advocatenkantoren stellen interne richtlijnen en processen vast die als basis dienen voor compliance-controles. Vaak zijn hiervoor speciale handleidingen, checklists of digitale tools beschikbaar die gestandaardiseerde processen mogelijk maken. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering kan worden toegewezen aan vastgestelde medewerkers.
Technische tools
Ter ondersteuning van de compliance-controle worden steeds meer digitale oplossingen ingezet. Typische voorbeelden zijn:
- Databanksystemen voor het controleren van dossieracceptatie en belangenconflicten
- Elektronische workflows voor de documentatie van de controletappen
- Tools ter voorkoming van witwassen en toezicht op sanctielijsten
Gebruikelijke werkwijzen
Gestandaardiseerde processen ondersteunen de naleving van termijnen en een volledige documentatie. De resultaten van de compliance-controle worden doorgaans schriftelijk of digitaal vastgelegd en gearchiveerd.
Praktijktoepassing: omgaan binnen de dagelijkse praktijk
De compliance-controle behoort tot de vaste procedures binnen het dossierbeheer en is vaak een verplicht onderdeel van de dossieracceptatie. Medewerkers leren welke controletappen in welke situatie vereist zijn en gebruiken sjablonen, checklists of digitale toepassingen voor de uitvoering.
In de praktijk betekent dit dat voorafgaand aan de aanname of behandeling van een opdracht gericht bepaalde gegevens en informatie worden opgevraagd. In de loop van het dossier kunnen bovendien verdere controles nodig zijn, bijvoorbeeld als er nieuwe feiten opduiken of als nieuwe wettelijke voorschriften van kracht worden.
Ook bij de selectie en scholing van medewerkers is het onderwerp actueel: regelmatige instructies en trainingen zorgen ervoor dat alle betrokkenen overtredingen herkennen en kunnen vermijden.
Kansen en uitdagingen in de dagelijkse praktijk
Kansen
- Risicominimalisatie: Compliance-controles zorgen ervoor dat risico’s vroegtijdig worden herkend en dat de naleving van wetten en standaarden aantoonbaar is.
- Vertrouwen opbouwen: Dankzij gestructureerde processen wordt het vertrouwen van cliënten, zakenpartners en overheden versterkt.
- Efficiëntieverbetering: Gestandaardiseerde processen en technische hulpmiddelen vereenvoudigen de uitvoering en documentatie van de controles.
Uitdagingen
- Complexiteit: Het grote aantal regels en voortdurende wijzigingen kan het uitvoeren van controles complex maken.
- Tijdbeslag: Zorgvuldige controles kosten tijd, wat bij krappe deadlines een uitdaging kan zijn.
- Bijscholing: Voortdurende wijzigingen vereisen regelmatige informatieverstrekking en scholing van alle medewerkers.
Veelgestelde vragen
Wat is het doel van een compliance-controle? De controle is bedoeld om mogelijke wettelijke overtredingen, belangenconflicten en andere risico’s vroegtijdig te herkennen en te voorkomen.Welke informatie wordt gecontroleerd bij een compliance-controle? Doorgaans worden persoonsgegevens en dossiergerelateerde gegevens, relaties met bestaande cliënten en branche-specifieke regelgeving en sanctielijsten gecontroleerd.Wie is verantwoordelijk voor de compliance-controle? De verantwoordelijkheid ligt meestal bij aangewezen medewerkers binnen de organisatie. Vaak zijn meerdere personen bij het proces betrokken, vooral bij de dossieracceptatie.Wanneer vindt een compliance-controle plaats? Een controle vindt vooral plaats bij de aanname van nieuwe dossiers, maar ook in de loop van een dossier wanneer de feiten veranderen of nieuwe informatie beschikbaar komt.Waarom is compliance-controle ook relevant voor starters? Al tijdens de inwerkperiode maken nieuwe medewerkers kennis met de processen, omdat de controle tot het dagelijkse werk behoort en een belangrijke voorwaarde is voor een veilige en conforme omgang met dossiers.Hoe kan ik mij voorbereiden op compliance-controles? Een zorgvuldige inwerking, het bestuderen van interne handleidingen en het gebruik van digitale tools en regelmatige bijscholing helpen om de relevante processen goed te beheersen.
Veelgestelde vragen
Wie is wettelijk verplicht tot het uitvoeren van een compliance-controle?
De verplichting tot het uitvoeren van een compliance-controle volgt in Duitsland primair uit verschillende wettelijke regelingen, die afhankelijk zijn van de bedrijfsvorm, de branche en de grootte van het bedrijf. Met name de Wet ter voorkoming van witwassen (GwG), de Aktiengesetz (AktG), het Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG), de Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) evenals de Kreditwesengesetz (KWG) bevatten voorschriften die bedrijven, banken, verzekeringen en andere rechtspersonen verplichten om passende maatregelen voor rechtmatige bedrijfsvoering te treffen. De compliance-controle speelt hierin een centrale rol, omdat daarmee de naleving van wettelijke en regelgevende voorschriften systematisch wordt gecontroleerd en vastgelegd. Niet-uitvoering kan leiden tot hoge boetes, strafrechtelijke gevolgen voor het bedrijfsmanagement en schadeclaims.
Welke wettelijke verplichtingen bestaan omtrent de documentatie van compliance-controles?
Voor de documentatie van compliance-controles geldt een wettelijke plicht, die bijvoorbeeld voortvloeit uit het Handelsgesetzbuch (HGB), het GwG en branchespecifieke wetten. Volgens § 257 HGB en § 8 GwG moeten bedrijfsdocumenten, controleverslagen en bewijzen van compliance-maatregelen gedurende een wettelijk bepaalde periode – doorgaans zes tot tien jaar – worden bewaard. De documentatie dient als bewijs voor toezichthouders, rechtbanken en interne en externe controleurs omtrent de naleving van de wettelijke vereisten. Vooral relevant is daarbij de traceerbaarheid van de controleprocessen, genomen maatregelen, vastgestelde overtredingen en hun oplossing, om in geval van controle of geschil een sluitend bewijs te kunnen leveren.
Welke gevolgen dreigen er vanuit juridisch oogpunt bij gebrekkige of ontbrekende compliance-controle?
Indien compliance-controles gebrekkig worden uitgevoerd of geheel achterwege blijven, dreigen aanzienlijke juridische consequenties voor het bedrijf en haar verantwoordelijken. Deze reiken van toezichtmaatregelen tot hoge geldboetes en zelfs strafrechtelijke vervolging van het management volgens §§ 130, 30 OWiG (Wet op bestuursrechtelijke overtredingen) of zelfs § 266 StGB (verduistering). Bovendien kan bij nalatigheid al civielrechtelijke aansprakelijkheid ontstaan, bijvoorbeeld in de vorm van schadeclaims door benadeelde derden. Met name internationaal straf- en burgerlijk recht is relevant, bijvoorbeeld bij schendingen van sancties of embargo’s, waarbij ook aanzienlijke reputatieschade voor het bedrijf kan ontstaan.
Hoe vaak dienen compliance-controles volgens geldende wetten uitgevoerd te worden?
De frequentie van compliance-controles hangt sterk af van de specifieke wettelijke vereisten en het risicoprofiel van het bedrijf. Terwijl de GwG bijvoorbeeld een passende en risicogerichte controle voorschrijft, eisen andere wetgevingen periodieke, minimaal jaarlijkse controles (bijvoorbeeld in de bankensector volgens MaRisk en KWG). Bij belangrijke gebeurtenissen – zoals fusies, overnames, vaststelling van bijzondere risico’s, vermoeden van overtredingen – kunnen extra controles nodig zijn. De exacte frequentie moet daarom worden bepaald aan de hand van de wetgeving, de eigen risicobeoordeling en eventueel in overleg met de toezichthoudende autoriteiten, en moet worden vastgelegd.
In hoeverre zijn externe dienstverleners juridisch toelaatbaar bij compliance-controle?
Het inschakelen van externe dienstverleners zoals accountants- of advocatenkantoren voor het uitvoeren of begeleiden van compliance-controles is in principe wettelijk toegestaan en vaak zelfs aan te bevelen om specialistische kennis en onafhankelijkheid te waarborgen. Niettemin blijft de juridische verantwoordelijkheid voor de uitvoering, en in het bijzonder voor de correcte implementatie en opvolging van controlebevindingen, altijd bij het bedrijf of het management zelf liggen. Er moet met name op worden gelet dat contractuele bepalingen, bijvoorbeeld omtrent privacy (AVG), geheimhouding en instructierechten, duidelijk zijn geregeld. Juridisch problematisch kan het inschakelen van externe dienstverleners worden als wettelijke controleplichten expliciet aan een orgaan van het bedrijf of bepaalde interne functies zijn voorbehouden.
Welke rol spelen toezichthoudende autoriteiten bij het toezicht op compliance-controles?
Toezichthoudende autoriteiten zoals de Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), het Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) of de bevoegde regionale privacy-autoriteiten beschikken over uitgebreide bevoegdheden om de uitvoering en documentatie van compliance-controles te controleren. Zij kunnen om inzage vragen in controleverslagen, interne richtlijnen en bewijzen, controles uitvoeren op locatie en bij vastgestelde overtredingen maatregelen nemen of boetes opleggen. In sommige sectoren zijn ook regelmatige rapportages aan de toezichthouders verplicht. Samenwerking met de autoriteiten en nauwkeurige, controleerbare documentatie van alle compliance-maatregelen is daarom van essentieel belang om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen.