Reisekostnader i referendariatet: Rettslige grunnlag og særegenheter
Definisjon og anvendelsesområde
Begrepet Reisekostnader i referendariatet omfatter alle utgifter som referendarer pådrar seg i forbindelse med sine obligatoriske opplæringsplasser og tjenesteoppdrag utenfor sin faste tjenestestasjon. Referendariatet, for eksempel i juridiske, pedagogiske eller andre offentligrettslig organiserte forberedende tjenester, krever jevnlig arbeid ved ulike opplæringssteder, og derfor er regler og refusjon av reisekostnader av stor praktisk betydning.
Rettslige grunnlag for refusjon av reisekostnader i referendariatet
Lovfestede bestemmelser
De rettslige grunnlagene for refusjon av reisekostnader i referendariatet er i Tyskland i utgangspunktet fastsatt i Bundesreisekostengesetz (BRKG) for forbundet og de respektive Landesreisekostengesetze (LRKG) for delstatene. Reglene angir under hvilke vilkår og i hvilket omfang reisekostnader påløper og blir refundert.
- Bundesreisekostengesetz (BRKG): BRKG gjelder for referendariater i føderal tjeneste, for eksempel i høyere utenrikstjeneste. Den regulerer refusjon av reiseutgifter, veisats per kilometer, dagpenger, overnattingskostnader og tilleggsutgifter.
- Landesreisekostengesetze (LRKG): For de fleste referendariater (for eksempel lærer-, forvaltnings- og juridisk referendariat) gjelder de respektive delstatslovene, som som regel følger BRKG tett.
I tillegg til lovbestemte regler finnes opplærings- og eksamensforskrifter, som kan inneholde særskilte bestemmelser for referendariatet.
Prinsippet om omsorgsplikt
Refusjon av reisekostnader er et uttrykk for statens omsorgsplikt overfor referendarer, ettersom de etter ordre fra arbeidsgiveren må oppsøke ulike opplæringssteder.
Beredtigede og vilkår
Statusrettslig rammeverk
Som hovedregel er referendarer embetsmenn på prøve eller personer i et offentligrettslig opplæringsforhold. Retten til refusjon av reisekostnader forutsetter at reisen er et tjenesteoppdrag, som er blitt beordret eller godkjent av arbeidsgiveren.
Tjenesteoppdrag og opplæringsplasser
Følgende reiser regnes som refusjonsberettigede:
- Reiser til opplæringsplasser (f.eks. domstoler, forvaltningsorganer, skoler)
- Tjenestereiser til eksterne opplæringsveiledere eller advokatkontorer (særlig i det juridiske referendariatet)
- Tjenesteutløste kurs eller eksamener
Vanligvis er reiser mellom bosted og stamstasjon («første arbeidssted») i forbindelse med daglig pendling ikke refusjonsberettiget. Dette utgjør en vesentlig forskjell sammenlignet med behandlingen av tjenestereiser og faste pendlerstrekninger til arbeidsplassen.
Typer reisekostnader og refusjon av disse
Reisekostnader
Normalt refunderes nødvendige og faktisk påløpte reisekostnader. Dette kan inkludere bruk av offentlig transport (2. klasse) eller, dersom godkjenning er gitt, veigodtgjørelse for bruk av privat bil.
Veigodtgjørelse
Reiser man med privat bil, gis godtgjørelsen etter lovfestede kilometerpriser, som varierer avhengig av delstat og bruk (alene eller med kollegaer som passasjerer).
Dag- og overnattingspenger
Ved opphold over flere dager utenfor tjenestestedet kan man ha krav på dagpenger og overnattingskostnader. Beløp og godkjenning er lovregulert; egen kost eller gratis overnatting fører som regel til redusert utbetaling.
Tilleggskostnader
Tilleggskostnader omfatter for eksempel parkeringsavgifter, bagasjetransport eller nødvendige innkjøp i forbindelse med tjenestereisen.
Fremgangsmåte for å kreve reisekostnader
Søknadsprosess og frister
Referendarer må som hovedregel kreve reisekostnader snarest mulig etter avsluttet reise. Mange delstater har en reklamasjonsfrist på seks måneder. Søknaden må sendes inn til ansvarlig opplærings- eller tjenestested, sammen med nødvendige bilag (billetter, kvitteringer, bevis på tjenestereisen).
Godkjenning og utbetaling
Etter at vilkårene er kontrollert, skjer godkjenning og refusjon fra tjenestestedet. Uklare forhold kan medføre forespørsler eller dokumentasjonskrav.
Særregler og tvistesaker
Pendlerfradrag og skattemessig behandling
Mens vanlige reiser mellom bolig og første arbeidssted kun kan føres fradragsmessig under avstandsfradraget, er refunderte reisekostnader for tjenestereiser i utgangspunktet skattefrie.
Bytte av opplæringsplass
Ved et fullført bytte av opplæringsplass (f.eks. flytting til et opplæringssted utenfor bostedet) kan også flyttegodtgjørelse vurderes, forutsatt at dette er pålagt av myndighetene.
Vanlige tvistetemaer
- Godkjenning av et bestemt sted som tjenestereisested
- Tillatelse til bruk av privat bil
- Størrelse og rimelighet av kostnader/bevis
Ved uenighet kan spørsmålet prøves i en forvaltningsrettslig klageprosess.
Konklusjon
Reisekostnader i referendariatet utgjør et komplekst rettsområde, hvor detaljene styres av føderal eller delstatlig rett samt de relevante opplæringsforskriftene. Omfang og forutsetninger for refusjon fastsettes klart i regelverket, men krever likevel grundig individuell vurdering på grunn av de mange mulige opplæringsstedene og sakene som oppstår. Rettidig krav fra referendaren er like viktig som å overholde krav om dokumentasjon og frister.
Ofte stilte spørsmål
Hvem har rett til refusjon av reisekostnader i referendariatet?
I referendariatet har i utgangspunktet referendarer krav på refusjon, forutsatt at de må foreta tjenestereiser som ledd i sin utdanning. Som tjenestereiser regnes særlig de reisene opplæringsforskriften pålegger til opplæringssteder, møter eller eksterne plasser utenfor det vanlige hovedtjenestestedet. Kravet gjelder særlig for reiser som er beordret eller godkjent tjenstlig. Private reiser – for eksempel mellom bolig og opplæringssted i hverdagen – samt frivillig utveksling uten tjenesteplikt, er derimot ikke refusjonsberettiget. Det må bemerkes at retten vanligvis er direkte knyttet til ordren fra den ansvarlige utdanningsmyndigheten eller domstolen; egenmektige reiser uten forhåndsgodkjenning er derfor unntatt fra refusjon. Søknad etter retningslinjene for det relevante Landesreisekostengesetz er obligatorisk.
Hvilke kostnadstyper anses som refusjonsberettiget og hvilke dokumentasjonskrav gjelder?
De reisekostnader som vanligvis kan refunderes, omfatter reiseutgifter, nødvendige overnattingskostnader, dag- eller kostpenger og, der det er relevant, utgifter til nødvendige tilleggskostnader som parkeringsavgift eller tjenestebetinget bagasjeavgift. Reiseutgifter refunderes som hovedregel tilsvarende offentlig transport (f.eks. tog, buss, eventuelt andre klasse hos Deutsche Bahn). Bruk av privat bil er bare refusjonsberettiget ved forhåndsgodkjenning, og da med kilometergodtgjørelse og nødvendige bilag – som kjørebok, bensinkvittering og selve godkjenningen. For overnatting må faktiske utgifter dokumenteres med kvittering (f.eks. hotellregning); utgifter til servering eller andre private utgifter er ikke refusjonsberettiget. Reisekostnadskrav forutsetter alltid komplett dokumentasjon og rettidig innsending. Manglende dokumentasjon eller fristoverskridelser fører som oftest til avslag på refusjon.
I hvilket omfang foreligger rett til veigodtgjørelse ved bruk av privat kjøretøy?
Veigodtgjørelse er en standardisert refusjon som gis etter søknad ved bruk av privat transportmiddel, særlig egen bil eller sykkel, forutsatt at dette er godkjent av myndighetene og var tjenstlig nødvendig. Beløpet er definert i gjeldende Landesreisekostengesetz og fastsettes vanligvis til et visst beløp per kilometer (for eksempel 0,30 € per kilometer for bil). Det gis ikke egen refusjon for f.eks. drivstoff eller service. Betingelsen er at det ikke fantes tilgjengelige tjenestebiler eller offentlig transport, eller at bruken ikke var mulig innen rimelig tid og kostnad. Søknaden må vedlegges dokumentasjon på reiserute og antall kjørte kilometer, ofte supplert med godkjenning fra arbeidsstedet.
Hvilke frister må overholdes ved krav om reisekostnader i referendariatet?
I alle delstater gjelder en lovfestet frist for krav om reisekostnader, som vanligvis er 3 til 6 måneder etter avsluttet tjenestereise, med mindre lokale forskrifter fastsetter kortere frister. Etter denne fristen kan krav som hovedregel ikke lenger fremsettes. Det er referendarens ansvar å sende inn fullstendig søknad i tide, med alle nødvendige dokumenter og bilag, til ansvarlig myndighet. Fristoverskridelser kan bare i spesielt begrunnede unntakstilfeller godtas (f.eks. ved dokumentert force majeure).
Finnes det grenser for hvor høye reisekostnader som kan refunderes under referendariatet?
Refusjon av reisekostnader i referendariatet er både for hver enkelt kostnadstype og samlet omfang begrenset til lovbestemte maksimumssatser i det aktuelle delstatlige regelverket. Disse fastsetter for eksempel maksimalbeløp for overnatting, kostpenger eller reise per dag og per reise. Overskridelser blir normalt ikke refundert, med mindre de unntaksvis begrunnes i tjenstlige behov eller spesielle omstendigheter som er forhåndsgodkjent. Egenbetaling, som følge av frivillig valg av høyere komfort (første klasse, enkeltrom i stedet for dobbeltrom) eller private omveier, må alltid betales av den enkelte.
Hvordan vurderes avstanden mellom bolig og opplæringssted rettslig?
Avstanden mellom bolig og opplæringssted er relevant etter reisekostnadsreglene når det skal avgjøres om det er en tjenestereise eller bare en vanlig arbeidsvei. Avgørende er normalt det såkalte «første arbeidssted» (også kalt stamstasjon). Reiser til denne opplæringsplassen regnes ikke som tjenestereiser og gir derfor ikke rett til refusjon, men faller inn under ordinære pendlerutgifter. Bare reiser som går utover dette første arbeidsstedet (f.eks. til eksterne stasjoner, domstoler andre steder eller til flerdagers kurssteder) klassifiseres som refusjonsberettigede tjenestereiser. Dette krever bevis på tjenstlig nødvendighet og – hvor det avviker fra normen – tydelig pålegg om reisen fra ansvarlig opplæringsleder.