Pitch Book

Pitch Book

Definisjon og klassifisering av begrepet Pitch Book

Et Pitch Book er et strukturert presentasjonsmateriale som brukes av et advokatkontor for å introdusere seg for potensielle klienter eller eksisterende oppdragsgivere. Målet med et Pitch Book er å overbevisende presentere firmaets kompetanse, erfaring og egnethet for et konkret oppdrag eller rådgivningsprosjekt. Begrepet kommer opprinnelig fra bedriftsrådgivning og investeringsbanker, men benyttes i økende grad også innen juridisk virksomhet.

Kjernen av et Pitch Book er presentasjonen av firmaet, teamet, relevante fagområder, samt eksempler på vellykkede prosjekter. Begrepene «presentasjon», «tilbudsdokumentasjon» eller «mandatpresentasjon» brukes delvis synonymt, men et Pitch Book omfatter vanligvis en strukturert, ofte digitalt utarbeidet presentasjon.

Rolle i advokatkontorets hverdag: Betydning og typiske bruksområder

Pitch Books spiller en sentral rolle i organiseringen av et advokatkontors oppdragsanskaffelse. De lages vanligvis når et kontor inviteres til å delta i en utvelgelsesprosess – for eksempel ved såkalte «beauty contests», konkurransepresentasjoner eller når interessenter spesifikt ber om et tilbud.

Typiske bruksområder for Pitch Books er:

• Presentasjon ved førstegangskontakt med potensielle klienter,
• Presentasjoner ved anbud eller utvelgelsesprosesser (pitches),
• Gjennomføring av informasjonsarrangementer eller messer,
• Bistand ved workshops eller strategimøter med oppdragsgivere,
• Tilby konkrete rådgivningstilbud for krevende, komplekse problemstillinger.

Prosesser, arbeidsflyt og metoder

Utarbeidelse av et Pitch Book

Prosessen starter vanligvis med en strukturert forespørsel – enten fra eksterne interessenter eller gjennom en intern beslutning om å delta i en utvelgelsesprosess. Deretter samles all nødvendig informasjon og materiale:

1. Briefing og analyse: Avklaring av krav, målsetting og innhold. Her kartlegges forventningene og bakgrunnen for det potensielle oppdraget.
2. Undersøkelser: Fremstilling av relevante referanseprosjekter, presentasjon av teamet og oppsummering av kompetanser som er essensielle for oppdraget.
3. Faglig utarbeidelse: Strukturering av presentasjonen i ulike kapitler, for eksempel firmaprofil, rådgivningskonsept, erfaring og tilnærmingsmåte.
4. Design: Visuell utarbeidelse, layout og integrering av grafikk, organisasjonskart eller tidslinjer.
5. Intern koordinering: Involverte medarbeidere, særlig de som senere skal følge opp oppdraget, gjennomgår materialet og bidrar med tillegg.
6. Godkjenning og utsendelse: Etter endelig koordinering sendes Pitch Book digitalt eller i trykt form til interessentene, eller presenteres i et møte.

Presentasjonsmetoder

Pitch Books kan utformes som dokumenter (f.eks. PDF) eller som lysbildeserier (f.eks. PowerPoint). Det brukes ofte digitale verktøy for å integrere elementer som videoer, interaktive grafikker eller casestudier.

Rammebetingelser og standarder

Pitch Books følger en klar struktur med en rekke organisatoriske og tekniske retningslinjer:

• Bedriftsdesign: Den visuelle utformingen følger firmaets retningslinjer for å sikre en enhetlig profil utad.
• Konfidensialitet: Personopplysninger og prosjektspesifikke data skal bare brukes etter godkjenning og i henhold til gjeldende personvernregler.
• Databaser og kunnskapsforvaltning: For effektiv produksjon bruker firmaene ofte sentrale databaser med standardtekster, referanser, teammedlemmers biografier og suksesshistorier.
• Kvalitetssikring: En sluttlig språkvask, korrektur fra ulike medarbeidere og ensartet terminologi er faste deler av prosessen.

Praktisk relevans: Hverdagen med Pitch Books

For medarbeidere innebærer deltakelse i arbeidet med et Pitch Book at man må bruke både kommunikative og organisatoriske ferdigheter. Oppgaver kan for eksempel være å samle prosjektdokumentasjon, avstemme presentasjonsopplegget med kolleger fra ulike team, og målrettet synliggjøre individuelle kompetanser.

I praksis utarbeides Pitch Books ofte under tidspress. Systematisk forarbeid – å opprette og vedlikeholde standardinnhold – er derfor viktig for å kunne håndtere korte frister på en pålitelig og effektiv måte. Spesielt for nyutdannede gir arbeidet med Pitch Books mulighet til å få oversikt over oppdrag, bygge nettverk internt i firmaet og bidra aktivt til ekstern profilering.

Muligheter og utfordringer i advokatkontorets hverdag

Muligheter:

• Pitch Books gir en mulighet til å fremheve firmaets styrker og særtrekk på en målrettet måte.
• Arbeid med Pitch Books fremmer samarbeid på tvers av ulike team og gir innsikt i forskjellige faglige hovedområder.
• Ved å bruke Pitch Books kan unge medarbeidere tidlig ta ansvar og bli involvert direkte i anskaffelsesprosesser.
• Kontinuerlig oppdatering og digitalisering gir mer effektive arbeidsprosesser og styrker firmaets profil utad.

Utfordringer:

• Utarbeidelsen krever ofte rask koordinering og effektiv samordning mellom flere involverte.
• Vedlikehold av oppdaterte og relevante referanser, samt sikring av enhetlig ekstern presentasjon, er tidkrevende.
• Etterlevelse av personvernregler og kontroll av sensitivt innhold krever grundighet og nøyaktig oppfølging.
• Presentasjon for potensielle klienter forutsetter høy kommunikasjonskompetanse.

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Hva brukes et Pitch Book til i et advokatfirma? Pitch Books brukes til å presentere firmaet, spesielt i forbindelse med utvelgelsesprosesser, rådgivningstilbud eller ved anskaffelse av nye oppdrag.Hvem er involvert i utarbeidelsen av et Pitch Book? Vanligvis samarbeider flere medarbeidere: det ansvarlige teamet for det aktuelle oppdraget, markedsføring eller forretningsutvikling samt eventuelt sekretariat og intern IT-avdeling.Hvor lang tid tar det å lage et Pitch Book? Avhengig av omfang og kompleksitet kan det ta fra noen dager til flere uker. God forberedelse og vedlikeholdte databaser forkorter prosessen betydelig.Hvor ofte brukes Pitch Books i advokatfirmaers hverdag? Dette avhenger av firmaets størrelse og profil. Større firmaer lager regelmessig Pitch Books, særlig til komplekse anbud eller store oppdrag.Hvilke kompetanser er nyttige ved arbeid med Pitch Books? Analytisk tenkning, strukturert arbeidsmetode, grundig informasjonsinnhenting samt team- og kommunikasjonsevner er en fordel.Hvordan kan man som nyutdannet bli involvert i arbeid med Pitch Books? Unge medarbeidere påtar seg ofte arbeidsoppgaver som undersøkelser, sammenstilling av dokumenter og tilrettelegging av presentasjonsinnhold, og kan trinnvis få økt ansvar.

Ofte stilte spørsmål

Hvem er rettslig opphaver til et Pitch Book?

Opphavsretten til et Pitch Book ligger i utgangspunktet hos den personen eller institusjonen som har laget Pitch Book, altså forfatteren eller arbeidsgiver, dersom verket er utarbeidet som del av et arbeidsforhold (§ 7 UrhG). Ved utarbeidelse av flere personer (f.eks. et team i en investeringsbank) kan det foreligge medopphavsrett. Overføring av bruksrettigheter til deler av innholdet (for eksempel ved bruk av lisensierte bilder eller diagrammer) må vurderes særskilt. Pitch Book som helhet er vanligvis opphavsrettslig beskyttet, forutsatt at det oppfyller kravene til verkshøyde/kreativitet. Ved bruk av tredjepartsinnhold må det vurderes om det kreves opphaverens samtykke eller om det er adgang til bruk (f.eks. sitatrett).

Hvilke juridiske risikoer finnes ved utsendelse av Pitch Books til potensielle investorer eller klienter?

Utsendelse av et Pitch Book medfører ulike juridiske risikoer. Det kan for eksempel innebære brudd på konfidensialitetsforpliktelser, særlig dersom konfidensiell informasjon om målbedriften eller tredjepart er inkludert uten tillatelse. Også konkurranserettslige problemer kan oppstå, for eksempel ved utlevering av forretningshemmeligheter etter § 6 UWG, eller ved målrettet rekruttering av forretningspartnere. Det må også sikres at personvernkrav (GDPR) overholdes hvis personopplysninger inngår. Dersom eksterne parter som rådgivere, analytikere eller samarbeidspartnere involveres, kan også overføring til disse kreve juridisk vurdering for å sikre overholdelse av NDAs (Non-Disclosure Agreements) eller andre konfidensialitetsklausuler.

Hvilke særlige konfidensialitetsplikter gjelder i forbindelse med Pitch Books?

Pitch Books inneholder som regel virksomhetsspesifikke og delvis konfidensielle opplysninger, og medfører derfor både interne og eksterne konfidensialitetsplikter. Internt er ansatte bundet av arbeidsavtale og eventuelt særskilte NDAer til taushet. Ved eksternt videreformidling, f.eks. til investorer, banker eller potensielle kjøpere, må det sikres at de også forplikter seg til konfidensialitet (for eksempel gjennom Confidentiality Agreements). Brudd på slike plikter kan føre til sivilrettslige erstatningskrav og i enkelte tilfeller også strafferettslige konsekvenser, særlig ved utlevering av forretnings- og bedriftshemmeligheter (§ 17 UWG; GeschGehG – lov om forretningshemmeligheter).

Hvilket ansvar påløper for feilaktige eller misvisende opplysninger i Pitch Book?

Feilaktige, ufullstendige eller misvisende opplysninger i et Pitch Book kan få ulike rettslige konsekvenser. Etter sivilretten kan krav oppstå etter culpa in contrahendo (c.i.c.) eller prospektansvar, f.eks. der adressaten fatter investeringsbeslutning basert på Pitch Book og lider tap. Ved bevisst villedning eller uredelighet kan det også oppstå erstatningsansvar etter deliktsretten (§ 823 BGB). I kapitalmarkedsretten gjelder særskilte plikter for visse finansprodukter og -tilbud (f.eks. verdipapirprospekter); her kan feilinformasjon også føre til tilsynsmessige reaksjoner fra BaFin eller lignende myndigheter.

Må et Pitch Book inneholde bestemte juridiske eller regulatoriske opplysninger?

Pitch Books har i utgangspunktet ingen lovpålagte krav til form eller spesifikke obligatoriske komponenter. Likevel må regulatoriske krav (som f.eks. risikoinformasjon, ansvarsfraskrivelser eller lovbestemte advarsler) følges dersom Pitch Book brukes i finansielle tjenester eller ved tilbud om verdipapirer. Mangler slik informasjon, og presentasjonen fungerer som markedsføringsdokument, kan det få tilsynsmessige konsekvenser eller i en tvistesituasjon tolkes som brudd på informasjonsplikten. Det kan også i enkelttilfeller bli nødvendig med vurdering fra BaFin eller annen relevant myndighet.

Hvilke personvernmessige forhold må vurderes ved utarbeidelse og videreformidling av Pitch Books?

Dersom Pitch Book inneholder personopplysninger (f.eks. om ansatte, ledere eller kunder i målbedriften), må personvernforordningen (GDPR) følges. Dette gjelder særlig informasjonsplikter etter art. 13 og 14 GDPR, samtykke til behandling av personopplysninger samt sikring av overføring til tredjeparter i samsvar med art. 6 GDPR (rettsgrunnlag for behandling). Det må vurderes og dokumenteres hvor lenge og sikkert data lagres, slettefrister og eventuelle sikkerhetsmekanismer ved elektronisk overføring (f.eks. kryptert e-post, passordbeskyttede dokumenter). Ved internasjonale transaksjoner må dessuten personvernregler i tredjeland overholdes.