Begrep og betydning: Nettverksbygging under utenlandsoppholdet
Nettverksbygging under utenlandsoppholdet er et sentralt begrep i forbindelse med internasjonal faglig utdanning, særlig innen rettsreferendariatet. Utenlandsoppholdet utgjør en periode med praktisk opplæring som gjennomføres i utlandet, og gir spesielt rettsreferendarer og kandidater med juridisk embetseksamen mulighet til å innhente internasjonal praksiserfaring. Nettverksbygging i denne tiden omfatter alle aktiviteter knyttet til å etablere og pleie faglige kontakter med personer, institusjoner og organisasjoner både i inn- og utland. Dette nettverket spiller en vesentlig rolle for både personlig karriereutvikling og internasjonal utveksling av kunnskap og erfaring.
Rettslige rammer for utenlandsoppholdet
Relevans i rettsreferendariatet
Rettsreferendariatet er delt inn i ulike stasjoner, hvor én av disse – avhengig av nasjonale lover – kan gjennomføres som et utenlandsopphold. Rettslig grunnlag for dette finnes hovedsakelig i de respektive utdanningslovene for jurister og utdanningsforskrifter i forbundslandene (for eksempel § 5d DRiG i sammenheng med gjeldende landsutdanningslover og forskrifter for rettsreferendariatet). Her reguleres både adgangen og gjennomføringen av utenlandsoppholdet konkret.
Tillatte aktiviteter og institusjoner
Utenlandsoppholdet kan blant annet gjennomføres ved domstoler, forvaltningsmyndigheter, internasjonale organisasjoner, i diplomatisk tjeneste eller i utenlandske advokatfirmaer (med visse begrensninger). For å få utenlandsoppholdet godkjent kreves det normalt en tillatelse fra den aktuelle utdanningsmyndighet. Under oppholdet kan referendarer som regel delta i det daglige arbeidet på stedet, så lenge det ikke strider mot de tyske utdanningskravene og aktivitetene er i samsvar med utdanningsmålet.
Rettslige dimensjoner ved nettverksbygging
Personvernrettslige aspekter
Ved nettverksbygging i forbindelse med utenlandsopphold oppstår det spesifikke personvernrettslige problemstillinger. Ved overføring og lagring av personopplysninger (f.eks. kontaktdata, CV) til utlandet må personvernforordningen (GDPR) samt relevante utenlandske personvernlovgivninger følges. Særlig ved overføring av data til tredjeland utenfor EU må ytterligere krav (f.eks. standardavtalevilkår, tilstrekkelighetsbeslutninger) overholdes.
Behandling og videreformidling av personopplysninger
All videreformidling av kontaktdata og informasjon i forbindelse med nettverksarrangementer må skje under hensyn til personvernet. I de fleste tilfeller krever loven samtykke fra berørte personer. Dette gjelder også bruk av profesjonelle nettverksplattformer og utsendelse av forretningsrelaterte meldinger.
Arbeids- og tjenestrettslige rammevilkår
Referendarer og lærlinger er fortsatt underlagt vilkårene for sitt opplæringsforhold under utenlandsoppholdet. Dette innebærer at retten til å drive nettverksbygging og inngå ytterligere yrkesmessige kontakter ikke er ubegrenset. Alle kontakter og bierverv skal meldes og må i tvilstilfeller godkjennes av den ansvarlige utdanningsmyndighet for å unngå interessekonflikter eller uønskede dobbeltroller.
Compliance-krav
Internasjonale organisasjoner og selskaper krever ofte overholdelse av strenge compliance-regler i forbindelse med nettverksforbindelser. Dette omfatter blant annet regler om å unngå korrupsjon, fordelaktelse og nepotisme. Deltakelse på nettverksarrangementer eller uformelle treff må være i samsvar med disse reglene.
Regler om oppholdstillatelse og visum
Gjennomføring av et utenlandsopphold krever i mange tilfeller visum, oppholdstillatelse eller arbeidstillatelse, avhengig av land og oppholdets varighet. Den juridiske situasjonen varierer betydelig fra land til land. Formålet med reisen (utdanning eller praksis) må angis tydelig i visumsøknaden. Nettverksbygging, spesielt hvis det innebærer å knytte kontakter med potensielle arbeidsgivere eller gjennomføre intervjuer, kan i enkelte tilfeller omfattes av ytterligere visumregler.
Begrensninger og meldeplikt
I enkelte land foreligger det meldeplikt for all yrkesaktivitet, inkludert nettverksarrangementer. Hvis nettverkseventer benyttes for å finne yrkesmuligheter, må det vurderes om dette er forenlig med oppholdstillatelsens status.
Rettslige risikoer og plikter ved nettverksbygging
Taushets- og konfidensialitetsplikt
Både under og etter utenlandsoppholdet har referendarer plikt til taushet om tjenestelige forhold. Nettverksbygging skal ikke føre til ulovlig videreformidling av konfidensiell eller beskyttet informasjon. Dette kan særlig bli aktuelt ved samtaler med konkurrerende virksomheter eller organisasjoner.
Unngå interessekonflikter
Nettverksbygging kan føre til situasjoner der private og tjenstlige interesser kolliderer. For å sikre nøytralitet og uavhengighet skal potensielle interessekonflikter eller inhabilitet straks meldes til den aktuelle utdanningsinstitusjonen.
Opphavs- og arbeidsrettslig beskyttelse
Ved utveksling av arbeidsresultater eller knowhow under nettverksaktiviteter må opphavsrettslige og arbeidsrettslige regler følges. Dette gjelder for eksempel presentasjoner, vitenskapelige arbeider eller overlevering av bedriftsinterne dokumenter.
Roller og aktører i nettverksbygging
Utdanningsmyndighet
Tilsyn med adferd under utenlandsoppholdet, inkludert nettverksbygging, utøves av den ansvarlige utdanningsmyndighet. I spesielle tilfeller kan denne utstede advarsler eller iverksette disiplinære tiltak ved brudd på gjeldende retningslinjer.
Vertsinstitusjoner
Vertsinstitusjoner fastsetter egne etiske retningslinjer eller ‘Codes of Conduct’, som også gjelder for nettverksbygging. Å overholde disse reglene er en del av opplæringsavtalen.
Konklusjon og fremtidsutsikter
Nettverksbygging under utenlandsoppholdet er en sammensatt og rettslig kompleks prosess som er svært viktig for personlig og faglig utvikling. Overholdelse av personvernlovgivning, arbeids- og tjenestrettslige rammer samt utenlandske visum- og oppholdsbestemmelser er avgjørende for å minimere juridiske risikoer. Ved å følge alle aktuelle lover og regler nøye kan mulighetene med internasjonal nettverksbygging utnyttes fullt ut uten å risikere rettslige ulemper.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke personvernaspekter må tas hensyn til ved utveksling av kontaktopplysninger under et utenlandsopphold?
Ved utveksling av kontaktdata som del av nettverksbygging under et utenlandsopphold gjelder særlig personvernforordningen (GDPR) dersom personopplysninger om enkeltpersoner i EU behandles. For kontakt med personer utenfor EU må også de nasjonale personvernreglene der følges. Før kontaktkort, e-postadresser eller telefonnumre utveksles, skal det avklares om det foreligger samtykke fra den det gjelder, eller om det finnes hjemmel, som for eksempel avtaleinngåelse (Art. 6 (1) b GDPR). Ved gruppearrangementer bør deltakerne på forhånd informeres om mulig offentliggjøring av lister og tilbys en opt-out-mulighet. Hvis data lagres i skytjenester eller deles via sosiale medier, må det vurderes om tilstrekkelig personvern er ivaretatt, spesielt dersom data overføres til tredjeland. Rettighetene til de registrerte etter Art. 12 flg. GDPR, som innsyn, sletting eller retting, gjelder også under utenlandsopphold og skal kommuniseres tydelig.
Er kontakter som knyttes under et utenlandsopphold underlagt særskilte taushetskrav?
Kontakter, særlig i juridisk sammenheng, kan omfattes av lovfestede eller avtalefestede taushetsplikter, for eksempel taushetsplikt knyttet til mandat (§ 203 StGB for visse yrkesgrupper som advokater eller notarer) eller arbeidsavtalte konfidensialitetsklausuler. Ved nettverkssamtaler er det derfor spesielt viktig å behandle sensitiv informasjon om mandater, klienter, forretningshemmeligheter eller pågående saker strengt konfidensielt og kun videreformidle slik informasjon etter uttrykkelig samtykke. Ofte gjelder også yrkesetiske regler, spesielt i internasjonale advokatfirmaer og institusjoner. Dersom det er tvil om deling av informasjon er tillatt, bør man alltid rådføre seg med arbeidsgiver eller oppdragsgiver på forhånd.
Hvilke juridiske risikoer finnes ved å gi eller motta anbefalinger eller referanser som del av nettverksbygging?
Når man gir eller mottar anbefalinger, referanser eller attester – uansett form (skriftlig, per e-post eller via sosiale nettverk som LinkedIn) – kan det oppstå ansvarsspørsmål. Den som avgir en anbefaling, har et visst ansvar for riktighet og fullstendighet i det som sies, og kan i skadetilfelle risikere krav om erstatning eller pålegg om å stanse uttalelser. Referansebrev for tredjepart må utformes grundig og sannferdig, uten feilaktige fakta eller ulovlige verdidommer. I visse sektorer, særlig jurdiske tjenestenæringer, kan anbefalinger dessuten anses som brudd på konkurranseregler dersom de bryter mot yrkesrettslige reklameforbud. Én bør derfor kontrollere de aktuelle lovgrunnlag på forhånd, og særlig for attester og vurderinger legge vekt på formkrav og fullmakt for representasjon.
Finnes det lovbestemte krav til samtykke for å ta nettverksbilder?
Å ta og senere dele nettverksbilder er i Tyskland hovedsakelig regulert av kunstlovens § 22 (KUG) og GDPR. Som hovedregel kan bilder hvor personer er gjenkjennelige verken tas eller offentliggjøres uten uttrykkelig samtykke. Samtykket må gis frivillig, være spesifikt og kunne dokumenteres. Ved arrangementer av offentlig interesse kan det i visse tilfeller foreligge unntak fra § 23 KUG, men det må alltid foretas en interesseavveiing. Uansett beholder den enkelte retten til eget bilde, så samtykket kan trekkes tilbake og en tilsvarende rett til sletting gjelder. Dersom bilder overføres til land utenfor EU eller publiseres i sosiale medier, må de aktuelle personvernreglene følges, særlig knyttet til overføring av data til tredjeland.
Hvordan bør utvekslingen av nettverksinformasjon via e-post utformes for å være juridisk riktig?
Ved utveksling av nettverksinformasjon per e-post gjelder generelle regler for forretningskommunikasjon og personvern. Det må påses at e-poster som inneholder person- eller konfidensiell informasjon, sendes kryptert. Dette kan gjøres med ende-til-ende-kryptering eller sikre e-posttjenester. Ved bruk av kopifelt (CC) bør e-postadresser til flere kontakter skjules for å ivareta konfidensialitet (bruk BCC-feltet). Elektronisk kommunikasjon må ikke inneholde ulovlig innhold, særlig ikke diskriminering eller illojal konkurranseinformasjon. E-postsignaturer bør oppfylle landets juridiske krav, inkludert opplysningsplikt eller andre pliktopplysninger ved forretningskommunikasjon. Frister for oppbevaring og sletting etter GDPR må også følges, og den registrerte skal informeres om sine rettigheter.
Hvilke rettslige konsekvenser kan følge ved mottak av gaver eller invitasjoner i forbindelse med nettverksaktiviteter?
Mottak og utdeling av gaver eller invitasjoner i sammenheng med nettverksaktiviteter under et utenlandsopphold kan oppfylle straffebestemmelsene om fordelaktelse (§ 331 StGB) eller fordelsgivning (§ 333 StGB) dersom offentlige tjenestemenn er involvert. I privat sektor kan antikorrupsjonslover, som loven mot korrupsjon i internasjonal forretningsvirksomhet, komme til anvendelse. Å overskride fastsatte verdi- eller taksgrenser kan tolkes som urimelig påvirkning og medføre straffe- eller tjenstlige reaksjoner. Mange virksomheter har egne compliance-regler som regulerer grenser og rapporteringsplikt for gaver og invitasjoner. Før man mottar eller gir fordeler bør det derfor alltid kontrolleres om dette er tillatt etter både lokale og interne regler. Om nødvendig bør man innhente skriftlig godkjenning fra overordnede eller compliance-avdeling.