Motivasjonsbrev
Definisjon og betydning av begrepet
Motivasjonsbrevet er et eget dokument i forbindelse med søknadsprosessen, hvor søkere presenterer sine begrunnelser for å søke på stillingen. Det supplerer andre dokumenter som CV og søknadsbrev, og gir mulighet til å redegjøre for personlig motivasjon, målsettinger samt relevante kompetanser med tanke på den ønskede stillingen i virksomheten. I motsetning til CV-en, som hovedsakelig viser data og stasjoner i karrieren, legger motivasjonsbrevet vekt på en individuell tilnærming til den utlyste stillingen, virksomheten og egne utviklingsønsker.
I teksten blir ofte spørsmål adressert som: Hvorfor søker du på denne stillingen? Hva er det med akkurat denne arbeidsgiveren som tiltrekker deg? og Hvilke kvalifikasjoner og personlige egenskaper gjør deg til en egnet kandidat?
Plassering i søknadsprosessen
Motivasjonsbrevets rolle
Når man søker på en stilling i en advokatkontor, fungerer motivasjonsbrevet som et tilleggsglimt inn i søkerens motivasjon og personlighet. Det kreves ofte i tillegg til søknadsbrevet, særlig ved utvelgelsesprosesser med høyere konkurranse eller i forbindelse med internasjonale søknader og praksisplasser.
Relevans ved oppstart i et advokatkontor
Mens søknadsbrevet tar for seg formelle aspekter og kjernekompetanser, gir motivasjonsbrevet rom for en mer nyansert fremstilling av det individuelle engasjementet for fagområdet, arbeidsformen til advokatkontoret samt mulige utviklingsmuligheter. For arbeidsgivere gir dette dokumentet muligheten til lettere å vurdere både faglig egnethet og om kandidaten passer inn i virksomhetens kultur og arbeidsområder.
I utvelgelsesprosessen kan motivasjonsbrevet være avgjørende for å skille mellom søkere med lignende faglige kvalifikasjoner og for å identifisere kandidater med høy indre motivasjon og engasjement på et tidlig stadium.
Krav og forventninger fra arbeidsgiversiden
Arbeidsgivere forventer at motivasjonsbrevet gir en overbevisende og logisk argumentasjon. Innholdet skal være tilpasset både stillingen og virksomheten, og tydeliggjøre hvorfor søkeren passer til den utlyste stillingen.
Typiske krav er:
- Konkret tilknytning: Det bør vises en tydelig kobling mellom egne erfaringer, ferdigheter og kravene til stillingen.
- Strukturert fremstilling: Brevet bør ha en klar oppbygning med innledning, hoveddel og avslutning.
- Selvstendighet: Standardiserte eller lite individuelle brev vurderes som regel mindre positivt.
- Språklig korrekthet og tydelighet: Grundig språklig bearbeiding, grammatikk og rettskriving er et forventet krav.
- Lengde: Motivasjonsbrevet bør som regel være på én til maks to sider, slik at de viktigste poengene fremstilles presist.
Typiske misforståelser og feilfortolkninger
En vanlig misforståelse er å anta at motivasjonsbrev og søknadsbrev har samme formål. Mens søknadsbrevet innleder søknaden og fremhever kvalifikasjoner og forventninger til stillingen, fokuserer motivasjonsbrevet mer på personlige drivkrefter, mål og tverrfaglige ferdigheter.
En annen misforståelse består i å bruke motivasjonsbrevet utelukkende til å gjenta innhold fra CV-en. Arbeidsgivere forventer derimot et selvstendig innhold som går utover det som står i CV-en.
Noen søkere bruker for generelle formuleringer eller unnlater å referere konkret til advokatkontoret, noe som gjør det vanskelig å skille seg ut fra andre søknader og kan tolkes som manglende interesse.
Praktiske tips for søkere
Forberedelse og research
Før man skriver motivasjonsbrevet, anbefales det å gjøre grundige undersøkelser om advokatkontoret, dets virksomhet, hovedområder og kulturelle særtrekk. Informasjon fra nettsiden, aktuelle publikasjoner eller samtaler med ansatte gir en god basis for å formulere sine egne motiver målrettet.
Oppbygging av motivasjonsbrevet
- Innledning: Personlig innledning, navngi ønsket stilling og motivasjon for å søke.
- Hoveddel: Illustrasjon av egne kvalifikasjoner, styrker og erfaringer i relasjon til stillingsutlysningen. Redegjørelse for sammenhengen mellom egne mål og utviklingsmuligheter innen advokatkontoret.
- Avslutning: Oppsummerende vektlegging av motivasjonen og målsettingen, utblikk og villighet til en personlig samtale.
Språkstil og utforming av innhold
- Autentisitet: Personlige og ærlige motiver virker mer overbevisende enn overdreven selvpresentasjon.
- Presisjon: Klare og konkrete uttalelser øker forståeligheten og leservennligheten.
- Individualitet: Referanser til konkrete prosjekter, verdier eller tilbud hos advokatkontoret viser reelt engasjement.
Formaliteter
Et profesjonelt oppsett, korrekt språk og overholdelse av formelle krav (for eksempel omfang eller format hvis angitt) regnes som en selvfølge.
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Er motivasjonsbrev nødvendig i enhver søknad?
Et motivasjonsbrev er ikke obligatorisk i alle søknader. Om det kreves, fremgår som regel av utlysningen eller anvisningene på advokatkontorets karriereside. Dersom det uttrykkelig kreves, bør det utarbeides grundig.
Hva skiller motivasjonsbrev fra søknadsbrev?
Søknadsbrevet er vanligvis en formell innledning til søknaden som oppsummerer kvalifikasjoner i forhold til utlyst stilling. Motivasjonsbrevet går dypere inn på personlige motiver og tilknytningen til advokatkontoret, og bør inneholde nye, videreførende aspekter.
Hvor langt bør et motivasjonsbrev være?
Normalt holder det med én til maksimalt to sider. Brevet bør være presist og formulert uten unødvendig omfang.
Bør motivasjonsbrevet ta opp personlige svakheter?
Fokus skal først og fremst ligge på styrker, kompetanser og positive utviklingsmuligheter. Utfordringer eller utviklingspotensial kan nevnes dersom det fremgår læring eller selvrefleksjon.
Finnes det formelle krav som må overholdes?
Dersom utlysningen ikke inneholder spesifikke krav, anbefales en saklig brevstil. Grafiske designelementer eller uvanlig layout bør unngås.
Motivasjonsbrevet gir søkeren mulighet til å presentere sin personlighet og motivasjon for den aktuelle stillingen i et advokatkontor på en overbevisende måte. En nøye og individuell utforming er avgjørende for suksess i søknadsprosessen.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke juridiske krav gjelder for innholdet i et motivasjonsbrev?
Motivasjonsbrev er i tysk rett i utgangspunktet underlagt prinsippet om avtalefrihet, som gir både søkere og arbeidsgivere relativt stor frihet når det gjelder form og innhold. Likevel må søkere følge gjeldende lover, særlig Likestillingsloven (AGG), i motivasjonsbrevet. Diskriminerende uttalelser – spesielt knyttet til kjønn, alder, religion, funksjonsnedsettelse, seksuell identitet eller etnisk opprinnelse – er strengt forbudt. Alle opplysninger må dessuten være sannferdige, da uriktige opplysninger med hensikt om å oppnå ansettelse kan regnes som bedrageri og få arbeidsrettslige konsekvenser (for eksempel avskjed på dagen eller erstatningskrav). Det er også viktig å ivareta personvern og rettigheter, blant annet må det ikke nevnes sensitive opplysninger om tredjeparter uten samtykke.
Hvilke personvernhensyn må ivaretas ved innsending av motivasjonsbrev?
Motivasjonsbrevet inneholder personopplysninger om søkeren og faller dermed inn under reglene i personvernforordningen (GDPR). Motivasjonsbrevet bør derfor sendes via sikre kanaler for å forhindre uautorisert tilgang fra tredjeparter. Søkeren har rett til innsyn i behandlingen av sine opplysninger, samt rett til å be om sletting når formålet med behandlingen er oppfylt. Arbeidsgivere er forpliktet til å ødelegge eller returnere søknadsdokumenter, inkludert motivasjonsbrev, etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet og innenfor lovens frister. Dersom motivasjonsbrev sendes på e-post, må det brukes kryptering og trygg lagring for å minimere personvernrisiko.
Er et motivasjonsbrev rettslig bindende?
Et motivasjonsbrev utgjør ikke et bindende tilbud om avtale i henhold til den tyske sivillovboken (BGB), men er en ensidig viljeserklæring ment for å redegjøre for motivasjon, kvalifikasjoner og egnethet. Likevel kan uttalelser i motivasjonsbrevet regnes som egenskapsangivelser eller garantier i forbindelse med en ansettelse dersom de har vært avgjørende. Uriktige eller bevisst villedende opplysninger («søknadsløgner») kan i ettertid gi grunnlag for å bestride arbeidsavtalen eller avskjed. Den rettslige bindingen er dermed indirekte og avhenger av forholdene i det konkrete tilfellet.
Kan opplysninger i motivasjonsbrevet føre til arbeidsrettslige konsekvenser?
Ja, uriktige eller villedende opplysninger i motivasjonsbrevet kan få arbeidsrettslige konsekvenser. Dersom det i ettertid avdekkes vesentlig bedrag – for eksempel om kvalifikasjoner eller tidligere arbeidsforhold – kan det gi grunnlag for å omgjøre arbeidsavtalen på grunn av svik, jf. § 123 BGB. Arbeidsretten vurderer alvorlighetsgraden av bedrageriet og dets relevans for arbeidsforholdet. Bagatellmessige feil anses ofte som uvesentlige, mens grove uriktige opplysninger (for eksempel om fagbrev) nesten alltid får arbeidsrettslige følger, inkludert erstatningskrav.
Hvilke juridiske begrensninger gjelder for omfanget av motivasjonsbrev i søknadssammenheng?
Det finnes ingen lovbestemte krav til lengde eller omfang for motivasjonsbrev. Likevel må det i henhold til formålsbegrensningsprinsippet etter GDPR bare behandles informasjon som er relevant for søknaden. Arbeidsgivere har derfor ikke rett til å kreve mer informasjon enn nødvendig av søkeren. Prinsippet om dataminimalisering forplikter begge parter til å unngå unødvendige eller ikke-relevante opplysninger. Søkeren har dessuten rett til å nekte opplysninger om særskilt sensitive forhold – for eksempel sivilstatus, graviditet eller fagforeningstilhørighet – hvis disse ikke er strengt nødvendige for rekrutteringsprosessen.
Finnes det maler eller juridisk kontrollerte eksempler for motivasjonsbrev?
Det finnes ikke juridisk bindende eller påbudte maler for motivasjonsbrev. Maler som finnes på internett tjener kun som inspirasjon og er ikke juridisk vurderte dokumenter. Søkere bør derfor spesielt påse at malene ikke inneholder diskriminerende formuleringer eller oppfordrer til å oppgi unødvendige, personvernfølsomme opplysninger. Det anbefales å tilpasse offentlig tilgjengelige eksempler individuelt og eventuelt søke juridisk råd hvis det er usikkerhet om rettslige krav.
Må attester, vitnemål eller bevis dokumenteres eller vedlegges i motivasjonsbrevet?
Det er ingen lovpålagt plikt til å sitere eller vedlegge arbeidsattester, vitnemål eller dokumentasjon i motivasjonsbrevet. Disse sendes som regel som egne vedlegg sammen med øvrige søknadsdokumenter. I selve motivasjonsbrevet må det derimot ikke gis uriktige opplysninger om kvalifikasjoner eller erfaring, da slike opplysninger må kunne dokumenteres ved behov. Det er tillatt å vise til bestemte vedlegg i brevet, men det er ingen absolutt forutsetning. Av hensyn til personvern skal kun relevante bevis behandles og lagres.