Konfliktsjekk

Konfliktsjekk

Definisjon og plassering

En konfliktsjekk er en prosedyre internt i et advokatfirma for å undersøke om det foreligger interessekonflikter ved aksept eller håndtering av et oppdrag. Hovedpoenget er å vurdere om eksisterende eller tidligere saker, relasjoner til klienter, eller andre forhold kan påvirke en uavhengig og pliktmessig representasjon av et nytt oppdrag. Konfliktsjekken er en grunnleggende del av oppdragsaksept og en viktig byggestein for integritet og tillit til firmaets arbeid. Den tjener både til å beskytte klientinteressene og til å sikre overholdelse av lovpålagte og profesjonelle krav.

Betydning og typiske bruksområder i hverdagen til et advokatfirma

I hverdagen til advokatfirmaer er konfliktsjekken et integrert steg før man tar på seg et nytt oppdrag. Den bidrar til å sikre at det ikke foreligger motstridende interesser som kan påvirke pliktoppfyllelsen i oppdraget. De vanligste bruksområdene er sjekk av nye klienter, men også når eksisterende klienter har nye saker. Konfliktsjekken gjennomføres også ved endringer i teamets sammensetning eller når tredjeparter involveres i oppdraget.

Prosesser, rutiner og metoder

Forløp for konfliktsjekken

Konfliktsjekken gjennomføres i flere steg:

1. Innhenting av nødvendige opplysninger: I starten samles alle relevante opplysninger om oppdragsforespørselen, involverte personer og virksomheter, samt tidligere og pågående oppdrag.

1. Sammenligning med eksisterende oppdragsdata: Deretter sammenlignes disse opplysningene med firmaets oppdragsdatabase. Dette omfatter tidligere og pågående oppdrag, involverte personer, involverte selskaper og andre relasjoner.

1. Vurdering av resultatene: Ved treff eller indikasjoner på en mulig interessekonflikt gjøres det en grundig vurdering av om og i hvilken grad interessekonflikten kan påvirke oppdraget.

1. Dokumentasjon og beslutning: Resultatet av konfliktsjekken dokumenteres. Hvis det foreligger en faktisk konflikt, besluttes det om oppdraget må avvises, eller om det i visse tilfeller (f.eks. samtykke eller informasjonsbarriere) likevel kan behandles.

Metoder for konfliktsjekk

Ulike metoder benyttes for konfliktsjekk:

• Manuell gjennomgang av oppdragsmapper og databaser,
• Bruk av spesialtilpassede programvareløsninger for automatisk kontroll,
• Spørsmål til teamet eller hele firmaet for å avdekke hittil ukjente forbindelser,
• Regelmessige kurs for å bevisstgjøre ansatte på relevante situasjoner.

Rammebetingelser og standarder

Firmaer baserer gjennomføringen av konfliktsjekker på lovbestemmelser, yrkesetiske regler og interne retningslinjer. I Tyskland er særlig reglene om taushetsplikt og unngåelse av interessekonflikter relevante. Hvordan en konfliktsjekk organiseres, varierer etter firmaets størrelse og fagområder.

Moderne firmaer satser i økende grad på elektroniske oppdragsmapper og digitale verktøy for konfliktsjekk som muliggjør rask og pålitelig kontroll. Prosedyrene er tydelig definert og ofte forankret i kvalitetsstyringssystemer. I større firmaer er det vanlig med støtte fra sentrale funksjoner eller egne koordinatorer.

Praktisk relevans: Håndtering av konfliktsjekk i det daglige

For ansatte og nyutdannede er konfliktsjekken et gjentakende arbeidssteg. Allerede ved første kontakt med potensielle klienter kartlegges hvilke personer eller virksomheter som er involvert. Deretter gjennomføres sammenligning i tråd med firmaets retningslinjer. Ved usikkerhet finnes det ofte en sentral kontaktperson som bistår i vurderingen av mulige konflikter. Bevisstheten om potensielle interessekonflikter styrkes gjennom interne opplæringer og workshops.

I advokatfirmaets hverdag innebærer konfliktsjekken at man håndterer oppdragsdata med bevissthet, og nøye utfører og dokumenterer kontrollen før ethvert nytt eller endret oppdrag. Feilaktige eller unnlatte konfliktsjekker kan føre til tap av omdømme eller til og med ansvarsrisko.

Muligheter og utfordringer i advokatfirmaets hverdag

Muligheter

• Sikring av uavhengighet: Konfliktsjekken hjelper firmaet å ivareta uavhengigheten og styrker tilliten både overfor klienter og forretningspartnere.
• Ansvarsunngåelse: En grundig konfliktsjekk forebygger erstatningskrav og beskytter mot konflikter med klienter.
• Tillit: Gjennom transparente prosesser styrker firmaet tilliten både internt og eksternt.

Utfordringer

• Kompleksitet i større firmaer: Med mange oppdrag, ansatte og internasjonale forbindelser øker omfanget av arbeidet med konfliktsjekk.
• Pålitelig datavedlikehold: Konfliktsjekken er avhengig av fullstendige og oppdaterte oppdragsdata. Feil i datavedlikehold kan føre til mangler.
• Tidspress: I det daglige arbeidet kan tidspress påvirke grundigheten. Standardene må likevel opprettholdes.
• Teknisk implementering: Innføring og drift av egnet programvare krever opplæring og jevnlig vedlikehold.

Ofte stilte spørsmål

Hva er målet med en konfliktsjekk?

Konfliktsjekken har som mål å tidlig oppdage og utelukke potensielle interessekonflikter, for å sikre uavhengighet og overholdelse av lover og yrkesregler.

Når skal en konfliktsjekk gjennomføres?

En konfliktsjekk utføres før aksept av ethvert nytt oppdrag, samt ved endringer i eksisterende oppdrag eller personellskifter i saksbehandlingen.

Hvem har ansvar for konfliktsjekken?

Avhengig av firmaets størrelse og interne organisering gjennomfører advokatteam, ansatte eller sentrale funksjoner konfliktsjekken. Beslutningskompetanse ligger ofte hos ansvarlig for oppdraget.

Hva skjer når det avdekkes en interessekonflikt?

Hvis det oppdages en interessekonflikt, tas oppdraget som regel ikke. I enkelte tilfeller kan behandling skje med alle parters samtykke eller under spesielle beskyttelsestiltak.

Hvilken rolle spiller digitale verktøy i konfliktsjekken?

Digitale verktøy forenkler identifisering av potensielle konflikter gjennom automatisert søk og strukturering av data. De støtter særlig ved store datamengder og øker effektiviteten.

Denne artikkelen gir en kompakt og praksisnær oversikt over temaet konfliktsjekk og viser hvorfor denne prosessen er uunnværlig for en smidig, transparent og ansvarlig hverdag i advokatfirmaet.

Ofte stilte spørsmål

Hvilke parter må inkluderes i en konfliktsjekk?

Ved konfliktsjekk må i utgangspunktet alle fysiske og juridiske personer vurderes som kan opptre i et konkret oppdrag som part, motpart, deltaker eller også indirekte berørte. Dette omfatter, i tillegg til de egentlige klientene, også datterselskaper, morselskaper, søsterselskaper eller eventuelt reelle rettighetshavere etter hvitvaskingsloven. Også avtaler om konsortier, aksjonærer eller bestemte grupper kan bli relevante. En omfattende konfliktsjekk inkluderer også tillitsmanns- eller representantstrukturer, særlig når den reelle identiteten til økonomiske interesser ikke er åpenbar.

Hvordan avgjøres rekkevidden av konfliktsjekken i firmaet?

Rekkevidden til konfliktsjekken avhenger av firmaets organisering, samarbeid mellom selvstendige yrkesutøvere og eventuelle internasjonale forbindelser (for eksempel som del av et nettverk). Det avgjørende er om det foreligger en interessekonflikt mellom klienter der samme firma eller selskap–inkludert deres selvstendige og ikke-selvstendige filialer, eventuelt globalt–påtar seg oppdrag. Dette gjelder særlig etter § 43a Abs. 4 BRAO og § 3 BORA. For internasjonale enheter kan konfliktsjekken bli mer kompleks, ettersom både nasjonale og utenlandske regler om yrkesutøvelse og taushetsplikt må vurderes.

Hvilke rettslige konsekvenser har en utilstrekkelig gjennomført konfliktsjekk?

En mangelfull konfliktsjekk kan få betydelige rettslige konsekvenser. Dersom en interessekonflikt oppdages og et oppdrag likevel påtas eller fortsettes, kan det medføre blant annet disiplinærsak, sivile erstatningskrav eller disiplinærtiltak. Yrkesansvarsforsikringen kan nekte dekning ved skade om det bevises at det foreligger bevisst brudd på pliktene. I tillegg kan tillitsforholdet til klientene og offentligheten bli betydelig påvirket.

Når må konfliktsjekken gjentas eller oppdateres?

En konfliktsjekk må utføres i starten av klientforholdet; siden situasjonen kan endre seg i løpet av et oppdrag – for eksempel ved inntrådt nye parter, omstruktureringer eller prosessuelle endringer – må konfliktsjekken regelmessig gjennomgås og ved behov tilpasses. Også ved nye oppdrag med mulige overlapp til eksisterende saker, bør en ny konfliktsjekk gjennomføres for å ivareta de løpende profesjonspliktene.

Hvor lenge og i hvilket omfang skal data fra konfliktsjekk oppbevares?

Oppbevaringen av data innhentet i konfliktsjekken retter seg etter yrkes- og personvernbestemmelser, særlig etter GDPR og § 50 BRAO. Data skal i utgangspunktet oppbevares så lenge det er nødvendig for å oppfylle profesjonsplikter og for å gjøre gjeldende eller avverge krav. Blir det ikke opprettet klientforhold, skal ikke videre påkrevde data slettes umiddelbart, med mindre videre oppbevaring kreves for fremtidige konfliktsjekker. Ved etablering av klientforhold gjelder de lovbestemte oppbevaringsfristene for oppdragsdokumenter.

Hvilke særegenheter finnes ved internasjonale oppdrag?

Ved internasjonale oppdrag gjelder ofte ulike regler for yrkesutøvelse og etiske retningslinjer, særlig når det gjelder interessekonflikter. Det må undersøkes om nasjonale regler krever utvidet eller avvikende kontroll. For tverrfaglige firmaer eller partnerskap må også reglene for andre profesjonelle grupper (f.eks. skatterådgivere, revisorer) vurderes. Det anbefales i praksis å være ekstra grundig med konfliktsjekken i grenseoverskridende saker og eventuelt innhente eksterne vurderinger eller uttalelser.

I hvilken grad er opplysninger fra konfliktsjekken underlagt taushetsplikt?

Opplysninger innhentet gjennom konfliktsjekken er underlagt advokatens taushetsplikt etter § 43a Abs. 2 BRAO og eventuelt § 203 StGB. Dette omfatter ikke bare informasjon om mulige klienter, men også om faktiske eller potensielle motparter, deltakere og øvrige berørte. Videreformidling av disse data til tredjepart er kun tillatt med uttrykkelig samtykke fra de berørte eller der det følger av lovpålagt plikt. Personvernlovgivning må også etterleves, særlig om lagring, behandling og sletting av sensitive opplysninger.