Intake Call
Definisjon og innordning av begrepet Intake Call
Ein Intake Call refererer i advokatfirmaets kontekst til den strukturerte første samtalen mellom et advokatfirma og en potensiell eller eksisterende klient. Målet med denne samtalen er å samle inn grunnleggende informasjon om oppdraget, avklare forventninger, besvare åpne spørsmål og kartlegge utgangspunktet for videre samarbeid. Begrepet stammer fra engelsk og betyr «innledning». I noen advokatfirmaer kalles denne prosessen også for oppdragsinntak eller førstegangssamtale. Intake Call er et viktig trinn i saksbehandlingsprosessen og danner ofte grunnlaget for videre fremgangsmåte i nye prosjekter eller saker.
Rolle i advokatfirmaets hverdag: Betydning og typiske bruksområder
I den daglige driften av advokatfirmaer er Intake Call en avgjørende del av sakshåndteringen. Den brukes til å systematisere førstegangs kontakten, samle nødvendige opplysninger så fullstendig som mulig, og skape et strukturert arbeidsgrunnlag allerede fra begynnelsen.
Typiske bruksområder for Intake Calls er:
- Nytt oppdrag: Ved inntak av nye oppdrag, spesielt ved førstegangskontakt med nye klienter.
- Prosjektbasert rådgivning: Ved avklaring av prosjektopplysninger, rammebetingelser eller særlige krav til eksisterende oppdrag.
- Intern koordinering: Noen ganger benytter også interne team Intake Calls for å igangsette avstemmingsprosesser eller tydelig definere oppgaver.
Gjennom Intake Call sikres det at advokatfirmaet kan arbeide effektivt og at klientene opplever tydelig og kompetent oppfølging fra start.
Prosesser, rutiner og metoder
Forløpet til en Intake Call følger vanligvis en fastlagt mal, tilpasset behovene til det aktuelle advokatfirmaet. Følgende steg er vanlige:
Forberedelse
- Gjennomgang av tilgjengelig informasjon, f.eks. fra henvendelser eller skjemaer
- Sammensetting av relevante spørsmål og sjekklister
- Bekreftelse av avtaletidspunkt og evt. utsendelse av samtaledokumenter
Gjennomføring
- Velkomst og kort presentasjon av deltakere i samtalen
- Avklaring av mål: Hvorfor gjennomføres Intake Call? Hva er formålet?
- Innhenting av sentrale opplysninger, for eksempel om avtalemotparter, faktagrunnlag, mål, frister og særlige forhold
- Avklare videre forløp og neste steg
- Mulighet for spørsmål fra klientens side
Etterarbeid
- Dokumentasjon av resultatene i saksbehandlersystem eller avtalte verktøy
- Utarbeidelse av referat eller notat
- Videresending av informasjon til ansvarlige kolleger for videre behandling
Rammebetingelser og standarder
Organisatoriske retningslinjer
Advokatfirmaer arbeider ofte med standardiserte sjekklister eller digitale spørreskjemaer for systematisk å innhente all relevant informasjon under Intake Call. Det er vanlig å definere roller og ansvar tydelig på forhånd: Ofte gjennomføres Intake Calls av ansatte innenfor assistanse, paralegal eller associate.
Tekniske verktøy
Følgende kommunikasjonsmidler brukes særlig ved gjennomføring av Intake Calls:
- Telefon
- Video- eller nettmøter (f.eks. via Microsoft Teams, Zoom)
- Digitale innsamling skjema, som benyttes før, under eller etter samtalen
Dokumentasjonen skjer vanligvis i digitale saksbehandlingssystemer som sikrer en fullstendig og sporbar lagring av informasjonen.
Vanlige fremgangsmåter
- Informere klienten på forhånd om forløpet til Intake Call
- Tydelig struktur og tidsstyring i samtalen
- Grundig dokumentasjon for intern viderebehandling
Praktisk betydning: Håndtering i arbeidshverdagen
I advokatfirmaets hverdag er Intake Call en av de første oppgavene i forbindelse med et nytt oppdrag. For ansatte innebærer dette å lytte aktivt, stille målrettede spørsmål, møte klientenes behov med omtanke, og strukturert registrere relevante detaljer. Særlig for nyutdannede gir Intake Call muligheten til å få praktisk kontakt med klienter og utvikle en nøkkelkompetanse innen saksbehandling.
Erfaring viser at en godt forberedt og profesjonelt gjennomført Intake Call vesentlig bidrar til å unngå misforståelser, vurdere rådgivningsbehovet riktig og forbedre arbeidsgrunnlaget for hele teamet.
Muligheter og utfordringer i advokatfirmaets hverdag
Muligheter
- Effektiv informasjonsinnsamling: Alle viktige data samles inn systematisk fra start.
- Bygging av tillit: Intake Call styrker den gjensidige tilliten mellom advokatfirma og klienten(e).
- Strukturering: En tydelig struktur på samtalen gjør arbeidsprosessene mer effektive.
- Tidlig risikoforståelse: Potensielle problemer eller manglende forutsetninger oppdages tidlig.
Utfordringer
- Tidspress: Intake Calls må ofte gjennomføres på kort varsel og under betydelig tidspress.
- Mangelfull informasjon: Ikke alle spørsmål kan besvares fullstendig under førstegangssamtalen.
- Kommunikasjonsbarrierer: Språklige eller tekniske begrensninger kan gjøre prosessen vanskeligere.
- Dokumentasjonsarbeid: Strukturert etterarbeid krever nøyaktighet og kan medføre ekstra tidsforbruk.
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Hva er målet med en Intake Call? Målet er å innhente all relevant informasjon for et nytt oppdrag i en strukturert samtale, avklare åpne spørsmål og etablere et solid arbeidsgrunnlag.Hvem deltar vanligvis i en Intake Call? Avhengig av organiseringen i advokatfirmaet deltar ofte ansatte fra assistanse, paralegal, associate eller partnere i samtalen. I enkelte tilfeller deltar også klienten allerede på dette stadiet.Hvor lenge varer en Intake Call i gjennomsnitt? Tidsbruken varierer etter kompleksitet. Vanligvis tar en Intake Call mellom 20 og 60 minutter.Hvilken rolle spiller digitale verktøy under en Intake Call? Digitale verktøy bistår med avtalehåndtering, gjennomføring av samtalen (for eksempel via videomøte) og dokumentasjon av innsamlet informasjon.Hvorfor er god forberedelse til Intake Call viktig? Nøye forberedelse sikrer at alle relevante spørsmål reises, klientens behov identifiseres, og at samtalen kan gjennomføres effektivt.Hvordan kan jeg som nyutdannet gjennomføre en vellykket Intake Call? Med strukturert forberedelse, aktiv lytting, høflig og profesjonell opptreden, samt grundig dokumentasjon, får du en god start på gjennomføringen av en Intake Call.Hva skjer etter en Intake Call? Opplysningene som innhentes dokumenteres i saksbehandlersystemet og sendes videre til ansvarlige personer slik at oppdraget kan behandles effektivt. I noen tilfeller kreves det oppfølgingsspørsmål eller flere inntakstrinn.
Intake Call er i dagens advokatpraksis et uunnværlig verktøy for å sikre systematisk, transparent og effektiv saksbehandling fra første stund. Nyutdannede og søkere bør derfor tidlig gjøre seg kjent med prosessen, de aktuelle metodene og praktiske utfordringer.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke personvernkrav må overholdes ved gjennomføring av en Intake Call?
Når man gjennomfører en Intake Call må særlig kravene i personvernforordningen (GDPR) følges. Dette omfatter lovlig innsamling, behandling og lagring av personopplysninger innhentet under samtalen. Det er helt nødvendig å gi tydelig informasjon om formålet med datainnsamlingen, det rettslige grunnlaget (for eksempel art. 6 nr. 1 bokstav b eller f GDPR), eventuelle mottakere og lagringsperiode, før eller senest ved oppstart av Intake Call. Berørte må også informeres om sine rettigheter til innsyn, retting, sletting og til å trekke samtykke tilbake. I tillegg kan det gjelde nasjonale særregler (for eksempel personopplysningsloven). Ved overføring av data til tredjeland må gjeldende krav til tilstrekkelig beskyttelsesnivå og ekstra garantier følges. Arbeidsgiver eller arrangør av Intake Call er forpliktet til å iverksette passende tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak.
Trenger man samtykke fra samtalepartnere for å gjøre opptak av en Intake Call?
Ja, for å ta opp en Intake Call kreves uttrykkelig og informert samtykke fra alle deltakere så lenge personopplysninger behandles. Samtykket må være frivillig og utvetydig. Etter § 201 StGB kan skjult opptak uten samtykke til og med være straffbart. GDPR krever at samtykke dokumenteres slik at det senere kan bevises. I tillegg til selve opptaket må det nedtegnes hva formålet med opptaket er, hvor lenge det lagres og hvem som får tilgang. Deltakere må også informeres om retten til å trekke samtykke tilbake. Hvis samtykke ikke gis, kan Intake Call ikke tas opp.
Hvilke lagringsfrister gjelder for data innhentet under Intake Call?
Lagringsfrister bestemmes av formålet med innsamlingen og relevante lovbestemmelser, særlig GDPR. Personopplysninger kan i utgangspunktet ikke lagres lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet (art. 5 nr. 1 bokstav e GDPR – lagringsbegrensning). Når formålet (for eksempel etter avslutning av en rekrutteringsprosess eller saksgjennomgang) bortfaller, skal data slettes med mindre det finnes lovhjemlede lagringskrav, som i handelsloven (HGB) eller skatterettslige regler (AO). I juridiske sammenhenger kan det være lov å lagre for dokumentasjonsformål (for eksempel compliance) i opptil 10 år. Regelmessig vurdering av lagringsbehov og innføring av sletteprosedyrer er nødvendig.
Er innholdet i en Intake Call dekket av advokatens taushetsplikt?
Dersom Intake Call skjer i sammenheng med klientsamtale mellom Rechtsanwalt og klient, er alle opplysninger, informasjon og persondata underlagt advokatens taushetsplikt etter § 43a Abs. 2 BRAO samt § 203 StGB. Taushetsplikten gjelder alle opplysninger som blir kjent gjennom yrkesutøvelsen, uavhengig av om de er eksplisitt omtalt som konfidensielle. Videreformidling til tredjeparter krever uttrykkelig samtykke fra klienten eller lovpålagt plikt. Brudd på taushetsplikten kan medføre både disiplinær- og strafferettslige konsekvenser.
Hvilke særlige plikter gjelder for internasjonale Intake Calls?
Ved internasjonale Intake Calls må man i tillegg til nasjonale personvernregler ta hensyn til eventuelle lover i landet hvor samtalepartnere holder til. Dersom personopplysninger overføres til land utenfor EU/EØS, må kravene i art. 44 flg. GDPR oppfylles, særlig at det finnes et tilstrekkelig personvernnivå eller ytterligere sikkerhetstiltak (som standardavtaler eller Binding Corporate Rules). Det kan også eksistere melde- og informasjonsplikter overfor tilsynsmyndigheter i det aktuelle landet. Det anbefales å tilpasse informasjon og samtykkeerklæringer til det aktuelle rettssystemet.
Hvilke juridiske risikoer oppstår ved feil utført Intake Call?
En feil gjennomført Intake Call kan innebære flere juridiske risikoer. Brudd på personvernet – for eksempel mangel på samtykke, utilstrekkelig informasjon eller manglende datasikkerhet – kan føre til betydelige bøter etter art. 83 GDPR. Det kan også bli aktuelt med sivilrettslige krav om erstatning etter art. 82 GDPR. Ulovlige eller skjulte opptak kan medføre straffansvar (§ 201 StGB). For brudd på taushetsplikt i advokatbistand kan det føre til disiplinærsaker eller politianmeldelser. Også intern selskapserstatning kan være aktuelt ved lovbrudd på compliance.
Hvilke dokumentasjonsplikter gjelder i tilknytning til Intake Calls?
Etter reglene om ansvarlighet i GDPR (art. 5 nr. 2, art. 30 GDPR) må virksomheter dokumentere alle behandlingsaktiviteter tilknyttet Intake Calls. Dette inkluderer for eksempel formål med innsamlingen, rettslig grunnlag, kategorier registrerte personer og data, eventuelle mottakere, dataflyt (inkludert overføring til tredjeland), tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak samt samtykkeprotokoller (hvis aktuelt). Ved opptak av Intake Calls må også lagringstid og sletterutiner dokumenteres. Ved håndtering av sensitive data eller særlig risiko er personvernkonsekvensvurdering påkrevd.