Fjernsøknad

Fjernsøknad

Definisjon og betydning

Begrepet «fjernsøknad» beskriver prosessen med å søke jobb ved hjelp av digitale kommunikasjonsmidler, hvor det ikke kreves fysisk tilstedeværelse fra søkerens side på stedet. Alle faser av søknadsprosessen – fra innsending av dokumenter til intervjuer og utvelgelsesprosedyrer – gjennomføres uavhengig av sted. Fjernsøknad har særlig økt i betydning gjennom økt digitalisering og fleksible arbeidsmodeller, og er i dag en utbredt standard i mange advokatkontorer og virksomheter.

Innplassering i søknadsprosessen

Rolle og relevans for å starte i et advokatkontor

I forbindelse med å starte i et advokatkontor gir fjernsøknad mulighet for å delta i utvelgelsesprosessen uavhengig av geografisk plassering. Dette gjør det enklere for søkere å ta kontakt med potensielle arbeidsgivere, uavhengig av hvor de selv bor eller geografiske begrensninger. Personalledere bruker fjernsøknader for effektivt og fleksibelt å tiltrekke talenter som ikke er til stede fysisk. Digitale utvelgelsesprosedyrer, som videokonferanser eller digitale assessment-sentre, er nå en fast del av mange utvelgelsesprosesser og gir fordeler til både advokatkontorer og søkere, for eksempel i form av tidsbesparelse og bedre planlegging.

Krav og forventninger fra arbeidsgivers side

Arbeidsgivere forventer samme grad av grundighet og profesjonalitet ved en fjernsøknad som ved en tradisjonell søknad. Viktige krav omfatter:

• Fullstendige og strukturerte søknadsdokumenter: Søknadsdokumentene bør leveres i vanlige filformater og i høy kvalitet. Klare filnavn og oversiktlig organisering av dokumentene er til hjelp.
• Digitale ferdigheter: Det forventes at man behersker videokonferanseprogrammer, sender inn dokumenter i tide samt har evne til å delta teknisk feilfritt på fjernintervjuer.
• Forpliktelse og pålitelighet: Punktlighet, å møte opp til digitale møter til avtalt tid og god forberedelse er essensielt.
• Passende kommunikasjonsform: I e-poster og videokonferanser er det viktig med tydelig språk, høflig tone og en passende presentasjon av seg selv.
• Trygg håndtering av personvern: Sensitiv behandling av konfidensiell informasjon forventes, spesielt ved overføring av personopplysninger.

Typiske misforståelser eller feiltolkninger

Noen misforståelser knyttet til fjernsøknader forekommer ofte:

• Mindre betydningsfullt enn en klassisk søknad: Det antas av og til at en fjernsøknad er mindre bindende eller viktig. I realiteten er dette en fullverdig og seriøs prosedyre.
• Mindre forberedelse nødvendig: Den fleksible søknadssituasjonen kan føre til at man undervurderer forberedelsene. Også for digitale intervjuer er undersøkelser, gjennomtenkte spørsmål og et profesjonelt utseende uunnværlig.
• Teknologi i sentrum: Den tekniske siden blir noen ganger overdrevet, mens faglige forberedelser og kvalifikasjoner fortsatt er i fokus.
• Upersonlig kontakt: Til tross for fysisk avstand er det personlige inntrykket i det digitale møtet avgjørende. Kroppsspråk, øyekontakt (inn i kameraet) og åpen kommunikasjon har fortsatt stor betydning.

Praktiske tips for søkere

Optimal forberedelse

• Sørg for nødvendige tekniske forutsetninger: Sjekk i god tid at kamera, mikrofon, internettforbindelse og nødvendig programvare fungerer. En test med venner kan fjerne usikkerhet.
• Velg et sted uten forstyrrelser: Velg et rolig, godt opplyst sted med en profesjonell bakgrunn.
• Passende klær: Klesvalg bør tilpasses anledningen – også foran egen skjerm.
• Hold dokumentene lett tilgjengelig: Ha alle relevante dokumenter digitalt tilgjengelig og åpne ved behov for rask tilgang.

I samtalen og prosessen

• Vis punktlighet: Logg inn i det digitale møtet noen minutter før avtalt tid.
• Bevisst kommunikasjon: Vær oppmerksom på tydelig uttale, vennlig tone og direkte kommunikasjon.
• Spør om tekniske prosedyrer: Spør om ønsket format, fremgangsmåte eller spesielle forhold hvis du er usikker på fjernprosessen.
• Vis eget initiativ: Korte meldinger eller e-poster med takk og oppfølging etter samtalen kan styrke det positive inntrykket.

Håndtering av forstyrrelser

• Rolig opptreden ved tekniske problemer: Skulle det oppstå avbrudd eller tekniske problemer, behold roen, kommuniser åpent og søk umiddelbare løsninger. Åpenhet og fleksibilitet blir vanligvis positivt vurdert.

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Hva skiller en fjernsøknad fra en tradisjonell søknad? Den viktigste forskjellen ligger i at alle faser av søknadsprosessen foregår uavhengig av sted, og at digitale kommunikasjonsmidler brukes i større grad.Må jeg forvente en annen prosess enn ved fysiske intervjuer? De faglige kravene forblir vanligvis de samme, men digitale intervjuer, nettbaserte tester og elektronisk korrespondanse kan komme i tillegg eller erstatte deler av prosessen.Hvor viktige er tekniske ferdigheter i fjernsøknadsprosessen? Grunnleggende digitale ferdigheter forventes. Dette inkluderer å kunne bruke e-post, videokonferanseverktøy og å utarbeide og sende digitale dokumenter.Hvordan kan jeg etterlate et godt inntrykk til tross for avstanden? God forberedelse, pålitelighet og autentisk kommunikasjon gir et positivt inntrykk. Også i det digitale møte spiller personlighet og fremtoning en stor rolle.Hvilke kanaler bruker advokatkontorer for fjernsøknader? Typiske kanaler er søknadsportaler, e-post og spesialtilpassede programvareløsninger. Intervjuer foregår ofte via videokonferanse (f.eks. Microsoft Teams, Zoom, Webex).Hvordan håndterer jeg teknisk usikkerhet? Forhåndstester, en stabil internettforbindelse og å ha en alternativ plan (for eksempel et telefonnummer) tilgjengelig kan hjelpe med å redusere usikkerhet og være fleksibel.

Denne artikkelen gir en strukturert oversikt over fjernsøknader og støtter søkere i å navigere vellykket gjennom digitale søknadsprosesser hos advokatkontorer.

Ofte stilte spørsmål

Hvilke juridiske krav må følges ved gjennomføring av en fjernsøknadsprosess?

Ved gjennomføring av fjernsøknadsprosesser må ulike juridiske krav overholdes, særlig med hensyn til personvern, likestilling og arbeidsrett. Først må arbeidsgiver sørge for at alle personopplysninger behandles i samsvar med personvernforordningen (GDPR). Dette inkluderer at søkere på forhånd skal informeres transparent om hvordan deres data behandles og innhente samtykke, såfremt det ikke foreligger annet lovgrunnlag som § 26 BDSG. Videre skal det ikke forekomme diskriminering i utvelgelsesprosessen slik som beskrevet i den tyske likestillingsloven (AGG), for eksempel på grunn av kjønn, alder, opprinnelse, religion eller funksjonsnedsettelse. For den elektroniske søknadsprosessen gjelder dessuten dokumentasjonsplikt for å sikre etterprøvbarhet av avgjørelser. Fjernsøknadsprosesser må også utformes slik at ingen tekniske hindringer gir uberettiget diskriminering eller ulempe, eksempelvis i valg av programvare. Til slutt må også oppbevaringsfrister i § 15, 4. ledd AGG og § 61b, 1. ledd Arbeidsrettsloven følges dersom det fremsettes krav om diskriminering.

Kan jobbintervjuer via videokonferanse tas opp?

Opptak av jobbintervjuer via videokonferanse er kun tillatt under strenge forutsetninger. Hovedregelen er at enhver lyd- eller bildeopptak krever uttrykkelig, frivillig og informert samtykke fra søkeren i henhold til artikkel 6 nr. 1 bokstav a GDPR. Samtykket må innhentes på forhånd, være forståelig og transparent. Det må klart fremgå formålet med opptaket, hvor lenge det lagres og hvem som har tilgang. Uten samtykke vil opptak normalt være i strid med personvernlovgivningen og kan medføre straffansvar etter § 201 StGB (brudd på talefortrolighet). Samtykket må også kunne dokumenteres og kunne trekkes tilbake når som helst av søkeren. Dersom opptaket gjelder ansettelsesbeslutninger, må også AGGs forbud mot diskriminering følges.

Hvilke personvernplikter må virksomheter være særlig oppmerksomme på ved fjernsøknadsprosesser?

I fjernsøknadsprosesser gjelder alle plikter i henhold til GDPR og BDSG, spesielt krav til åpenhet og dataminimalisering. Virksomheten må gi søkeren en omfattende personvernerklæring som tydeliggjør hvilke data som behandles, til hvilket formål, hvor lenge og av hvem. De tekniske systemene, f. eks. verktøy for videokonferanse eller søknadshåndtering, må oppfylle personvernkrav – det vil si tjenester fra EU bør foretrekkes eller bruk av databehandleravtaler (artikkel 28 GDPR). Tilgangsbegrensninger og slettingsrutiner for søknadsdokumenter må være tydelig regulert. Uten samtykke kan det ikke gis videre til tredjeparter, med mindre det finnes lovhjemmel for dette. Lagring og sletting må skje i henhold til lovfestede frister, spesielt hvis søkeren ikke ansettes.

Hvilke arbeidsrettslige konsekvenser har valg av fjernverktøy i søknadsprosessen?

Valg av fjernverktøy i søknadsprosessen har også betydning for arbeidsretten. Det finnes en plikt til å respektere søkers personvern og rett til personlig integritet. Verktøyene må ikke tillate uautorisert innhenting eller behandling av sensitive personopplysninger. Bruk av verktøy som samler biometriske data, stedstjenester eller gjennomfører bakgrunnsanalyser bør vurderes kritisk og helst unngås. Universell utforming og vern mot diskriminering må ivaretas: Søkere skal ikke diskrimineres fordi de ikke har tilgang til viss programvare eller på grunn av funksjonsnedsettelser. I tillegg kan bedriftens tillitsvalgte (bedriftsråd) ha medbestemmelsesrett ved innføring av nye verktøy, særlig etter § 87, 1. ledd, nr. 6 BetrVG, hvis personopplysninger berøres.

Hvilke konsekvenser har diskriminering i fjernsøknadsprosessen?

Diskriminering i fjernsøknadsprosessen, for eksempel på grunn av tekniske forutsetninger, manglende universell utforming eller personlige kjennetegn, kan få betydelige rettslige følger. Dersom det foreligger diskriminering etter AGG, kan søkeren kreve erstatning og kompensasjon (§ 15 AGG). Det kan ofte være komplisert å bevise diskriminering digitalt, men arbeidsgiver må dokumentere og synliggjøre sine valg- og kommunikasjonsprosesser for å frikjenne seg. Dersom dette ikke lykkes, øker risikoen for domfellelse og skadet omdømme. Også indirekte diskriminering, slik som kun å benytte spesifikk programvare, bør unngås.

Hvor lenge kan søknadsdokumenter fra fjernprosesser lagres?

Søknadsdokumenter kan kun lagres så lenge det er nødvendig for å gjennomføre søknadsprosessen. Ved avslag skal dokumentene som hovedregel slettes, med mindre søkeren uttrykkelig har gitt samtykke til lengre lagring (for eksempel for et talentpool). For å sikre muligheten til krav etter AGG anbefales det likevel å lagre dataene i minst seks måneder etter at søknadsprosessen er avsluttet. Denne perioden tilsvarer søksmålsfristen i § 21, 5. ledd AGG. Etter utløpet av denne perioden må dataene slettes i henhold til personvernreglene. Dersom virksomheten ønsker å oppbevare dokumentene lenger, kreves særskilt samtykke.

Er det spesielle informasjonsplikter overfor søkere ved fjernsøknader?

Ja, virksomheter må gi søkere all nødvendig informasjon i henhold til artikkel 13 GDPR når deres opplysninger samles inn. Dette inkluderer blant annet opplysninger om ansvarlig og personvernombud, formål med behandlingen, rettslig grunnlag, mottakere av data, lagringsperiode og søkerens rettigheter (innsyn, retting, sletting, begrensning, innsigelse, klage til tilsynsmyndighet). Opplysningsplikten gjelder uavhengig av om søknaden skjer digitalt eller fysisk. Manglende etterlevelse kan føre til bøter (art. 83 GDPR).

Må det gis mulighet for anonym søknad ved fjernsøknader?

Det finnes per i dag ingen lovpålagt plikt til å tilby anonyme søknadsprosesser. Virksomheter kan imidlertid frivillig innføre anonyme søknadsprosedyrer for å redusere risiko for diskriminering og støtte mangfoldsmål. Innføring av slike prosedyrer kan berøre bedriftsrådets medbestemmelse og krever nøye planlegging av tekniske prosesser, spesielt med tanke på sikker adskillelse av identitets- og søknadsdata samt senere tilordning ved kontraktsinngåelse.