Asana

Asana

Definisjon og formål med begrepet Asana

Asana er en skybasert programvare for prosjekt- og oppgavehåndtering. Den brukes til å strukturere arbeidsprosesser og kommunikasjon innenfor team, og gjøre dette mer oversiktlig og transparent. Asana ble opprinnelig utviklet ut fra behovet for effektivt samarbeid i virksomheter og brukes i dag i mange bransjer, også i advokatfirmaer. Formålet med Asana er å organisere planlegging, delegering og oppfølging av oppgaver på en ryddig måte, og dermed støtte teamenes effektivitet og måloppnåelse.

Rolle i arbeidsorganiseringen i advokatfirmaer

Typiske bruksområder

I advokatfirmaer brukes Asana til å koordinere arbeidsflyter, holde oversikt over frister og strukturere behandlingen av saker på en oversiktlig måte. Plattformen brukes blant annet til å styre følgende prosesser:

• Saksbehandling: Oppgaver knyttet til en sak opprettes som egne arbeidsenheter og tildeles individuelle teammedlemmer.
• Fristovervåkning: Lovpålagte eller interne frister kan legges inn som tidsfrister i Asana og overvåkes.
• Tidsplanlegging: Møter, rettssaker eller interne gjennomganger koordineres og påminnelser genereres automatisk.
• Prosesstokumentasjon: Fremdrift, notater og relevante dokumenter kan legges direkte til den aktuelle oppgaven.
• Teamkoordinering: Samarbeidet i teamet støttes gjennom felles oppgavelister og kommentarfelt.

Funksjoner og metoder

Asana tilbyr ulike verktøy for organisering:

• Prosjekter: Overordnede samlinger som fungerer som en container for relaterte oppgaver.
• Oppgaver og underoppgaver: Enkelte arbeidssteg som kan suppleres med forfallsdatoer, ansvarlige, vedlegg og kommentarer.
• Kalendervisning: Visualiserer oppgaver og tidsfrister over tid.
• Statusmeldinger: Gjør det mulig med en transparent fremdriftsvisning for prosjekter.
• Varsler: Informerer de involverte om nye tildelinger eller endringer.

Rammer og standarder

Tekniske forutsetninger

• Nettbasert plattform: For å bruke Asana kreves en enhet med internettforbindelse. Plattformen er tilgjengelig via nettleser eller mobilapp.
• Brukerkontoer: Hvert teammedlem trenger en personlig brukerkonto som administreres sentralt.
• Personvern: Data lagres som regel på leverandørens servere. Det er nødvendig å følge personvernbestemmelser og interne regler for etterlevelse.

Organisatoriske prosesser

Bruken av Asana krever klare regler for oppgavfordeling, dokumentasjonsplikt og tilgangsrettigheter. Vanligvis tildeles prosjekter eller oppgaver til bestemte team. Roller og rettigheter avgjør hvilke personer som kan se eller redigere hvilke prosjekter.

Effekter på samarbeid, effektivitet og kommunikasjon

Strukturert bruk av Asana forbedrer spesielt transparens og sporbarhet i teamarbeid. Arbeidsstatuser er tilgjengelige til enhver tid, ansvar er klart definert og informasjon samles sentralt. Dette fremmer selvstendig og tidsriktig utførelse av oppgaver og rask koordinering uten langvarig e-postkorrespondanse.

Plattformen støtter også asynkront samarbeid: Teammedlemmer kan arbeide med sine oppgaver, gi tilbakemelding på status og gi feedback, selv om de ikke er aktive i systemet samtidig.

Muligheter og utfordringer i praktisk bruk

Muligheter

• Transparent arbeidsfordeling: Alle teammedlemmer har til enhver tid innsyn i pågående oppgaver og frister.
• Økt sporbarhet: Endringer og kommentarer dokumenteres sentralt.
• Mer effektive arbeidsflyter: Gjentakende prosesser kan opprettes som maler, og rutineoppgaver kan automatiseres.
• Bedre kommunikasjon: Kommentarer og vedlegg knyttet til oppgaver reduserer behovet for avdelingsoverskridende avklaringer utenfor plattformen.

Utfordringer

• Innføringsarbeid: Nye brukere trenger opplæring for å bruke funksjonene effektivt.
• Aksept i teamet: Suksess avhenger i stor grad av konsekvent bruk av alle involverte.
• Personvern og konfidensialitet: Avhengig av sak kreves spesielle tiltak for å beskytte sensitive opplysninger.
• Informasjonsmengde: Uten klart definerte strukturer kan antall oppgaver og varsler raskt bli uoversiktlig.

Praktiske eksempler på bruk i advokatkontorets hverdag

Eksempel 1: Saksoverskridende fristkontroll

Alle frister for løpende saker opprettes som oppgaver med forfallsdato i Asana. Ansvar fordeles, og påminnelser sendes automatisk. Forfalte oppgaver gjennomgås daglig i et teammøte.

Eksempel 2: Digital saksmappe

For hver sak opprettes et eget prosjekt. Her samles alle tilhørende oppgaver, frister og dokumenter. Nye innkommende dokumenter, som prosesskriv, legges inn som oppgaver med merknader og tilordnes direkte til det ansvarlige teammedlemmet.

Eksempel 3: Onboarding av nye teammedlemmer

Et onboarding-prosjekt inneholder alle nødvendige steg for at nye teammedlemmer skal komme i gang, for eksempel å opprette tilganger, innføring i interne rutiner eller overlevering av viktige dokumenter. Fremdrift registreres i Asana og koordineres til fullføring.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid tar det å sette seg inn i Asana?

Grunnfunksjonene læres som regel i løpet av noen timer. For omfattende bruk anbefales en målrettet innføring, for eksempel gjennom en workshop.

Hvilke fordeler har Asana sammenlignet med e-postkoordinering?

Asana gjør det mulig å lagre informasjon strukturert og sentralt, gir tydelig oppgavefordeling og automatiske påminnelser, og minimerer risikoen for informasjons­tap eller at oppgaver overses.

Må hele teamet bruke Asana?

For optimal arbeidsflyt anbefales det å inkludere alle teammedlemmer i systemet. Enkelte personer bør ikke arbeide utenfor plattformen for å unngå dobbeltarbeid og misforståelser.

Hvordan sikres det at konfidensielle data forblir beskyttet?

Tilgangsrettigheter i Asana kan administreres etter prosjekt og bruker. I tillegg bør interne retningslinjer og sikkerhetstiltak følges for å forhindre uautorisert innsyn.

Kan Asana kombineres med andre advokatsystemer?

Det finnes en rekke integrasjoner slik at for eksempel kalendere eller dokumenthåndteringssystemer kan kobles på. Den konkrete integrasjonen avhenger av hvilke systemer som brukes og individuelle behov.

Ofte stilte spørsmål

Hvilke krav til personvern må følges ved bruk av Asana?

Når Asana brukes som skybasert prosjektstyringsverktøy, må virksomheter særlig følge reglene i personvernforordningen (GDPR) dersom personopplysninger om europeiske borgere behandles. Dette omfatter risikovurdering etter artikkel 35 GDPR, dersom det valgte verktøyet sannsynligvis innebærer høy risiko for individets rettigheter og friheter. Det må inngås en databehandleravtale (DPA) etter artikkel 28 GDPR med Asana, og det må vurderes om Asana regnes som databehandler eller felles behandlingsansvarlig. Videre må registrertes rettigheter sikres, særlig innsynsrett, rett til sletting og rett til dataportabilitet. Siden Asana blant annet har servere i tredjeland (som USA), må overføring av personopplysninger til tredjeland gjøres i henhold til personvernreglene, for eksempel ved EUs standardavtaler og supplerende tekniske og organisatoriske tiltak.

Hvilket erstatningsansvar har virksomheten ved bruk av Asana?

Når Asana brukes, har virksomheten ansvar for lovlig behandling av de data som lagres og behandles i Asana. Dersom bruken fører til brudd på personvernet som følge av feil konfigurering, manglende tilgangskontroll eller utilstrekkelig opplæring, kan virksomheten ilegges bøter etter art. 83 GDPR og risikere erstatningsansvar etter art. 82 GDPR. Det kan også oppstå erstatningsrisiko overfor kunder, partnere og ansatte dersom bruken av Asana for eksempel medfører datatap eller uautorisert utlevering av konfidensiell informasjon. Det bør også vurderes om profesjonsansvarsforsikringen dekker personvernbrudd forårsaket av bruk av skytjenester.

Hvilke medbestemmelsesrettigheter for tillitsvalgte må tas hensyn til ved innføring av Asana?

Innføring og bruk av Asana i tyske virksomheter med tillitsvalgte omfattes typisk av medbestemmelsesrett etter § 87 avsn. 1 nr. 6 BetrVG (bedriftsgrunnloven), da programvaren kan brukes til å overvåke ansattes atferd eller prestasjoner. Det inngås vanligvis en avtale om hvordan Asana kan brukes, hvilke rettigheter ansatte har og hvordan adgang til person- eller atferdsopplysninger skal håndteres. Det anbefales å involvere de tillitsvalgte allerede i valgprosessen, for å unngå senere konflikter og for å oppfylle kravene til personvern og ansattvern (§ 26 BDSG).

Hvordan vurderes eksterne tilganger og delingsfunksjoner i Asana juridisk?

Asana gir enkel mulighet for samarbeid ved at eksterne partnere eller kunder kan inviteres inn i prosjekter eller filer og oppgaver deles med dem. Juridisk må det alltid sikres at det finnes et rettslig grunnlag for enhver utlevering eller innsyn i personlige eller konfidensielle bedriftsdata etter art. 6 GDPR. Ved involvering av eksterne databehandlere, dersom disse får tilgang gjennom invitasjon, må tilsvarende databehandleravtaler (DPA) være på plass. Det er også nødvendig å informere mottakere om gjeldende krav til personvern og eventuelle taushetspliktbestemmelser. All tilgang bør dokumenteres og innholdet som deles bør gjennomgås jevnlig.

Hvilke krav gjelder til oppbevaring og sletting av data i Asana?

Data som behandles med Asana er underlagt generelle lovpålagte oppbevaringsfrister, for eksempel etter Handelsgesetzbuch (HGB) eller Abgabenordnung (AO) for skatte- eller forretningsrelevante dokumenter. Etter utløpet av slike frister må data slettes i samsvar med artikkel 17 GDPR. Asana tilbyr ulike funksjoner for sletting og arkivering av data. Likevel er virksomheten forpliktet til å kontrollere om det eksisterer rettslige plikter til videre oppbevaring før sletting. Det anbefales å dokumentere og loggføre alle sletteprosesser for revisjonsformål. Ansvar og prosedyrer bør reguleres i interne retningslinjer.

Hvordan kan virksomheter sikre informasjonssikkerheten ved bruk av Asana?

Virksomheter er forpliktet til å sikre tekniske og organisatoriske tiltak (TOM) i henhold til artikkel 32 GDPR når personopplysninger behandles i Asana. Dette inkluderer sikring mot uautorisert tilgang med sterke passord og eventuelt tofaktorautentisering, kryptering av dataoverføring samt rutiner for tilgangs- og rettighetsstyring. I tillegg bør det sikres at alle programvareoppdateringer installeres raskt og at ansatte jevnlig får opplæring i personvern og informasjonssikkerhet. Sjekk også om Asana er sertifisert, for eksempel etter ISO 27001, og hvordan sikkerhetshendelser (data breaches) varsles og håndteres. Det anbefales å ha et eget informasjonssikkerhetskonsept som også omfatter skybasert programvare som Asana.