Åpen søknad

Åpen søknad

Definisjon og betydning

En åpen søknad er en form for jobbsøknad hvor en person uoppfordret og uten henvisning til en utlyst stilling uttrykker interesse for å jobbe i et firma, en institusjon eller – som i denne sammenhengen – et advokatkontor. I motsetning til den tradisjonelle søknaden, sendes den åpne søknaden ikke som svar på en konkret stillingsutlysning, men på eget initiativ. Målet er å tilby seg som en kvalifisert arbeidstaker til en potensiell arbeidsgiver og dermed kanskje få en passende stilling.

Betydningen av åpne søknader har økt de siste årene. Mange advokatkontorer tar gjerne imot slike søknader for å bli oppmerksomme på talentfulle og engasjerte kandidater, selv om det for øyeblikket ikke er noen utlyste stillinger.

Plassering i søknadsprosessen

Rollen til åpen søknad på advokatkontoret

Tradisjonell rekruttering i advokatkontorer skjer vanligvis via målrettede stillingsutlysninger eller anbefalinger. Åpne søknader supplerer denne prosessen ved å gi interesserte mulighet til å presentere seg uten hensyn til eksisterende utlysninger. Dette kan særlig være en fordel i bransjer der ledige stillinger ofte besettes internt eller sjelden lyses ut offentlig.

Åpne søknader viser et advokatkontor at kandidaten er aktivt interessert i et samarbeid og tar eget initiativ. Dette kan tolkes positivt med tanke på engasjement, selvstendighet og identifikasjon med kontoret.

Relevans for inngang til bransjen

For personer som ønsker å starte på et advokatkontor og ikke finner noen aktuell, utlyst stilling, gir en åpen søknad en alternativ inngangsvei. Den gjør det mulig å ta tidlig kontakt, presentere seg og vise egen bakgrunn – uavhengig av utlyste stillinger.

Ofte fører slike søknader til at kandidater legges inn i en intern talentpool, slik at de kan bli kontaktet prioritert ved fremtidige passende muligheter. I noen tilfeller oppdager advokatkontorer gjennom overbevisende åpne søknader et behov de tidligere ikke har annonserert, og oppretter eventuelt nye stillinger.

Krav og forventninger fra arbeidsgiversiden

Fra advokatkontorets side forventes det ved åpne søknader i utgangspunktet de samme formelle kravene som ved søknad på utlyste stillinger. Dette omfatter blant annet:

• Velformulert søknadsbrev: Følgebrevet bør spesifikt vise til motivasjonen for den åpne søknaden samt til advokatkontoret, og forklare hvorfor nettopp dette kontoret er valgt.
• Fullstendige søknadsdokumenter: CV, relevante attester, vitnemål og eventuelt en oversikt over tidligere prosjekter eller arbeidsoppgaver bør være vedlagt.
• Individuell presentasjon: Den åpne søknaden bør tilpasses profilen og fagområdene til advokatkontoret. Det forventes at søkeren har satt seg inn i kontorets fokusområder og sender inn en gjennomarbeidet søknad.
• Konkret merverdi: Det vurderes som positivt dersom konkrete kompetanser presenteres i søknadsbrevet, og hvordan disse kan bidra til utviklingen av kontoret.

En oversikt over ønsket stilling, fagområder og tilgjengelighet i tid kan gi ekstra struktur til søknaden.

Typiske misforståelser og feiltolkninger

Begrepet og praksisen med åpen søknad er ofte forbundet med usikkerhet. De vanligste misforståelsene omfatter:

• Henvisning til flere advokatkontorer: Noen søkere skriver generelle åpne søknader og sender disse til flere advokatkontorer samtidig. Dette vurderes som regel negativt, siden verken individuell tilpasning eller motivasjon er tydelig.
• Forventning om rask tilbakemelding: Siden åpne søknader ikke knyttes til en utlyst stilling, kan det ta lengre tid før man får svar, da det ikke nødvendigvis finnes en akutt rekrutteringssituasjon.
• Forveksling med masseutsendte/blinde søknader: Selv om begrepene ofte brukes om hverandre, skiller åpen søknad seg ut ved at den innholdsmessig og formelt er tilpasset det konkrete målrettede firmaet, i dette tilfellet advokatkontoret. En blind søknad er derimot vanligvis mindre individuelt utformet.
• Utydelig stillingsønske: Upresis informasjon om ønsket arbeidsområde kan føre til at søknaden ikke behandles målrettet og risikerer å ikke bli riktig vurdert.

Praktiske tips for søkere

• Grundig research: Sett deg grundig inn i advokatkontoret, dets arbeidsområder, klientstruktur og verdier. Denne researchen gir grunnlag for en individuell og overbevisende søknad.
• Klar motivasjonsbeskrivelse: Forklar konkret hvorfor du søker nettopp dette advokatkontoret og på hvilket område du ønsker å bidra med din kompetanse.
• Strukturerte dokumenter: Legg vekt på komplette, oversiktlige og formelt korrekte søknadsdokumenter. Tilpass innholdet etter forventningene hos advokatkontoret.
• Vis initiativ, vær realistisk: Det er viktig å fremheve viljen til å ta ansvar og lære nye arbeidsområder. Samtidig bør du vurdere din egen bakgrunn realistisk og ikke gi ubegrunnede forventninger.
• Tålmodighet med tilbakemelding: Ved åpen søknad bør du regne med lengre behandlingstid og om nødvendig holde vennlig kontakt med kontaktpersonen etter innsendelsen.
• Proaktiv opptreden: Ikke nøl med å etterspørre høflig etter rimelig tid dersom du ikke har fått svar.

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Hvordan skiller en åpen søknad seg fra en søknad på en utlyst stilling? En åpen søknad sendes uavhengig av aktuelle stillingsutlysninger og er basert på eget initiativ. Den rettes til virksomheten eller advokatkontoret for å uttrykke generell interesse for et samarbeid.Hvilke dokumenter bør en åpen søknad inneholde? En åpen søknad bør inneholde et individuelt søknadsbrev, en fullstendig CV samt relevante vitnemål og attester. Det anbefales også en kort presentasjon av det ønskede ansvarsområdet.Hvor lang tid tar det å få svar på en åpen søknad? Siden åpne søknader vanligvis ikke er knyttet til et akutt personalbehov, kan behandlingstiden variere fra noen uker til flere måneder.Hvordan kan sjansen for å lykkes med en åpen søknad økes? Grundig research om advokatkontoret, et individuelt skrevet søknadsbrev og å synliggjøre egen merverdi kan øke sjansen for å lykkes betydelig.Er det mulig å følge opp etter en åpen søknad? Ja, etter rimelig ventetid (for eksempel tre til fire uker) er det generelt akseptabelt å etterspørre høflig på e-post eller telefon, og det kan understreke din interesse.Hva skjer med data og søknadsdokumenter etter innsending av en åpen søknad? Advokatkontorer oppbevarer dokumentene i samsvar med personvernregler. I mange tilfeller legges søknader i en talentpool for å kunne vurderes på nytt ved passende anledninger.

Denne artikkelen gir en grundig oversikt over den åpne søknaden i kontekst av et advokatkontor, og henvender seg spesielt til søkere som ønsker å forstå og aktivt påvirke søknadsprosessen.

Ofte stilte spørsmål

Har virksomheter lov til å lagre personopplysninger fra åpne søknader over lengre tid?

Virksomheter kan kun lagre personopplysninger fra åpne søknader i et begrenset tidsrom, i tråd med formålene for databehandlingen. Når søknadsprosessen er avsluttet skal opplysningene slettes i henhold til art. 17 GDPR, så snart formålet med behandlingen bortfaller. Lengre lagring kan være tillatt dersom søkeren uttrykkelig samtykker, for eksempel for opptak i en søkerpool. I så fall må virksomheten informere åpent om varighet og formål, og innhente et tilbakekallbart samtykke. Uten slikt samtykke bør sletting skje senest seks måneder etter avsluttet søknadsprosess, da det kan fremmes krav etter likestillingsloven (AGG) innenfor denne perioden.

Hvilke informasjonsplikter har en virksomhet overfor søkere etter art. 13 GDPR?

Når en åpen søknad mottas, er virksomheten forpliktet til å informere søkeren om behandlingen av personopplysningene. Informasjonspliktene iht. art. 13 GDPR omfatter kontaktopplysninger til behandlingsansvarlig, formål og rettslig grunnlag for behandlingen, lagringstid, kategorier av behandlede opplysninger, eventuelle mottakere, samt rettigheter for søkeren (som innsyn, sletting, protest). Søkeren skal også informeres om klagerett til datatilsyn og eventuelt om planer om overføring til tredjeland. Denne informasjonen må gis senest ved første innsamling av opplysninger, altså helst umiddelbart etter mottak av søknaden, på et klart og lettfattelig språk.

Kan et arbeidsforhold oppstå direkte ved innsending av en åpen søknad?

Selve innsendingen av en åpen søknad etablerer ikke et arbeidsforhold juridisk. Et ansettelsesforhold oppstår først ved en gjensidig viljeserklæring fra begge parter, vanligvis gjennom en arbeidsavtale. Tilbudet fra søkeren ved å sende inn dokumentene er bare en invitasjon om å komme med et jobbtilbud (invitatio ad offerendum). Virksomheten er ikke forpliktet til å respondere på åpne søknader eller opprette nye stillinger. Plikter til forhandling eller prekontraktuelle forpliktelser kan først oppstå gjennom konkrete samtaler eller ansettelsestilbud, avhengig av prosessen.

Hvilke juridiske forpliktelser gjelder når en virksomhet avslår åpne søknader?

Ved avslag på en åpen søknad må virksomheten sikre at kandidaten ikke utsettes for diskriminering i henhold til likestillingsloven (AGG). Ingen skal diskrimineres på grunn av rase, etnisk opprinnelse, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, alder, seksuell identitet eller kjønn. Hvis slik diskriminering mistenkes kan det gi grunnlag for erstatningskrav. Det foreligger også personvernrettslige forpliktelser til å slette søknadsdokumentene etter utløpet av fristene.

Må søkeren samtykke eksplisitt til behandling av sine data ved åpen søknad?

Den rettslige adgangen til databehandling ved åpne søknader følger hovedsakelig av art. 6 nr. 1 bokstav b i GDPR, da behandlingen er nødvendig for å gjennomføre prekontraktuelle tiltak. Et ytterligere samtykke er kun nødvendig dersom dataene skal brukes til andre formål, for eksempel opptak i en søkerpool eller til framtidige utvalg. I slike tilfeller kreves et særskilt, informert og tilbakekallbart samtykke fra søkeren.

Hvilke spesielle krav gjelder for åpne søknader sendt per e-post når det gjelder personvern?

Ved innsending av åpen søknad per e-post må både søker og virksomhet overholde gjeldende personvernregler. Virksomheter bør tilby sikre kommunikasjonskanaler (f.eks. kryptert e-postoverføring eller sikre søknadsportaler) eller gjøre oppmerksom på risikoene ved e-post. Søknaden må behandles konfidensielt, beskyttes mot uautorisert tilgang og behandles i egnede systemer. Internt skal dokumentene kun deles med personer som er involvert i ansettelsesprosessen.

Hvilke innsyns- og sletterettigheter har søkere etter GDPR ved åpen søknad?

Søkere har etter art. 15 GDPR rett til informasjon om sine lagrede personopplysninger, behandlingsformål, mottakere og planlagt lagringstid. De kan også kreve sletting av egne data iht. art. 17 GDPR, dersom det ikke foreligger lovpålagt oppbevaringsplikt eller legitime interesser for virksomheten. I praksis kan søkere ved avslag f.eks. kreve umiddelbar sletting, med mindre virksomheten trenger opplysningene for å forsvare seg mot eventuelle krav etter AGG, hvor lagring i inntil seks måneder etter avsluttet prosess er anerkjent.