Administrativt arbeid ved avdelingen
Administrativt arbeid ved avdelingen omfatter alle organisatoriske, dokumentasjonsmessige og rettslig relevante oppgaver som oppstår innenfor en institusjonell enhet – særlig i stasjonære institusjoner innen helse-, sosial- og justissektoren. Begrpet er særlig relevant i rettslig og praktisk sammenheng med sykehus, omsorgsinstitusjoner og fengsler. Det administrative arbeidet berører en rekke ulike rettsregler og er underlagt omfattende lovregulering.
Definisjon og avgrensning
Det administrative arbeidet ved avdelingen må skilles fra generelle administrative oppgaver, da det omfatter spesifikke prosesser og rettslige krav innenfor en (delvis) stasjonær institusjon. Hovedtrekkene er samspillet mellom administrasjon og tjenesteyting, overholdelse av ulike lovbestemmelser samt forsvarlig dokumentasjon og korrekt fakturering.
Rettslige rammer for administrativt arbeid ved avdelingen
Generelle rettslige rammebetingelser
Det administrative arbeidet ved avdelingen preges av tilknytning til ulike rettsområder, herunder sosialrett, personvernrett, yrkesrett, erstatningsansvar og arbeidsrett.
Sosiallovgivning
Særlig bestemmelsene i sosiallovboken (SGB) har betydelig innflytelse:
- SGB V: Utgjør det rettslige grunnlaget for gjennomføring og fakturering av helsetjenester i sykehus og andre medisinske institusjoner.
- SGB XI: Regulerer administrative oppgaver i omsorgsinstitusjoner inkludert dokumentasjons- og transparensplikt.
Personvernrett
Behandling av personopplysninger, spesielt sensitive helseopplysninger, er underlagt kravene i personvernforordningen (GDPR) og den føderale personvernloven (BDSG). Institusjoner må implementere og dokumentere hensiktsmessige tekniske og organisatoriske tiltak (TOM). Tilgangsrettigheter til pasientdata eller innsattes akter er lovregulert restriktivt og skal evalueres regelmessig.
Yrkesrett og delegeringsrett
Administrative oppgaver ved avdelingen må være i samsvar med yrkesrettslige bestemmelser. Særlig innen medisinske institusjoner må reglene om dokumentasjon, oppbevaring og videreformidling av pasientdata overholdes.
Dokumentasjonsplikt
En sentral oppgave er rettssikker og tidsnær dokumentasjon av alle relevante hendelser. Lovhjemmel for dette finnes blant annet i
- Pasientrettighetsloven (§§ 630f, 630h BGB),
- § 37, første ledd, SGB V (dokumentasjonsplikt i pleie),
- Straffegjennomføringsloven (StVollzG) for fengsler.
Dokumentasjonen skal oppfylle krav om korrekthet, fullstendighet, etterprøvbarhet og konfidensialitet. Feil i dokumentasjonen kan føre til erstatningsrettslige konsekvenser.
Arbeidsområder for administrativt arbeid ved avdelingen
Fakturering og ytelseskontroll
Korrekt og fullstendig fakturering av tjenester skjer med utgangspunkt i omfattende regelverk, særlig basert på SGB V, SGB XI og takstregulativene (GOÄ, GOZ, DRG-katalogen). Faktureringen er underlagt streng kontroll fra kostnadsbærere og krav om økonomisk ansvarlighet.
Administrasjon og rapportering
Oppgavene omfatter blant annet føring og arkivering av akter, utarbeidelse av behandlings- eller omsorgsavtaler, forberedelse av utskrivelser samt innrapportering av lovpålagte meldinger til myndigheter (f.eks. smittevernloven). Også rapportering etter § 21 KHEntgG (sykehustakstlov) må nevnes.
Personaladministrasjon og arbeidsrett
Administrative oppgaver omfatter også håndtering av personaldokumenter, tjenesteplaner og overholdelse av arbeidsmiljø- og arbeidstidsbestemmelser. Reglene i arbeidsmiljøloven (ArbZG) og lov om svangerskapsvern og permisjon (MuSchG) skal følges, samt medbestemmelsesrett etter bedriftsdemokratiloven (BetrVG).
Ansvar og risikostyring
Administrative oppgaver ved avdelingen knyttes til organisasjonsansvar (§ 823 BGB) og institusjonell ansvarsrisko. Et effektivt internt kontrollsystem (IKS) og regelmessig opplæring av administrativt personell er rettslig påkrevd for å minimere ansvarsrisko.
Spesielle rettsregler i utvalgte institusjonstyper
Sykehus
Administrativt arbeid i stasjonære helseinstitusjoner er spesielt strengt regulert (sykehusfinansieringsloven, KHG; sykehustakstloven, KHEntgG; føderal omsorgsforskrift, BPflV). Det må tas hensyn til krav om minimumsdokumentasjon, meldeplikt, fakturering av tjenester og kvalitetsstyring.
Omsorgsinstitusjoner
Her gjelder særlig kravene i lov om kvalitet i pleie og bolig (PfWoqG, delstatsrett), reguleringene i SGB XI og forskjellige lover på delstatsnivå. Regler om åpenhet, kontroll og klagehåndtering er en integrert del.
Fengsler
Administrativt arbeid i fengsler er regulert av straffegjennomføringsloven (StVollzG), delstatslover for straffegjennomføring samt spesiallover om personvern, dokumentsikring og meldeplikt.
Kontroll- og overvåkingsmekanismer
Forsvarlig administrativt arbeid ved avdelingen er underlagt regelmessig kontroll av tilsynsmyndigheter, medisinsk kontrollinstans (MD), revisjonskontorer og eksterne revisorer. Manglende overholdelse av rettslige krav kan føre til sanksjoner, bøter og tap av driftslisens.
Sammendrag
Administrativt arbeid ved avdelingen utgjør et rettslig komplekst ansvarsområde som styres av en rekke ulike lover. Foruten å overholde omfattende krav til dokumentasjon og fakturering, innebærer ansvaret å følge personvern- og arbeidsrettslige retningslinjer. En systematisk og rettssikker håndtering av administrative oppgaver er avgjørende både for den lovlige drift av virksomheten og for beskyttelsen av pasienter, beboere og innsatte.
Ofte stilte spørsmål
Hvem har ansvaret ved feil i dokumentasjonen av administrativt arbeid ved avdelingen?
Innenfor det administrative arbeidet ved avdelingen har i utgangspunktet den pleieren som behandler pasienten eller den som er ansvarlig for dokumentasjonen det juridiske ansvaret for at innføringene er riktige og fullstendige. Ved skader på pasient som følge av feilaktig eller manglende dokumentasjon kan det oppstå sivile erstatningskrav eller krav om oppreisning mot sykehuset eller pleieren det gjelder. I tillegg truer yrkesrettslige konsekvenser som advarsler eller oppsigelser etter arbeidsretten. Ved grove feil med forsett eller grov uaktsomhet kan strafferettslige reaksjoner komme på tale. Ved strukturelle mangler som utilstrekkelig opplæring eller manglende arbeidsinstrukser kan også ledere eller institusjonen holdes ansvarlig. Ansvaret dekkes ofte av en bedriftsansvarsforsikring, men plikten til forsvarlig, fullstendig og tidsriktig dokumentasjon er uansett ufravikelig.
Hvilke rettsregler gjelder for oppbevaring og arkivering av administrative dokumenter?
For oppbevaring og arkivering av administrative dokumenter i stasjonær pleie gjelder ulike lovregler, særlig fra den tyske sivilretten (BGB), relevante delstatslover for sykehus, spesiallover som pasientrettighetsloven, yrkesetiske regler for leger samt personvernloven (f.eks. GDPR, BDSG). Pasientjournaler og tilknyttede administrative dokumenter må som hovedregel oppbevares i minst ti år etter at behandlingen er avsluttet (§ 630f, tredje ledd, BGB), men særlover (f.eks. strålevern- eller transfusjonslov) gir ofte lengre frister. Dokumentene må oppbevares slik at uvedkommende ikke får tilgang, og de må beskyttes mot tap, skade eller innsyn fra tredjeparter. Sletting av dokumenter etter utløpt oppbevaringsfrist må skje i henhold til kravene i personvernlovgivningen.
Hva må man være særlig oppmerksom på ved elektronisk administrativ dokumentasjon?
Ved elektronisk dokumentasjon av administrativt arbeid må rettslige krav i personvernloven (GDPR, BDSG), IT-sikkerhetsregler (etter KRITIS-forordningen for kritisk infrastruktur) samt aktuelle delstatsregler for elektroniske pasientjournaler følges. Særlig viktig er å sikre dataintegritet og autentisitet, altså at elektroniske oppføringer kan tilordnes en bestemt person og at etterfølgende endringer dokumenteres (beskyttelse mot manipulering, revisjonsspor). Det må også innføres hensiktsmessige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre konfidensialitet og tilgjengelighet av dataene. Tilgangsbegrensninger til personopplysninger er obligatoriske, og regelmessig opplæring av ansatte i bruk av elektroniske dokumentasjonssystemer er påbudt. Brudd på reglene kan medføre betydelige bøter fra tilsynsmyndighetene.
Hvordan skal pasientrettigheter ivaretas rettslig i det administrative arbeidet?
Ivaretakelsen av pasientrettighetene ved administrativt arbeid ved avdelingen følger direkte av pasientrettighetsloven (§ 630g BGB), personvernlovgivningen (GDPR, BDSG), samt artikkel 2 nr. 1 i grunnloven (retten til privatliv). Dette gjelder særlig retten til informasjonsmessig selvbestemmelse, tilgang til egen journal og vern mot uberettiget videreformidling av pasientdata. Administrative rutiner må utformes slik at pasientdata kun er tilgjengelig for autoriserte personer, og utlevering kun skjer med uttrykkelig samtykke eller lovhjemmel. Pasienter har rett til innsyn i alle komplette dokumenter på forespørsel, med mindre tungtveiende terapeutiske hensyn eller tredjeparts rettigheter taler imot. Brudd på disse rettighetene kan føre til sivilrettslige (f.eks. oppreisning), forvaltningsmessige (f.eks. bøter) og strafferettslige reaksjoner.
Når foreligger brudd på taushetsplikten ved administrativt arbeid?
Brudd på taushetsplikten ved administrativt arbeid i institusjon foreligger dersom pasientens person- eller helseopplysninger uten samtykke eller rettslig grunnlag formidles eller gjøres tilgjengelig for uvedkommende. Rettsgrunnlaget for taushetsplikten er § 203 StGB, pasientrettighetsloven (BGB) samt relevante yrkesregler. Allerede uaktsomme handlinger, som administrative dokumenter uten tilsyn i fellesarealer eller dårlig sikrede elektroniske tilganger, utgjør brudd på taushetsplikten og kan straffes med fengsel, bøter eller profesjonelle sanksjoner. Unntak gjelder kun ved lovpålagt opplysningsplikt (f.eks. rapporteringsplikt for smittsomme sykdommer) eller på rettslig pålegg.
Hvilke rettslige krav gjelder for opplysning og informasjon i forbindelse med administrativt arbeid ved avdelingen?
De rettslige kravene til opplysning og informasjon til pasienter ved administrativt arbeid i institusjon er hovedsakelig regulert av pasientrettighetsloven (§§ 630c, 630e BGB), sykehuslovgivningen samt personvernlovgivningen. Ansatte må sørge for å informere pasienter på en forståelig, fullstendig og rettidig måte om alle administrative forhold som gjelder deres data og behandling. Dette gjelder særlig formål og varighet med datainnsamling, videregivelse av informasjon til tredjeparter (f.eks. eksterne faktureringsenheter) samt pasientenes rettigheter (innsyn, innsigelse, rett til retting og sletting). Informasjonen skal dokumenteres og kunne fremlegges som bevis ved en eventuell tvist om oppfyllelse av lovpålagte informasjonsplikter.
Hvilke juridiske konsekvenser har mangelfull administrasjon og oppfyllelse av dokumentasjonsplikter?
Mangelfull oppfyllelse av dokumentasjons- og organisasjonsplikter ved administrativt arbeid i institusjon kan få alvorlige juridiske følger for sykehuset og de ansatte det gjelder. For det første kan mangelfulle, feilaktige eller forsinkede administrative oppføringer føre til vesentlig svekket bevisføring ved erstatningssaker, med lettere mulighet for sivilrettslige krav. Tilsynssvikt og strukturelle organisasjonsmangler kan også gi pålegg fra tilsynsmyndigheter (f.eks. helsemyndighet, personverntilsyn) eller medføre stenging av avdelinger. Individuelt kan reaksjoner som advarsler eller oppsigelser, og ved grov uaktsomhet eller forsett, også strafferettslige reaksjoner inntreffe. I tillegg risikeres betydelige bøter etter personvernloven (art. 83 GDPR) og tap av omdømme.