Verifica dei conflitti

Verifica dei conflitti

Definizione e classificazione

La verifica dei conflitti è una procedura all’interno di uno studio legale volta a controllare se, nell’accettazione o nella gestione di un mandato, esistano conflitti di interesse. Al centro di questa verifica c’è l’accertamento se mandati esistenti o passati, rapporti con clienti o altre circostanze possano influire sull’indipendenza e l’adempimento diligente nella rappresentanza di un nuovo mandato. La verifica dei conflitti è una parte fondamentale dell’accettazione dell’incarico e rappresenta un elemento chiave per l’integrità e la fiducia nel lavoro dello studio legale. Questo processo tutela sia gli interessi dei clienti sia il rispetto delle disposizioni legali e professionali.

Significato e tipici ambiti di applicazione nella pratica quotidiana dello studio

Nella quotidianità degli studi legali, la verifica dei conflitti rappresenta una fase integrale prima di accettare un nuovo mandato. Essa garantisce che non vi siano interessi contrastanti che possano compromettere l’adempimento dei doveri legati all’incarico. Le aree di applicazione più frequenti sono il controllo dei mandati per nuovi clienti, ma anche per richieste di clienti esistenti su nuove questioni. La verifica si effettua anche in caso di cambiamenti nel team o quando vengono coinvolti terzi nel mandato.

Processi, procedure e metodi

Procedura del controllo dei conflitti

La verifica dei conflitti si svolge in più fasi:

1. Raccolta delle informazioni necessarie: Inizialmente vengono raccolti tutti i dati rilevanti relativi alla richiesta del mandato, alle persone e aziende coinvolte, nonché ai mandati precedenti e in corso.

1. Confronto con i dati dei mandati esistenti: Successivamente queste informazioni vengono confrontate con la banca dati dei mandati dello studio. Questo include mandati precedenti e in corso, persone e aziende coinvolte e altre relazioni.

1. Valutazione dei risultati: In caso di corrispondenze o indizi di un potenziale conflitto di interessi, viene effettuata una valutazione accurata circa l’esistenza di una collisione di interessi e l’impatto che questa possa avere sull’incarico.

1. Documentazione e decisione: Il risultato della verifica dei conflitti viene documentato. In caso di conflitto reale, si decide se il mandato deve essere rifiutato oppure, in determinate condizioni (ad es. consenso o barriera informativa), possa essere comunque assunto.

Metodi di verifica dei conflitti

Per la verifica dei conflitti vengono applicati diversi metodi:

• Ricerca manuale nei fascicoli dei mandati e nelle banche dati,
• Utilizzo di soluzioni software specifiche per la verifica automatizzata,
• Richiesta all’interno del team o in tutto lo studio per rivelare collegamenti finora sconosciuti,
• Formazione periodica per sensibilizzare i dipendenti riguardo a situazioni rilevanti.

Condizioni quadro e standard

Gli studi legali si basano, nell’esecuzione delle verifiche dei conflitti, su requisiti di legge, norme deontologiche e direttive interne. In Germania sono particolarmente rilevanti le disposizioni sulla riservatezza e sulla prevenzione dei conflitti di interesse. L’organizzazione della verifica può variare a seconda delle dimensioni dello studio e delle aree di attività.

Gli studi legali moderni adottano sempre più frequentemente fascicoli elettronici e strumenti digitali per la verifica dei conflitti, che consentono un confronto rapido e affidabile. I processi sono chiaramente definiti e spesso integrati nel sistema interno di gestione della qualità. In particolare negli studi più grandi è comune il supporto di uffici centrali o di coordinatori dedicati.

Aspetti pratici: gestione quotidiana della verifica dei conflitti

Per i collaboratori e i neoassunti, la verifica dei conflitti è una fase ricorrente del lavoro. Già al primo contatto con potenziali clienti si richiede di identificare persone o aziende coinvolte. In seguito si procede al confronto secondo le direttive dello studio. In caso di dubbi, in molti studi è disponibile una persona di riferimento centrale che supporta nella valutazione di potenziali conflitti. La sensibilizzazione per i possibili conflitti di interesse viene incrementata tramite formazioni interne e workshop.

Nella quotidianità dello studio, la verifica dei conflitti implica una gestione consapevole dei dati relativi ai mandati e l’effettuazione e documentazione accurata della verifica prima di ogni accettazione o modifica del mandato. Verifiche errate o omesse possono comportare danni reputazionali o addirittura rischi di responsabilità civile.

Opportunità e sfide nella vita quotidiana dello studio

Opportunità

• Assicurare l’indipendenza: La verifica dei conflitti contribuisce a garantire l’indipendenza dello studio legale e a rafforzare la fiducia di clienti e partner commerciali.
• Prevenzione della responsabilità: Un controllo accurato dei conflitti previene casi di responsabilità e protegge da conflitti con i clienti.
• Affidabilità: Attraverso processi trasparenti, gli studi rafforzano la fiducia sia all’interno che all’esterno.

Sfide

• Complessità negli studi più grandi: Con numerosi mandati, collaboratori e relazioni internazionali, aumenta l’impegno richiesto per la verifica dei conflitti.
• Gestione affidabile dei dati: La verifica dei conflitti dipende da dati dei mandati completi e aggiornati. Errori nella gestione dei dati possono generare lacune.
• Pressione temporale: Nella quotidianità lavorativa, la pressione del tempo può compromettere l’accuratezza. Tuttavia, il rispetto degli standard deve essere sempre garantito.
• Implementazione tecnica: L’introduzione e la gestione di software idoneo richiede formazione e manutenzione regolare.

Domande frequenti

Qual è l’obiettivo di una verifica dei conflitti?

La verifica dei conflitti serve a riconoscere e neutralizzare tempestivamente potenziali collisioni di interessi, al fine di garantire l’indipendenza e il rispetto delle prescrizioni di legge e deontologiche.

Quando deve essere effettuata una verifica dei conflitti?

La verifica dei conflitti si effettua prima dell’assunzione di ogni nuovo mandato, nonché in caso di modifiche a mandati esistenti o cambi di personale nella gestione.

Chi è responsabile della verifica dei conflitti?

A seconda della dimensione dello studio e dell’organizzazione interna, il controllo dei conflitti viene effettuato da team di avvocati, collaboratori di studio o da sedi centrali. Il potere decisionale spetta spesso alle persone responsabili dello specifico mandato.

Cosa accade in caso venga riscontrato un conflitto di interessi?

Se è presente un conflitto di interesse, il mandato di regola non viene assunto. In determinati casi, la gestione può avvenire con il consenso di tutte le parti coinvolte o tramite particolari misure di sicurezza.

Che ruolo giocano gli strumenti digitali nel controllo dei conflitti?

Gli strumenti digitali facilitano l’individuazione di eventuali conflitti tramite ricerche automatizzate e gestione strutturata dei dati. Essi sono particolarmente utili nell’esame di grandi quantità di dati e aumentano l’efficienza.

Questo articolo offre una panoramica compatta e pratica sul tema della verifica dei conflitti e chiarisce perché tale procedura sia indispensabile per uno svolgimento fluido, trasparente e responsabile dell’attività quotidiana dello studio legale.

Domande frequenti

Quali parti devono essere coinvolte nella verifica dei conflitti?

Nella verifica dei conflitti devono essere coinvolte, in linea di principio, tutte le persone fisiche e giuridiche che, in uno specifico mandato, possono figurare come parte, controparte, interveniente o anche indirettamente interessate. Oltre ai mandanti, rientrano ad esempio società controllate, società madri, società sorelle o eventualmente i titolari effettivi ai sensi della normativa antiriciclaggio. Possono inoltre essere rilevanti accordi all’interno di consorzi, soci o determinati gruppi di parti coinvolte. Una verifica completa tiene conto anche di assetti fiduciari o di rappresentanza, soprattutto se la reale identità della parte economicamente interessata non è palese.

Come viene determinata la portata della verifica dei conflitti all’interno di uno studio legale?

La portata della verifica dei conflitti dipende dall’organizzazione dello studio, dalla composizione di professionisti indipendenti e da eventuali collegamenti internazionali (ad es. in qualità di membro di una rete). È rilevante stabilire se esiste un conflitto di interessi tra diversi clienti per i quali lo stesso studio legale o società – inclusi filiali autonome e non autonome, anche eventualmente a livello mondiale – assume mandati. Ciò è particolarmente previsto ai sensi del § 43a comma 4 BRAO e § 3 BORA. Nelle entità internazionali la verifica dei conflitti può essere più complessa, poiché devono essere prese in considerazione sia le norme professionali nazionali che straniere, nonché gli obblighi di riservatezza.

Quali sono le conseguenze legali di un controllo dei conflitti non effettuato correttamente?

Un controllo errato dei conflitti può comportare gravi conseguenze legali. Se viene rilevato un conflitto di interessi e il mandato viene comunque assunto o portato avanti, si rischiano, tra l’altro, procedimenti disciplinari, richieste di risarcimento danni civili o provvedimenti disciplinari. L’assicurazione di responsabilità professionale può rifiutare la copertura in caso di violazione dolosa dei doveri professionali. Inoltre, il rapporto di fiducia con i clienti e con l’opinione pubblica può essere gravemente compromesso.

Quando deve essere ripetuta o aggiornata la verifica dei conflitti?

La verifica dei conflitti è obbligatoria all’inizio del rapporto di mandato; tuttavia, dato che la situazione può cambiare durante lo svolgimento di un mandato – ad esempio con l’ingresso di nuove parti, riorganizzazioni o modifiche processuali – è necessario un controllo periodico e adattato alla situazione. Anche all’assunzione di nuovi mandati che possano sovrapporsi a quelli esistenti, è opportuno procedere a una nuova verifica per garantire la costante tutela dei doveri professionali.

Per quanto tempo e in quale misura devono essere conservati i dati relativi alla verifica dei conflitti?

La conservazione dei dati raccolti per la verifica dei conflitti è regolata dai requisiti professionali e dalla legge sulla protezione dei dati, in particolare secondo il GDPR e il § 50 BRAO. I dati vanno conservati, di regola, almeno per il tempo necessario all’adempimento degli obblighi professionali nonché per la rivendicazione o la difesa da pretese. Se il rapporto di mandato non viene instaurato, i dati non più necessari devono essere cancellati immediatamente, salvo che la loro conservazione sia necessaria per garantire future verifiche dei conflitti. Nel caso invece venga affidato il mandato, si applicano i termini di conservazione previsti per i fascicoli di mandato.

Quali peculiarità si presentano nei mandati internazionali?

Per i mandati internazionali spesso si applicano norme differenti sul diritto professionale e sulle regole deontologiche, soprattutto in relazione ai conflitti di interesse. Occorre verificare se le rispettive discipline nazionali richiedano un controllo più approfondito o variato. In studi multidisciplinari o partnership, vanno inoltre considerate le norme delle altre professioni coinvolte (ad es. commercialisti, revisori legali). In pratica, è consigliabile, nei casi transfrontalieri, procedere a verifiche dei conflitti particolarmente dettagliate e, se necessario, acquisire pareri o relazioni esterne.

In che misura le informazioni derivanti dalla verifica dei conflitti sono soggette all’obbligo di riservatezza?

Le informazioni raccolte nell’ambito della verifica dei conflitti sono soggette all’obbligo di riservatezza professionale dell’avvocato ai sensi del § 43a comma 2 BRAO e, se del caso, del § 203 StGB. Questo riguarda non solo i dati relativi a potenziali clienti, ma anche informazioni riguardanti effettivi o possibili avversari, soggetti coinvolti e altre persone interessate. La trasmissione dei dati raccolti a terzi è consentita solo con il consenso esplicito degli interessati o nell’ambito di disposizioni di legge vincolanti. Devono inoltre essere rispettati i requisiti in materia di protezione dei dati personali, soprattutto relativamente alla conservazione, al trattamento e alla cancellazione di dati sensibili.