Verifica di Compliance

Verifica di compliance

Definizione e inquadramento

La verifica di compliance indica una procedura sistematica volta a controllare che le regole interne ed esterne, le prescrizioni e i principi etici vengano rispettati all’interno di un’organizzazione. Il termine “compliance” comprende il rispetto delle prescrizioni di legge, degli obblighi contrattuali, nonché delle direttive e degli standard comportamentali interni all’azienda. Nel contesto di uno studio legale, la verifica di compliance mira a individuare i rischi per i mandati, l’organizzazione e i collaboratori e a prevenire tempestivamente violazioni delle norme vigenti.

Ruolo nella quotidianità dello studio: significato e ambiti tipici di applicazione

Nella quotidianità di uno studio legale, la verifica di compliance riveste un’importanza centrale. Serve a proteggere l’organizzazione e i suoi mandati da rischi legali, economici e reputazionali. Tra gli ambiti d’impiego più frequenti figurano:

• Verifica dell’accettazione di nuovi mandati (valutazione preliminare del mandato)
• Controllo dei conflitti di interesse
• Verifica del rispetto delle norme sulla protezione dei dati
• Rispetto delle prescrizioni deontologiche
• Attuazione e monitoraggio delle direttive interne (ad es. in materia di prevenzione del riciclaggio)

La verifica di compliance non è riservata alle organizzazioni di grandi dimensioni, ma gioca un ruolo importante negli studi legali di qualsiasi dimensione.

Processi, procedure o metodi

Accettazione del mandato e verifica dei conflitti di interesse

Prima dell’inizio di un nuovo mandato, di norma si effettua una verifica di compliance. In tale ambito si verifica la compatibilità del mandato con le disposizioni interne e di legge. Una componente centrale è la verifica dei conflitti di interesse, che consiste nel controllare se mandati o rapporti esistenti con altre parti possano essere in contrasto con il nuovo incarico.

Controllo antiriciclaggio

Soprattutto nell’ambito di determinati incarichi, come ad esempio nelle transazioni, la verifica di possibili casi di riciclaggio è obbligatoria. In questo contesto vengono raccolte e documentate informazioni sull’identità dei clienti. Eventuali segnalazioni di attività sospette vengono trattate secondo le disposizioni di legge.

Verifica della protezione dei dati

La conservazione e il trattamento dei dati sensibili sono soggetti a regole rigide. Parte della verifica di compliance è il controllo che i processi di trattamento dei dati siano conformi alle prescrizioni.

Altri controlli

A seconda del tipo di mandato e della struttura dello studio, anche altri ambiti come il controllo delle liste di sanzioni, le misure anticorruzione o i requisiti di sostenibilità possono far parte della verifica di compliance.

Quadro normativo e standard

Prescrizioni organizzative

Gli studi legali definiscono direttive e processi interni che costituiscono la base per le verifiche di compliance. Spesso esistono linee guida, checklist o strumenti digitali specifici che consentono procedure standardizzate. La responsabilità dell’esecuzione può essere assegnata a collaboratori designati.

Strumenti tecnici

Per supportare la verifica di compliance si adottano sempre più soluzioni digitali. Esempi tipici sono:

• Sistemi di database per la verifica dell’accettazione dei mandati e dei conflitti di interesse
• Workflow elettronici per la documentazione delle fasi di controllo
• Strumenti per la prevenzione del riciclaggio e il monitoraggio delle liste di sanzioni

Prassi comuni

Procedure standardizzate favoriscono il rispetto delle scadenze e una documentazione completa. I risultati della verifica di compliance vengono solitamente registrati e archiviati per iscritto o in formato digitale.

Riferimenti pratici: gestione nella quotidianità dello studio

La verifica di compliance fa parte delle procedure consolidate nella gestione dei mandati ed è spesso un elemento vincolante nell’accettazione degli incarichi. I collaboratori apprendono quali passaggi di controllo sono necessari in ogni situazione e utilizzano modelli, checklist o applicazioni digitali per l’attuazione.

Nella pratica ciò significa raccogliere in modo mirato determinati dati e informazioni prima dell’accettazione o della gestione di un incarico. Nel corso del mandato possono rendersi necessarie ulteriori verifiche, ad esempio se emergono nuovi fatti o entrano in vigore nuove prescrizioni di legge.

Anche nella selezione e formazione dei collaboratori il tema è rilevante: istruzioni e aggiornamenti regolari assicurano che tutte le persone coinvolte siano in grado di riconoscere e prevenire violazioni delle regole.

Opportunità e sfide nella pratica dello studio

Opportunità

• Riduzione dei rischi: Le verifiche di compliance permettono di individuare tempestivamente i rischi e di dimostrare la conformità a leggi e standard.
• Costruzione della fiducia: Attraverso procedure strutturate si rafforza la fiducia da parte di clienti, partner commerciali e autorità.
• Aumento dell’efficienza: Processi standardizzati e strumenti tecnici agevolano l’esecuzione e la documentazione dei controlli.

Sfide

• Complessità: La molteplicità delle regole e i continui cambiamenti possono rendere l’attuazione impegnativa.
• Impegno di tempo: I controlli accurati richiedono tempo, il che può essere una sfida in presenza di scadenze strette.
• Formazione continua: Gli adeguamenti costanti implicano la necessità di informazione e formazione regolari per tutti i collaboratori.

Domande frequenti

Qual è l’obiettivo di una verifica di compliance? Il controllo serve ad individuare e prevenire tempestivamente possibili violazioni di legge, conflitti di interesse e altri rischi.Quali informazioni vengono esaminate durante una verifica di compliance? Di norma vengono verificate informazioni personali e relative all’incarico, rapporti con clienti già esistenti, nonché disposizioni settoriali e liste di sanzioni.Chi è responsabile della verifica di compliance? La responsabilità spetta per lo più a collaboratori appositamente incaricati all’interno dell’organizzazione. In molti casi sono coinvolte più persone, specie nella fase di accettazione del mandato.Quando si svolge una verifica di compliance? Una verifica viene effettuata in particolare all’avvio di nuovi mandati, ma anche nel corso del mandato, se la situazione cambia o si aggiungono nuove informazioni.Perché la verifica di compliance è rilevante anche per chi è agli inizi della professione? Già durante l’inserimento, i nuovi collaboratori vengono istruiti sulle procedure, dato che il controllo fa parte delle attività quotidiane ed è presupposto fondamentale per una gestione dei mandati sicura e conforme alle regole.Come posso prepararmi alle verifiche di compliance? Un’attenta formazione iniziale, lo studio delle istruzioni interne, l’uso di strumenti digitali e una formazione continua aiutano a gestire efficacemente le procedure rilevanti.

Domande frequenti

Chi è obbligato per legge a svolgere una verifica di compliance?

L’obbligo di effettuare una verifica di compliance deriva in Germania principalmente da diverse disposizioni di legge, che dipendono dalla forma giuridica dell’azienda, dal settore e dalla dimensione dell’impresa. In particolare, la legge antiriciclaggio (GwG), la legge sulle società per azioni (AktG), la legge per il controllo e la trasparenza nelle imprese (KonTraG), la legge sulla due diligence nella catena di fornitura (LkSG), nonché la legge bancaria (KWG), contengono disposizioni che obbligano imprese, banche, assicurazioni e altre persone giuridiche ad adottare misure atte a garantire il rispetto della legalità. In questo contesto la verifica di compliance assume un ruolo centrale poiché controlla e documenta sistematicamente il rispetto delle prescrizioni di legge e regolamentari. La mancata esecuzione può comportare pesanti sanzioni pecuniarie, conseguenze penali per la direzione aziendale e richieste di risarcimento danni.

Quali sono gli obblighi legali riguardo alla documentazione delle verifiche di compliance?

Per la documentazione delle verifiche di compliance esiste un obbligo di legge, che deriva ad esempio dal Codice commerciale (HGB), dalla GwG e da normative settoriali. Ai sensi del § 257 HGB e § 8 GwG, la documentazione aziendale, i rapporti di verifica e gli attestati delle misure di compliance devono essere conservati per un periodo legalmente definito – di norma tra sei e dieci anni. La documentazione ha valore di prova nei confronti delle autorità di vigilanza, dei tribunali e dei revisori interni ed esterni per il rispetto dei requisiti legali. Particolarmente rilevante è la tracciabilità dei processi di controllo, delle misure adottate, delle violazioni riscontrate e della loro risoluzione, in modo da poter garantire una prova inconfutabile in caso di controllo o contenzioso.

Quali sono le conseguenze legali in caso di verifica di compliance inadeguata o assente?

Se le verifiche di compliance sono svolte in modo insufficiente o del tutto omesse, ne derivano gravi conseguenze legali per l’azienda e i suoi responsabili. Queste vanno da provvedimenti di vigilanza a sanzioni pecuniarie ingenti fino al perseguimento penale della direzione ai sensi dei §§ 130, 30 OWiG (norme sulle infrazioni amministrative) o persino del § 266 StGB (abuso di fiducia). Inoltre, anche in caso di negligenza può scattare una responsabilità civile – ad esempio sotto forma di richieste di risarcimento da parte di terzi danneggiati. Particolarmente rilevante è anche la disciplina penale e civile internazionale, ad esempio in caso di violazione di sanzioni o embargo, nei quali possono insorgere anche danni reputazionali rilevanti per l’azienda.

Con quale frequenza devono essere effettuate le verifiche di compliance secondo la normativa vigente?

La frequenza delle verifiche di compliance dipende in larga misura dalla specifica disposizione di legge e dal profilo di rischio dell’azienda. Ad esempio, la GwG prescrive una supervisione e un controllo adeguati e orientati al rischio, mentre altre leggi richiedono controlli periodici, almeno annuali (ad esempio nel settore bancario secondo MaRisk e KWG). In occasione di eventi rilevanti – come fusioni, acquisizioni, individuazione di rischi particolari, sospetto di violazioni di legge – possono essere necessarie verifiche straordinarie. La frequenza concreta dei controlli deve quindi essere determinata in base alle disposizioni di legge, alla propria valutazione del rischio e, se del caso, concordata con le autorità di vigilanza e documentata.

In che misura è consentito il ricorso a fornitori di servizi esterni per le verifiche di compliance dal punto di vista legale?

Il coinvolgimento di fornitori esterni, come società di revisione o studi legali, per svolgere o supportare verifiche di compliance è generalmente ammesso dalla legge e spesso anche consigliato, per garantire competenze specifiche e indipendenza. Tuttavia, la responsabilità legale per l’attuazione e, in particolare, per la corretta implementazione e il monitoraggio dei risultati resta sempre in capo all’azienda e/o alla direzione. In particolare, si deve fare attenzione a regolamentare chiaramente, ad esempio, la protezione dei dati (GDPR), la riservatezza e i poteri direttivi nei contratti. Potrebbero sorgere problemi legali se l’obbligo di controllo è attribuito per legge a un organo societario o a determinate funzioni interne.

Quale ruolo svolgono le autorità di vigilanza nel controllo e nella supervisione delle verifiche di compliance?

Autorità di vigilanza come la Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), la Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) o le competenti autorità regionali per la protezione dei dati dispongono di ampi poteri per il controllo dell’esecuzione e della documentazione delle verifiche di compliance. Possono richiedere la presentazione di rapporti di verifica, direttive interne e prove, svolgere controlli in loco e, in caso di infrazioni accertate, impartire provvedimenti o imporre sanzioni. In alcuni settori, inoltre, è obbligatoria la presentazione periodica di rapporti alle autorità di vigilanza. La collaborazione con le autorità e una documentazione scrupolosa e resistente a controlli di tutte le misure di compliance sono quindi fondamentali per adempiere agli obblighi di legge.