Spese di viaggio durante il tirocinio: Fondamenti giuridici e particolarità
Definizione e ambito di applicazione
Il termine Spese di viaggio durante il tirocinio indica tutte le spese sostenute dai tirocinanti nell’ambito delle stazioni obbligatorie di formazione e degli incarichi di servizio fuori dalla sede principale di assegnazione. Il tirocinio, ad esempio nei servizi di formazione giuridici, pedagogici o altri servizi preparatori di tipo pubblico, richiede regolarmente attività presso varie sedi formative, motivo per cui la regolamentazione e il rimborso delle spese di viaggio rivestono un’importanza pratica significativa.
Basi giuridiche del rimborso delle spese di viaggio durante il tirocinio
Normativa legale
I fondamenti giuridici del rimborso delle spese di viaggio durante il tirocinio sono in Germania disciplinati, in linea generale, nella Legge federale sulle spese di viaggio (BRKG) per la Federazione e nelle rispettive Leggi regionali sulle spese di viaggio (LRKG) nei singoli Länder. Le normative stabiliscono in quali condizioni e in quale misura insorgono e vengono rimborsate le spese di viaggio.
- Legge federale sulle spese di viaggio (BRKG): La BRKG si applica ai tirocini presso la pubblica amministrazione federale, ad esempio nel servizio diplomatico superiore. Regola il rimborso delle spese di trasporto, delle indennità chilometriche, delle diarie, dei costi di pernottamento e delle spese accessorie.
- Leggi regionali sulle spese di viaggio (LRKG): Per la maggior parte dei tirocini (ad es. insegnamento, pubblica amministrazione e tirocinio forense) si applicano le relative leggi regionali, i cui contenuti, però, spesso si orientano strettamente alla BRKG.
Oltre alle disposizioni di legge esistono anche Regolamenti di formazione ed esame, che possono contenere prescrizioni specifiche per il tirocinio.
Principio dell’obbligo di tutela
Il rimborso delle spese di viaggio rappresenta un’espressione dell’obbligo di tutela statale nei confronti dei tirocinanti, dato che questi ultimi devono recarsi presso i luoghi di formazione su disposizione dell’ente di appartenenza.
Aventi diritto e condizioni
Quadro giuridico relativo allo status
Di norma, i tirocinanti sono funzionari pubblici in prova (“Beamte auf Widerruf”) o soggetti inseriti in un rapporto di formazione di diritto pubblico. Il diritto al rimborso delle spese di viaggio presuppone che il viaggio costituisca un’attività di servizio disposta o autorizzata dall’ente di appartenenza.
Attività di servizio e sedi formative
Sono considerate rimborsabili, in particolare, le seguenti tipologie di viaggio:
- Viaggi verso le sedi di formazione (ad es. tribunali, autorità amministrative, scuole)
- Viaggi di servizio verso tutor esterni o studi legali (specialmente nel tirocinio giuridico)
- Corsi di formazione o esami disposti per motivi di servizio
Di norma, non sono rimborsabili i tragitti quotidiani dal luogo di residenza alla sede principale di assegnazione (“prima sede di lavoro”). Ciò costituisce una differenza fondamentale rispetto ai viaggi di servizio e ai normali tragitti verso il luogo di lavoro.
Tipologie di spese di viaggio e loro rimborso
Spese di trasporto
In linea generale vengono rimborsate le spese di trasporto necessarie e realmente sostenute. Ciò può includere l’utilizzo di mezzi pubblici (2a classe) oppure, se autorizzato, un’indennità chilometrica per l’uso di un veicolo privato.
Indennità chilometrica
In caso di viaggio con auto privata, l’indennità viene corrisposta secondo tariffe chilometriche stabilite dalla legge, che possono variare a seconda del Land e dell’utilizzo (viaggio da soli o con colleghi a bordo).
Diaria e spese di pernottamento
Per soggiorni fuori sede di più giorni può spettare una diaria e il rimborso dei costi di pernottamento. Ammonata e riconoscibilità sono limitate per legge; vitto proprio o alloggio gratuito comportano di regola una riduzione dei relativi importi.
Spese accessorie
Fra le spese accessorie rientrano, ad esempio, parcheggi, trasporto bagagli o acquisti necessari in relazione al viaggio di servizio.
Procedura per la richiesta di rimborso delle spese di viaggio
Presentazione della domanda e termini
I tirocinanti devono presentare la richiesta di rimborso tempestivamente dopo la conclusione del viaggio. In molti Länder è previsto un termine decadenziale di sei mesi. La domanda va presentata all’ente di formazione o servizio competente, corredata dei necessari giustificativi (biglietti, ricevute, attestazione del viaggio di servizio).
Autorizzazione e liquidazione
Dopo la verifica dei presupposti, la liquidazione e il rimborso avvengono tramite l’ente di servizio. Situazioni poco chiare possono comportare richieste di chiarimenti o la necessità di ulteriori prove.
Particolarità e questioni controverse
Detrazione fiscale per pendolari e trattamento fiscale
Mentre i tragitti abituali tra abitazione e prima sede di servizio sono deducibili solo nell’ambito della detrazione percorsi, le spese di viaggio rimborsate per missioni di servizio sono, in generale, esenti da imposte.
Cambio della sede formativa
In caso di cambio effettivo della sede di formazione (ad es. trasferimento presso una sede di formazione esterna rispetto al domicilio), può spettare un’indennità di trasloco se ciò è stato disposto dall’amministrazione.
Controversie frequenti
- Riconoscimento di un determinato luogo come destinazione di servizio
- Autorizzazione all’utilizzo dell’auto privata
- Entità e congruità dei costi/prove richieste
In caso di controversia è possibile chiedere una revisione tramite ricorso amministrativo.
Conclusione
Le spese di viaggio durante il tirocinio costituiscono una materia giuridica complessa, la cui disciplina specifica dipende dalla normativa federale o regionale, nonché dai rispettivi regolamenti di formazione. Portata e presupposti di rimborsabilità sono stabiliti chiaramente dalle disposizioni, ma richiedono – data la molteplicità delle sedi formative e delle possibili situazioni – un attento esame caso per caso. La tempestiva richiesta da parte del tirocinante è tanto necessaria quanto il rispetto degli obblighi di documentazione e dei termini previsti.
Domande frequenti
Chi ha diritto al rimborso delle spese di viaggio durante il tirocinio?
Nel tirocinio, hanno generalmente diritto al rimborso delle spese di viaggio i tirocinanti che devono effettuare missioni di servizio nell’ambito della loro formazione. Sono considerate missioni di servizio, in particolare, le trasferte prescritte dal regolamento di formazione verso le sedi di tirocinio, le riunioni o le stazioni esterne situate fuori dalla sede ordinaria. Il diritto si riferisce prevalentemente ai viaggi disposti o autorizzati per servizio. I tragitti privati – come quelli quotidiani tra casa e sede di formazione – così come scambi effettuati volontariamente e senza obbligo di servizio, non danno luogo a rimborso. È da rilevare che il diritto è normalmente vincolato all’ordine dell’autorità o del tribunale competente per la formazione; i viaggi disposti di propria iniziativa sono pertanto esclusi dal rimborso, se non preventivamente autorizzati. La presentazione della domanda secondo la normativa regionale sulle spese di viaggio è obbligatoria.
Quali tipologie di costi sono rimborsabili e quali sono gli obblighi di documentazione?
Le spese di viaggio rimborsabili comprendono di regola le spese di trasporto, i costi necessari di pernottamento, diarie o indennità di vitto e, se rilevante, costi accessori indispensabili come parcheggi o spese per bagaglio imputabili al servizio. Le spese di trasporto vengono normalmente rimborsate fino all’importo dei mezzi pubblici (ad es. treno, autobus, eventualmente seconda classe Deutsche Bahn). L’uso di auto privata è rimborsabile solo previa autorizzazione esplicita e con computo delle tariffe chilometriche, per cui devono essere esibite prove specifiche – come il registro dei viaggi, ricevute di carburante e l’autorizzazione stessa. Per i pernottamenti occorre presentare ricevute (ad es. fattura dell’hotel) per il rimborso effettivo, con l’esclusione dei costi per vitto o spese personali. Il rimborso richiede sempre la presentazione di tutti i documenti giustificativi e la domanda nei termini. L’assenza di prove o il superamento dei termini comportano regolarmente l’esclusione dal rimborso.
In che misura spetta il diritto all’indennità chilometrica quando si utilizzano mezzi privati?
L’indennità chilometrica è un rimborso forfettario concesso su domanda per l’uso di mezzi di trasporto privati, in particolare auto propria o bicicletta, purché il loro utilizzo sia stato autorizzato dall’ente e necessario per servizio. L’importo è stabilito dalla legge regionale competente e si basa solitamente su una tariffa fissa per chilometro percorso (ad es. 0,30 € per chilometro in auto). Non si rimborsano separatamente costi come carburante o manutenzione. Requisito è che, al momento del viaggio, non siano disponibili veicoli di servizio o trasporti pubblici utilizzabili, o non utilizzabili con ragionevole impiego di tempo e risorse. Alla domanda devono essere allegati il tracciato del viaggio e i chilometri percorsi, generalmente unitamente all’autorizzazione dell’ente.
Quali sono i termini per la richiesta di rimborso delle spese di viaggio durante il tirocinio?
In tutte le Regioni esiste per il rimborso delle spese di viaggio un termine decadenziale stabilito per legge, che generalmente va dai 3 ai 6 mesi dal termine del viaggio di servizio, salvo che normativa regionale o disposizioni amministrative prevedano scadenze più brevi nel singolo caso. Dopo tale termine, il diritto al rimborso in linea di principio non può più essere esercitato. Spetta al tirocinante presentare la domanda completa, nei termini, corredata di tutti i documenti e giustificativi all’ufficio competente. Il superamento dei termini può essere sanato solo in casi eccezionali e debitamente motivati (ad es. dimostrato impedimento non imputabile al tirocinante).
Vi sono limiti all’importo delle spese di viaggio rimborsabili durante il tirocinio?
Il rimborso delle spese di viaggio durante il tirocinio è sottoposto sia a limiti per singole voci di spesa che a massimali complessivi stabiliti dai massimali di legge previsti dalle normative regionali vigenti. Queste stabiliscono, ad esempio, quali siano i tetti massimi ammissibili per pernottamenti, diarie o spese di trasporto per giorno e per viaggio. Gli importi eccedenti non vengono di regola rimborsati, salvo che siano giustificati da esigenze di servizio o circostanze particolari e siano stati preventivamente autorizzati dall’ufficio competente. Eventuali integrazioni volontarie per comfort aggiuntivo (prima classe, camera singola invece di doppia) o deviazioni private sono sempre a carico del richiedente.
Come viene valutata giuridicamente la distanza tra residenza e sede formativa?
La distanza tra luogo di residenza e sede formativa è rilevante nella giurisprudenza sulle spese di viaggio quando occorre stabilire se si tratti di una missione di servizio o semplicemente di un tragitto abituale. Il punto di riferimento legale è di norma la cosiddetta “prima sede di lavoro” (o sede principale di assegnazione). I tragitti verso questa sede non costituiscono missioni di servizio e non danno diritto al rimborso delle spese di viaggio, ma rientrano nelle spese ordinarie dei pendolari. Soltanto i viaggi che superano questa prima sede (ad es. verso stazioni esterne, tribunali di altri luoghi o sedi di corso fuori sede per più giorni) vengono riconosciuti come missioni di servizio rimborsabili. In ogni caso occorre dimostrare la necessità per servizio e, se si tratta di una deviazione rispetto alla norma, l’esplicita disposizione del viaggio da parte della direzione della formazione.