Slack

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Definizione e scopo del termine Slack

Slack è una piattaforma di comunicazione e collaborazione basata su cloud, utilizzata in molte aziende e organizzazioni per semplificare e strutturare il lavoro di squadra. Il termine indica sia il software che i processi associati di comunicazione digitale tra team. L’obiettivo di Slack è ridurre la comunicazione via e-mail e consentire lo scambio di informazioni, documenti e opinioni in tempo reale e in maniera organizzata per argomenti.

Ruolo nell’organizzazione del lavoro negli studi legali

Ambiti di utilizzo tipici

Negli studi legali Slack viene impiegato principalmente per il coordinamento interno e l’organizzazione dei flussi di lavoro. Gli ambiti d’uso più diffusi sono:

• Comunicazione del team: Scambio tra i collaboratori su pratiche in corso, questioni organizzative o informazioni generali.
• Gestione dei progetti: Coordinamento dei compiti e delle scadenze all’interno dei gruppi di progetto.
• Informationsaustausch: Condivisione di documenti, link o avvisi in canali tematici.
• Gestione della conoscenza: Creazione di canali centralizzati e accessibili con guide, checklist o domande frequenti.

Funzioni e modalità

Slack offre una vasta gamma di funzionalità che possono essere rilevanti per gli studi legali:

• Canali: Discussioni organizzate per tema (ad es. suddivise per pratica, gruppo di lavoro o argomento).
• Messaggi diretti: Possibilità di scambio riservato tra singoli collaboratori.
• Condivisione di file: Caricamento e condivisione facile di documenti o presentazioni.
• Integrazione di strumenti: Collegamento di altre applicazioni (ad es. calendari, liste di attività, piattaforme di videoconferenza).
• Funzione di ricerca: Reperimento rapido di messaggi e documenti all’interno dei canali.

Condizioni quadro e standard

Requisiti tecnici

Per utilizzare Slack è necessario un dispositivo con accesso a Internet (computer, tablet o smartphone) e l’accesso alla piattaforma Slack fornito dallo studio. Il sistema si può utilizzare tramite browser o app dedicate per i diversi sistemi operativi. Il trasferimento dei dati avviene in modo criptato.

Procedure organizzative

Prima dell’introduzione di Slack dovrebbero essere stabiliti specifici standard e procedure:

• Denominazione dei canali: Denominazione chiara e uniforme per mantenere la chiarezza.
• Linee guida d’uso: Definizione dei temi da trattare su Slack e delle tipologie di dati riservati da condividere solo tramite sistemi sicuri.
• Permessi: Gestione degli accessi ai diversi canali.
• Onboarding: Introduzione dei nuovi membri del team all’uso della piattaforma e alle regole di comunicazione.

Impatto su collaborazione, efficienza e comunicazione

L’adozione di Slack può cambiare in modo duraturo la collaborazione e la comunicazione interna negli studi legali:

• Maggiore trasparenza: Le informazioni sono sempre reperibili e tracciabili per i collaboratori autorizzati.
• Comunicazione diretta: Comunicazioni rapide e tempi di risposta brevi grazie all’interazione tramite chat.
• Riduzione delle e-mail: Molte richieste e coordinamenti di routine vengono gestiti direttamente su Slack, riducendo il volume delle e-mail.
• Incremento dell’efficienza: Meno tempo impiegato nella ricerca di informazioni o accordi.

Opportunità e sfide nell’applicazione pratica

Opportunità

• Flessibilità: La comunicazione è possibile ovunque e anche da dispositivi mobili.
• Strutturazione delle informazioni: I canali permettono una suddivisione chiara per temi e progetti.
• Processi lavorativi integrati: L’integrazione con calendari o gestionali delle attività facilita l’organizzazione quotidiana.

Sfide

• Sovraccarico informativo: Un elevato numero di canali e messaggi può portare a confusione o senso di smarrimento.
• Protezione dei dati: È richiesta particolare attenzione nella gestione di informazioni sensibili o riservate. Devono essere rispettate regole chiare in materia di protezione dei dati.
• Accettazione e formazione: Non tutti i collaboratori hanno familiarità con le nuove forme digitali di comunicazione e possono avere bisogno di un’introduzione e di supporto.

Esempi pratici di utilizzo nella quotidianità dello studio

• Canali dedicati alle pratiche: Per ogni pratica viene creato un canale specifico in cui vengono raccolte tutte le informazioni, le scadenze e gli accordi rilevanti.
• Domande e risposte: Un canale centrale serve alla raccolta e pronta risposta a domande frequenti (ad es. su processi o strumenti).
• Coordinamento del team: La riunione settimanale viene preparata e verbalizzata in un canale dedicato.
• Onboarding: I nuovi collaboratori ricevono l’accesso a un canale in cui vengono spiegate tutte le informazioni, i referenti e i processi importanti.

Domande frequenti

Quali vantaggi offre Slack rispetto alla comunicazione via e-mail?

Slack permette una comunicazione strutturata e tematica in tempo reale. Le informazioni sono più facilmente reperibili e i processi di allineamento risultano più rapidi.

Slack è adatto per lo scambio di informazioni riservate?

Slack offre meccanismi tecnici di sicurezza, tuttavia i dati particolarmente riservati devono essere trattati secondo la normativa vigente sulla protezione dei dati e i documenti sensibili condivisi tramite altre modalità sicure.

Chi stabilisce quali canali devono essere creati?

Di norma, la creazione dei canali avviene tramite i responsabili di team o in accordo con il gruppo, per garantire che l’organizzazione corrisponda ai flussi di lavoro.

Come posso familiarizzare con Slack?

Molti studi legali offrono sessioni introduttive o corsi di formazione interni sull’utilizzo di Slack. Sono utili anche le guide ufficiali e le aree di supporto della piattaforma, che consentono di iniziare rapidamente.

Questo articolo fornisce una base per la comprensione di Slack come strumento e modalità organizzativa nella moderna attività degli studi legali. Slack contribuisce a rendere la collaborazione più efficiente, trasparente e flessibile, a condizione che sia utilizzato con regole chiare e procedure concordate.

Domande frequenti

Quali obblighi in materia di protezione dei dati devono essere rispettati nell’uso di Slack in azienda?

Nel contesto aziendale, l’uso di Slack comporta l’osservanza di numerosi obblighi in materia di protezione dei dati, in particolare relativamente alla conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Innanzitutto, è necessario valutare la legittimità della scelta del servizio, in particolare se Slack trasferisce dati personali in Paesi extra-UE. Essendo Slack un provider statunitense, possono verificarsi trasferimenti verso Paesi terzi che comportano specifici requisiti legali (ad esempio, la stipula di clausole contrattuali standard, effettuazione di Transfer Impact Assessment). È inoltre necessario fornire ai collaboratori informazioni trasparenti sul trattamento dei dati (redazione e comunicazione di informative sulla privacy), così come assicurarsi che vengano raccolti e trattati solo i dati indispensabili (minimizzazione dei dati). Devono essere conclusi accordi contrattuali per il trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 GDPR. Le aziende sono inoltre obbligate a mettere in atto misure tecniche e organizzative (TOM) per la protezione dei dati e a controllarne periodicamente il rispetto. Devono essere garantiti anche i diritti degli interessati, come accesso, rettifica e cancellazione. I permessi su Slack devono essere impostati in modo il più possibile restrittivo e i log di accesso monitorati. Si consiglia inoltre di documentare tutti i processi nel registro delle attività di trattamento.

Devono essere coinvolti il consiglio di fabbrica e/o la rappresentanza del personale prima dell’introduzione di Slack?

L’utilizzo di Slack in azienda può essere soggetto a cogestione se è presente un consiglio di fabbrica. Ai sensi dell’art. 87 legge sulla costituzione delle aziende tedesca (BetrVG), il consiglio di fabbrica ha diritto di cogestione, in particolare se l’introduzione di Slack comporta tecnologie di controllo idonee al monitoraggio delle prestazioni e del comportamento dei dipendenti. Poiché Slack registra attività quali l’invio di messaggi, lo stato di presenza e le collaborazioni, il monitoraggio delle prestazioni e del comportamento è possibile. Pertanto, il consiglio di fabbrica deve essere regolarmente informato prima dell’introduzione e coinvolto nella definizione delle condizioni d’uso e nella protezione dei dati. Può essere necessario stipulare un accordo aziendale su Slack in cui vengano regolamentati l’utilizzo, l’accesso e la sorveglianza. Questi passaggi devono essere documentati per minimizzare i rischi giuridici.

Dati personali sensibili possono essere comunicati su Slack in modo giuridicamente sicuro?

L’invio di dati personali sensibili tramite Slack è problematico dal punto di vista legale e dovrebbe essere evitato ove possibile. I dati sensibili ai sensi dell’art. 9 GDPR (ad es. dati sulla salute, appartenenza religiosa) sono soggetti a una protezione rafforzata. Poiché il trattamento dei dati tramite Slack avviene generalmente su server situati fuori dall’UE, sono richiesti elevati standard di crittografia, limitazioni di accesso e sicurezza. Di default, Slack crittografa i dati “in transito” e “a riposo”, ma permane un rischio residuo di accesso non autorizzato da parte di terzi, in particolare da agenzie USA nell’ambito del Cloud Act. Le aziende devono quindi eseguire una specifica analisi del rischio e prevedere, se necessario, canali alternativi e più sicuri per dati particolarmente protetti. In tali casi è generalmente richiesta un’esplicita autorizzazione degli interessati e la trasmissione deve essere documentata.

Quali sono le normative sulla conservazione e cancellazione dei dati memorizzati su Slack?

Dal punto di vista legale, con Slack è fondamentale rispettare l’obbligo di cancellazione e conservazione corretta dei dati. Le aziende sono soggette a termini di conservazione previsti dalla legge (ad es. obblighi commerciali e fiscali, generalmente 6 o 10 anni). È necessario garantire tecnicamente e organizzativamente che i dati rilevanti possano essere esportati, archiviati come previsto e cancellati allo scadere dei termini. Le versioni a pagamento di Slack prevedono maggiori possibilità di archiviazione e cancellazione dei dati. I contenuti pubblicamente accessibili dovrebbero essere verificati regolarmente e impostate regole di cancellazione automatica dei messaggi (Retention Policies). Deve essere garantito che i dati personali vengano cancellati allo scadere dei termini di conservazione o su richiesta, e che terzi esterni (ad es. Slack come provider) non li trattengano oltre.

Quali rischi di responsabilità corrono le aziende nell’uso di Slack?

Le aziende, in quanto titolari del trattamento ai sensi della normativa sulla protezione dei dati, sono pienamente responsabili per l’uso di Slack e per eventuali violazioni delle norme sulla privacy. I rischi di responsabilità possono derivare da trasferimenti illeciti di dati verso Paesi terzi, informazioni insufficienti agli interessati, inosservanza dei loro diritti e mancato rispetto delle misure tecniche e organizzative. Le sanzioni amministrative secondo il GDPR possono essere considerevoli e dipendono dalla gravità della violazione, arrivando fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato mondiale annuo. Si aggiungono eventuali azioni civili di risarcimento danni da parte degli interessati e danni reputazionali. È pertanto necessario che le aziende documentino dettagliatamente tutti i requisiti in materia di protezione dei dati e verifichino e aggiornino regolarmente le proprie modalità di utilizzo.

Slack può essere utilizzato per la comunicazione con clienti o partner commerciali?

L’utilizzo di Slack in ambito professionale con clienti o partner commerciali esterni richiede che anche per questi ultimi vengano rispettati tutti i requisiti in materia di protezione dei dati, in particolare gli obblighi di informazione e, se del caso, l’ottenimento del consenso. Se vengono trattati dati personali, bisogna garantire che anche dall’esterno si faccia un uso informato sulla base di una valida base giuridica. È necessario verificare se si configura un trattamento dei dati su incarico o una contitolarità, che dovrà essere regolamentata contrattualmente (accordo Joint Controller). Durante l’uso si deve inoltre garantire che ogni trasferimento di dati in Paesi terzi sia conforme e che anche i soggetti esterni possano esercitare i diritti di cancellazione e informazione. Si consiglia di informare clienti e partner in modo trasparente sull’uso di Slack e, se necessario, limitare le comunicazioni a contenuti non sensibili.

Quali sono i requisiti di sicurezza IT da rispettare in relazione a Slack?

La sicurezza IT nell’uso di Slack è soggetta a obblighi di legge, in particolare ai sensi dell’art. 32 GDPR, secondo il quale le aziende devono adottare adeguate misure tecniche e organizzative per la tutela dei dati personali. Tra queste rientrano, ad es., la cifratura dei dati memorizzati e trasmessi, la definizione di diritti di accesso restrittivi, aggiornamenti e patch regolari, la registrazione degli accessi e l’autenticazione a più fattori. Gli amministratori dovrebbero offrire regolarmente formazione agli utenti e individuare e rimediare alle vulnerabilità tramite audit periodici. In caso di sospetto data breach è obbligatoria la notifica immediata alle autorità di controllo e l’informazione agli interessati, se vi è rischio. Le aziende sono tenute a redigere e applicare linee guida documentate per la gestione sicura di Slack.