Processo di onboarding
Il processo di onboarding descrive l’introduzione strutturata di nuovi collaboratori in un’azienda o un’organizzazione. Nel contesto di uno studio legale, questo processo comprende tutte le misure volte ad accompagnare i nuovi membri del team dal momento della firma del contratto fino alla completa integrazione nell’ambiente lavorativo. L’obiettivo del processo di onboarding è consentire un avvio senza intoppi, favorire la motivazione e rendere l’inserimento il più efficiente possibile.
Definizione e importanza del processo di onboarding
Il termine onboarding deriva dall’inglese e significa letteralmente “portare a bordo”. Nella pratica, il processo di onboarding comprende tutte le fasi che aiutano i nuovi collaboratori a orientarsi nell’ambiente di lavoro e ad assumere con successo i propri compiti. Ciò include, tra l’altro, il benvenuto nel primo giorno, la fornitura di tutti gli strumenti necessari, la presentazione al team, la trasmissione dei processi organizzativi e delle informazioni sulle modalità di lavoro e sui valori vigenti.
L’importanza del processo di onboarding è cresciuta costantemente negli ultimi anni. Un’introduzione accurata non solo permette ai neoassunti di iniziare rapidamente le loro attività, ma ha anche un effetto positivo sul legame con l’azienda e sulla soddisfazione nel nuovo rapporto di lavoro.
Collocazione nel processo di candidatura: ruolo e rilevanza per l’ingresso in uno studio legale
Normalmente, il processo di onboarding inizia dopo la conclusione positiva della procedura di selezione con la firma del contratto di lavoro. Si considera terminato quando i nuovi collaboratori sono completamente integrati nei processi di lavoro e nel team. In uno studio legale, questo approccio strutturato è particolarmente importante, poiché l’interazione personale e una comprensione condivisa dei processi interni costituiscono la base di una collaborazione di successo.
Per i candidati e le candidate, un processo di onboarding ben progettato significa che non solo acquisiscono le competenze professionali, ma vengono anche integrati socialmente nel team. Informazioni su modalità di lavoro, forme di comunicazione, gestione dei mandati e vita quotidiana in studio vengono trasmesse in modo mirato per ridurre le incertezze e facilitare l’ingresso immediato.
Svolgimento tipico del processo di onboarding
- Preparazione: Già prima del primo giorno di lavoro spesso vengono inviate informazioni, nominati referenti e chiariti dettagli organizzativi.
- Benvenuto e introduzione: Nel primo giorno avviene solitamente un benvenuto personale. Vengono consegnati documenti importanti e dati di accesso, presentato il team e spiegati i primi processi organizzativi.
- Fase di inserimento: Per un determinato periodo, i nuovi collaboratori ricevono una formazione sistematica e feedback. Colloqui regolari favoriscono l’integrazione e chiariscono eventuali domande aperte.
- Conclusione: Il processo di onboarding si ritiene concluso quando il collaboratore agisce in modo autonomo e sicuro nella routine quotidiana dello studio.
Requisiti e aspettative da parte del datore di lavoro
I datori di lavoro perseguono diversi obiettivi con il processo di onboarding e hanno aspettative chiare nei confronti dei nuovi membri del team:
- Partecipazione attiva: I nuovi collaboratori devono prendere l’iniziativa, familiarizzare con i processi e chiedere chiarimenti in caso di dubbi.
- Apertura e propensione al dialogo: Un atteggiamento aperto e la disponibilità al dialogo facilitano l’ingresso e favoriscono l’integrazione nel team.
- Affidabilità e puntualità: Il rispetto delle scadenze e delle direttive organizzative è presupposto fondamentale.
- Comprensione e attuazione dei processi: I nuovi membri del team devono essere in grado di applicare in tempi rapidi le modalità di lavoro e i processi trasmessi durante l’onboarding.
Un processo di onboarding progettato in modo professionale consente ai datori di lavoro di riconoscere tempestivamente potenzialità di sviluppo, colmare eventuali lacune di conoscenza e allineare le reciproche aspettative.
Fraintendimenti o interpretazioni errate tipiche
Esistono alcuni fraintendimenti e interpretazioni errate in relazione al termine processo di onboarding:
- Assimilazione a semplice formazione iniziale: L’onboarding va oltre la semplice trasmissione di conoscenze o l’introduzione professionale. Comprende soprattutto misure di integrazione sociale e culturale.
- Limitazione al primo giorno di lavoro: Il processo non è limitato temporalmente al primo giorno, ma accompagna solitamente l’ingresso per diverse settimane o mesi.
- Responsabilità unilaterale: L’integrazione di successo non è responsabilità esclusiva del datore di lavoro. Anche i nuovi collaboratori sono chiamati a partecipare attivamente.
Consigli pratici per candidate e candidati
Un processo di onboarding efficace offre l’opportunità di ambientarsi rapidamente e con sicurezza nel nuovo contesto. I seguenti suggerimenti aiutano a sfruttare al meglio questa fase:
- Leggere attentamente i documenti e le informazioni: Le informazioni fornite già prima del primo giorno danno una prima panoramica sullo studio legale e sulle procedure.
- Porre domande: Le incertezze vanno affrontate apertamente. Ciò dimostra interesse e impegno.
- Fare rete e costruire contatti: Colloqui con colleghe e colleghi facilitano l’integrazione sociale.
- Richiedere attivamente feedback: Il feedback aiuta a orientarsi più rapidamente e a ottimizzare il proprio modo di lavorare.
- Comunicare le proprie aspettative: Un confronto su desideri e prospettive di sviluppo offre vantaggi a entrambe le parti.
Domande frequenti
Quanto dura il processo di onboarding in uno studio legale?
La durata varia a seconda dello studio e della posizione. Generalmente, il periodo va da quattro settimane fino a sei mesi, a seconda delle esigenze individuali e dell’area di lavoro.
Durante il processo di onboarding sono già un membro a pieno titolo del team?
Sì, i nuovi collaboratori fanno parte del team dal momento della firma del contratto. Il processo di onboarding serve solo a supportarli nell’integrazione completa.
Cosa succede in caso di dubbi o domande durante l’onboarding?
Domande e incertezze sono normali. Si raccomanda esplicitamente di affrontarle apertamente e di richiedere regolarmente feedback.
Che ruolo hanno i responsabili diretti durante l’onboarding?
I responsabili diretti assumono spesso il ruolo di coordinatori nel processo di onboarding. Sono i primi referenti a disposizione e accompagnano l’inserimento insieme agli altri membri del team.
Esistono differenze tra onboarding digitale e tradizionale?
Sì, soprattutto nella presentazione personale e nell’integrazione possono esserci differenze. I processi di onboarding digitali fanno maggiore affidamento su riunioni online, piattaforme di apprendimento digitali e comunicazione elettronica. Tuttavia, gli obiettivi di contenuto restano identici.
Questo articolo intende fornire a candidate e candidati in ambito legale una comprensione esaustiva del termine processo di onboarding e prepararli a partecipare attivamente alla fase di inserimento.
Domande frequenti
Quali requisiti legali devono essere rispettati in materia di verifica dell’identità nel processo di onboarding?
Nell’ambito del processo di onboarding, la verifica dell’identità è regolata da diverse leggi nazionali e internazionali, in particolare dalla legge antiriciclaggio (GwG), dalla legge bancaria (KWG) nonché da direttive UE per la prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo. Le aziende sono obbligate ad accertare e documentare senza alcun dubbio l’identità dei nuovi collaboratori o partner commerciali. Ciò include la presentazione e la verifica di documenti ufficiali (carta d’identità, passaporto, permesso di soggiorno elettronico), la registrazione dei dati rilevanti nonché lo svolgimento di verifiche di congruità. Nel contesto digitale sono ammessi procedimenti conformi alla legge come VideoIdent e la procedura eID, che prevedono requisiti particolari in materia di protezione dei dati e sicurezza IT. Le violazioni di tali requisiti possono comportare conseguenze sia civili sia penali per le aziende e per le persone coinvolte.
Quali obblighi informativi ha il datore di lavoro all’avvio del rapporto di lavoro?
Il datore di lavoro è obbligato a fornire al nuovo dipendente tutte le informazioni rilevanti per il rapporto di lavoro entro e non oltre un mese dall’inizio dello stesso, in forma scritta. Tra queste rientrano, tra l’altro, indicazioni sul luogo di lavoro, la descrizione delle mansioni, la retribuzione, l’orario di lavoro, le ferie, i termini di preavviso e riferimenti a contratti collettivi o accordi aziendali applicabili. Questi obblighi derivano principalmente dalla legge sulla prova del rapporto di lavoro (NachwG) e, se del caso, dalla legge sul lavoro a tempo parziale e sui contratti a termine (TzBfG), dalla legge sull’orario di lavoro (ArbZG) e da altre disposizioni rilevanti in materia di diritto del lavoro. In caso di inadempienza sono previste sanzioni pecuniarie e il rischio di controversie legali con i dipendenti.
Quali aspetti della protezione dei dati devono essere considerati durante l’onboarding?
Durante l’onboarding vengono regolarmente raccolti e trattati dati personali – in parte anche dati sensibili ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). I datori di lavoro devono garantire che vengano trattati solo i dati necessari per ciascuna finalità (principio della minimizzazione dei dati). Il trattamento è consentito solo se esiste una base giuridica, che solitamente consiste nell’adempimento del contratto di lavoro (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) oppure nell’adempimento di obblighi legali. Gli interessati devono essere informati in modo esaustivo sul trattamento dei dati ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR. Inoltre, devono essere adottate misure tecniche e organizzative per la protezione dei dati. Gli obblighi di protezione dei dati e, se necessario, le autorizzazioni richieste devono essere documentati.
Quali documenti devono obbligatoriamente essere compilati e archiviati dal punto di vista legale nell’ambito dell’onboarding?
Tra i documenti giuridicamente obbligatori nel processo di onboarding rientrano, tra gli altri, il contratto di lavoro, la conferma di ricezione dell’informativa sulla protezione dei dati, la formazione sulla sicurezza sul lavoro e, se necessario, accordi aziendali essenziali. Devono inoltre essere effettuate le iscrizioni alla previdenza sociale, le certificazioni fiscali, l’informativa sulla legge generale sulla parità di trattamento (AGG) e le prove delle istruzioni e degli orientamenti ricevuti. La conservazione dei documenti deve rispettare i termini di legge, generalmente da sei a dieci anni, a seconda del tipo di documento e della base giuridica (inclusi Codice di commercio, Norme fiscali e norme sulla protezione dei dati).
Quali diritti e doveri derivano dalla AGG durante l’onboarding?
La Legge generale sulla parità di trattamento (AGG) obbliga i datori di lavoro ad assicurarsi già durante il processo di onboarding che non si verifichino discriminazioni in base alle caratteristiche elencate all’art. 1 AGG (ad esempio sesso, origine etnica, religione, convinzioni personali, disabilità, età, identità sessuale). Le aziende sono tenute a informare tutti i dipendenti sull’AGG e sulle possibili modalità di reclamo soggette a sanzioni. Pratiche, domande o comportamenti discriminatori durante l’onboarding possono comportare pretese di risarcimento dei danni e indennizzo. I datori di lavoro devono adottare misure preventive e documentare il rispetto del principio di parità di trattamento.
Quali istruzioni in materia di medicina del lavoro e sicurezza sono obbligatorie secondo la legge?
In base alla legge sulla sicurezza sul lavoro (ArbSchG), al regolamento sui luoghi di lavoro (ArbStättV) e alle norme di prevenzione degli infortuni (DGUV), i nuovi dipendenti devono essere istruiti prima dell’inizio dell’attività sui temi rilevanti per la sicurezza sul lavoro. Questo include l’istruzione sui rischi presenti sul posto di lavoro, sulle misure di primo soccorso, la protezione antincendio e l’utilizzo dei dispositivi di protezione individuale, se necessario. Queste istruzioni devono essere documentate e ripetute regolarmente. Per alcuni gruppi professionali, è obbligatoria una visita medica preventiva prima dell’inizio dell’impiego. Il mancato adempimento di tali obblighi può comportare sanzioni pecuniarie e responsabilità in caso di incidente.