Pitch Book

Pitch Book

Definizione e inquadramento del termine Pitch Book

Un Pitch Book è un documento di presentazione strutturato con cui uno studio legale si presenta a potenziali clienti o a committenti già esistenti. L’obiettivo di un Pitch Book è esporre in modo convincente la propria capacità, esperienza e idoneità per un incarico specifico o un progetto di consulenza. Il termine ha origine nel settore della consulenza aziendale e delle banche d’investimento, ma viene sempre più utilizzato anche nell’attività quotidiana degli avvocati.

Il fulcro di un Pitch Book è la presentazione dello studio, del team, delle aree di competenza rilevanti e degli esempi di progetti conclusi con successo. I termini “presentazione”, “documento d’offerta” o “presentazione di mandato” vengono talvolta utilizzati in modo intercambiabile, sebbene il Pitch Book di solito consista in una presentazione strutturata e spesso anche digitale.

Ruolo nella prassi dello studio: importanza e tipici campi di applicazione

I Pitch Book assumono un ruolo centrale nell’organizzazione interna di uno studio legale durante l’acquisizione di nuovi mandati. Vengono solitamente predisposti quando viene richiesta la partecipazione a una procedura di selezione, come ad esempio nei cosiddetti “beauty contest”, presentazioni competitive o quando interessati richiedono espressamente un’offerta.

I campi di utilizzo tipici dei Pitch Book sono:

• Presentazione in occasione di un primo contatto con potenziali clienti,
• Presentazioni in occasione di gare d’appalto o procedure di selezione (pitch),
• Gestione di eventi informativi o partecipazione a fiere,
• Affiancamento di workshop o incontri strategici con i committenti,
• Fornitura di offerte di consulenza concrete per questioni complesse e di particolare rilievo.

Processi, procedure e metodi

Redazione di un Pitch Book

Il processo inizia solitamente con una richiesta strutturata, proveniente da soggetti esterni o da una decisione interna di partecipare a una procedura di selezione. Seguono la raccolta di tutte le informazioni e i materiali necessari:

1. Briefing e analisi: definizione dei requisiti, degli obiettivi e dei contenuti. In questa fase vengono raccolte le aspettative e il contesto del mandato potenziale.
2. Ricerca: elaborazione dei progetti di riferimento rilevanti, presentazione del team e raccolta delle competenze essenziali per il mandato.
3. Elaborazione dei contenuti: suddivisione della presentazione in diversi capitoli, come per esempio profilo dello studio, concetto di consulenza, esperienza e metodologia.
4. Progettazione: elaborazione visuale, impaginazione e inserimento di elementi grafici, organigrammi o cronoprogrammi.
5. Coordinamento interno: i collaboratori coinvolti, in particolare chi seguirà il mandato, esaminano i documenti e ne integrano i contenuti.
6. Approvazione e invio: dopo l’accordo finale, il Pitch Book viene inviato agli interessati in formato digitale o cartaceo, oppure presentato nell’ambito di una presentazione.

Metodi di presentazione

I Pitch Book possono essere predisposti come documento (ad es. PDF) o come presentazione a slide (ad es. PowerPoint). Spesso vengono utilizzati anche strumenti digitali per integrare elementi come video, grafici interattivi o case studies.

Condizioni quadro e standard

I Pitch Book seguono una struttura chiara e sono soggetti a una serie di requisiti organizzativi e tecnici:

• Corporate Design: la progettazione visiva si basa sulle direttive dello studio, per garantire un’immagine esterna uniforme.
• Riservatezza: i dati personali e le informazioni relative ai progetti possono essere utilizzati solo previa autorizzazione e nel rispetto delle norme vigenti in materia di protezione dei dati.
• Banche dati e gestione della conoscenza: per una predisposizione efficiente, gli studi ricorrono spesso a banche dati centrali con testi standard, referenze, biografie dei membri del team e storie di successo.
• Assicurazione qualità: una revisione finale, le correzioni da parte di diversi collaboratori e una terminologia uniforme sono parte integrante del processo.

Aspetti pratici: la vita quotidiana con i Pitch Book

Per i collaboratori, partecipare alla predisposizione di un Pitch Book significa utilizzare sia abilità comunicative che organizzative. Le attività possono includere la raccolta di dati di progetto, il coordinamento del concetto di presentazione con colleghi di diversi team e l’elaborazione mirata delle singole competenze.

Nella pratica, i Pitch Book vengono spesso preparati sotto pressione temporale. Un lavoro preliminare sistematico, cioè la creazione e manutenzione di contenuti standard, è dunque fondamentale per poter rispondere in modo efficiente a richieste a breve termine. Per chi è alle prime armi, lavorare ai Pitch Book rappresenta un’opportunità per acquisire una visione d’insieme sui mandati, stabilire contatti all’interno dello studio e contribuire attivamente al proprio posizionamento esterno.

Opportunità e sfide nella pratica dello studio

Opportunità:

• I Pitch Book offrono la possibilità di mettere in risalto i punti di forza e le peculiarità dello studio legale in maniera mirata.
• Il lavoro sui Pitch Book favorisce la collaborazione tra diversi team e permette di avere una visione d’insieme su vari ambiti di specializzazione.
• Attraverso i Pitch Book, i giovani collaboratori possono assumere responsabilità fin da subito ed essere direttamente coinvolti nei processi di acquisizione.
• Un aggiornamento ed una digitalizzazione costanti migliorano i processi di lavoro e l’immagine esterna dello studio.

Sfide:

• La redazione richiede spesso un coordinamento a breve termine e una gestione efficiente tra più soggetti coinvolti.
• Il mantenimento di referenze aggiornate e significative, così come la garanzia di un’immagine esterna coerente, richiede tempo.
• Il rispetto dei requisiti in materia di privacy e la revisione dei contenuti sensibili richiedono attenzione e un controllo accurato.
• La presentazione a potenziali clienti presuppone elevate competenze comunicative.

Domande frequenti (FAQ)

Per cosa viene utilizzato un Pitch Book in uno studio legale? I Pitch Book servono a presentare lo studio, soprattutto nell’ambito di procedure di selezione, offerte di consulenza o nell’acquisizione di nuovi mandati.Chi è coinvolto nella predisposizione di un Pitch Book? Di regola, collaborano diversi membri del personale: il team responsabile per il mandato specifico, il marketing o business development, oltre eventualmente alle segreterie e al reparto IT interno.Quanto tempo occorre per preparare un Pitch Book? A seconda dell’entità e della complessità, può richiedere da alcuni giorni a diverse settimane. Una preparazione accurata e banche dati ben mantenute accorciano notevolmente il processo.Con quale frequenza vengono utilizzati i Pitch Book nell’attività quotidiana di uno studio legale? Ciò dipende dalle dimensioni e dall’indirizzo dello studio. Gli studi più grandi preparano regolarmente Pitch Book, soprattutto per gare complesse o grandi mandati.Quali competenze sono utili per lavorare ai Pitch Book? Pensiero analitico, lavoro strutturato, ricerca accurata così come capacità di lavorare in team e comunicative sono vantaggiose.Come può una persona all’inizio della carriera essere coinvolta nei lavori con i Pitch Book? Spesso i giovani professionisti si occupano di ricerche, della raccolta di materiali o della preparazione dei contenuti delle presentazioni, potendo così assumere progressivamente maggiori responsabilità.

Domande frequenti

Chi è, dal punto di vista legale, l’autore di un Pitch Book?

Il diritto d’autore per un Pitch Book spetta di norma alla persona o all’ente che lo ha creato, ossia all’autore o al committente, qualora l’opera sia stata realizzata nell’ambito di un rapporto di lavoro (§ 7 UrhG). Se più soggetti hanno partecipato alla realizzazione (ad es. un team in una banca d’investimento), può sussistere una coautorialità. Il trasferimento dei diritti d’uso su parti dei contenuti (ad esempio, quando si utilizzano immagini o grafici con licenza) deve essere verificato separatamente. Il Pitch Book, considerato come opera complessiva, è protetto dal diritto d’autore a condizione che sussista il necessario livello di creatività. Nel caso di utilizzo di contenuti di terzi all’interno del Pitch Book, occorre ugualmente verificare se sia necessaria un’autorizzazione o se sussiste un uso consentito (ad esempio diritto di citazione).

Quali rischi legali comporta l’invio di un Pitch Book a potenziali investitori o clienti?

L’invio di un Pitch Book comporta diversi rischi legali. Da un lato può configurarsi una violazione degli obblighi di riservatezza, soprattutto se al suo interno sono incluse informazioni riservate sull’azienda target o su terzi e manca l’autorizzazione. Analogamente, possono sorgere problemi di diritto della concorrenza, ad esempio attraverso la divulgazione di segreti aziendali ai sensi del § 6 UWG o per il tentativo di sottrarre partner commerciali. Inoltre, occorre prestare attenzione al rispetto delle normative in materia di protezione dei dati personali (GDPR) qualora si tratti di informazioni riferibili a persone. Se intervengono terzi come consulenti, analisti o partner esterni, anche la trasmissione a questi soggetti può richiedere una verifica giuridica, ad esempio per garantire il rispetto di NDA (accordi di riservatezza) o di altre clausole contrattuali di segretezza.

Quali obblighi particolari di riservatezza valgono in relazione ai Pitch Book?

I Pitch Book contengono di norma dati societari e spesso informazioni riservate, pertanto valgono obblighi di riservatezza sia interni che esterni. All’interno dell’azienda i dipendenti sono vincolati da obblighi contrattuali e, se del caso, anche da NDA specifici. In caso di comunicazione esterna, ad esempio verso investitori, banche o potenziali acquirenti, occorre garantire che anche questi ultimi si impegnino alla riservatezza (ad es. mediante sottoscrizione di un Confidentiality Agreement). La violazione di tali obblighi può comportare il diritto al risarcimento danni ai sensi del diritto civile e, in determinati casi, anche conseguenze penali, soprattutto nell’ambito di divulgazione di segreti commerciali e industriali (§ 17 UWG; legge sulla protezione dei segreti commerciali – GeschGehG).

Quali rischi di responsabilità esistono per informazioni errate o fuorvianti nel Pitch Book?

Se nel Pitch Book vengono rese dichiarazioni errate, incomplete o fuorvianti, possono derivarne diverse conseguenze in termini di responsabilità. In ambito civile sono particolarmente rilevanti le pretese derivanti da culpa in contrahendo (c.i.c.) o responsabilità da prospetto, ad esempio qualora il destinatario del Pitch Book prenda una decisione d’investimento sulla base delle informazioni fornite e da ciò derivi un danno. Nei casi di dolo o frode possono sorgere inoltre richieste risarcitorie per illecito civile (§ 823 BGB). In materia di diritto dei mercati finanziari, per determinati prodotti e offerte finanziarie (ad es. prospetti di titoli) possono valere obblighi particolari: in tali casi, un’informazione errata può portare anche a sanzioni da parte della BaFin o di altre autorità competenti.

Un Pitch Book deve contenere informazioni legali o regolamentari specifiche?

In linea generale, i Pitch Book non sono soggetti ad una forma giuridica obbligatoria né vi è un dovere esplicito di includere specifiche componenti. Tuttavia, se il Pitch Book fa parte di un’offerta di titoli o di un servizio finanziario, devono essere rispettati requisiti normativi (quali avvisi, informazioni sui rischi, disclaimer o avvertimenti legali). In assenza di tali informazioni e in caso il Pitch Book sia utilizzato come materiale di vendita, possono derivarne conseguenze regolamentari o, in caso di controversie, la violazione di obblighi informativi. In alcuni casi, può essere richiesta anche una valutazione da parte della BaFin o di altra autorità competente.

Quali aspetti relativi alla protezione dei dati vanno osservati nella redazione e nella trasmissione di Pitch Book?

Qualora il Pitch Book contenga dati personali (ad es. dati relativi a dipendenti, amministratori o clienti dell’azienda target), occorre rispettare il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). In particolare, vanno osservati gli obblighi informativi ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR, il consenso al trattamento dei dati personali e la garanzia che l’eventuale trasferimento a terzi avvenga ai sensi dell’art. 6 GDPR (basi giuridiche del trattamento). La sicurezza e la durata della conservazione dei dati, i termini di cancellazione e, se necessario, meccanismi di protezione nella trasmissione elettronica (ad es. email crittografate, documenti protetti da password) devono essere verificati e documentati. Per operazioni internazionali, occorre anche assicurarsi il rispetto delle norme sulla protezione dei dati nei Paesi terzi.