Onboarding del Cliente

Client Onboarding

Definizione e origine del termine

Client Onboarding (in tedesco: accettazione del mandanteo della mandante, letteralmente: «accoglienza di nuovi mandanti o mandanti») indica il processo strutturato con cui nuovi mandantivengono inseriti in un’azienda o un’organizzazione. Nel contesto dello studio legale, il termine «Client Onboarding» comprende tutte le misure volte a integrare nuovi clientinel rapporto di mandato dal punto di vista giuridico e organizzativo. Il termine deriva dall’inglese, dove «Client» si riferisce al mandante o alla mandantee «Onboarding» descrive un processo di ingresso regolamentato. Soprattutto negli studi legali internazionali e nei paesi anglofoni, la denominazione «Client Onboarding» è ampiamente diffusa.

Significato nel contesto dello studio legale

Nel settore dei servizi giuridici, in particolare negli studi legali, il Client Onboarding comprende tutti i passaggi dal primo contatto formale fino al conferimento ufficiale del mandato e oltre, fino alla registrazione di tutti i dati rilevanti e all’autorizzazione all’attività. Questo processo è essenziale per rispettare i requisiti normativi, l’organizzazione interna e un rapporto di mandato duraturo. Una corretta esecuzione assicura non solo la conformità alle disposizioni di legge, ma rappresenta anche la base per una collaborazione fondata sulla fiducia.

Elementi tipici del Client Onboarding sono l’identificazione e la verifica dei mandanti, lo svolgimento di controlli per la prevenzione del riciclaggio di denaro, la rilevazione di potenziali conflitti di interesse nonché la raccolta di dati di contatto e di dati rilevanti per l’incarico. L’obiettivo è riconoscere precocemente possibili rischi e garantire un’acquisizione del mandato senza intoppi.

prima di avviare la collaborazione. Ciò include l’accertamento dell’identità, le verifiche legali e, se necessario, l’individuazione dei titolari effettivi.

Aspetti organizzativi

Il Client Onboarding richiede una stretta collaborazione tra i vari reparti dello studio, come amministrazione, IT, finanza e aree specialistiche. Spesso vengono impiegati sistemi digitali per raccogliere e gestire le informazioni in modo efficiente e conforme ai requisiti di compliance.

Aspetti culturali

La comunicazione con il mandantenel corso dell’onboarding varia a seconda della cultura dello studio legale e delle consuetudini specifiche del paese. In particolare negli studi operanti a livello internazionale, la sensibilità interculturale e la comunicazione multilingue sono spesso rilevanti.

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Le fasi tipiche del processo di onboarding sono:

1. Primo contatto e raccolta delle informazioni: Ricezione delle richieste e acquisizione delle informazioni di base.
2. Verifica dell’incarico: Verifica di eventuali conflitti di interesse.
3. Identificazione e controllo di compliance: Realizzazione delle verifiche legali (ad es. antiriciclaggio, sanzioni).
4. Creazione dei dati: Registrazione di tutti i dati di contatto e di mandato necessari nei sistemi digitali dello studio.
5. Autorizzazione del mandato: Dopo il buon esito di tutte le verifiche, il mandato viene ufficialmente aperto.

Differenze rispetto a termini simili e possibili equivoci

Il Client Onboarding viene talvolta confuso con altri termini come «acquisizione del cliente» o «raccolta dati cliente». Mentre l’acquisizione mira a ottenere nuovi clienti, l’onboarding descrive esplicitamente il processo interno che avviene dopo il primo contatto andato a buon fine e prima dell’effettiva prestazione del servizio.

Un’altra caratteristica distintiva riguarda il «Client Management», che riguarda la gestione e la cura continua del mandanteper tutta la durata del rapporto di mandato. Il Client Onboarding si riferisce esclusivamente all’accoglienza iniziale di nuovi clienti.

Domande frequenti (FAQ)

Cosa include il Client Onboarding in uno studio legale? L’onboarding comprende l’identificazione e la verifica del mandante, lo svolgimento dei controlli di compliance (in particolare antiriciclaggio e conflitto di interessi), la creazione degli anagrafici e l’informazione di tutti i collaboratori coinvolti.Perché il processo di Client Onboarding è così importante? Un Client Onboarding strutturato garantisce il rispetto delle norme legali, la riduzione dei rischi e costituisce la base per una collaborazione efficiente.Chi partecipa al Client Onboarding? A seconda delle dimensioni dello studio, diversi reparti sono coinvolti, come il back office, il team compliance e i responsabili di pratica.Il Client Onboarding presenta differenze a livello internazionale? I principi fondamentali sono simili, ma vi sono differenze specifiche per paese riguardo al quadro giuridico, ai requisiti di protezione dei dati e alla cultura della comunicazione.Quanto dura il processo di Client Onboarding? La durata varia in base alla complessità del mandato e alle normative da verificare, spaziando da poche ore a diversi giorni.

Questo articolo offre una panoramica sul significato e sull’applicazione del termine Client Onboarding nella pratica quotidiana dello studio legale e fornisce ai giovani professionisti un’introduzione pratica sull’argomento.

Domande frequenti

Quali basi giuridiche devono essere considerate nel Client Onboarding?

Nel Client Onboarding devono essere rispettate varie basi legali, che possono variare a seconda della giurisdizione e del settore. Nell’area europea sono particolarmente rilevanti la Legge sull’Antiriciclaggio (GwG), il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e normative speciali settoriali. Il GwG prevede l’identificazione di nuovi clienti e titolari effettivi, la precisa documentazione delle informazioni raccolte e un monitoraggio costante del rapporto d’affari. Il GDPR richiede che i dati personali siano trattati in modo lecito, trasparente e per scopi specifici. Oltre a ciò, normative settoriali speciali, come ad esempio la Legge bancaria (KWG) per le banche o la Legge sulla supervisione assicurativa (VAG) per le compagnie assicurative, possono prevedere ulteriori requisiti legali per il processo di onboarding. Le imprese devono adottare misure organizzative e tecniche per garantire che tutte le prescrizioni rilevanti siano rispettate e regolarmente verificate.

Quali obblighi di documentazione esistono nel Client Onboarding?

Nell’ambito del Client Onboarding esistono ampi obblighi di documentazione, in particolare ai sensi della Legge sull’Antiriciclaggio (GwG). Le aziende sono tenute a documentare con cura e a conservare tutte le informazioni raccolte nell’identificazione del cliente, come copie dei documenti di identità, attestazioni di indirizzo, dati sul titolare effettivo e valutazioni dei rischi. Questi dati devono essere archiviati in forma protetta da modifiche e disponibili per tutto il tempo della relazione d’affari e fino a cinque o dieci anni dopo la sua conclusione. Anche tutte le verifiche e gli aggiornamenti delle informazioni del cliente devono essere documentati, così come le misure di analisi e gestione del rischio. Tali documentazioni servono come prova per le autorità di vigilanza in caso di controlli o indagini.

Quali obblighi di gestione dei rischi devono essere presi in considerazione nel Client Onboarding?

Nel contesto legale, quando si acquisiscono nuovi clienti è necessario effettuare un’analisi del rischio mirata e continuativa. Le aziende sono obbligate a definire il livello di rischio, cioè la disponibilità a instaurare determinati rapporti d’affari (in particolare con persone politicamente esposte o paesi ad alto rischio), e adottare le relative precauzioni. L’analisi del rischio comprende la valutazione di indicatori come la provenienza geografica, lo scopo dell’attività, la struttura proprietaria e le transazioni insolite. Sulla base di questa analisi devono essere adottate misure mirate al rischio, come obblighi di diligenza rafforzati o ulteriori identificazioni (Enhanced Due Diligence). Questi obblighi derivano in particolare dal GwG, ma anche da standard internazionali come quelli della FATF (Financial Action Task Force).

Quali sono i requisiti relativi alla protezione dei dati nel Client Onboarding?

Nell’ambito del Client Onboarding tutti i dati personali sono soggetti ai requisiti del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e, se del caso, a ulteriori disposizioni nazionali. I responsabili devono assicurare di raccogliere e gestire solo i dati strettamente necessari per adempiere al contratto e agli obblighi di legge (principio di minimizzazione dei dati). Devono essere adempiuti gli obblighi informativi ex artt. 13 e 14 GDPR, informando in modo trasparente e comprensibile i clienti su quali dati vengano raccolti, per quale scopo vengano trattati e per quanto tempo vengano conservati. Devono inoltre essere adottate misure tecniche e organizzative per proteggere i dati da accessi non autorizzati e, se del caso, mantenere un registro delle attività di trattamento. In caso di violazione dei dati, sussiste l’obbligo di notifica alle autorità di controllo e, se necessario, agli interessati.

Quali obblighi di diligenza rafforzati si applicano alle Persone Politicamente Esposte (PEP) nel Client Onboarding?

L’accoglienza di persone politicamente esposte (PEP) e dei loro familiari o persone strettamente correlate è soggetta a requisiti legali più stringenti. Ai sensi dell’art. 15 GwG devono essere applicate speciali misure di diligenza, inclusi l’obbligo di chiarire la provenienza del patrimonio e dei fondi e la documentazione di tali verifiche. Inoltre è necessario acquisire l’autorizzazione dal top management prima di instaurare o proseguire la relazione d’affari. È inoltre prevista per legge una sorveglianza rafforzata e continuativa della relazione d’affari. L’obiettivo di queste normative è prevenire efficacemente la corruzione e il riciclaggio di denaro, impedendo a questi gruppi di rischio di mascherare attività illegali.

Quale ruolo giocano sanzioni ed embarghi nel Client Onboarding?

Nel Client Onboarding è giuridicamente obbligatorio controllare i clienti e i titolari effettivi rispetto alle liste di sanzioni ed embarghi. Ciò deriva, ad esempio, da regolamenti UE o norme nazionali che danno attuazione alle sanzioni internazionali. Le relazioni commerciali con persone o aziende inserite nelle liste di sanzioni sono rigorosamente vietate e punibili con sanzioni severe. Le aziende devono avvalersi di sistemi di controllo adeguati per verificare regolarmente la corrispondenza con le liste aggiornate di sanzioni e in caso di sospetto adottare immediatamente le misure necessarie, quali il congelamento dei beni e la segnalazione alle autorità competenti.

Quali obblighi di verifica e segnalazione derivano dalla Legge Antiriciclaggio nel Client Onboarding?

Secondo la normativa sulla prevenzione del riciclaggio (GwG), nel Client Onboarding vigono stringenti obblighi di verifica e segnalazione. Le aziende devono effettuare controlli di identità e verifiche di congruità per i nuovi clienti e monitorare costantemente eventuali cambiamenti nelle circostanze di rischio. I casi sospetti di riciclaggio o finanziamento del terrorismo devono essere segnalati immediatamente alla Financial Intelligence Unit (FIU) (art. 43 GwG). Inoltre, è previsto il monitoraggio continuo della relazione mediante l’analisi delle transazioni. Gli obblighi di controllo e segnalazione si estendono anche alla verifica delle strutture di proprietà e controllo, nonché all’aggiornamento regolare dei dati del cliente. Il rispetto di tali obblighi è severamente monitorato dalle autorità di vigilanza; eventuali violazioni possono comportare sanzioni amministrative e provvedimenti di vigilanza.