Matter Number
Definizione e origine del termine
Il termine Matter Number (in tedesco circa: «numero di protocollo» o «numero di pratica») proviene dal contesto degli studi legali anglosassoni, in particolare dall’area anglo-americana. È composto da «Matter» (italiano: questione, caso, pratica) e «Number» (italiano: numero). Nella pratica quotidiana dello studio legale, la Matter Number serve come identificatore univoco per uno specifico mandato o progetto.
A differenza dei termini tedeschi «Aktenzeichen» o «Vorgangsnummer», la Matter Number è esplicitamente orientata alla gestione di mandati, incarichi o pratiche legali negli studi legali o in organizzazioni similari.
Significato nel contesto dello studio legale
Uso tipico
A ogni nuovo mandato, caso o progetto viene assegnata individualmente una Matter Number. Questa consente l’identificazione e la classificazione univoca di documenti, corrispondenza, fatturazione e comunicazioni interne relative ad una specifica pratica. Ciò facilita l’archiviazione strutturata, la tracciabilità delle attività e la distinzione tra diversi mandati.
Rilevanza
In contesti internazionali e negli studi associati di maggiori dimensioni, l’utilizzo delle Matter Numbers è uno standard consolidato. La numerazione univoca garantisce che collaboratori, clienti ed eventuali partner esterni si riferiscano sempre alla stessa pratica. Ciò migliora efficienza, chiarezza e sicurezza giuridica sia nei processi interni sia nella comunicazione con terzi.
Condizioni quadro
Aspetti legali e organizzativi
Mentre in Germania e in altri Paesi esistono obblighi di legge sulla tenuta e l’identificazione dei fascicoli, l’assegnazione delle Matter Numbers, soprattutto negli studi internazionali, spesso fa parte di direttive interne di compliance o di standard gestionali. Contribuisce al rispetto della protezione dei dati e della confidenzialità, poiché permette di etichettare e separare individualmente le informazioni.
Nei software gestionali per studi legali, le Matter Numbers sono parte centrale della gestione documentale e dei processi di fatturazione. Il numero accompagna tutte le informazioni dalla creazione del mandato fino all’archiviazione.
Aspetti culturali
In molti studi legali anglosassoni è prassi indicare la Matter Number in tutta la corrispondenza e nella comunicazione con i clienti. Questo garantisce che tutte le parti possano identificare correttamente la relativa pratica in qualsiasi momento.
Esempi pratici e scenari tipici
- Accettazione del mandato: All’apertura di un nuovo mandato, viene automaticamente generata una Matter Number individuale che sarà assegnata al nuovo caso.
- Corrispondenza: Ogni e-mail, lettera o modulo relativo al mandato riporta la corrispondente Matter Number nell’oggetto o come annotazione.
- Fatturazione: Le prestazioni fatturate sono raggruppate per Matter Number, così che i clienti ricevano una panoramica chiara dei costi sostenuti per ciascuna pratica.
- Archiviazione: Dopo la conclusione del mandato, l’intero fascicolo, inclusa la Matter Number, viene archiviato, il che facilita un accesso successivo e supporta il rispetto dei termini di conservazione.
Differenze rispetto a termini simili e possibili fraintendimenti
Distinzione da “Client Number” e “Aktenzeichen”
- Client Number: Mentre la Matter Number identifica uno specifico procedimento, la Client Number (numero cliente) serve per identificare il committente. Spesso un cliente ha più mandati, ognuno con una specifica Matter Number.
- Aktenzeichen: Nel linguaggio tedesco, l’Aktenzeichen corrisponde generalmente alla Matter Number, ma i sistemi di assegnazione e le convenzioni d’uso possono variare. L’Aktenzeichen può anche essere attribuito da tribunali o autorità.
- File Number o Reference Number: In alcuni contesti questi termini vengono usati come sinonimi, ma esistono differenze regionali e organizzative per quanto riguarda il significato e l’utilizzo.
Fraintendimenti tipici
Nei team internazionali possono verificarsi confusioni tra Client Number e Matter Number. È quindi importante utilizzare e indicare chiaramente ciascun numero nella corrispondenza.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra Matter Number e Client Number?
La Matter Number identifica una specifica pratica (ad es. un caso, un progetto o un incarico), mentre la Client Number serve per l’identificazione del committente. Un cliente può avere più Matter Numbers per pratiche diverse.
La Matter Number viene mantenuta per tutto il corso professionale della pratica?
Sì, la Matter Number accompagna una pratica dall’accettazione del mandato fino all’archiviazione, consentendo una classificazione ininterrotta di tutti i documenti e le operazioni.
L’assegnazione di una Matter Number è obbligatoria?
Non esiste alcun obbligo legale per l’uso della Matter Number, tuttavia in molti studi internazionali e di grandi dimensioni rappresenta uno standard imprescindibile per la gestione dei mandati.
Come viene creata una Matter Number?
L’assegnazione avviene secondo direttive interne, solitamente in modo automatizzato tramite un software gestionale. Spesso la Matter Number è composta da una combinazione di numeri e/o lettere che possono includere l’anno di apertura del mandato, un’abbreviazione del cliente e numeri progressivi.
Può essere assegnata più volte una Matter Number?
No, la Matter Number è unica e può essere assegnata una sola volta a una data pratica, per evitare confusioni.
Riepilogo: La Matter Number è, nel contesto degli studi legali internazionali, un identificatore centrale per la classificazione e la gestione univoca delle pratiche. Facilita organizzazione, comunicazione e documentazione nella quotidianità dello studio ed è uno standard soprattutto negli studi attivi a livello globale. Candidati e giovani professionisti imparano che un utilizzo coerente di tale numero contribuisce a un’esecuzione efficiente e sicura delle operazioni.
Domande frequenti
Quali requisiti legali devono essere osservati nell’assegnazione di una Matter Number?
Nell’assegnazione di una Matter Number (numero di protocollo) occorre osservare in particolare le disposizioni deontologiche e sulla protezione dei dati. Tra i requisiti deontologici vi è, ad esempio, che l’assegnazione dei clienti e delle relative pratiche sia chiara e tracciabile, per garantire una corretta tenuta dei fascicoli (art. 50 BRAO, art. 29 BNotO). Il numero di protocollo deve rendere possibile una completa documentazione e archiviazione e non deve consentire di risalire a informazioni riservate se vi accedono persone non autorizzate. Dal punto di vista della protezione dei dati – in particolare secondo il GDPR e il BDSG – occorre garantire che la Matter Number non riveli dati personali o non consenta di identificare l’assistito se è visibile in altri sistemi. L’assegnazione e la conservazione della Matter Number devono essere protette da accessi non autorizzati tramite misure tecniche e organizzative quali la gestione degli accessi e la crittografia.
Quali sono le conseguenze di una Matter Number errata o assegnata due volte?
Una Matter Number errata o duplicata può avere serie conseguenze legali. Da un lato esiste il rischio di confusione o commistione dei contenuti dei fascicoli, con possibili violazioni del dovere di segretezza professionale (art. 43a, comma 2 BRAO). Dall’altro, possono sussistere rilevanti rischi di responsabilità, ad esempio a seguito di informazioni o attività errate dovute allo scambio di pratiche. Ai sensi dell’art. 203 StGB (violazione del segreto professionale) può sussistere addirittura una responsabilità penale se terzi entrano indebitamente in possesso di dati del cliente a causa di tali confusioni. Anche in sede disciplinare, una gestione accurata dei fascicoli e la presenza di numeri di protocollo univoci sono tra gli standard da verificare.
Per quanto tempo devono essere conservati legalmente le Matter Numbers e i dati collegati?
Secondo le disposizioni deontologiche, in particolare l’art. 50 comma 1 BRAO e l’art. 27 BNotO, i fascicoli legali, compresa la Matter Number, devono essere conservati per almeno sei anni dopo la fine del mandato. Per ragioni fiscali o commerciali possono valere termini più lunghi, come previsto dall’art. 147 AO o art. 257 HGB, pari anche a dieci anni. Durante tale periodo la Matter Number deve rimanere disponibile come criterio classificatorio, poiché consente tracciabilità e classificazione univoca. Alla scadenza dei termini di legge i fascicoli e le relative Matter Numbers devono essere distrutti/anonimizzati nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati, inclusa la cancellazione di eventuali riferimenti elettronici.
Quali aspetti relativi alla privacy devono essere considerati nell’assegnazione delle Matter Numbers?
In termini di privacy, occorre assicurarsi che la Matter Number non riveli informazioni sensibili quali nomi, date di nascita o dettagli specifici della pratica. Il GDPR stabilisce che i dati personali possano essere raccolti e trattati solo per scopi specifici, espliciti e legittimi (art. 5 GDPR). L’assegnazione delle Matter Numbers deve dunque seguire uno schema che non consenta di risalire al cliente o all’oggetto dell’incarico (ad es. nessun nome per esteso o abbreviazione palese). Inoltre, l’accesso ai codici e alla loro correlazione deve essere riservato solo a persone autorizzate. Nei sistemi digitali è necessario garantire anche una adeguata pseudonimizzazione e cifratura.
Quali disposizioni giuridiche si applicano alla modifica o correzione di una Matter Number su fascicoli esistenti?
La modifica o correzione a posteriori di una Matter Number deve essere sempre documentata e tracciabile, per garantire l’integrità e l’autenticità della tenuta dei fascicoli (art. 50 BRAO, art. 29 BNotO). Le modifiche devono essere protocollate in modo sicuro contro le revisioni: il numero originale e il motivo della modifica devono essere conservati. Sono vietate cancellazioni o alterazioni non segnalate e possono comportare conseguenze disciplinari. È opportuno adottare una direttiva sulle modifiche che definisca compiti e procedure.
Come deve essere gestita legalmente la Matter Number nei sistemi di comunicazione giuridica elettronica?
Nel traffico giuridico elettronico, come nel caso della pec degli avvocati (beA), la Matter Number deve essere considerata come un criterio di ordinamento interno. Tuttavia deve essere usata in modo tale da soddisfare i requisiti delle normative processuali o giudiziarie applicabili e mai in contrasto con le disposizioni sulla tutela dei dati personali (cfr. art. 130d ZPO e i requisiti dell’infrastruttura eJustice). Inoltre, la Matter Number non può essere condivisa con i tribunali o con terzi senza una specifica base legale se da essa si possano desumere informazioni sul cliente. La protezione e la trasmissione sicura devono essere garantite tramite misure tecniche come la crittografia.