Intake Form
Definizione e origine del termine Intake Form
L’“Intake Form” (italiano: modulo di accoglienza, scheda di rilevamento o modulo di iscrizione) è un termine utilizzato nel contesto internazionale degli studi legali per indicare un modulo che serve a registrare in modo sistematico le informazioni di base di nuovi clienti, richieste di casi o contatti. Il termine deriva dall’inglese, dove “intake” può essere tradotto come “accoglienza”, “ingresso” o “accesso”. Nel contesto dello studio legale, “Form” si riferisce a un modulo strutturato utilizzato per la raccolta standardizzata dei dati.
Significato nel contesto dello studio legale
Nell’attività quotidiana, l’Intake Form rappresenta uno strumento centrale per il primo contatto. Permette allo studio di registrare in modo strutturato le prime informazioni su persone, richieste, questioni legali o aziende da assistere. La raccolta strutturata di queste informazioni costituisce la base per valutare se e come la richiesta possa essere trattata. L’Intake Form contribuisce così a una comunicazione efficiente, un’elaborazione sistematica dei casi e alla garanzia della qualità. Inoltre, supporta la priorizzazione e la distribuzione delle richieste all’interno dello studio.
Contenuti tipici di un Intake Form
Dati di contatto personali (nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail) Dati dell’azienda (se rilevante) Descrizione della richiesta o della situazione Servizi richiesti o area di consulenza desiderata Informazioni sullo svolgimento precedente (ad es. scadenze, procedimenti preliminari) Note sulla riservatezza e informazioni sulla protezione dei dati
Condizioni quadro
Aspetti giuridici
Durante la compilazione e l’elaborazione di un Intake Form devono essere rispettati i requisiti di legge in materia di protezione dei dati. In molti Paesi si applicano, a seconda della sede dello studio, leggi nazionali o internazionali sulla protezione dei dati come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) in Europa. Il trattamento sicuro e confidenziale di tutti i dati contenuti nell’Intake Form è obbligatorio.
Requisiti organizzativi
L’Intake Form deve essere strutturato in modo chiaro e comprensibile, per garantire un’elevata qualità dei dati e un’elaborazione efficiente. Negli studi legali digitalizzati, gli Intake Forms vengono spesso forniti tramite moduli web, portali per clienti o software specializzati. In alcuni casi, può essere utilizzato anche il formato cartaceo, soprattutto per il primo contatto in presenza.
Aspetti culturali
Negli studi legali che operano a livello internazionale, l’Intake Form può essere offerto o adattato in più lingue, per tenere conto dello sfondo culturale e linguistico dei clienti. Anche la richiesta di determinati dati può essere gestita diversamente in base alla cultura.
Esempi pratici e scenari tipici
Prima consulenza: Una persona si rivolge allo studio con una richiesta. Tramite l’Intake Form vengono raccolte le informazioni principali prima del primo colloquio, per poter preparare la consulenza in modo mirato. Apertura del mandato: Prima di iniziare una collaborazione, tramite l’Intake Form vengono raccolti e memorizzati tutti i dati di contatto e le condizioni quadro rilevanti. Trasferimento del caso: Quando un caso viene trasferito a una collega o a un collega, l’Intake Form garantisce una documentazione completa e trasparente della situazione iniziale. Verifica della riservatezza (Conflict Check): Con l’aiuto dell’Intake Form possono essere raccolti dati rilevanti per verificare automaticamente eventuali conflitti di interesse.
Differenze rispetto a termini simili e potenziali malintesi
L’Intake Form si differenzia da altri moduli utilizzati nello studio legale, come ad esempio il contratto di mandato o il modulo di accoglienza per mandati esistenti: L’Intake Form viene generalmente utilizzato all’inizio del contatto, mentre i contratti di mandato vengono adottati solo dopo l’accettazione dell’incarico. A differenza del caricamento di documenti per lo studio o dei moduli di contatto generici, l’Intake Form è specificamente rivolto alla raccolta strutturata di informazioni per nuovi incarichi.
* Spesso sorgono malintesi quando l’Intake Form viene confuso con documenti successivi che richiedono dati più specifici o dettagliati.
Domande frequenti
Qual è lo scopo di un Intake Form in uno studio legale? L’Intake Form serve a raccogliere sistematicamente le informazioni di base di nuovi clienti o interessati, per consentire una trattazione strutturata e una verifica interna.L’Intake Form deve sempre essere compilato digitalmente? No, l’Intake Form può essere fornito e compilato sia su carta che in formato digitale. La digitalizzazione è però sempre più diffusa, per semplificare il trattamento dei dati.Gli Intake Forms sono obbligatori? L’obbligatorietà dell’uso di un Intake Form dipende dall’organizzazione interna dello studio e dalle relative direttive. Molti studi legali adottano gli Intake Forms come best practice nel processo di apertura del mandato.Quali requisiti di protezione dei dati si applicano agli Intake Forms? Il trattamento dei dati inseriti nell’Intake Form è soggetto alle norme sulla protezione dei dati applicabili e deve avvenire in modo sicuro, confidenziale e trasparente.L’Intake Form può essere adattato a requisiti specifici di Paese o cultura? Sì, gli Intake Forms vengono spesso adattati alle peculiarità linguistiche, culturali o di settore.
L’Intake Form rappresenta quindi un elemento centrale di molti studi legali internazionali, contribuendo sia all’apertura strutturata dei mandati che alla garanzia della qualità e al rispetto delle disposizioni di legge. Per chi si candida e per i neolaureati, la comprensione di questo termine rappresenta un prezioso orientamento nella pratica professionale.
Domande frequenti
Quali requisiti legali deve soddisfare un Intake Form in materia di protezione dei dati?
Un Intake Form, cioè un modulo per la raccolta di dati personali, è soggetto a stringenti requisiti legali, in particolare secondo il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Bisogna fare particolare attenzione all’art. 5, GDPR, secondo cui la raccolta di dati personali deve essere esclusivamente per uno scopo determinato, secondo il principio della minimizzazione dei dati e garantendo la trasparenza. I responsabili devono informare sulle attività di trattamento (art. 13 GDPR), in particolare su scopo, base giuridica del trattamento, durata della conservazione, categorie di destinatari e diritti degli interessati. Per i dati sensibili (ad es. dati sanitari secondo l’art. 9 GDPR) sono richiesti requisiti più elevati relativamente alla base giuridica, come il consenso esplicito dell’interessato. I responsabili sono obbligati a implementare misure tecniche e organizzative secondo l’art. 32 GDPR per proteggere i dati, ad esempio tramite crittografia o controllo degli accessi.
Quando è necessario il consenso legale per un Intake Form?
Il consenso è sempre necessario quando non esiste un’altra base giuridica ai sensi dell’art. 6, par. 1, GDPR che legittimi il trattamento dei dati. In molti Intake Forms i dati personali vengono raccolti senza obbligo di legge o rapporto contrattuale diretto, ad esempio nel contatto con fornitori di servizi o in ambito sanitario. All’atto della raccolta del consenso, questo deve essere fornito liberamente, in modo informato, inequivocabile e dimostrabile. Occorre porre particolare attenzione quando vengono richieste categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 GDPR, perché in questi casi è generalmente richiesto un consenso esplicito (art. 9, par. 2, lett. a GDPR) o un’altra eccezione legale. Il testo della dichiarazione di consenso e la prova di quando e come è stato ottenuto devono essere documentati.
Per quanto tempo possono essere conservati i dati personali raccolti tramite Intake Forms?
La durata della conservazione dei dati personali raccolti tramite un Intake Form dipende dallo scopo della raccolta. Ai sensi dell’art. 5, par. 1, lett. e GDPR (“limitazione della conservazione”), i dati devono essere cancellati appena lo scopo è raggiunto e non sussistono obblighi di conservazione legali. In molti casi, ad esempio nella sanità o per i documenti legali, è necessario osservare termini di conservazione aggiuntivi previsti per legge (ad es. ai sensi del § 630f BGB, § 147 AO). I responsabili devono quindi prevedere nel proprio piano di cancellazione una verifica regolare e, se necessario, l’eliminazione periodica degli Intake Data, informando gli interessati.
Quali obblighi informativi sussistono nell’utilizzo di un Intake Form?
I responsabili devono fornire alle persone interessate tutte le informazioni richieste dall’art. 13 GDPR al momento della raccolta dei dati. Tra queste rientrano il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento e, se del caso, del responsabile della protezione dei dati, lo scopo e la base giuridica del trattamento, la durata della conservazione, i diritti degli interessati, l’esistenza del diritto di reclamo all’autorità di controllo, nonché eventuali informazioni sulle decisioni automatizzate. Queste informazioni devono essere presentate in modo preciso, trasparente, comprensibile e facilmente accessibile, ad esempio tramite un’informativa privacy separata consultabile prima dell’invio dell’Intake Form.
Gli Intake Forms devono essere accessibili?
Dal punto di vista legale, è necessario che gli Intake Forms siano progettati in modo tale da consentire anche alle persone con disabilità di partecipare senza discriminazioni. Ai sensi del § 12 BGG (legge sulla parità di trattamento delle persone con disabilità), soprattutto gli enti pubblici sono tenuti a offrire servizi digitali accessibili. Questa obbligatorietà non si applica in generale alle aziende private, ma possono esistere requisiti aggiuntivi a seconda del settore di applicazione (ad es. legge sulla telemedicina, legge sulle pari opportunità) oppure è consigliabile almeno garantire un accesso ridotto alle barriere per evitare rischi legali in virtù delle leggi antidiscriminazione.
Chi è responsabile della protezione dei dati nell’utilizzo di un Intake Form di terzi?
Se per la raccolta di dati personali viene utilizzato un Intake Form di terzi (ad es. fornitori cloud), è necessario, nell’ambito della responsabilità ai sensi dell’art. 4 n. 7 e 28 GDPR, distinguere: se il fornitore terzo opera come responsabile del trattamento, deve essere in essere un contratto di incarico (DPA) che disciplini diritti e obblighi. In caso di responsabilità congiunta ai sensi dell’art. 26 GDPR, ad esempio se entrambe le parti decidono su finalità e mezzi del trattamento, è necessario un accordo di responsabilità congiunta. In ogni caso, il soggetto che utilizza l’Intake Form per la raccolta dati resta responsabile della liceità del trattamento dei dati.
Quali obblighi di diligenza particolari valgono nell’utilizzo degli Intake Forms con riferimento ai minori?
La raccolta di dati personali di bambini e adolescenti tramite Intake Forms richiede particolare attenzione ai sensi dell’art. 8 GDPR. Per i servizi della società dell’informazione è necessario ottenere un valido consenso dei genitori qualora il minore non abbia ancora compiuto sedici anni (o un’età inferiore, fissata a livello nazionale, comunque non inferiore a 13 anni). È necessario garantire la verificabilità del consenso e spiegare il trattamento dei dati in modo adatto ai minori. Inoltre, devono essere previste misure di protezione specifiche e un rigoroso obbligo di minimizzazione dei dati, per soddisfare l’esigenza di maggiore tutela dei minori.