Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teams è una piattaforma di collaborazione basata su cloud sviluppata da Microsoft. Riunisce diversi strumenti di comunicazione e lavoro in un’unica applicazione centrale e consente la collaborazione in tempo reale. Originariamente introdotto come parte della suite Microsoft 365, Microsoft Teams viene oggi utilizzato in tutto il mondo da aziende, organizzazioni e in particolare anche da studi legali per rendere il lavoro quotidiano più efficiente e flessibile.

Definizione e finalità

Microsoft Teams è una piattaforma per il lavoro di gruppo e di progetto, che offre funzionalità quali chat, videoconferenze, archiviazione e modifica di file nonché l’integrazione di altre applicazioni in un ambiente condiviso. Serve a promuovere la collaborazione interna, a semplificare lo scambio di informazioni e a digitalizzare i flussi di lavoro.

L’obiettivo di Microsoft Teams è quello di concentrare comunicazione e collaborazione in un unico luogo, in modo che i team possano interagire efficacemente, indipendentemente dalla loro ubicazione. Grazie all’organizzazione centralizzata di conversazioni, compiti e documenti, il lavoro diventa più trasparente e il coordinamento all’interno del team viene notevolmente semplificato.

Ruolo nell’organizzazione del lavoro negli studi legali

Campi di applicazione tipici

In ambito legale, Microsoft Teams trova impiego in molti modi diversi e supporta, tra l’altro, i seguenti settori:

• Lavoro di progetto: I gruppi di lavoro possono organizzarsi in cosiddetti team e canali, definire flussi di lavoro specifici e collaborare a compiti comuni.
• Comunicazione: Oltre a chat singole e di gruppo, Teams consente audio- e videoconferenze per riunioni regolari, incontri con clienti o riunioni di team.
• Gestione dei file: Documenti, contratti o presentazioni possono essere archiviati centralmente, modificati insieme e versionati.
• Scambio di informazioni: Messaggi, annunci e note possono essere condivisi e discussi a livello di team.
• Integrazione di altre applicazioni: Calendari, liste di cose da fare e varie applicazioni del portafoglio Microsoft 365 possono essere integrate senza soluzione di continuità per automatizzare e semplificare i processi lavorativi.

Funzioni e metodi

• Team e canali: Strutturano diversi progetti, mandati o ambiti tematici all’interno dello studio.
• Chat: Servono per accordi rapidi, domande o consulenze interne.
• Meeting: Organizzazione di riunioni online, accordi sulle scadenze o corsi di formazione.
• Condivisione di file: Modifica collaborativa di documenti in tempo reale.
• Gestione delle attività: Supporta la delega e il monitoraggio delle attività tramite app integrabili.

Condizioni quadro e standard

Requisiti tecnici

• Licenza Microsoft 365: Per l’utilizzo di Microsoft Teams, di norma è richiesta una licenza valida di Microsoft 365.
• Connessione internet: In quanto applicazione cloud, Teams richiede una connessione Internet stabile.
• Dispositivi: Teams può essere utilizzato su computer desktop, laptop, tablet o smartphone. È disponibile sia come app che in versione web.
• Protezione dati e sicurezza: L’applicazione risponde agli standard di sicurezza comuni. Negli studi legali va posta particolare attenzione a conformità e protezione dei dati (ad es. GDPR).

Processi organizzativi

• Strutture del team: L’organizzazione di team e canali deve essere comprensibile e facile da usare, per ottimizzare il flusso di informazioni.
• Permessi: I diritti di accesso vengono gestiti centralmente e possono essere adattati alle singole ruoli e attività.
• Archiviazione: Chat, file e riunioni vecchie possono essere archiviati per mantenere una panoramica chiara e rispettare i requisiti di legge.

Impatto su collaborazione, efficienza e comunicazione

L’introduzione di Microsoft Teams nella routine quotidiana dello studio cambia radicalmente la collaborazione. Le informazioni sono disponibili centralmente, i processi di lavoro diventano più trasparenti e le attività di routine possono spesso essere automatizzate o semplificate. La comunicazione avviene più rapidamente, si riducono le incomprensioni e gli iter lavorativi sono più coordinati. Ciò porta a un aumento dell’efficienza e apre possibilità di lavoro flessibile – ad esempio in home office o in mobilità.

La comunicazione e la collaborazione in tempo reale riducono inoltre la necessità di coordinamento via e-mail e accelerano i processi decisionali. I nuovi collaboratori possono integrarsi rapidamente grazie ai canali di team strutturati e ai materiali disponibili.

Opportunità e sfide nell’applicazione pratica

Opportunità

• Miglioramento del lavoro di squadra: La modifica collaborativa dei documenti in tempo reale e lo scambio nel canale del team rafforzano la coesione.
• Trasparenza: Informazioni e compiti sono sempre accessibili, il che aumenta la tracciabilità.
• Flessibilità: La collaborazione indipendente dal luogo e l’uso mobile favoriscono un’organizzazione del lavoro flessibile.
• Potenziale di innovazione: Grazie all’integrazione di altri servizi digitali, i processi di lavoro possono essere modernizzati e ottimizzati in modo continuativo.

Sfide

• Formazione: Il passaggio a una nuova piattaforma richiede formazione iniziale e la disponibilità ad adattare le abitudini lavorative.
• Strutturazione: Una chiara struttura di team e di canali è necessaria per evitare un eccesso di informazioni e mancanza di chiarezza.
• Protezione dati: Il rispetto delle norme legali nella gestione di dati sensibili richiede particolare attenzione ed eventualmente ulteriori misure tecniche.

Esempi pratici di utilizzo nella quotidianità dello studio

• Preparazione di una riunione con il cliente: Un team crea una programmazione in un canale dedicato, condivide documenti e si coordina tramite chat o brevi videochiamate sull’agenda.
• Gestione delle scadenze: Compiti e appuntamenti vengono inseriti nella funzione calendario integrata e possono essere visualizzati e modificati da tutto il team.
• Lavoro di ricerca: Informazioni e fonti vengono raccolte nel canale del team, discusse insieme e annotate.
• Onboarding di nuovi colleghi: Materiale di formazione, informazioni organizzative e i primi compiti importanti vengono archiviati centralmente per facilitare un rapido inserimento.
• Coordinamento in home office: Le riunioni di team si svolgono regolarmente in modalità virtuale, le domande spontanee vengono fatte e risposte in chat.

Domande frequenti su Microsoft Teams

Qual è la differenza tra un team e un canale? Un team è un gruppo di lavoro superiore, ad esempio un reparto o un team di progetto. Un canale è un sottoinsieme tematico o legato ad uno specifico progetto all’interno di questo team, dove vengono raccolte le conversazioni e i materiali pertinenti.Possono partecipare anche persone esterne alle riunioni di Teams? Sì, con un invito adeguato anche i clienti o altri soggetti esterni possono partecipare a riunioni specifiche senza avere accesso ai dati interni del team.Quanto è sicuro l’utilizzo di Microsoft Teams per informazioni riservate dello studio? Microsoft Teams soddisfa elevati requisiti di sicurezza e protezione dei dati. Per la gestione di dati particolarmente sensibili, si raccomanda di consultare preventivamente l’IT interno o il responsabile della protezione dei dati.È necessario un hardware specifico per Microsoft Teams? No, Microsoft Teams funziona su computer desktop, laptop, tablet e smartphone più diffusi. Tuttavia, per le videoconferenze sono necessari un microfono e una videocamera.Come posso familiarizzare al meglio con Microsoft Teams? Gli studi forniscono spesso materiale didattico o brevi introduzioni. Inoltre, Microsoft offre pagine di assistenza ufficiali e videoguide per l’avvio.

Questo articolo offre una panoramica pratica di Microsoft Teams nell’attività quotidiana dello studio e mostra come le modalità di lavoro moderne e l’organizzazione possano essere supportate da strumenti digitali.

Domande frequenti

Quali obblighi sulla protezione dei dati devono essere rispettati nell’uso di Microsoft Teams in azienda?

Nell’utilizzo di Microsoft Teams si applicano in particolare le disposizioni del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e, se del caso, della Legge federale tedesca sulla protezione dei dati (BDSG). Le aziende devono effettuare preventivamente una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati ai sensi dell’art. 35 GDPR, specialmente se vengono trattati dati sensibili o viene effettuato un monitoraggio sistematico. La selezione del fornitore del servizio deve essere accuratamente documentata e motivata; deve essere stipulato un contratto di trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 GDPR con Microsoft. Inoltre, occorre considerare dove vengono trasferiti i dati: poiché Microsoft utilizza talvolta server al di fuori dell’UE, soprattutto negli Stati Uniti, si devono rispettare le regole del trasferimento internazionale dei dati – in particolare le clausole contrattuali standard e misure di protezione aggiuntive. Occorre inoltre adempiere agli obblighi di trasparenza, ossia i dipendenti devono essere informati approfonditamente sulle finalità e sulle modalità d’uso dei dati. La configurazione di Teams deve essere il più possibile orientata al risparmio dei dati, ad esempio disabilitando funzioni non necessarie e limitando le registrazioni.

Le riunioni di Microsoft Teams possono essere registrate e quali sono i requisiti legali?

Le registrazioni delle riunioni di Teams vanno valutate in modo particolarmente critico dal punto di vista della protezione dei dati. In base alla legge tedesca, in particolare il § 201 del Codice Penale (StGB), la registrazione non autorizzata di una conversazione non pubblica è punibile. Pertanto, i meeting su Teams possono essere registrati solo se tutti i partecipanti sono stati preventivamente e chiaramente informati e hanno fornito consenso attivo. È consigliabile ottenere il consenso per iscritto o mediante un’azione protocollata nel sistema. L’ente che tratta i dati deve garantire che le registrazioni siano trattate in modo confidenziale, archiviate in sicurezza e conservate solo per il periodo strettamente necessario. È inoltre necessario prevedere regole di cancellazione precise e documentare chi ha accesso alle registrazioni. Anche per la trasmissione o pubblicazione è richiesto un consenso separato.

Quali obblighi informativi esistono verso i dipendenti quando si utilizza Microsoft Teams?

Le aziende sono legalmente obbligate a informare i dipendenti in modo trasparente circa l’utilizzo di Microsoft Teams. Ciò comprende, ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, informazioni sugli scopi del trattamento dei dati, la base giuridica, le categorie di dati trattati, la durata della conservazione, eventuali destinatari o fornitori esterni (come Microsoft) e i diritti degli interessati (es. accesso, cancellazione, limitazione, opposizione). Occorre inoltre fornire dettagli su eventuali trasferimenti in paesi terzi (in particolare negli USA) e sulle misure di protezione adottate (ad es. crittografia, clausole contrattuali standard UE). Queste informazioni dovrebbero essere rese disponibili in una policy sulla privacy o tramite informativa individuale, sempre accessibile ai dipendenti.

Quali diritti di partecipazione ha il Consiglio di fabbrica nell’utilizzo di Microsoft Teams?

Il Consiglio di fabbrica ha il diritto di partecipazione ai sensi del § 87 comma 1 n. 6 BetrVG quando vengono introdotte e utilizzate apparecchiature tecniche idonee a monitorare comportamento o prestazioni dei lavoratori. Poiché Microsoft Teams offre ampie funzioni di registrazione e valutazione delle attività (ad es. stato di presenza, log di comunicazione), il datore di lavoro deve informare tempestivamente il Consiglio di fabbrica e stipulare un accordo aziendale prima di implementare Teams. Tale accordo deve regolamentare in dettaglio quali dati vengono raccolti, come vengono utilizzati e per quanto tempo archiviati, nonché limitare chiaramente l’accesso alle valutazioni. Senza un’efficace partecipazione del Consiglio di fabbrica, l’uso di Teams è illegittimo.

Quali requisiti di sicurezza IT si applicano all’uso di Microsoft Teams?

Nell’utilizzo di Microsoft Teams occorre rispettare i requisiti di cui all’art. 32 GDPR, secondo cui devono essere implementate adeguate misure tecniche e organizzative (TOM) per proteggere i dati personali. Ciò comprende in particolare controlli di accesso, crittografia dei dati in transito e a riposo, aggiornamenti e patch di sicurezza regolari, autenticazione a più fattori, nonché la revisione periodica della sicurezza del sistema tramite penetration test o altri audit. Inoltre, i dipendenti devono essere sensibilizzati ai rischi di sicurezza tramite politiche IT vincolanti e corsi di formazione. Le aziende devono garantire che persone non autorizzate non possano accedere a contenuti sensibili di meeting o documenti e dovrebbero configurare i servizi forniti in modo appropriato alle necessità (ad es. accessi guest solo con restrizioni stringenti).

Quali particolari normative si applicano all’uso di Microsoft Teams nel settore pubblico?

Nel settore pubblico, l’utilizzo di Microsoft Teams è soggetto a requisiti legali particolari, ad esempio in base alla Legge federale (BDSG), alle leggi locali sulla protezione dei dati e a disposizioni specifiche per il trattamento dei dati su commissione e per il trasferimento internazionale dei dati. Gli enti pubblici devono effettuare controlli particolarmente scrupolosi in merito alla conformità alla protezione dei dati e alla sicurezza delle informazioni prima dell’uso. Ciò spesso include l’obbligo di svolgere una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e di ottenere l’approvazione dell’autorità di controllo competente. Esistono inoltre requisiti più stringenti nella selezione e monitoraggio dei fornitori di servizi, nonché nella documentazione e nella dimostrazione delle misure di tutela adottate.

Qual è la situazione giuridica riguardo alla memorizzazione e alla cancellazione dei dati personali in Microsoft Teams?

I dati personali trattati tramite Microsoft Teams possono essere conservati, secondo i principi del GDPR, solo per il tempo necessario allo scopo per cui vengono trattati (art. 5, par. 1, lett. e GDPR). Le aziende sono obbligate a definire scadenze e routine di cancellazione e a garantire tecnicamente che i dati vengano cancellati una volta venuta meno la finalità o su richiesta dell’interessato. Si deve considerare che i dati possono essere archiviati anche su server fuori dell’UE; pertanto, il processo di cancellazione deve essere documentato e regolato chiaramente anche nei confronti di Microsoft in quanto responsabile del trattamento. È necessario tenere un registro delle attività di trattamento ai sensi dell’art. 30 GDPR per monitorare i flussi di dati e il ciclo di vita dei dati personali.