Legal Tech

Legal Tech

Legal Tech indica l’utilizzo di tecnologie nell’ambito dei servizi legali per supportare, ottimizzare o automatizzare i processi di lavoro. Il termine comprende strumenti digitali, applicazioni e piattaforme che possono essere rilevanti in diversi punti della quotidianità lavorativa di uno studio legale. L’obiettivo è rendere i processi più efficienti, garantire la qualità del lavoro e creare nuove possibilità di assistenza ai clienti.

Definizione e inquadramento

Legal Tech è un termine ombrello per tecnologie innovative e applicazioni digitali che supportano o trasformano i servizi legali. Rientrano in questo ambito, tra l’altro, soluzioni software, piattaforme online per la gestione di pratiche legali nonché strumenti per automatizzare processi standardizzati. Legal Tech promuove la digitalizzazione dell’ambiente di lavoro e può influire sia sui processi interni dello studio sia sulla collaborazione con i clienti.

Legal Tech non è limitato ad un determinato tipo di studio legale, ma può essere applicato in molteplici settori e dimensioni – da singoli strumenti digitali fino a sistemi completi che rappresentano interi flussi di lavoro.

Significato e campi di applicazione nella pratica dello studio

Nella pratica moderna degli studi legali, Legal Tech acquista sempre maggiore importanza. Permette una gestione efficiente e trasparente dei mandati e aiuta ad affrontare le crescenti esigenze in materia di servizio, documentazione e protezione dei dati. Tra le applicazioni tipiche troviamo:

• Gestione digitale dei documenti: Creazione, gestione e archiviazione automatizzata di documenti e contratti.
• Gestione di scadenze e appuntamenti: Strumenti per il monitoraggio di scadenze e appuntamenti importanti.
• Piattaforme di comunicazione: Canali digitali sicuri per comunicare con clienti e partner commerciali.
• Gestione dei casi e dei mandati: Software che evidenzia in modo strutturato lo stato di lavorazione, i compiti e le responsabilità.
• Processi automatizzati: Ad esempio, redazione automatica di atti, verifica di contratti o gestione di procedimenti di massa.
• Soluzioni per la ricerca: Banche dati digitali e funzioni di ricerca per ottenere rapidamente informazioni.

Processi, procedure e metodi

In relazione a Legal Tech vengono adottati diversi processi digitali e metodi di lavoro:

• Digitalizzazione dei fascicoli: Conversione di documenti cartacei in fascicoli digitali che possono essere lavorati e consultati contemporaneamente da più persone.
• Gestione del workflow: Definizione di flussi standardizzati e assegnazione di compiti tramite sistemi digitali, per evitare errori e garantire trasparenza.
• Redazione automatizzata di testi: Utilizzo di software per generare lettere di uso frequente sulla base di modelli e dati dei clienti.
• Portali per i clienti: Accessi online attraverso i quali i clienti possono fornire dati e documenti o visualizzare lo stato della lavorazione.
• Comunicazione legale elettronica: Trasmissione di documenti a tribunali e autorità per via elettronica.

Presupposti e standard

Gli studi legali che impiegano Legal Tech tengono conto di diversi presupposti organizzativi e tecnici:

• Protezione dei dati e sicurezza: Misure per garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità delle informazioni sensibili, in particolare tramite trasmissione crittografata dei dati e controlli di accesso.
• Compatibilità: Scelta di soluzioni software che si integrino perfettamente nei flussi di lavoro esistenti.
• Formazione continua: Corsi di aggiornamento e introduzione per il personale al fine di garantire un utilizzo sicuro ed efficiente.
• Obblighi di documentazione: Osservanza dei requisiti legali riguardanti conservazione e tracciabilità delle operazioni.
• Processi trasparenti: Procedure standardizzate e responsabilità chiare per garantire una collaborazione fluida.

Riferimento pratico: Legal Tech nella quotidianità lavorativa

Per collaboratori e giovani professionisti, Legal Tech si sperimenta soprattutto attraverso l’uso di software specializzato e strumenti digitali nella pratica quotidiana dello studio. Tra i compiti giornalieri rientrano, ad esempio, il lavoro con fascicoli digitali, la gestione e assegnazione degli atti nei sistemi di case management e la comunicazione tramite canali digitali sicuri.

Spesso, in particolare le attività di routine come la gestione delle scadenze o la redazione di lettere standardizzate vengono semplificate da soluzioni Legal Tech. In questo modo restano più tempo e risorse per attività più complesse o per l’assistenza personalizzata ai clienti.

I collaboratori beneficiano anche di una maggiore visibilità sullo stato di avanzamento del lavoro, facilitando la collaborazione nel team e riducendo la possibilità di errori. La crescente digitalizzazione richiede però anche disponibilità ad acquisire familiarità con nuove tecnologie e a formarsi costantemente.

Opportunità e sfide

Opportunità

• Risparmio di tempo: Le attività di routine vengono automatizzate, lasciando più tempo per compiti complessi.
• Riduzione degli errori: Procedure standardizzate riducono il rischio di errori, ad esempio nelle scadenze o nella documentazione.
• Aumento dell’efficienza: I processi digitali assicurano flussi di lavoro più rapidi e una migliore collaborazione nel team.
• Migliore comunicazione con i clienti: Le vie di comunicazione digitale consentono uno scambio trasparente e tempestivo.

Sfide

• Complessità tecnologica: I nuovi sistemi richiedono formazione e una certa affinità informatica dei collaboratori.
• Protezione dei dati e sicurezza: Devono essere rispettati rigorosi requisiti per la tutela dei dati sensibili.
• Disponibilità al cambiamento: Le modalità di lavoro esistenti devono essere adattate e devono essere introdotti nuovi processi.
• Dipendenza dalla tecnologia: Guasti o interruzioni dei sistemi tecnici possono compromettere il lavoro.

Domande frequenti (FAQ)

Cosa significa Legal Tech per i collaboratori degli studi legali?

Legal Tech cambia il lavoro negli studi legali, poiché molte attività vengono supportate o automatizzate digitalmente. Il personale lavora generalmente con soluzioni software specializzate e comunica più frequentemente in modalità digitale. Molte fasi lavorative risultano così più efficienti, pur restando soggette ad un alto livello di diligenza.

Sono necessarie conoscenze tecniche particolari per utilizzare Legal Tech?

L’introduzione ai sistemi Legal Tech avviene solitamente attraverso la formazione interna. È tuttavia utile avere conoscenze di base nell’uso del computer e disponibilità ad approcciarsi a nuovi strumenti.

Quali attività vengono semplificate da Legal Tech?

Soprattutto le attività ricorrenti come la gestione dei documenti, delle scadenze o la comunicazione con i clienti vengono supportate e spesso semplificate dagli strumenti digitali.

Esistono rischi nell’utilizzo di Legal Tech?

Tra i principali rischi vi sono possibili violazioni della privacy o problemi tecnici. Per questo motivo gli studi legali prestano attenzione a elevati standard di sicurezza e aggiornamenti regolari dei sistemi.

Legal Tech è presente nella stessa misura in tutti gli studi legali?

L’entità e la tipologia di impiego dipendono dalla struttura dello studio, dal volume dei mandati e dai requisiti specifici. Molti studi iniziano con soluzioni digitali singole, per poi introdurne altre successivamente.

Legal Tech è un tema centrale per il futuro delle imprese di servizi legali e offre a giovani professioniste e professionisti molteplici opportunità di inserirsi attivamente in un ambiente di lavoro moderno e digitale.

Domande frequenti

Quali requisiti legali devono rispettare i fornitori di Legal Tech in Germania?

I fornitori Legal Tech in Germania sono soggetti a numerosi requisiti normativi. Al centro vi è innanzitutto la Legge sui Servizi Legali (RDG), che stabilisce chi e a quali condizioni possa offrire servizi legali. In particolare, le offerte Legal Tech che incidono sulla consulenza legale fornita da avvocati, possono essere prestate solo da chi è autorizzato a fornire servizi legali – ad esempio tramite abilitazione forense secondo la Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), autorizzazione secondo l’RDG oppure altra base legale specifica. Inoltre, deve essere rispettato in ogni trattamento di dati personali il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). I fornitori Legal Tech devono adottare misure tecniche e organizzative per la protezione dei dati sensibili e predisporre un’informativa privacy esaustiva e comprensibile. Nell’offerta di contratti e nell’utilizzo di generatori digitali di contratti va osservata anche la normativa sulle vendite a distanza (BGB). Le piattaforme che mettono in contatto clienti e avvocati devono talvolta adempiere a obblighi di informazione, documentazione e formazione. Infine, vanno seguite le disposizioni del diritto della concorrenza, in particolare secondo la Legge contro la concorrenza sleale (UWG), per evitare pubblicità ingannevole in merito all’ambito delle prestazioni e alle probabilità di successo.

Le piattaforme Legal Tech possono gestire mandati autonomamente o solo mediare?

Le piattaforme Legal Tech in Germania sono, in linea di massima, autorizzate solo a mediare mandati, a meno che non dispongano esse stesse di un titolo di Rechtsanwalt o di una diversa autorizzazione per la consulenza legale. Senza tale abilitazione, la consulenza legale autonoma o addirittura la rappresentanza del cliente è vietata e sarebbe una violazione dell’RDG, con possibili conseguenze interdittive e penali. Le piattaforme possono raccogliere informazioni, elaborare dati e offrire processi automatizzati a supporto dei clienti, ma devono distinguere chiaramente tra soluzioni tecniche e consulenza legale vera e propria. Solo un fornitore di servizi legali abilitato e assicurato professionalmente può rivolgersi a tribunali o autorità e rilasciare pareri giuridicamente vincolanti. Le piattaforme di intermediazione devono indicare chiaramente il proprio ruolo e non devono mai dar l’impressione di fornire direttamente consulenza legale.

Quali rischi di responsabilità esistono per i fornitori di servizi Legal Tech?

I fornitori Legal Tech sono esposti a rischi di responsabilità considerevoli. Se forniscono consulenza legale – ad esempio tramite risposte automatizzate che in singoli casi risultino essere effettiva consulenza – essi sono responsabili per errori di contenuto e i danni che ne derivano per l’utente. In assenza di attività quale Rechtsanwalt, non vale uno specifico standard di responsabilità forense, pertanto la responsabilità dipende dal diritto generale sulle obbligazioni o contratti. Se i dati degli utenti non sono adeguatamente protetti, esiste un rischio elevato di sanzioni secondo l’articolo 83 GDPR. Una politica informativa carente o pratiche commerciali scorrette possono dare luogo ad avvertimenti da parte di concorrenti o associazioni di consumatori. Una violazione dell’RDG può inoltre comportare l’obbligo di cessazione e il disfacimento dei rapporti già instaurati. È pertanto consigliabile sottoporre regolarmente i processi e i contenuti giuridici a revisione da parte di giuristi qualificati e stipulare adeguate assicurazioni (ad es. una polizza per la responsabilità patrimoniale).

Quali sfide in materia di protezione dei dati esistono per le applicazioni Legal Tech?

Le applicazioni Legal Tech lavorano solitamente con una grande quantità di dati personali particolarmente sensibili, tra cui informazioni sull’identità e su questioni legali o penalmente rilevanti. I fornitori sono tenuti a garantire una protezione completa di questi dati. Ciò include il rispetto degli articoli 5 e 32 GDPR, ovvero: trattamento solo su base giuridica, minimizzazione dei dati, crittografia, controllo degli accessi e analisi dei rischi periodiche. In caso di trattamenti che comportino un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati, è necessaria una valutazione d’impatto come da art. 35 GDPR. In caso di ricorso a sub-responsabili, vanno stipulati contratti di incarico per il trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. Inoltre, si applicano maggiori obblighi di documentazione e trasparenza. Le violazioni di tali obblighi possono comportare sanzioni rilevanti e pretese di risarcimento da parte degli interessati.

I consumatori possono utilizzare senza limiti i servizi Legal Tech?

In linea di principio, i consumatori sono liberi di utilizzare i servizi Legal Tech. Devono però considerare che non tutte le offerte digitali possono sostituire la profondità della consulenza di un Rechtsanwalt. A seconda della complessità del singolo caso, le soluzioni automatizzate possono essere insufficienti, poiché spesso coprono solo casi standard in modo conforme alla legge. I consumatori dovrebbero quindi esaminare attentamente le condizioni generali (CGC), le indicazioni sulla responsabilità e l’ambito di applicazione. Esistono servizi espressamente dedicati a determinati ambiti, ad esempio diritti dei passeggeri aerei, locazioni, recupero crediti o verifica dei contratti – per altre situazioni più complesse si consiglia comunque la consulenza personale da parte di Rechtsanwalt. Infine, per i servizi a distanza è previsto un diritto legale di recesso se viene concluso un contratto con il fornitore.

Che ruolo hanno i prestatori di servizi di recupero crediti nell’ambito Legal Tech?

I prestatori di servizi di recupero crediti svolgono un ruolo centrale nel mercato Legal Tech tedesco, perché – a differenza dei fornitori Legal Tech classici senza abilitazione forense – ai sensi del § 10 comma 1 n. 1 RDG sono autorizzati a reclamare crediti di terzi sia in via stragiudiziale sia, a determinate condizioni, anche giudiziale. Numerosi Legal Tech provider che si occupano ad es. di diritti dei passeggeri aerei o recuperi su rapporti di locazione operano pertanto come prestatori registrati di servizi di recupero crediti oppure collaborano con questi ultimi. In tal modo beneficiano di una normativa speciale che consente loro di tutelare per conto di terzi situazioni ben delimitate. Tuttavia anche i prestatori di recupero sono soggetti a obblighi in materia di protezione dei dati, norme professionali e diritto della concorrenza. Particolare attenzione va posta alla trasparenza dei costi, ai rapporti con i debitori e al rispetto delle disposizioni di legge (come nel caso delle esecuzioni forzate).