Lavoro da remoto

Remote Work

Definizione e scopo

Remote Work, conosciuto anche come lavoro a distanza, descrive una modalità lavorativa in cui i dipendenti svolgono la propria attività al di fuori del luogo di lavoro tradizionale. Questo avviene generalmente da casa, in altri luoghi privati o occasionalmente in spazi appositamente attrezzati come i coworking space. L’obiettivo del Remote Work è offrire flessibilità riguardo al luogo di lavoro e adattare le situazioni di lavoro alle esigenze individuali di vita. Allo stesso tempo, il Remote Work supporta modelli lavorativi moderni che consentono la comunicazione e la collaborazione digitale.

Ambiti di applicazione e funzioni nello studio legale

Nella quotidianità di uno studio legale, il Remote Work copre una vasta gamma di compiti e aree di responsabilità. Gli ambiti tipici sono:

• Elaborazione digitale dei documenti: La redazione, revisione e archiviazione dei documenti avviene spesso in formato digitale.
• Comunicazione con i clienti: E-mail, telefonate e videoconferenze consentono una consulenza personalizzata e la gestione delle richieste.
• Ricerca e preparazione: I collaboratori svolgono ricerche su leggi e letteratura giuridica online e preparano documenti comodamente da qualsiasi luogo.
• Controllo e gestione delle scadenze: Grazie all’utilizzo di calendari digitali delle scadenze, i collaboratori possono coordinare i compiti e monitorare le scadenze indipendentemente dalla loro posizione.
• Riunioni di team e routine di coordinamento: Videoconferenze periodiche favoriscono lo scambio e il coordinamento all’interno del team.

Il Remote Work è particolarmente indicato per attività che non richiedono la presenza fisica del cliente e che possono essere gestite tramite sistemi digitali.

Condizioni quadro e standard

Per l’attuazione del Remote Work nello studio legale sono necessari determinati requisiti tecnici e organizzativi:

Dotazione tecnica

• Accesso a Internet sicuro: È indispensabile una connessione Internet stabile e sicura.
• Hardware: Notebook, cuffie, webcam e, se necessario, cellulare.
• Software: Soluzioni sicure per e-mail, videoconferenze, strumenti di collaborazione (come gestione digitale dei fascicoli, gestione delle scadenze, funzione calendario).
• Sicurezza dei dati: Accesso VPN e tecnologie di cifratura proteggono i dati sensibili.

Procedimenti organizzativi

• Comunicazione trasparente: Gli orari di lavoro, la reperibilità e i canali di comunicazione vengono stabiliti in modo chiaro.
• Standard di documentazione: Metodi di archiviazione uniformi garantiscono tracciabilità e rapido accesso ai fascicoli dei clienti.
• Rilevazione dell’orario di lavoro: I sistemi digitali consentono la registrazione delle ore di lavoro indipendentemente dal luogo.
• Coordinamenti regolari: Riunioni fisse promuovono il coordinamento del team e la trasparenza delle informazioni.

Impatto su collaborazione, efficienza e comunicazione

Il Remote Work influisce in diversi modi sull’organizzazione del lavoro negli studi legali:

• Collaborazione: La comunicazione e la documentazione digitale permettono ai team di collaborare in modo efficiente anche a distanza.
• Efficienza: L’indipendenza dal luogo di lavoro tradizionale consente orari più flessibili e una migliore conciliazione tra vita professionale e privata. Compiti importanti possono essere svolti senza interruzioni e con maggior autonomia.
• Comunicazione: Strumenti moderni come videoconferenze e chat consentono accordi spontanei e sostituiscono gli incontri in presenza. Allo stesso tempo, richiedono una comunicazione consapevole e strutturata.

Opportunità e sfide nella pratica

Opportunità

• Flessibilità nell’organizzazione del lavoro: I collaboratori possono adattare il luogo di lavoro alle loro esigenze personali.
• Vantaggio competitivo: L’attrattività come datore di lavoro aumenta, soprattutto per i giovani talenti e i professionisti con responsabilità di assistenza.
• Rafforzamento della responsabilità individuale: Alimenta l’organizzazione autonoma e il lavoro responsabile.

Sfide

• Sicurezza delle informazioni: Il rispetto delle norme sulla protezione dei dati richiede particolare attenzione nella tecnologia e nei processi.
• Integrazione sociale: La mancanza di presenza può indebolire lo scambio e il senso di appartenenza.
• Auto-organizzazione: La necessità di strutturare in modo autonomo la giornata di lavoro rappresenta una nuova sfida per alcuni collaboratori.
• Comunicazione: I malintesi possono insorgere più facilmente quando gli accordi avvengono solo tramite mezzi digitali.

Esempi pratici dalla quotidianità dello studio legale

• Videoconferenza con il cliente: Un membro del team conduce la riunione in home office tramite videocall e condivide i documenti rilevanti attraverso un servizio sicuro di condivisione dello schermo.
• Monitoraggio digitale delle scadenze: Sistemi di calendario e gestione scadenze avvisano automaticamente i collaboratori delle prossime scadenze, consentendo così il rispetto delle tempistiche ovunque ci si trovi.
• Meeting di team tramite videotelefonia: Le riunioni settimanali sui casi attuali si svolgono online, così che tutti i membri del team siano aggiornati.
• Gestione della corrispondenza: I documenti vengono redatti digitalmente, condivisi tramite un cloud sicuro e criptato, e controllati o modificati dai responsabili.

Domande frequenti (FAQ)

Qual è la differenza tra Remote Work e telelavoro? Remote Work indica una forma flessibile di lavoro a distanza, che può svolgersi sia a casa sia in luoghi diversi. Il telelavoro invece, spesso si riferisce a una mansione fissa svolta presso la propria abitazione.Ogni attività può essere svolta a distanza? Non tutte le attività possono essere svolte da remoto. Quelle che richiedono la presenza fisica restano escluse. La verifica delle mansioni idonee avviene caso per caso.Come rimane in contatto il team anche senza condividere lo stesso luogo di lavoro? L’utilizzo regolare di videotelefonia, chat di team digitali e calendari condivisi assicura uno scambio continuo.Come viene garantita la protezione dei dati durante il Remote Work? Misure tecniche come connessioni cifrate, autorizzazioni di accesso sicure e l’utilizzo di piattaforme protette garantiscono un elevato livello di protezione dei dati sensibili.Quale tecnologia è necessaria per lavorare a distanza? Un dispositivo abilitato a Internet, connessioni di rete sicure (ad esempio VPN) e programmi e app idonee per comunicazione e documentazione costituiscono la dotazione tecnica fondamentale.Cosa posso fare per migliorare la mia auto-organizzazione nel Remote Work? Una gestione strutturata del tempo, l’utilizzo di to-do list digitali e la definizione di orari di lavoro e pause aiutano a rendere la giornata lavorativa più efficace.

Questo articolo offre a giovani professionisti, candidate e candidati una panoramica fondata sull’importanza, l’organizzazione e l’attuazione pratica del Remote Work nella moderna quotidianità di uno studio legale.

Domande frequenti

Quali sono le basi giuridiche del lavoro a distanza da rispettare in Germania?

Nel Remote Work, ossia il lavoro svolto al di fuori della sede aziendale, vanno rispettate tutte le basi del diritto del lavoro tedesco. Fra queste, in particolare, la legge sull’orario di lavoro (ArbZG), che regola orari, riposi e pause, la legge sulle ferie (BUrlG) e la legge sulla tutela della maternità (MuSchG), le quali si applicano, per quanto compatibili, anche per chi lavora da casa. Il datore di lavoro deve assicurare che anche in home office l’orario di lavoro venga documentato e rispettato, poiché la mancata osservanza può comportare sia sanzioni che azioni legali. Inoltre, eventuali contratti collettivi, accordi aziendali o regolamenti individuali devono essere adattati e messi per iscritto per la modalità remota, così da garantire diritti e doveri chiaramente definiti per entrambe le parti.

Quali diritti di partecipazione ha il consiglio di fabbrica in merito al Remote Work?

Il consiglio di fabbrica ha ampi diritti di partecipazione sul tema Remote Work, ai sensi del § 87 della legge sulla costituzione aziendale (BetrVG). Questo riguarda, tra l’altro, la definizione dell’orario di lavoro, il controllo delle registrazioni dell’orario, i sistemi tecnici di monitoraggio in home office (ad esempio software per il controllo della presenza o delle prestazioni) e la determinazione delle condizioni quadro del lavoro mobile. L’introduzione del Remote Work richiede di regola l’approvazione del consiglio di fabbrica e spesso viene stipulato un accordo aziendale sul lavoro mobile. Senza la partecipazione del consiglio, l’introduzione potrebbe risultare invalida ed esporre l’azienda a richieste di inibitoria o di risarcimento da parte dei lavoratori.

Come viene regolata la protezione dei dati durante il lavoro in home office?

La protezione dei dati ricopre un ruolo centrale nel Remote Work, poiché spesso i dati personali vengono trattati al di fuori della rete aziendale protetta. I datori di lavoro devono, ai sensi dell’art. 32 GDPR, adottare adeguate misure tecniche e organizzative a tutela dei dati. Ciò significa, ad esempio, fornire accessi criptati (VPN), dispositivi sicuri e richiedere ai collaboratori di proteggere i documenti sensibili da terzi a casa propria. Inoltre, i dipendenti devono essere regolarmente formati su come comportarsi in modo conforme alla privacy durante il lavoro da casa. Una violazione dei dati comporta pesanti sanzioni; di conseguenza, il datore di lavoro ha obblighi stringenti di documentazione e accountability.

Chi è responsabile per gli infortuni sul lavoro in home office?

L’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni (§ 8 SGB VII) tutela, in linea di principio, anche chi lavora da casa. Tuttavia, la condizione è che l’infortunio sia strettamente connesso all’attività lavorativa o avvenga durante un percorso per svolgere compiti professionali. Le attività private all’interno della casa sono escluse, per cui la distinzione tra orario di lavoro e tempo personale è essenziale nel Remote Work. Il datore di lavoro dovrebbe dunque stabilire e documentare chiaramente quali attività rientrano nell’ambito lavorativo. In caso di danno, la cassa assicurativa esamina accuratamente se si trattava di infortunio lavorativo, e senza documentazione chiara possono sorgere problemi probatori.

È necessario un permesso di lavoro per il Remote Work svolto dall’estero?

Se i collaboratori lavorano da remoto da un paese diverso rispetto a quello della sede aziendale, devono essere considerati numerosi aspetti legali. Oltre a eventuali requisiti di permesso di lavoro o visto, può trovare applicazione anche la legge nazionale in vigore nel luogo in cui si trova il dipendente (“principio di territorialità”). Potrebbero quindi essere rilevanti regolamentazioni locali su previdenza sociale, tassazione o tutela contro il licenziamento. Senza un preventivo controllo e, se necessario, l’autorizzazione preventiva del datore di lavoro nonché l’ottenimento dei permessi richiesti, si corre il rischio di implicazioni legali, incluse sanzioni pecuniarie o obblighi di pagamento retroattivo, sia per il dipendente che per il datore di lavoro.

Qual è l’impatto del Remote Work sulla sicurezza e la dotazione del posto di lavoro secondo la normativa sugli ambienti di lavoro?

Il Regolamento sugli ambienti di lavoro (ArbStättV) impone ai datori di lavoro di garantire la sicurezza e la salute dei collaboratori anche in home office, in particolare se si tratta di una postazione fissa (telelavoro). Il datore deve effettuare una valutazione dei rischi e accertarsi che il posto di lavoro domestico soddisfi i requisiti minimi previsti dalla legge (ad es. sedia ergonomica, normativa sul lavoro al videoterminale). Nel caso del lavoro mobile – cioè temporaneo da luoghi diversi – questi obblighi sono attenuati, ma il datore di lavoro è comunque tenuto all’istruzione. In caso di violazione, sono previste sanzioni pecuniarie e rischi di responsabilità.

Le modifiche al luogo o all’orario di lavoro devono essere riportate nel contratto individuale?

Sia le modifiche al luogo di lavoro sia quelle all’orario dovrebbero essere riportate per iscritto nel contratto di lavoro. Ai sensi del § 2 della legge sulla trasparenza delle condizioni contrattuali, il datore di lavoro è obbligato a documentare per iscritto gli accordi relativi al luogo di lavoro e alle condizioni lavorative rilevanti. Se i dipendenti lavorano regolarmente da remoto, questo dovrebbe essere regolamentato in modo chiaro – incluse eventuali obbligatorietà di ritorno in ufficio o modelli flessibili – nel contratto. In caso di controversia, la mancanza di chiarezza può portare a difficoltà probatorie o a pretese di rientro in azienda, o viceversa al diniego di ulteriori giorni di home office. Inoltre, una regolamentazione precisa è importante dal punto di vista giuridico in caso di modifiche aziendali (ad es. trasferimenti).