Attività amministrative presso la struttura
L’attività amministrativa presso la struttura comprende tutte le attività organizzative, documentali e giuridicamente rilevanti che si svolgono all’interno di un ente istituzionale – in particolare nelle strutture sanitarie, sociali e giudiziarie a carattere residenziale. Il termine è di particolare importanza giuridica e pratica soprattutto nel contesto di ospedali, strutture assistenziali e istituti penitenziari. Le attività amministrative coinvolgono diverse norme giuridiche e sono soggette a numerose disposizioni di legge.
Definizione e distinzione
Le attività amministrative in struttura vanno distinte dai compiti amministrativi generici, poiché riguardano processi e requisiti giuridici specifici interni a una struttura (parzialmente) residenziale. Elementi principali sono l’integrazione tra i processi amministrativi e assistenziali, il rispetto di numerose normative giuridiche e la garanzia di una corretta documentazione e fatturazione.
Basi giuridiche dell’attività amministrativa in struttura
Inquadramento normativo generale
Le attività amministrative in struttura sono caratterizzate dalla loro interconnessione con diversi ambiti del diritto, tra cui il diritto sociale, la normativa sulla protezione dei dati, il diritto professionale, la responsabilità civile e il diritto del lavoro.
Legislazione sociale
In particolare, le disposizioni del Codice di diritto sociale (SGB) hanno un’influenza determinante:
- SGB V: Costituisce la base giuridica per l’erogazione e la fatturazione delle prestazioni sanitarie negli ospedali e nelle altre strutture mediche.
- SGB XI: Regola i compiti amministrativi nelle strutture assistenziali, inclusi obblighi di documentazione e trasparenza.
Normativa sulla protezione dei dati
Il trattamento dei dati personali, in particolare quelli sanitari sensibili, è soggetto ai requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR/DSGVO) e della Legge federale sulla protezione dei dati (BDSG). Le strutture devono implementare e documentare misure tecnico-organizzative adeguate (TOM). I diritti di accesso ai dati dei pazienti o agli atti dei detenuti sono rigorosamente stabiliti dalla legge e devono essere regolarmente verificati.
Diritto professionale e delega
I compiti amministrativi in struttura devono essere conformi alle norme del diritto professionale. Nelle strutture sanitarie vanno tenute in particolare considerazione le regole relative a documentazione, conservazione e trasmissione dei dati dei pazienti.
Obblighi di documentazione
Un compito centrale è la documentazione giuridicamente valida e tempestiva di tutte le operazioni rilevanti. Le relative disposizioni legali si trovano tra l’altro nel
- Legge sui diritti dei pazienti (§§ 630f, 630h BGB),
- § 37 comma 1 SGB V (obblighi di documentazione nell’assistenza),
- Legge sull’esecuzione penale (StVollzG) per gli istituti penitenziari.
La documentazione deve soddisfare i principi di correttezza, completezza, tracciabilità e riservatezza. Gli errori nella documentazione possono comportare conseguenze in termini di responsabilità.
Ambiti di attività amministrativa nella struttura
Fatturazione e verifica delle prestazioni
La fatturazione corretta, sia dal punto di vista formale che sostanziale, avviene sulla base di normative complesse, in particolare ai sensi di SGB V, SGB XI e dei tariffari (GOÄ, GOZ, catalogo DRG). La fatturazione è soggetta a rigorosi diritti di verifica da parte dei finanziatori e al principio di economicità.
Amministrazione e reportistica
I compiti comprendono, ad esempio, la gestione e l’archiviazione delle pratiche, la stipula di contratti di cura o trattamento, la preparazione delle dimissioni e la trasmissione di comunicazioni obbligatorie alle autorità (ad es. Legge sulla protezione dalle infezioni). Da citare anche la reportistica ai sensi del § 21 KHEntgG (Legge sulla remunerazione ospedaliera).
Gestione del personale e diritto del lavoro
Le attività amministrative includono anche la gestione dei fascicoli del personale e dei turni, nonché il rispetto delle disposizioni su orario di lavoro e sicurezza sul lavoro. È necessario attenersi alle norme della legge sull’orario di lavoro (ArbZG) e della legge sulla tutela della maternità (MuSchG), oltre ai diritti di co-determinazione previsti dalla legge sull’organizzazione aziendale (BetrVG).
Responsabilità e gestione del rischio
Le attività amministrative della struttura sono correlate agli obblighi organizzativi (§ 823 BGB) e al rischio di responsabilità istituzionale. Un sistema interno di controllo (IKS) efficiente e la formazione regolare del personale amministrativo sono obbligatori per legge, al fine di ridurre i rischi di responsabilità.
Disposizioni legali specifiche in determinate strutture residenziali
Ospedali
L’attività amministrativa nelle strutture sanitarie residenziali è particolarmente regolamentata (Legge sul finanziamento degli ospedali, KHG; Legge sulla remunerazione ospedaliera, KHEntgG; Ordinanza federale sulle tariffe di assistenza, BPflV). Occorre rispettare prescrizioni relative a minima documentazione, obblighi di comunicazione, fatturazione delle prestazioni e gestione della qualità.
Strutture assistenziali
Qui si applicano in particolare le norme della Legge sulla qualità dell’assistenza e dell’abitazione (PfWoqG, diritto regionale), le regolamentazioni del SGB XI e le varie leggi regionali. Le disposizioni su trasparenza, controllo e gestione dei reclami sono parte integrante.
Istituti penitenziari
L’attività amministrativa negli istituti penitenziari è regolata dalla Legge sull’esecuzione penale (StVollzG), dalle leggi regionali sull’esecuzione penale e da norme specialistiche in materia di protezione dei dati, sicurezza degli atti e sistemi di comunicazione.
Meccanismi di controllo e sorveglianza
La corretta gestione amministrativa nella struttura è soggetta a controlli regolari da parte delle autorità di vigilanza, del Servizio Medico (MD), degli uffici di revisione e dei revisori esterni. Il mancato rispetto delle norme di legge può comportare provvedimenti di vigilanza, sanzioni pecuniarie e la revoca dell’autorizzazione.
Sintesi
L’attività amministrativa presso la struttura rappresenta un ambito di responsabilità giuridica complessa, regolata da numerose norme di legge. Oltre al rispetto degli obblighi di documentazione e fatturazione, rientra tra le responsabilità anche l’applicazione delle disposizioni sulla protezione dei dati e sul diritto del lavoro. Una gestione amministrativa sistematica e conforme al diritto non è solo fondamentale per la stessa esistenza giuridica della struttura, ma anche per la tutela di pazienti, ospiti e detenuti.
Domande frequenti
Chi è responsabile in caso di errori nella documentazione amministrativa della struttura?
Nell’ambito dell’attività amministrativa della struttura, la responsabilità giuridica per la correttezza e la completezza delle registrazioni ricade anzitutto sull’operatore sanitario incaricato o sulla persona responsabile della documentazione. Nel caso in cui la documentazione erronea o omessa causi un danno al paziente, possono essere avanzate pretese civili di risarcimento o indennizzo contro l’ospedale o l’operatore coinvolto. Si rischiano inoltre conseguenze disciplinari, come ammonimenti lavorativi o licenziamenti. Nei casi più gravi sono inoltre possibili conseguenze di natura penale, soprattutto in presenza di colpa grave o dolo. In presenza di carenze strutturali, ad esempio per formazione insufficiente o assenza di istruzioni operative, possono essere chiamati a rispondere anche i dirigenti o l’ospedale come entità. La responsabilità è spesso coperta da una polizza assicurativa per la responsabilità civile aziendale, tuttavia rimane giuridicamente imprescindibile l’obbligo di una documentazione accurata, completa e tempestiva.
Quali sono le basi giuridiche per la conservazione e l’archiviazione dei documenti amministrativi?
Per la conservazione e l’archiviazione dei documenti amministrativi nell’assistenza residenziale valgono diverse disposizioni legali, in particolare quelle del Codice Civile tedesco (BGB), delle leggi regionali sugli ospedali, delle leggi speciali come quella sui diritti dei pazienti, dei codici deontologici medici e della normativa sulla protezione dei dati (ad es. DSGVO, BDSG). In linea di massima, le cartelle cliniche dei pazienti e i documenti amministrativi correlati devono essere conservati per almeno dieci anni dalla conclusione del trattamento (§ 630f comma 3 BGB), salvo termini più lunghi previsti da leggi speciali (ad es. legge sulla radioprotezione o sulla trasfusione). I documenti devono essere archiviati in modo da impedirne l’accesso a persone non autorizzate e proteggerli da smarrimento, danni o accessi da parte di terzi. La distruzione dei documenti, una volta decorso il termine di conservazione, deve avvenire nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati.
Cosa occorre considerare dal punto di vista giuridico per la documentazione amministrativa elettronica?
Nella documentazione elettronica delle attività amministrative valgono le norme in materia di protezione dei dati (DSGVO, BDSG), sicurezza informatica (ai sensi della normativa KRITIS sulle infrastrutture critiche) e le disposizioni regionali sulla cartella clinica elettronica. Particolarmente rilevante è la garanzia di integrità e autenticità dei dati, ossia che le registrazioni elettroniche possano essere attribuite in modo comprovabile a una determinata persona e che eventuali modifiche successive siano documentate (protezione da manipolazioni, audit-trail). Devono inoltre essere adottate misure tecniche e organizzative idonee a garantire la confidenzialità e la disponibilità dei dati. Sono obbligatori limiti di accesso ai dati personali e la formazione costante del personale nell’utilizzo dei sistemi di documentazione elettronica. In caso di violazione, le autorità di vigilanza possono irrogare pesanti sanzioni amministrative.
Come devono essere tutelati giuridicamente i diritti dei pazienti nell’attività amministrativa?
La tutela dei diritti dei pazienti nell’ambito dell’attività amministrativa sulla struttura deriva direttamente dalla Legge sui diritti dei pazienti (§ 630g BGB), dalla normativa sulla protezione dei dati (DSGVO, BDSG) e dall’articolo 2 comma 1 GG (diritto generale della personalità). Ciò riguarda soprattutto il diritto all’autodeterminazione informativa, l’accesso agli atti e la protezione dalla divulgazione non autorizzata dei dati sanitari. Tutte le procedure amministrative devono garantire che i dati dei pazienti siano accessibili solo al personale autorizzato e che la trasmissione avvenga solo con consenso esplicito o su chiara base legale. Su richiesta, i pazienti hanno diritto a consultare la totalità dei propri documenti, salvo che non sussistano motivi terapeutici significativi o diritti di terzi contrari. Le violazioni di tali diritti possono comportare conseguenze civili (ad es. risarcimenti), amministrative (ad es. sanzioni), nonché penali.
Quando si configura una violazione del segreto professionale nell’attività amministrativa?
Si configura una violazione del segreto professionale nell’ambito dell’amministrazione in struttura quando dati personali o relativi alla salute di un paziente vengono comunicati o resi accessibili a terzi non autorizzati senza il consenso dell’interessato o senza un fondamento giuridico. Le basi giuridiche del segreto professionale sono l’§ 203 StGB, la Legge sui diritti dei pazienti (BGB) e le norme deontologiche professionali. Anche violazioni colpose, come il lasciare documentazione amministrativa incustodita in aree accessibili al pubblico o accessi elettronici poco sicuri, integrano la fattispecie e possono essere sanzionate con pena detentiva, pecuniaria o sanzioni professionali. Fanno eccezione solo gli obblighi di comunicazione previsti dalla legge (ad es. per malattie notificabili) o disposizioni giurisdizionali.
Quali sono i requisiti giuridici in materia di informazione e comunicazione nell’amministrazione della struttura?
I requisiti legali per l’informazione e la comunicazione verso i pazienti nell’ambito dell’amministrazione della struttura sono determinati essenzialmente dalla Legge sui diritti dei pazienti (§§ 630c, 630e BGB), dalla normativa ospedaliera e dalle norme sulla protezione dei dati. Il personale deve assicurare che i pazienti vengano informati in modo comprensibile, completo e tempestivo su tutte le procedure amministrative che li riguardano, inclusi il motivo e la durata della raccolta dei dati, la trasmissione delle informazioni a terzi (ad es. enti di fatturazione) e i diritti correlati (diritto di accesso, opposizione, correzione e cancellazione dei dati). L’informazione deve essere documentata e resa dimostrabile, per poter attestare l’adempimento degli obblighi legali in caso di contenzioso.
Quali sono le conseguenze giuridiche di una gestione amministrativa e organizzativa carente degli obblighi di documentazione?
Un adempimento insufficiente degli obblighi di documentazione e organizzazione amministrativa in ambito residenziale può avere gravi conseguenze giuridiche per l’ospedale e per il personale coinvolto. Da un lato, iscrizioni amministrative incomplete, errate o tardive possono rendere molto difficile la prova in caso di responsabilità, facilitando le rivendicazioni civili. Violazioni dell’obbligo di vigilanza e carenze organizzative strutturali possono inoltre comportare prescrizioni delle autorità di vigilanza (ad es. autorità sanitaria, garante della privacy) o perfino la chiusura di reparti. A livello individuale, possono insorgere sanzioni disciplinari (ammonimento, licenziamento) e, in presenza di colpa grave o dolo, anche conseguenze penali. Si rischiano infine pesanti sanzioni ai sensi delle normative sulla protezione dei dati (Art. 83 DSGVO) e danni reputazionali.