DMS (Sistema di Gestione Documentale)

DMS (sistema di gestione documentale)

Definizione e classificazione

Un sistema di gestione documentale (abbreviato: DMS) è una soluzione digitale per l’acquisizione, la gestione, l’archiviazione e la messa a disposizione di documenti e informazioni. Serve per l’archiviazione strutturata, l’organizzazione e il rapido reperimento di tutti i documenti in una struttura come, ad esempio, uno studio legale. I sistemi DMS sostituiscono o integrano il classico fascicolo cartaceo e consentono di gestire in modo efficiente la crescente quantità di documenti digitali e scannerizzati.

Il DMS viene utilizzato in molti settori, ma assume un’importanza particolare nel contesto del lavoro di mandato e nella gestione della corrispondenza, dei documenti e delle scadenze negli studi legali. L’obiettivo di un DMS è ordinare in modo chiaro la mole di documenti, semplificare i processi di lavoro e garantire la trasparenza nei flussi operativi.

Ruolo nella quotidianità dello studio: rilevanza e ambiti tipici di utilizzo

Nella vita quotidiana di uno studio legale, il DMS assume un ruolo centrale. Garantisce che tutti i documenti relativi ai mandati – come atti, contratti, fatture ed e-mail – vengano archiviati in modo sistematico. Vengono creati fascicoli digitali ai quali i collaboratori autorizzati possono accedere in qualsiasi momento e da diverse sedi.

Gli ambiti di utilizzo tipici sono:

• Gestione dei fascicoli di mandato
• Assegnazione e monitoraggio delle attività all’interno del team
• Archiviazione e ricerca di leggi, sentenze e decisioni
• Controllo dei mandati e delle scadenze tramite integrazione con funzioni di calendario e attività
• Garanzia della tracciabilità e trasparenza di tutte le fasi di lavorazione tramite funzioni di protocollo

L’utilizzo di un DMS favorisce la collaborazione tra i dipendenti, poiché tutto viene archiviato centralmente e in modo tracciabile.

Processi e procedure in relazione al DMS

Acquisizione dei documenti

I documenti vengono inseriti nel DMS in vari modi: tramite scansione dei documenti cartacei, importazione di file (ad es. PDF o Word), salvataggio automatico di e-mail in ingresso e uscita o tramite la loro creazione diretta all’interno del sistema.

Indicizzazione e assegnazione

Dopo l’acquisizione, i documenti vengono indicizzati – cioè ricevono delle parole chiave, delle categorie o vengono associati a un fascicolo di mandato. In questo modo la successiva ricerca risulta notevolmente facilitata.

Modifica e versionamento

I documenti possono essere modificati digitalmente. Molti DMS offrono funzioni di versionamento che permettono di tracciare chi ha effettuato quali modifiche e quando. È spesso possibile anche un’elaborazione condivisa da parte di più collaboratori.

Gestione dei diritti e controllo degli accessi

Il DMS regola quali collaboratori possono accedere a determinati fascicoli o documenti. Tramite diritti di accesso graduati si garantisce che le informazioni sensibili restino protette.

Archiviazione e cancellazione

In conformità alle disposizioni legali e organizzative, i documenti vengono archiviati o cancellati secondo specifiche scadenze. Il DMS supporta queste attività con funzioni di promemoria e processi automatizzati.

Condizioni quadro e standard

Nell’utilizzo di un DMS in uno studio legale occorre osservare diverse condizioni quadro:

• Disposizioni organizzative: Ad esempio, quali documenti devono essere obbligatoriamente archiviati in formato digitale, chi riceve quali diritti di accesso e come deve essere strutturato l’archivio.
• Strumenti tecnici: Esistono diverse soluzioni software che fungono da DMS. Negli studi legali vengono spesso utilizzati programmi o moduli specializzati, adattati alle particolari esigenze della gestione dei mandati.
• Prassi abituali: L’utilizzo del DMS fa parte della formazione dei nuovi collaboratori. A ciò si aggiungono regole chiare per l’archiviazione e le denominazioni allo scopo di evitare la perdita di informazioni e garantire la reperibilità.
• Protezione dei dati e sicurezza informatica: A causa della sensibilità dei dati archiviati si applicano requisiti stringenti in materia di protezione e sicurezza dei dati. Backup regolari, trasmissione criptata e protezione da accessi non autorizzati sono obbligatori.

Aspetti pratici: come gestire il DMS nella vita lavorativa

Per chi è agli inizi della carriera, l’introduzione di un DMS spesso comporta un passaggio dai fascicoli cartacei alla gestione digitale dei file. Nella pratica quotidiana rientra tra i compiti fondamentali il corretto inserimento dei documenti nel DMS, la ricerca dei fascicoli o l’integrazione delle informazioni.

L’utilizzo del DMS avviene di solito tramite una postazione computerizzata o dispositivi mobili. I nuovi collaboratori ricevono solitamente istruzioni sulle funzionalità del sistema. I compiti ricorrenti sono:

• Assegnazione dei nuovi documenti ricevuti al corretto fascicolo di mandato
• Ricerca di documenti tramite funzioni di ricerca e filtro
• Creazione di compiti o annotazioni nel fascicolo di mandato
• Monitoraggio delle scadenze e delle competenze sulla base delle informazioni archiviate nel DMS

Opportunità e sfide nella quotidianità dello studio

Opportunità

• Aumento dell’efficienza: Grazie alla gestione digitale centralizzata dei fascicoli, viene eliminata la ricerca di documenti cartacei.
• Trasparenza e tracciabilità: Tutte le fasi di lavorazione vengono documentate in modo tracciabile.
• Accesso indipendente dalla sede: I collaboratori possono accedere ai fascicoli da diverse sedi, anche in smart working.
• Sicurezza: Attraverso la gestione mirata dei diritti, la registrazione delle attività e i backup automatici, la protezione dei dati viene aumentata.

Sfide

• Formazione: Il passaggio a un DMS può inizialmente comportare un certo impegno.
• Disciplina nell’utilizzo: Il sistema funziona in modo ottimale solo se tutti i collaboratori rispettano con coerenza le regole di archiviazione e denominazione.
• Requisiti tecnici: Un’infrastruttura IT stabile e un supporto qualificato sono indispensabili per garantire la funzionalità del DMS.
• Protezione dei dati: Il rispetto delle disposizioni legali sulla tutela dei dati personali richiede la massima attenzione.

Domande frequenti

Quali sono i compiti tipici nella gestione di un DMS?

I compiti quotidiani comprendono la scansione, l’archiviazione e il reperimento dei documenti, la creazione dei fascicoli, la definizione delle scadenze e il monitoraggio delle pratiche.

I nuovi collaboratori hanno bisogno di conoscenze pregresse nell’uso del DMS?

No, di norma si svolge una formazione specifica sul DMS adottato nello studio. Tuttavia, conoscenze di base nell’uso del computer e un atteggiamento aperto verso i processi digitali sono comunque utili.

Come si garantisce che le informazioni non vadano perse?

Il DMS offre numerose funzioni di ricerca, registri e meccanismi di versionamento. Inoltre vengono regolarmente eseguiti backup dei dati.

È obbligatorio lavorare con un DMS?

Nella maggior parte degli studi moderni, l’utilizzo di un DMS è parte integrante delle attività quotidiane ed è determinato dall’organizzazione.

Come viene garantita la sicurezza dei dati archiviati nel DMS?

I sistemi DMS dispongono di assegnazione dei diritti, crittografia e tracciabilità degli accessi. Inoltre, molti studi utilizzano server protetti e aggiornamenti di sicurezza regolari.

È possibile continuare a utilizzare i documenti cartacei?

I documenti cartacei vengono spesso scannerizzati e archiviati nel DMS. In molti casi si punta alla completa digitalizzazione, ma singoli documenti cartacei possono – a seconda delle disposizioni – continuare ad essere utilizzati.

Un DMS facilita l’organizzazione e la gestione dei mandati ed è ormai uno strumento indispensabile nella quotidianità degli studi legali. Per i giovani professionisti è consigliabile familiarizzare presto con le funzioni di base e le procedure, per prepararsi al meglio all’ingresso nella professione.

Domande frequenti

Quali sono i requisiti legali da rispettare nella digitalizzazione e nell’archiviazione dei documenti in un DMS?

Nella digitalizzazione e archiviazione dei documenti in un sistema di gestione documentale (DMS) occorre rispettare in particolare le prescrizioni della normativa fiscale (AO), del Codice di Commercio (HGB) nonché le norme specifiche di settore. È centrale il rispetto dei principi GoBD (Principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registrazioni e documenti in forma elettronica e per l’accesso ai dati), che richiedono l’archiviazione a prova di revisione, la tracciabilità e l’inalterabilità dei documenti. La digitalizzazione è consentita solo quando il documento digitalizzato sostituisce adeguatamente l’originale (“scansione sostitutiva”), il che deve essere garantito tramite misure organizzative e tecniche adeguate (ad es. registrazione di tutti gli accessi e le modifiche, uso di firme elettroniche qualificate). Si deve inoltre rispettare la normativa sulla protezione dei dati ai sensi del GDPR e della legge federale sulla privacy (BDSG), in particolare per quanto riguarda il controllo degli accessi e i concetti di cancellazione dei dati personali.

Per quanto tempo devono essere legalmente conservati i documenti in un DMS e quando possono essere cancellati?

I termini di conservazione dei documenti in un DMS sono stabiliti dalla legge e variano a seconda del tipo di documento. Secondo il § 147 AO e il § 257 HGB il periodo legale di conservazione per la corrispondenza commerciale, le scritture contabili o i bilanci è, di norma, da sei a dieci anni. Solo allo scadere di tali termini la cancellazione è ammessa per legge, ma occorre sempre verificare se non vi siano altre disposizioni normative che prevedano termini più lunghi (ad esempio, diritto tributario, regolamenti settoriali). La cancellazione deve essere completa e tracciabile, per soddisfare i requisiti legali in materia di protezione dei dati e la regola della minimizzazione dei dati. Occorre inoltre verificare se siano in corso verifiche fiscali o amministrative che richiedano una conservazione più prolungata (“riserva di controllo”).

I documenti nel DMS devono essere dotati di firma elettronica?

La firma elettronica non è obbligatoria per tutti i documenti, ma è consigliata in particolare per garantire l’autenticità e l’inalterabilità di documenti sensibili o giuridicamente rilevanti. La firma elettronica qualificata secondo il regolamento eIDAS può, in determinate condizioni, sostituire il requisito della forma scritta previsto dal § 126a BGB. In altri casi, come specifici documenti fiscali o contrattuali, spesso è sufficiente una firma avanzata o un protocollo di approvazione interno nel DMS, purché la tracciabilità, la leggibilità e l’integrità siano garantite. I requisiti effettivi dipendono dalle singole disposizioni legali e dal rischio connesso al documento.

Quali obblighi in materia di protezione dei dati esistono nella gestione di un DMS?

Nell’uso di un DMS tutte le disposizioni del GDPR e della BDSG devono essere rigorosamente rispettate. È obbligatorio adottare misure tecniche e organizzative per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita o alterazione (art. 32 GDPR). Ciò include, tra l’altro, un concetto di ruoli e diritti, la registrazione degli accessi, la crittografia e backup regolari. Il GDPR richiede inoltre l’implementazione di concetti di cancellazione e blocco, la tenuta di un registro delle attività di trattamento e la realizzazione dei diritti degli interessati, come il diritto di accesso o di cancellazione. Nel caso in cui vengano coinvolti responsabili esterni (ad esempio, per l’hosting del DMS in cloud), è necessario stipulare un contratto di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

In che modo deve essere dimostrata la sicurezza a prova di revisione di un DMS e come avviene tale dimostrazione?

La sicurezza a prova di revisione di un DMS è un requisito legale centrale, in particolare per soddisfare gli obblighi di prova verso le autorità fiscali e i revisori. Questa viene comprovata tramite controlli interni, documentazione delle procedure e, se necessario, verifiche indipendenti (ad esempio, da parte di un revisore o certificazione secondo IDW PS 880 o ISO 15489). La documentazione delle procedure deve descrivere dettagliatamente i processi, le misure tecniche e le responsabilità utilizzate per garantire la completezza, la tracciabilità e l’inalterabilità delle informazioni archiviate. In caso di verifiche fiscali o contenziosi, tale documentazione serve come prova del rispetto delle prescrizioni normative.

È consentito archiviare i documenti di un DMS all’estero?

L’archiviazione di documenti all’estero è generalmente possibile, purché siano rispettati i requisiti legali in materia di protezione dei dati e disciplina fiscale. In caso di dati personali, è necessario verificare in particolare che il luogo di archiviazione si trovi all’interno dell’UE/SEE, altrimenti vanno osservati i requisiti previsti per il trasferimento in Paesi terzi ai sensi degli artt. 44 e seguenti del GDPR (ad es. decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard). Dal punto di vista fiscale, il trasferimento all’estero può comportare l’obbligo di garantire alle autorità fiscali tedesche l’accesso in ogni momento ai documenti rilevanti (§ 146 co. 2a AO). Inoltre, vanno osservate eventuali specificità di settore. La mancanza o l’insufficienza dell’accesso può comportare una violazione delle regole fiscali e essere sanzionata come illecito amministrativo.