Candidatura da remoto

Candidatura da remoto

Definizione e significato

Il termine ‘Candidatura da remoto’ indica il processo di candidatura lavorativa mediante l’uso di strumenti digitali di comunicazione, in cui non è richiesta la presenza fisica della persona candidata in loco. Tutte le fasi della procedura di candidatura – dalla presentazione dei documenti ai colloqui e alle selezioni – si svolgono indipendentemente dalla località. La candidatura da remoto ha acquisito particolare importanza grazie alla digitalizzazione e a modelli di lavoro flessibili ed è oggi uno standard diffuso in molti studi legali e aziende.

Collocazione nel processo di candidatura

Ruolo e rilevanza per l’ingresso in uno studio legale

Nel contesto dell’ingresso in uno studio legale, la candidatura da remoto consente di partecipare al processo di selezione indipendentemente dalla propria sede. Questo facilita alle persone candidate il contatto con potenziali datori di lavoro, a prescindere dal proprio luogo di residenza o da restrizioni geografiche. I responsabili delle risorse umane utilizzano le candidature da remoto per raggiungere in modo efficiente e flessibile talenti non presenti in loco. Le procedure selettive digitali, come le videoconferenze o i centri di valutazione digitali, sono ormai parte integrante di molti processi di selezione e offrono vantaggi sia agli studi legali sia ai candidati, ad esempio in termini di risparmio di tempo e migliore pianificazione.

Requisiti e aspettative da parte del datore di lavoro

I datori di lavoro si aspettano dalla candidatura da remoto la stessa cura e professionalità di una candidatura tradizionale. I requisiti principali includono:

• Documentazione completa e strutturata: I documenti di candidatura devono essere presentati in formati di file comuni e di alta qualità. Nomi di file chiari e un ordine comprensibile dei documenti sono di aiuto.
• Competenze digitali: Si presuppone la dimestichezza con il software per videoconferenze, l’invio tempestivo dei documenti nonché la capacità di partecipare tecnicamente in modo impeccabile ai colloqui da remoto.
• Impegno e affidabilità: Rispetto delle scadenze, puntualità ai colloqui online e una preparazione professionale sono essenziali.
• Comunicazione appropriata: Nelle e-mail e videoconferenze sono importanti un’espressione chiara, un tono cortese e un’autopresentazione adeguata.
• Gestione sicura della privacy: Si richiede un trattamento sensibile delle informazioni riservate, in particolare durante la trasmissione dei dati personali.

Malintesi o interpretazioni errate tipiche

Alcuni malintesi legati alle candidature da remoto si verificano frequentemente:

• Minore importanza rispetto alla candidatura tradizionale: Talvolta si pensa che una candidatura da remoto sia meno vincolante o importante. In realtà si tratta di una procedura completa e seria.
• Meno preparazione necessaria: La situazione flessibile della candidatura può portare a sottovalutare la preparazione. Anche per i colloqui digitali sono indispensabili ricerche, domande mirate e un aspetto curato.
• Tecnologia in primo piano: L’aspetto tecnico viene talvolta sopravvalutato, mentre la preparazione dei contenuti e l’idoneità professionale restano centrali.
• Contatto impersonale: Nonostante la distanza fisica, l’impressione personale nel colloquio digitale rimane fondamentale. Linguaggio del corpo, contatto visivo (nella telecamera) e comunicazione aperta continuano ad avere importanza.

Consigli pratici per candidati e candidate

Preparazione ottimale

• Creare i presupposti tecnici: Verificate per tempo videocamera, microfono, connessione internet e il software necessario. Una prova insieme ad amici o amiche può aiutare a eliminare le incertezze.
• Scegliere un ambiente senza disturbi: Scegliete un luogo tranquillo e ben illuminato, con uno sfondo professionale.
• Abbigliamento adeguato: La scelta del vestiario deve essere adatta all’occasione, anche durante i colloqui davanti allo schermo di casa.
• Tenersi a portata di mano i documenti: Abbiate a disposizione digitalmente tutti i documenti rilevanti e, se necessario, teneteli già aperti per poterci accedere rapidamente.

Durante il colloquio e la procedura

• Dimostrare puntualità: Collegatevi al meeting virtuale alcuni minuti prima dell’orario previsto.
• Comunicazione consapevole: Prestate attenzione a pronunciare in modo chiaro, a usare un tono amichevole e ad essere diretti.
• Chiedere chiarimenti sulle procedure tecniche: In caso di dubbi, chiedete informazioni sul formato richiesto, sulle modalità o su particolarità del processo da remoto.
• Mostrare iniziativa personale: Brevi messaggi o e-mail di ringraziamento e richieste di chiarimenti dopo il colloquio possono rafforzare l’impressione positiva.

Gestire le interruzioni

• Mantenere la calma in caso di problemi tecnici: Se dovessero verificarsi interruzioni di connessione o altre difficoltà, mantenete la calma, comunicate apertamente e cercate soluzioni rapide. Apertura e flessibilità sono generalmente valutate positivamente.

Domande frequenti (FAQ)

In cosa si differenzia una candidatura da remoto da una candidatura tradizionale? La differenza sostanziale consiste nello svolgimento a distanza di tutte le fasi della candidatura e nell’intensivo utilizzo di strumenti digitali di comunicazione.Devo aspettarmi un processo diverso rispetto alle procedure in presenza? Normalmente i requisiti di contenuto restano invariati; a livello procedurale possono essere aggiunti o sostituiti colloqui digitali, test online e corrispondenza elettronica.Quanto sono importanti le competenze tecniche nel processo di candidatura da remoto? Si danno per scontate le competenze digitali di base, tra cui l’uso delle e-mail, degli strumenti di videoconferenza e la preparazione nonché l’invio della documentazione digitale.Come posso lasciare comunque una buona impressione, nonostante la distanza? Una preparazione scrupolosa, affidabilità e una comunicazione autentica sono determinanti. Anche nel contesto digitale la personalità e la presenza rivestono un ruolo chiave.Quali canali utilizzano gli studi legali per le candidature da remoto? Sono tipici i portali per le candidature, l’e-mail e software specializzati. I colloqui si svolgono spesso tramite videoconferenze (ad es. Microsoft Teams, Zoom, Webex).Come gestisco le incertezze relative alla tecnologia? Test preliminari, una connessione internet affidabile e la presenza di un piano B (come un numero di telefono) possono aiutare a ridurre le incertezze e reagire con flessibilità.

Questo articolo offre una panoramica strutturata sulla candidatura da remoto e supporta candidati e candidate nell’affrontare con successo i processi digitali di candidatura nell’ambito degli studi legali.

Domande frequenti

Quali requisiti legali devono essere rispettati durante una procedura di candidatura da remoto?

Nello svolgimento delle procedure di candidatura da remoto devono essere rispettati diversi requisiti legali, in particolare per quanto riguarda la protezione dei dati, la parità di trattamento e il diritto del lavoro. Il datore di lavoro deve innanzitutto garantire che tutti i dati personali vengano trattati secondo il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Ciò include che chi si candida venga preventivamente informato in modo trasparente sul trattamento dei propri dati e venga raccolto il consenso, qualora non sia presente una base giuridica come l’art. 26 BDSG. Inoltre, nel processo di selezione non devono avvenire discriminazioni ai sensi della Legge generale sulla parità di trattamento (AGG), ad esempio in base a sesso, età, origine, religione o disabilità. Per la procedura online sussistono anche obblighi di documentazione per la tracciabilità delle decisioni. Le procedure di candidatura da remoto devono inoltre essere strutturate in modo che nessun ostacolo tecnico abbia effetti ingiustamente discriminatori o svantaggiosi, ad esempio nella scelta del software. Infine devono essere rispettati anche i termini di conservazione previsti da § 15 par. 4 AGG e § 61b par. 1 ArbGG, qualora vengano sollevati sospetti di discriminazione.

Possono essere registrati i colloqui di candidatura tramite videoconferenza?

La registrazione dei colloqui di candidatura via videoconferenza è consentita legalmente solo in presenza di precise condizioni. In generale, qualsiasi forma di registrazione audio o video richiede il consenso esplicito, volontario e informato della persona candidata ai sensi dell’articolo 6, par. 1, lett. a GDPR. Il consenso deve essere ottenuto prima dell’inizio della registrazione, in modo tempestivo, comprensibile e trasparente. Deve indicare chiaramente gli scopi della registrazione, la durata della conservazione e chi avrà accesso. In assenza di consenso, la registrazione costituirebbe una violazione della normativa sulla privacy e potrebbe anche comportare conseguenze penali ai sensi del § 201 StGB (violazione della riservatezza della parola). Inoltre, il consenso deve poter essere dimostrato e offrire in ogni momento la possibilità di essere revocato dalla persona candidata. Se la registrazione riguarda decisioni di assunzione, deve essere rispettato anche il divieto di discriminazione previsto dall’AGG.

Quali obblighi in materia di tutela dei dati devono essere osservati in particolare dalle aziende nella candidatura da remoto?

Nella candidatura da remoto valgono tutte le disposizioni del GDPR e del BDSG, in particolare trasparenza e minimizzazione dei dati. L’azienda deve fornire alle persone candidate un’informativa privacy completa, dalla quale risulti quali dati, per quali finalità, per quanto tempo e da chi vengono trattati. I sistemi tecnici, come ad esempio strumenti per videoconferenze o per la gestione delle candidature, devono essere configurati in modo conforme alle norme sulla privacy, ossia preferibilmente si dovrebbero utilizzare servizi con sede nell’UE oppure stipulare appositi contratti di trattamento dati con i fornitori (art. 28 GDPR). Le restrizioni di accesso e le regole di cancellazione dei documenti di candidatura devono essere definite chiaramente. La trasmissione a terzi non è consentita senza consenso, salvo che esista una base giuridica specifica. Conservazione e cancellazione devono avvenire nel rispetto delle scadenze legali, soprattutto se la persona candidata non viene assunta.

Quali implicazioni di diritto del lavoro sorgono nella scelta degli strumenti digitali per il processo di candidatura?

La scelta degli strumenti digitali per le procedure di candidatura è rilevante anche dal punto di vista del diritto del lavoro. Sussiste l’obbligo di rispettare i diritti della personalità e la privacy delle persone candidate. Gli strumenti non devono consentire la raccolta o il trattamento non autorizzato di dati personali sensibili. L’uso di strumenti che trattano dati biometrici, servizi di localizzazione o analisi dello sfondo deve essere valutato criticamente e, se possibile, evitato. Inoltre, devono essere rispettati l’accessibilità e la tutela dalla discriminazione: le persone candidate non devono essere sfavorite se un determinato software non è accessibile o esistano limitazioni dovute a disabilità. Inoltre, il consiglio aziendale può vantare diritti di cogestione nell’introduzione di nuovi strumenti, in particolare ai sensi del § 87 par. 1 n. 6 BetrVG, se vengono coinvolti dati personali.

Quali conseguenze comporta una discriminazione nella candidatura da remoto?

Una discriminazione nella candidatura da remoto, ad esempio a causa di requisiti tecnici, mancata accessibilità o caratteristiche personali, può avere rilevanti conseguenze legali. Se sussiste una discriminazione ai sensi dell’AGG, la persona candidata può far valere il diritto a risarcimento e indennizzo (§ 15 AGG). La prova di una discriminazione è spesso complessa in ambito digitale, ma il datore di lavoro deve documentare e rendere trasparenti i suoi processi di selezione e comunicazione, anche per difendersi da eventuali accuse. In caso contrario esiste un elevato rischio di condanne e perdita di reputazione. Anche una discriminazione indiretta, ad esempio dovuta all’uso esclusivo di determinati software, va evitata.

Per quanto tempo possono essere conservati i documenti delle candidature da remoto?

I documenti della candidatura possono essere conservati solo per il tempo necessario allo svolgimento della procedura. In caso di rifiuto, devono essere in linea di principio cancellati, salvo che la persona candidata abbia espresso esplicito consenso a una conservazione più lunga (ad esempio per un talent pool). Tuttavia, in considerazione di possibili reclami ai sensi dell’AGG, si raccomanda di conservare i dati almeno per sei mesi dopo la conclusione della procedura di candidatura. Questo termine corrisponde al termine di impugnazione previsto dal § 21 par. 5 AGG. Allo scadere del termine, i dati devono essere cancellati conformemente alle norme sulla privacy. Se l’azienda desidera conservarli più a lungo, è richiesto un apposito consenso.

Devono essere rispettati obblighi informativi particolari nei confronti delle persone candidate nelle candidature da remoto?

Sì, le aziende devono fornire alle persone candidate, ai sensi dell’articolo 13 GDPR, informazioni complete non appena vengono raccolti i dati. Questo comprende tra l’altro informazioni su responsabili e referenti privacy, finalità del trattamento, basi giuridiche, destinatari dei dati, tempi di conservazione e i diritti della persona candidata (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, reclamo presso l’autorità di controllo). L’obbligo di informazione sussiste a prescindere che la candidatura avvenga da remoto o in presenza. La mancata ottemperanza può comportare sanzioni (art. 83 GDPR).

Nelle candidature da remoto deve essere garantita la possibilità di una candidatura anonima?

Attualmente non sussiste un obbligo legale di consentire le candidature anonime. Tuttavia, le aziende possono volontariamente introdurre procedure anonime per ridurre i rischi di discriminazione e promuovere la diversità. L’introduzione di tali procedure può tuttavia coinvolgere i diritti di cogestione del consiglio aziendale e richiede una precisa configurazione dei processi tecnici, in particolare riguardo la sicura separazione tra dati identificativi e dati di candidatura e la successiva riconduzione ai fini contrattuali.