Asana

Asana

Definizione e scopo del termine Asana

Asana è un software cloud-based per la gestione di progetti e attività. Serve a strutturare e rendere più trasparente i processi di lavoro e la comunicazione all’interno dei team. Originariamente sviluppato per soddisfare la necessità di una collaborazione efficiente nelle aziende, oggi Asana è utilizzato in molti settori, anche negli studi legali. Lo scopo di Asana è organizzare in modo chiaro la pianificazione, la delega e il monitoraggio dei compiti, supportando così l’efficienza e il raggiungimento degli obiettivi dei team.

Ruolo nell’organizzazione del lavoro in uno studio legale

Campi di applicazione tipici

Negli studi legali, Asana viene utilizzato per coordinare i flussi di lavoro, tenere sotto controllo le scadenze e strutturare in modo chiaro la gestione dei mandati. La piattaforma serve, tra l’altro, a gestire i seguenti processi:

• Gestione dei mandati: Le attività relative a un caso vengono suddivise in singoli pacchetti di lavoro e assegnate ai membri del team.
• Monitoraggio delle scadenze: Le scadenze legali o interne possono essere inserite e monitorate in Asana come appuntamenti.
• Pianificazione degli appuntamenti: Riunioni, udienze o revisioni interne vengono coordinate e i promemoria generati automaticamente.
• Documentazione dei processi: I progressi, le note e i documenti rilevanti possono essere memorizzati direttamente per ogni attività.
• Coordinamento del team: Il coordinamento all’interno del team è supportato da elenchi condivisi di attività e thread di commenti.

Funzioni e metodi

Asana offre diversi strumenti per l’organizzazione:

• Progetti: Raccolte superiori che fungono da contenitori per attività correlate.
• Attività e sotto-attività: Singole fasi operative che possono essere arricchite con scadenze, responsabili, allegati e commenti.
• Vista calendario: Visualizza attività e appuntamenti nel corso del tempo.
• Report di stato: Permettono una visualizzazione trasparente dello stato d’avanzamento dei progetti.
• Notifiche: Informano i partecipanti su nuove assegnazioni o modifiche.

Condizioni quadro e standard

Requisiti tecnici

• Piattaforma web-based: Per utilizzare Asana è necessario un dispositivo con accesso a Internet. La piattaforma è accessibile via browser o tramite app mobile.
• Account utente: Ogni membro del team necessita di un account personale, che viene gestito centralmente.
• Protezione dei dati: Di norma, i dati vengono conservati sui server del fornitore. È necessario rispettare le normative sulla protezione dei dati e le regole interne di compliance.

Processi organizzativi

L’utilizzo di Asana richiede regole chiare per l’assegnazione delle attività, gli obblighi di documentazione e i diritti di accesso. Di solito, progetti o attività vengono assegnati a team specifici. Ruoli e autorizzazioni determinano quali persone possono visualizzare o modificare quali progetti.

Impatto su collaborazione, efficienza e comunicazione

L’uso strutturato di Asana migliora in particolare la trasparenza e la tracciabilità nel lavoro di squadra. Lo stato delle attività è sempre disponibile, le responsabilità sono chiaramente definite e le informazioni sono raccolte centralmente. Ciò favorisce lo svolgimento autonomo e puntuale dei compiti e la rapida coordinazione senza lunghe corrispondenze tramite e-mail.

La piattaforma supporta anche la collaborazione asincrona: i membri del team possono lavorare alle proprie attività, fornire feedback legati allo stato e ricevere commenti, anche se non sono contemporaneamente presenti nel sistema.

Opportunità e sfide nella pratica

Opportunità

• Distribuzione trasparente del lavoro: Tutti i membri del team hanno in ogni momento visibilità sulle attività in corso e sulle scadenze.
• Maggiore tracciabilità: Modifiche e commenti vengono documentati centralmente.
• Flussi di lavoro più efficienti: I processi ricorrenti possono essere salvati come modelli e le attività di routine automatizzate.
• Comunicazione migliorata: Commenti e allegati relativi alle attività riducono la necessità di coordinarsi tra reparti al di fuori della piattaforma.

Sfide

• Tempo di formazione: Nuovi utenti necessitano di formazione per utilizzare in modo efficace le funzioni.
• Accettazione nel team: Il successo dipende in gran parte dall’utilizzo coerente da parte di tutti i partecipanti.
• Protezione dei dati e riservatezza: A seconda dei casi, sono necessarie misure speciali per proteggere le informazioni sensibili.
• Sovraccarico informativo: Senza strutture ben definite, il numero di attività e notifiche può diventare rapidamente difficile da gestire.

Esempi pratici di utilizzo nella quotidianità dello studio

Esempio 1: Controllo scadenze trasversale ai mandati

Tutte le scadenze relative ai mandati in corso vengono inserite come attività con scadenza in Asana. Le responsabilità vengono assegnate, e i promemoria sono automatizzati. Le attività in scadenza sono controllate ogni giorno in una riunione del team.

Esempio 2: Fascicolo digitale del mandato

Per ogni mandato viene creato un progetto separato. In esso sono raccolte tutte le attività, gli appuntamenti e i documenti relativi. Nuove voci, come atti in arrivo, vengono aggiunte come attività con indicazioni e assegnate direttamente al membro del team responsabile.

Esempio 3: Onboarding di nuovi membri del team

Un progetto di onboarding contiene tutte le fasi necessarie per l’inserimento dei nuovi membri, come la creazione di accessi, l’introduzione alle procedure interne o la trasmissione di documenti importanti. I progressi vengono monitorati e coordinati con Asana fino al completamento.

Domande frequenti

Quanto tempo serve per imparare a usare Asana?

Le funzioni di base possono essere apprese di solito in poche ore. Per un utilizzo completo, si raccomanda una formazione mirata, ad esempio tramite un workshop.

Quali vantaggi offre Asana rispetto al coordinamento via e-mail?

Asana consente la conservazione strutturata e centralizzata delle informazioni, una chiara assegnazione dei compiti e promemoria automatici, riducendo notevolmente i rischi di perdita di informazioni o di compiti trascurati.

Tutto il team deve utilizzare Asana?

Per un workflow ottimale è consigliabile coinvolgere tutto il team nel sistema. Singole persone non dovrebbero lavorare al di fuori della piattaforma, per evitare duplicazioni e malintesi.

Come viene garantita la protezione dei dati riservati?

I diritti di accesso in Asana possono essere gestiti in base ai progetti e agli utenti. Inoltre, devono essere rispettate le direttive interne e le misure di sicurezza, per impedire accessi non autorizzati.

Asana può essere integrato con altri sistemi dello studio?

Sono disponibili numerose integrazioni, ad esempio con calendari o sistemi di gestione documentale. L’integrazione effettiva dipende dai sistemi utilizzati e dalle esigenze individuali.

Domande frequenti

Quali requisiti in materia di privacy devono essere rispettati nell’uso di Asana?

Nell’uso di Asana come software cloud per la gestione dei progetti, le aziende devono in particolare rispettare i requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), qualora vengano trattati dati personali di cittadini europei. Questo include l’esecuzione di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati ai sensi dell’art. 35 del GDPR, qualora lo strumento adottato possa comportare un elevato rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Occorre stipulare un contratto di trattamento dei dati (DPA) ai sensi dell’art. 28 GDPR con Asana, verificando se Asana agisce come responsabile del trattamento o come titolare congiunto. Devono essere inoltre garantiti i diritti degli interessati, tra cui il diritto di accesso, cancellazione e portabilità dei dati. Poiché Asana gestisce i server anche in paesi terzi (ad es. negli Stati Uniti), è necessario assicurare il trasferimento conforme dei dati personali verso paesi terzi, ad esempio attraverso le clausole contrattuali standard UE e misure tecniche e organizzative di protezione supplementari.

Quali rischi di responsabilità esistono per le aziende che utilizzano Asana?

Quando viene utilizzato Asana, le aziende sono generalmente responsabili del trattamento conforme alla legge dei dati memorizzati e trattati in Asana. In caso di errori di configurazione, controlli di accesso insufficienti o formazione inadeguata del personale che portino a violazioni della privacy, possono essere inflitte multe dalle autorità di controllo secondo l’art. 83 GDPR nonché richieste di risarcimento danni ai sensi dell’art. 82 GDPR da parte degli interessati. Esiste inoltre un rischio di responsabilità nei confronti di clienti, partner e dipendenti, se ad esempio l’utilizzo di Asana comporta la perdita di dati o la divulgazione non autorizzata di informazioni riservate. Le aziende dovrebbero inoltre verificare se la propria polizza di assicurazione professionale copre le violazioni dei dati derivanti dall’utilizzo di applicazioni cloud.

Quali diritti di partecipazione del consiglio aziendale devono essere considerati durante l’introduzione di Asana?

L’introduzione e l’utilizzo di Asana nelle aziende tedesche con consiglio aziendale rientrano di norma nel diritto di partecipazione secondo il § 87 par. 1 n. 6 della BetrVG (Legge sul funzionamento aziendale), poiché il software può essere utilizzato per monitorare il comportamento o le prestazioni dei dipendenti. Di solito, una regolamentazione attraverso un accordo aziendale stabilisce come può essere utilizzato Asana, quali diritti di utilizzo hanno i dipendenti e come viene gestito l’accesso ai dati personali sulle prestazioni o sul comportamento. Si consiglia di coinvolgere il consiglio aziendale già nella fase di selezione, per evitare contestazioni successive e soddisfare i requisiti in tema di protezione dei dati e dei dati dei dipendenti (§ 26 BDSG).

Come vengono valutati giuridicamente gli accessi esterni e le funzioni di condivisione in Asana?

Asana consente una facile collaborazione, invitando partner esterni o clienti ai progetti, oppure condividendo file e attività con loro. Dal punto di vista legale, è essenziale assicurarsi che per ogni trasmissione o consultazione di dati personali o riservati dell’azienda esista una base giuridica ai sensi dell’art. 6 GDPR. Inoltre, con eventuali responsabili esterni del trattamento che accedano ai dati tramite invito, devono essere stipulati i relativi contratti DPA. È necessario anche informare i destinatari dei dati in merito agli obblighi di protezione dei dati e, se del caso, agli obblighi di riservatezza vigenti. È raccomandabile documentare tutti gli accessi e verificare regolarmente i contenuti condivisi.

Quali obblighi di conservazione e cancellazione valgono per i dati in Asana?

I dati trattati con Asana sono soggetti ai termini legali generali di conservazione, ad esempio secondo il Codice commerciale tedesco (HGB) o il Codice tributario (AO) per documenti rilevanti fiscalmente o commercialmente. Alla scadenza di tali termini, è obbligatorio procedere alla cancellazione conforme alla privacy ai sensi dell’art. 17 GDPR. Asana offre varie funzioni per la cancellazione e l’archiviazione dei dati. Tuttavia, l’azienda deve verificare, prima della cancellazione, che non sussistano obblighi legali di conservazione contrari. Una registrazione e documentazione dettagliata delle operazioni di cancellazione è consigliata per finalità di verifica. Responsabilità e processi devono essere regolati tramite una direttiva interna.

Come possono le aziende garantire la sicurezza delle informazioni nell’uso di Asana?

È obbligo delle aziende assicurare le misure tecniche e organizzative (TOM) ai sensi dell’art. 32 GDPR quando vengono trattati dati personali in Asana. Ciò include la protezione dell’accesso tramite password sicure e, ove possibile, l’autenticazione a due fattori, la cifratura della trasmissione dei dati e regole per la gestione degli accessi e delle autorizzazioni. Occorre anche garantire che tutti gli aggiornamenti software siano installati tempestivamente e che il personale riceva regolarmente formazione su privacy e sicurezza delle informazioni. Si raccomanda inoltre di verificare se Asana dispone di certificazioni come la ISO 27001 e come vengono segnalati e gestiti i casi di sicurezza (data breach). Un concetto di sicurezza delle informazioni che includa esplicitamente anche il software cloud come Asana è raccomandabile.