Acquisizione di mandati

Acquisizione di mandati

Definizione e inquadramento

L’acquisizione di mandati comprende tutte le attività finalizzate a ottenere nuovi committenti (mandanti) per uno studio legale e a mantenere o sviluppare le relazioni esistenti. Nel contesto degli studi legali, l’acquisizione di mandati indica spesso il contatto mirato con potenziali clienti e le misure per presentare lo studio e la sua offerta di servizi. Si tratta di un processo continuo che rappresenta una parte essenziale dell’attività imprenditoriale quotidiana di chi svolge attività di consulenza legale.

L’acquisizione di mandati non va confusa con la semplice gestione di un mandato, ma si riferisce in modo esplicito alla fase antecedente rispetto all’effettiva accettazione di un incarico.

Importanza e campi tipici di applicazione nella vita quotidiana dello studio legale

Nella pratica quotidiana dello studio legale, l’acquisizione di mandati riveste un ruolo centrale. Essa costituisce la base per il successo economico, perché solo grazie alla continua acquisizione e fidelizzazione di clienti si può garantire una crescita sostenibile e il pieno utilizzo delle risorse dello studio.

I campi di applicazione tipici dell’acquisizione di mandati sono: Primi contatti con potenziali clienti: Colloqui personali, telefonate o comunicazioni scritte in cui vengono presentati i servizi dello studio legale. Gestione delle relazioni esistenti: Contatti regolari e informazione dei clienti attuali su tendenze, sviluppi o servizi forniti. Costruzione della rete e delle relazioni: Partecipazione a eventi specialistici, fiere o altri eventi per stabilire e rafforzare contatti. Visibilità digitale: Presenza su siti web, nei social network o tramite attività di marketing online che aumentano la portata dello studio legale.

Processi, procedure e metodi dell’acquisizione di mandati

L’acquisizione di mandati comprende diversi processi e metodi che possono essere combinati tra loro. Le fasi comuni sono:

Identificazione dei gruppi target

All’inizio delle attività di acquisizione vi è l’identificazione sistematica dei gruppi target. In questa fase si definiscono le persone o le aziende che potrebbero diventare clienti. La selezione si basa sui temi di specializzazione e sugli obiettivi strategici dello studio.

Approccio e instaurazione del contatto

Il primo contatto può avvenire attraverso diversi canali, ad esempio con telefonate (‘cold calls’), raccomandazioni personali, eventi di networking o invio di materiale informativo tramite posta o e-mail.

Presentazione dei servizi offerti

Successivamente, i collaboratori dello studio presentano il portafoglio di servizi e rispondono alle prime domande individuali. Il dialogo dovrebbe mirare a individuare i bisogni dei potenziali clienti e proporre soluzioni adeguate.

Elaborazione dell’offerta e conclusione

In caso di interesse reciproco viene elaborata un’offerta concreta. Dopo la definizione delle condizioni, ed eventualmente una trattativa, segue il conferimento formale del mandato da parte del cliente.

Follow-up e gestione della relazione

Oltre al conferimento del mandato, la gestione della relazione è fondamentale: grazie a un contatto regolare, allo scambio di informazioni o ai colloqui di feedback, il rapporto con il cliente si rafforza e il potenziale per incarichi futuri aumenta.

Condizioni quadro e standard

L’acquisizione di mandati è soggetta a vari requisiti organizzativi, tecnici ed etici che caratterizzano la quotidianità negli studi legali.

Requisiti organizzativi

Gli studi legali definiscono strategie individuali e modelli operativi per l’acquisizione. Spesso le attività di acquisizione, gestione dei mandati e amministrazione vengono chiaramente suddivise. La definizione di obiettivi e la verifica dei risultati aiutano a gestire e ottimizzare le attività di acquisizione.

Strumenti tecnici

Sono stati introdotti diversi strumenti tecnici a supporto dell’acquisizione di mandati: Sistemi di Customer Relationship Management (CRM): Queste banche dati aiutano a registrare i contatti, documentare le interazioni e pianificare le azioni di comunicazione mirata. Software di email marketing: Per l’invio di newsletter o informazioni su eventi. Calendari digitali e strumenti di pianificazione: Agevolano l’organizzazione di riunioni e compiti.

Nel quotidiano di uno studio legale, acquisizione e gestione dei mandati sono strettamente intrecciate. I collaboratori, ad esempio, si occupano di attività quali: Ricerca e osservazione: Identificazione di potenziali clienti tramite lo studio di portali di settore o comunicati stampa. Networking: Partecipazione a eventi o incontri organizzati con partner commerciali. Preparazione di materiale informativo e presentazioni: Preparazione di presentazioni utilizzate durante i primi contatti. Gestione dei mandati esistenti: Organizzazione di colloqui di feedback o appuntamenti di follow-up. Lavoro di squadra: Pianificazione congiunta di attività di acquisizione all’interno del team, per sfruttare sinergie.

L’acquisizione di mandati offre ai giovani professionisti l’opportunità di assumersi responsabilità, migliorare le capacità comunicative e contribuire al successo economico dello studio.

Opportunità e sfide

L’acquisizione di mandati comporta sia opportunità che sfide:

Opportunità

Sviluppo della propria carriera: Un coinvolgimento precoce nei processi di acquisizione consente di sviluppare competenze relazionali e comunicative. Rafforzamento della fidelizzazione del cliente: Il contatto diretto con i clienti favorisce una migliore comprensione delle loro aspettative ed esigenze. Rete personale: Attraverso l’acquisizione costante si costruisce una rete professionale in crescita.

Gestione del tempo: La conciliazione tra l’attività di gestione mandati e acquisizione richiede una buona organizzazione. Rifiuto e concorrenza: Non tutti i tentativi di contatto portano al successo, i fallimenti sono normali e fanno parte dell’apprendimento. Requisiti normativi: È necessario rispettare le normative relative al trattamento di potenziali ed esistenti clienti.
* Riservatezza: Nella comunicazione è sempre necessario mantenere la discrezione.

Domande frequenti

Cosa si intende per acquisizione di mandati?

L’acquisizione di mandati comprende tutte le misure con cui uno studio legale acquisisce attivamente nuovi clienti o cura le relazioni esistenti, per garantire incarichi successivi.

Quali metodi esistono per l’acquisizione di mandati?

I metodi comprendono colloqui personali, contatti telefonici, eventi di networking, marketing online e l’invio di materiale informativo.

Chi si occupa dell’acquisizione di mandati nello studio legale?

Normalmente sono coinvolti diversi collaboratori – indipendentemente dal livello di carriera. Il modus operandi viene spesso definito in team.

L’acquisizione di mandati è importante anche per chi inizia la professione?

Sì, perché aiuta a sviluppare competenze importanti nel rapporto con i clienti e a contribuire in modo duraturo al successo dello studio.

Che ruolo ha la protezione dei dati nell’acquisizione di mandati?

La protezione dei dati deve essere rigorosamente osservata. Si possono trattare e conservare soltanto i dati necessari per la gestione e amministrazione dei mandati e legalmente ammessi.

Quali sfide bisogna conoscere?

Gestione del tempo, gestione dei rifiuti e il rispetto degli standard legali ed etici sono le principali sfide dell’acquisizione di mandati.

Questo articolo offre a giovani professionisti e candidati una panoramica strutturata sull’acquisizione di mandati e sulle relative richieste e opportunità nella quotidianità dello studio legale.

Domande frequenti

Quali limiti giuridici esistono per l’acquisizione di mandati da parte degli avvocati?

L’acquisizione di mandati da parte degli avvocati in Germania è soggetta a rigidi requisiti normativi, disciplinati principalmente dalla Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) e dal Regolamento professionale per avvocati (BORA). Sono vietate, in particolare, pratiche pubblicitarie aggressive e chiamate dirette non richieste a potenziali clienti, se avvengono in modo improprio o fastidioso, contrariamente a quanto stabilito dal § 43b BRAO. Gli avvocati non possono acquisire incarichi promettendo successo o offrendo vantaggi illeciti. È consentita solo un’informazione obiettiva e inerente la professione. Occorre inoltre rispettare rigorosamente la normativa sulla protezione dei dati, soprattutto secondo DSGVO e BDSG, in particolare quando vengono trattati dati personali di potenziali clienti.

Gli avvocati possono promuovere i propri servizi telefonicamente presso i clienti?

Il telemarketing – chiamate a freddo per l’acquisizione di mandati – non è generalmente consentito agli avvocati e viene interpretato come contatto diretto illecito, in contrasto con § 43b BRAO e § 6 BORA. È ammesso solo il contatto telefonico quando il potenziale cliente ha previamente acconsentito (opt-in) o esiste già un rapporto di mandato concreto e l’ampliamento riguarda la stessa questione. In assenza di tale consenso esplicito, il contatto telefonico può anche costituire una violazione del § 7 UWG (legge contro la concorrenza sleale) e delle normative sulla protezione dei dati, con conseguente rischio di sanzioni e sanzioni disciplinari.

Come viene regolato l’invio di e-mail pubblicitarie?

L’invio di e-mail pubblicitarie per l’acquisizione di mandati è consentito agli avvocati solo in circostanze molto rigorose. Vale il divieto di pubblicità non richiesta tramite posta elettronica ai sensi del § 7 comma 2 n. 3 UWG. Un’eccezione è prevista solo se esiste un consenso esplicito e informato del destinatario (“double opt-in”). Senza tale consenso, l’invio può essere soggetto ad ammonizione e costituire violazione dell’UWG e del DSGVO. I contenuti delle e-mail devono essere obiettivi, informativi e attinenti alla professione; pubblicità sensazionalistica o comparativa è da evitare.

Quali obblighi informativi sussistono per l’acquisizione di mandati?

Nell’ambito dell’acquisizione di mandati, gli avvocati sono obbligati a soddisfare tutti gli obblighi informativi previsti dalla normativa professionale. Tra questi rientrano, tra l’altro, l’indicazione dell’ordine degli avvocati competente, la qualifica professionale e l’indicazione delle principali norme professionali. Nei contatti elettronici o scritti devono essere rispettate e fornite l’indicazione del fornitore ai sensi del § 5 TMG e l’informativa sulla privacy secondo l’art. 13 DSGVO. Il destinatario deve poter comprendere chiaramente da chi e per conto di chi avviene il contatto.

In che misura sono ammesse le raccomandazioni da parte di terzi?

Le raccomandazioni da parte di terzi (clienti, colleghi o partner commerciali) di per sé non costituiscono un’acquisizione di mandati vietata dalla normativa professionale, purché non vengano pagati onorari per la raccomandazione o collegati altri vantaggi economici. Quest’ultimo sarebbe vietato ai sensi del § 49b comma 3 BRAO, in quanto la partecipazione di terzi all’onorario dell’avvocato è proibita. Il marketing tramite raccomandazioni è quindi consentito solo se si tratta di una raccomandazione volontaria e non influenzata e non vengono scambiati benefici economici o altri vantaggi tra avvocato e chi raccomanda.

Che ruolo hanno i social media nell’acquisizione di mandati dal punto di vista giuridico?

Le piattaforme social rappresentano una modalità consentita per gli avvocati di promuovere la propria offerta, purché vengano rispettati i requisiti di oggettività, il rispetto dell’etica professionale e la distinzione fra sfera privata e attività professionale. I messaggi non devono contenere affermazioni fuorvianti o dare l’impressione che l’ottenimento di incarichi sia garantito. La pubblicità sui social network è inoltre soggetta alle norme professionali e di protezione dei dati, in particolare nel caso di contatti mirati (ad es. tramite direct message) o nell’utilizzo di piattaforme pubblicitarie con funzioni di targeting basate su dati personali.

Vi sono particolarità nell’acquisizione di mandati transfrontaliera?

Sì, nell’acquisizione di mandati transfrontaliera si applicano, oltre alle norme nazionali, anche le regolamentazioni di organizzazioni forensi internazionali ed europee, ad esempio secondo CCBE (Consiglio degli Ordini Forensi Europei). Occorre considerare divieti pubblicitari esteri e le leggi specifiche sulla protezione dei dati di ciascun paese. È sempre necessario verificare se nel paese di destinazione esistano restrizioni particolari o obblighi di informativa ulteriori rispetto alla legge tedesca. La pubblicità transfrontaliera è inoltre particolarmente sensibile in materia di protezione dei dati, poiché il trasferimento di dati (soprattutto fuori dell’UE) richiede ulteriori basi legali.