Vérification de conflit

Contrôle des conflits

Définition et classification

Un contrôle des conflits est une procédure interne au sein d’un cabinet destinée à vérifier s’il existe des conflits d’intérêts lors de la prise en charge ou du traitement d’un dossier. Il s’agit d’analyser si des dossiers existants ou antérieurs, des relations avec des clients, ou d’autres circonstances pourraient influencer la représentation indépendante et conforme aux obligations d’un nouveau dossier. Le contrôle des conflits est un élément fondamental de la prise de mandat et constitue une pierre angulaire de l’intégrité et de la confiance dans le travail du cabinet. Il vise à protéger à la fois les intérêts des clients et à garantir le respect des exigences légales et professionnelles.

Importance et cas d’application typiques dans la pratique du cabinet

Dans la vie quotidienne d’un cabinet, le contrôle des conflits est une étape indispensable avant la prise en charge d’un nouveau dossier. Il permet de s’assurer qu’aucun intérêt divergent n’entrave l’exécution des obligations liées au mandat. Les domaines d’application les plus fréquents sont la vérification des nouveaux dossiers pour de nouveaux clients, mais aussi lors de demandes émanant de clients existants pour de nouveaux sujets. Le contrôle des conflits est également effectué en cas de changement au sein de l’équipe ou lorsque des tiers sont impliqués dans le dossier.

Processus, déroulement et méthodes

Déroulement du contrôle des conflits

Le contrôle des conflits s’effectue en plusieurs étapes :

1. Collecte des informations nécessaires : Au début, toutes les données pertinentes relatives à la demande de mandat, aux personnes et entreprises impliquées ainsi qu’aux dossiers passés et en cours sont recensées.

1. Comparaison avec les données mandataires existantes : Ensuite, ces informations sont comparées à la base de données du cabinet. Cela comprend les anciens et actuels dossiers, les personnes et entreprises concernées ainsi que d’autres relations.

1. Évaluation des résultats : En cas de correspondances ou d’indices d’un éventuel conflit d’intérêts, un examen approfondi est mené afin de déterminer s’il existe effectivement un conflit d’intérêts et dans quelle mesure cela pourrait affecter le traitement du dossier.

1. Documentation et décision : Le résultat du contrôle des conflits est documenté. En cas de conflit avéré, il sera décidé si le mandat doit être refusé ou s’il peut être traité sous certaines conditions (par exemple, consentement ou cloisonnement de l’information).

Méthodes de contrôle des conflits

Différentes méthodes peuvent être employées pour effectuer un contrôle des conflits :

• Recherche manuelle dans les dossiers et bases de données du cabinet,
• Utilisation de solutions logicielles spécifiques pour des vérifications automatisées,
• Consultations au sein de l’équipe ou du cabinet tout entier pour révéler d’éventuels liens inconnus,
• Formations régulières pour sensibiliser le personnel aux situations à risque.

Cadre et standards

Les cabinets se réfèrent à la législation, aux règles professionnelles et aux directives internes pour la réalisation des contrôles des conflits. En Allemagne, les règles relatives au secret professionnel et à la prévention des conflits d’intérêts sont particulièrement déterminantes. La mise en œuvre de la procédure de contrôle des conflits peut varier selon la taille du cabinet et les champs d’activité.

Les cabinets modernes misent de plus en plus sur des dossiers électroniques et des outils numériques de contrôle des conflits, permettant des vérifications rapides et fiables. Les processus sont clairement définis et généralement ancrés dans le management interne de la qualité. Dans les grands cabinets en particulier, le soutien de services centraux ou de coordinateurs/trices spéciaux est courant.

En pratique : gestion du contrôle des conflits au quotidien

Pour les collaborateurs et les débutants, le contrôle des conflits est une étape de travail récurrente. Dès le premier contact avec un client potentiel, il est demandé quelles personnes ou entreprises sont concernées. Suit alors la vérification en accord avec les instructions du cabinet. En cas de doute, il y a souvent une personne de référence centrale à disposition qui assiste dans l’évaluation des conflits potentiels. La sensibilité aux conflits d’intérêts potentiels est encouragée par des formations et des ateliers internes.

Au quotidien, le contrôle des conflits implique une gestion rigoureuse des données mandataires ainsi qu’une vérification et une documentation systématiques avant toute prise ou modification d’un mandat. Les erreurs ou omissions lors de ce contrôle peuvent entraîner des atteintes à la réputation, voire des risques de responsabilité civile.

Opportunités et défis dans la vie du cabinet

Opportunités

• Garantie de l’indépendance : Le contrôle des conflits aide à garantir l’indépendance du cabinet et à renforcer la confiance des clients et des partenaires commerciaux.
• Évitement de la responsabilité : Un contrôle des conflits minutieux prévient les risques de contentieux et protège contre les situations conflictuelles avec les clients.
• Crédibilité : Des processus transparents renforcent la confiance tant en interne qu’en externe.

Défis

• Complexité dans les grands cabinets : Plus il y a de dossiers, d’employés et de situations internationales, plus le contrôle des conflits devient complexe et exigeant.
• Fiabilité de la gestion des données : Le contrôle des conflits dépend de données mandataires complètes et à jour. Les erreurs dans la gestion des données peuvent entraîner des lacunes.
• Pression temporelle : La pression quotidienne peut affecter la rigueur du contrôle. Toutefois, le respect des standards doit toujours être garanti.
• Mise en œuvre technique : La mise en place et l’exploitation de logiciels adaptés nécessitent formation et maintenance régulières.

Questions fréquemment posées

Quel est l’objectif d’un contrôle des conflits ?

Le contrôle des conflits vise à détecter et à exclure à un stade précoce tout potentiel conflit d’intérêts, afin de garantir l’indépendance ainsi que le respect des obligations légales et professionnelles.

Quand un contrôle des conflits doit-il être effectué ?

Un contrôle des conflits est réalisé avant la prise de chaque nouveau mandat, ainsi qu’en cas de modification de dossiers existants ou de changement de personnel intervenant sur le dossier.

Qui est responsable du contrôle des conflits ?

En fonction de la taille du cabinet et de l’organisation interne, ce sont les équipes juridiques, les employés du cabinet ou des services centraux qui effectuent le contrôle des conflits. Le pouvoir de décision appartient généralement aux personnes responsables du dossier.

Que se passe-t-il en cas de conflit d’intérêts avéré ?

En cas de constatation d’un conflit d’intérêts, le mandat n’est généralement pas accepté. Dans certains cas, un traitement est possible avec l’accord de toutes les parties concernées ou sous des mesures particulières de sécurité.

Quel rôle jouent les outils numériques dans le contrôle des conflits ?

Les outils numériques facilitent l’identification de conflits potentiels grâce à des recherches automatisées et à une gestion structurée des données. Ils sont particulièrement utiles pour la vérification de grands volumes de données et augmentent l’efficacité.

Cet article propose un aperçu concis et pratique du contrôle des conflits et montre pourquoi ce processus est indispensable pour un quotidien fluide, transparent et responsable au sein du cabinet.

Questions fréquemment posées

Quelles parties doivent être incluses dans un contrôle des conflits ?

Fondamentalement, toutes les personnes physiques et morales susceptibles d’intervenir dans un dossier donné en tant que partie, adversaire, participant ou même personnes concernées indirectement doivent être prises en compte. Y figurent, outre les clients eux-mêmes, les filiales, sociétés mères, sociétés sœurs ou, le cas échéant, toute personne ayant un intérêt économique au sens de la législation anti-blanchiment. Des accords touchant des consortiums, associés ou certains groupes de participants peuvent également être pertinents. Un contrôle des conflits exhaustif tient compte aussi de structures de fiduciaires ou de représentants, en particulier lorsque l’identité réelle de l’intérêt économique n’est pas évidente.

Quelle est l’étendue du contrôle des conflits dans un cabinet ?

L’étendue du contrôle des conflits dépend de l’organisation du cabinet, des groupements d’avocats indépendants et d’éventuelles connexions internationales (par ex., en tant que membre d’un réseau). L’élément déterminant est de savoir s’il existe un conflit d’intérêts entre différents clients pour lesquels le même cabinet ou la même société — y compris ses succursales indépendantes ou non, éventuellement même à l’échelle mondiale — assume des mandats. Cela s’applique notamment en vertu de l’article 43a, alinéa 4 BRAO et de l’article 3 BORA. Pour les entités internationales, le contrôle peut s’avérer plus complexe, car il faut respecter à la fois les règles nationales et étrangères relatives à la profession et au secret professionnel.

Quelles sont les conséquences juridiques d’un contrôle des conflits non conforme ?

Un contrôle des conflits mal effectué peut entraîner de lourdes conséquences juridiques. Si un conflit d’intérêts est constaté et qu’un mandat est néanmoins accepté ou poursuivi, des procédures disciplinaires professionnelles, des demandes de dommages-intérêts civiles ou encore des mesures disciplinaires peuvent être engagées. L’assurance responsabilité professionnelle peut refuser de couvrir le dommage si une infraction volontaire aux obligations professionnelles est établie. De plus, la relation de confiance avec les clients et le public peut être gravement affectée.

Quand le contrôle des conflits doit-il être répété ou mis à jour ?

Un contrôle des conflits est obligatoirement réalisé au début de la relation de mandat ; toutefois, puisqu’une situation peut évoluer au cours du mandat — par exemple l’arrivée de nouvelles parties, des restructurations ou des évolutions procédurales — il doit être régulièrement vérifié et adapté à la situation. Lors de la prise en charge de nouveaux dossiers présentant d’éventuels recoupements avec des mandats existants, un nouveau contrôle doit également être effectué pour garantir la protection continue des obligations professionnelles.

Durée et portée de conservation des données de contrôle des conflits ?

La conservation des données collectées dans le cadre du contrôle des conflits doit respecter les exigences professionnelles et de protection des données, notamment le RGPD et l’article 50 BRAO. En principe, les données doivent être conservées aussi longtemps que nécessaire pour remplir les obligations professionnelles ainsi que pour faire valoir ou rejeter des droits. Si aucune relation de mandat ne voit le jour, les données non nécessaires doivent être supprimées immédiatement, sauf si leur conservation est requise pour d’éventuels contrôles futurs. En cas de mandat, les délais de conservation applicables aux dossiers mandataires s’appliquent.

Quelles particularités s’appliquent aux dossiers internationaux ?

Pour les mandats internationaux, différentes règles professionnelles s’appliquent souvent, en particulier en ce qui concerne les conflits d’intérêts. Il convient de vérifier si les réglementations nationales impliquent des vérifications supplémentaires ou différentes. Dans les cabinets ou partenariats multidisciplinaires, les règles des autres professions concernées (par ex., experts-comptables, commissaires aux comptes) doivent également être prises en compte. En pratique, il est conseillé, dans les cas transfrontaliers, d’effectuer des contrôles des conflits particulièrement détaillés et, le cas échéant, de solliciter des expertises ou avis externes.

Dans quelle mesure les informations issues du contrôle des conflits sont-elles couvertes par le secret professionnel ?

Les informations recueillies dans le cadre du contrôle des conflits sont soumises au secret professionnel de l’avocat conformément à l’article 43a, alinéa 2 BRAO et, le cas échéant, à l’article 203 StGB. Cela s’applique non seulement aux données relatives aux clients potentiels, mais aussi aux informations concernant des adversaires, participants ou autres personnes concernées, réelles ou potentielles. Une transmission à des tiers n’est possible qu’avec le consentement exprès des personnes concernées ou dans le cadre d’obligations légales impératives. Les exigences relatives à la protection des données doivent également être respectées, notamment en ce qui concerne le stockage, le traitement et la suppression d’informations sensibles.