Travail administratif en service
Le travail administratif en service désigne l’ensemble des activités organisationnelles, documentaires et juridiquement pertinentes qui surviennent au sein d’une institution – notamment dans des établissements stationnaires du secteur de la santé, du social et de la justice. Ce terme revêt une importance juridique et pratique particulière dans le contexte des hôpitaux, des établissements de soins et des établissements pénitentiaires. Le travail administratif touche à de nombreuses normes juridiques et est soumis à de vastes réglementations légales.
Définition et distinction
Le travail administratif en service se distingue des tâches administratives générales car il concerne des processus spécifiques et des exigences juridiques particulières au sein d’un établissement (partiellement) stationnaire. Les principales caractéristiques résident dans l’articulation des processus administratifs et de prise en charge, le respect de nombreuses prescriptions légales, ainsi que l’assurance d’une documentation et d’une facturation régulières.
Fondements juridiques du travail administratif en service
Cadre juridique général
Le travail administratif en service est déterminé par son lien avec divers domaines du droit, dont le droit social, la protection des données, le droit professionnel, le droit de la responsabilité et le droit du travail.
Législation sociale
En particulier, les dispositions du Code de la Sécurité sociale (SGB) exercent une influence majeure :
- SGB V : Constitue la base légale pour l’exécution et la facturation des prestations de santé dans les hôpitaux et autres établissements médicaux.
- SGB XI : Règle les tâches administratives dans les établissements de soins, y compris les obligations de documentation et de transparence.
Droit de la protection des données
Le traitement des données à caractère personnel, en particulier des données de santé sensibles, est soumis aux exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD/DSGVO) et de la Loi fédérale sur la protection des données (BDSG). Les établissements doivent mettre en place et documenter des mesures techniques et organisationnelles appropriées (TOM). Les droits d’accès aux données des patients ou aux dossiers des détenus sont réglementés de manière restrictive par la loi et doivent faire l’objet d’une évaluation régulière.
Droit professionnel et droit de délégation
Les tâches administratives du service doivent être conformes aux dispositions du droit professionnel. En particulier, dans les établissements médicaux, il convient de respecter les règles relatives à la documentation, à la conservation et à la transmission des données des patients.
Obligations de documentation
L’un des principaux devoirs consiste en la documentation juridiquement sûre et en temps utile de toutes les procédures pertinentes. Les prescriptions légales à ce sujet se trouvent notamment dans la
- Loi sur les droits des patients (§§ 630f, 630h BGB),
- § 37 al. 1 SGB V (obligations de documentation dans les soins infirmiers),
- Loi sur l’exécution des peines (StVollzG) pour les établissements pénitentiaires.
La documentation doit respecter les principes de véracité, d’exhaustivité, de traçabilité et de confidentialité. Les erreurs de documentation peuvent entraîner des conséquences juridiques en matière de responsabilité.
Domaines d’activité du travail administratif en service
Facturation et contrôle des prestations
La facturation correcte sur le fond et en chiffres des prestations s’effectue sur la base de réglementations juridiques complexes, notamment le SGB V, le SGB XI et les barèmes de tarification (GOÄ, GOZ, catalogue DRG). La facturation est soumise à des droits de contrôle stricts de la part des organismes payeurs et au principe d’économie.
Administration et rapports
Les tâches incluent notamment la gestion et l’archivage des dossiers, l’établissement de contrats de soins ou de traitement, la préparation des sorties, ainsi que la transmission des notifications légales aux autorités (par exemple, la loi sur la protection contre les infections). La gestion des rapports prévue à l’article 21 de la loi sur la tarification hospitalière (KHEntgG) en fait aussi partie.
Gestion du personnel et droit du travail
Les tâches administratives comprennent également la gestion des dossiers du personnel, des plannings ainsi que le respect des dispositions relatives au temps de travail et à la protection du travail. Les règles de la loi sur le temps de travail (ArbZG) et de la loi sur la protection de la maternité (MuSchG) doivent être respectées, tout comme le droit de codétermination de l’entreprise conformément à la loi sur la constitution des entreprises (BetrVG).
Responsabilité et gestion des risques
Les tâches administratives du service sont en lien avec les fautes d’organisation (§ 823 BGB) et le risque institutionnel de responsabilité. Un système de contrôle interne (SCI/IKS) fonctionnel et des formations régulières du personnel administratif sont juridiquement obligatoires afin de minimiser les risques de responsabilité.
Règles juridiques spécifiques dans certains types d’établissements
Hôpitaux
Le travail administratif dans les établissements de santé stationnaires est particulièrement encadré (loi sur le financement hospitalier, KHG ; loi sur la tarification hospitalière, KHEntgG ; ordonnance fédérale sur les tarifs du personnel infirmier, BPflV). Les exigences relatives à la documentation minimale, aux obligations de notification, à la facturation des prestations et à la gestion de la qualité doivent être respectées.
Établissements de soins
Ici, s’appliquent notamment les dispositions de la loi sur la qualité des soins et de l’habitat (PfWoqG – droit régional), les réglementations du SGB XI ainsi que diverses lois locales. Des règles sur la transparence, le contrôle et la gestion des plaintes font partie intégrante de la réglementation.
Établissements pénitentiaires
Le travail administratif dans les établissements pénitentiaires est soumis à la loi sur l’exécution des peines (StVollzG), aux lois locales sur l’exécution des peines ainsi qu’à des lois spécifiques dans les domaines de la protection des données, de la conservation des documents et des obligations de signalement.
Mécanismes de contrôle et de surveillance
Le travail administratif en service fait l’objet de contrôles réguliers de la part des autorités de surveillance, du service médical (MD), des services d’audit et des commissaires aux comptes externes. Le non-respect des prescriptions légales peut entraîner des mesures administratives, des amendes ou la perte de l’agrément.
Résumé
Le travail administratif en service constitue un champ d’activité juridiquement complexe, dont la mise en œuvre est régie par de nombreuses normes. Outre le respect des vastes obligations de documentation et de facturation, la responsabilité incombe également à l’application des prescriptions en matière de protection des données et de droit du travail. Une gestion systématique et juridiquement sûre des tâches administratives est non seulement primordiale pour la pérennité de l’établissement, mais aussi pour la protection des patient(e)s, résident(e)s et détenu(e)s.
Questions fréquemment posées
Qui est responsable en cas d’erreurs de documentation du travail administratif en service ?
Dans le cadre du travail administratif en service, la responsabilité juridique quant à l’exactitude et l’exhaustivité des inscriptions incombe en premier lieu au membre du personnel soignant chargé(e) du dossier ou à la personne responsable de la documentation. Si une erreur ou une omission de documentation cause un préjudice au patient, des revendications civiles en dommages et intérêts ou pour préjudice moral peuvent être formulées contre l’hôpital ou le soignant en cause. Par ailleurs, des conséquences relevant du droit professionnel, telles qu’un avertissement ou un licenciement, sont possibles. Dans les cas les plus graves, des suites pénales peuvent être envisagées, notamment en cas de négligence grave ou d’intention. En cas de manquements structurels (par exemple, formation insuffisante ou instructions de travail inexistantes), les responsables hiérarchiques ou l’établissement hospitalier peuvent également être tenus responsables. La couverture des risques est généralement assurée par une assurance responsabilité civile d’entreprise, mais l’obligation de documenter de manière rigoureuse, complète et en temps utile demeure impérative sur le plan juridique.
Quels fondements juridiques s’appliquent à la conservation et à l’archivage des documents administratifs ?
Pour la conservation et l’archivage des documents administratifs dans les établissements de soins stationnaires, différentes dispositions légales s’appliquent, issues notamment du Code civil (BGB), des lois hospitalières des Länder, de réglementations spécifiques telles que la loi sur les droits des patients, les ordres professionnels médicaux ainsi que du droit en matière de protection des données (par exemple, RGPD/DSGVO, BDSG). En principe, les dossiers des patients et les documents administratifs liés doivent être conservés au moins dix ans après la fin du traitement (§ 630f al. 3 BGB), tandis que des délais plus longs prévus par des lois spéciales (par exemple, dans la loi sur la radioprotection ou la loi sur les transfusions) doivent être respectés. Les documents doivent être archivés de telle manière qu’aucun accès non autorisé ne soit possible et qu’ils soient protégés contre la perte, les dommages ou l’accès par des tiers. Leur destruction appropriée à la fin du délai de conservation doit satisfaire aux exigences du droit de la protection des données.
Quels sont les aspects juridiques à prendre en compte pour la documentation administrative électronique ?
Dans le cadre de la documentation électronique du travail administratif, il convient de respecter les exigences légales issues de la protection des données (RGPD/DSGVO, BDSG), de la sécurité informatique (conformément à l’ordonnance KRITIS pour les infrastructures critiques) ainsi que les réglementations des Länder relatives au dossier patient électronique. Il est essentiel de garantir l’intégrité et l’authenticité des données, c’est-à-dire que chaque inscription électronique soit attribuable à une personne déterminée et que toute modification ultérieure soit documentée (protection contre la manipulation, audit-trail). Des mesures techniques et organisationnelles adéquates doivent également être prises pour assurer la confidentialité et la disponibilité des données. Les restrictions d’accès aux données personnelles sont impératives, tout comme la formation régulière du personnel à l’utilisation des systèmes électroniques de documentation. Les infractions peuvent entraîner de lourdes amendes par les autorités de contrôle.
Comment les droits des patients doivent-ils être respectés en matière de travail administratif ?
Le respect des droits des patients dans le cadre du travail administratif en service découle directement de la loi sur les droits des patients (§ 630g BGB), du droit de la protection des données (RGPD/DSGVO, BDSG), ainsi que de l’article 2 al. 1 de la Loi fondamentale (droit général de la personnalité). Cela concerne notamment le droit à l’autodétermination informationnelle, le droit d’accès au dossier ainsi que la protection contre une transmission non autorisée des données du patient. Les procédures administratives doivent veiller à ce que les données des patients ne soient accessibles qu’aux personnes habilitées, et que la transmission ne se fasse qu’avec le consentement exprès de l’intéressé ou sur la base d’une disposition légale expresse. Sur demande, les patients ont le droit de consulter l’intégralité de leur dossier, à moins que des raisons thérapeutiques majeures ou les droits de tiers ne s’y opposent. Les manquements à ces droits peuvent entraîner des conséquences civiles (par exemple, dommages-intérêts pour préjudice moral), administratives (amendes) et pénales.
Dans quelles situations y a-t-il violation du secret professionnel dans le cadre du travail administratif ?
Il y a violation du secret professionnel dans le cadre du travail administratif en service lorsque des données personnelles ou de santé d’un patient sont transmises ou rendues accessibles à des tiers non autorisés sans le consentement ou sans base légale. Les fondements juridiques du secret professionnel sont prévus à l’article 203 du Code pénal (StGB), dans la loi sur les droits des patients (BGB) et dans les réglementations professionnelles applicables. Même une négligence – par exemple des documents laissés sans surveillance dans des espaces publics ou des accès électroniques insuffisamment protégés – constitue une infraction au secret professionnel et peut être sanctionnée par une peine d’emprisonnement, une amende ou des sanctions disciplinaires. Il n’y a exception qu’en cas d’obligation légale de révélation (par exemple pour des maladies à déclaration obligatoire) ou sur décision judiciaire.
Quelles sont les exigences juridiques en matière d’information et d’explication dans le cadre du travail administratif en service ?
Les obligations d’information et d’explication à destination des patients, dans le cadre du travail administratif en service, sont déterminées principalement par la loi sur les droits des patients (§§ 630c, 630e BGB), la législation hospitalière et la protection des données. Les employés doivent veiller à informer les patients de manière compréhensible, complète et en temps utile sur toutes les procédures administratives les concernant, notamment l’utilisation de leurs données et leur traitement. Cela inclut notamment l’information sur la finalité et la durée de la collecte de données, la transmission d’informations à des tiers (par exemple des agences de facturation externes), ainsi que sur les droits existants des patients (droit d’accès, droit d’opposition, droit de rectification et de suppression des données). L’information doit être documentée et son effectivité prouvée afin de pouvoir, en cas de litige, démontrer le respect des obligations légales.
Quelles sont les conséquences juridiques d’une gestion défaillante et d’une mauvaise organisation des obligations de documentation ?
Une mauvaise exécution des obligations de documentation et d’organisation dans le cadre du travail administratif en service peut avoir des conséquences juridiques graves pour l’hôpital et le personnel concerné. D’une part, des inscriptions de gestion incomplètes, erronées ou tardives peuvent considérablement compliquer l’établissement de la preuve en cas de litige en responsabilité, ce qui facilite les revendications civiles. Des violations des obligations de surveillance ou des défauts structurels d’organisation peuvent aussi entraîner des injonctions de la part des autorités de contrôle (par exemple, autorité sanitaire, autorité de protection des données) voire la fermeture de départements. À titre individuel, il existe un risque de mesures disciplinaires (avertissement, licenciement) et, en cas de négligence grave ou d’intention, également de poursuites pénales. De plus, le droit de la protection des données prévoit de lourdes amendes (art. 83 RGPD) et des atteintes à la réputation.