Temps non facturable
Définition et origine du terme
Le terme Temps non facturable désigne le temps passé par les collaborateurs dans le cadre de leur activité professionnelle qui ne peut pas être directement refacturé aux clients ou à des donneurs d’ordre externes. Contrairement au temps facturable ce temps n’est donc pas facturé immédiatement. Des exemples typiques de temps non facturable sont les réunions internes, les formations, les tâches administratives ou les travaux d’organisation généraux.
L’origine de ce terme se trouve principalement dans les entreprises de services, par exemple dans les cabinets ou sociétés de conseil. Le temps de travail y est traditionnellement divisé en temps facturable et non facturable afin de mieux pouvoir mesurer et piloter l’efficience, la rentabilité et la contribution au succès de l’entreprise.
Importance dans le contexte d’un cabinet ou d’une entreprise
Impact sur la rémunération
La distinction entre temps facturable et non facturable joue un rôle essentiel dans la structure de rémunération de nombreux cabinets et entreprises. Des objectifs de temps facturable sont souvent fixés, puisqu’il contribue directement à la génération de revenus. Les collaborateurs qui réalisent une part plus élevée de temps facturable peuvent souvent bénéficier d’éléments de rémunération variables ou de primes.
Évaluation de la performance
Le temps non facturable est également significatif pour l’évaluation des performances. Un équilibre entre temps facturable et non facturable montre à quel point les collaborateurs répondent efficacement aux attentes de leur poste. Les entreprises veillent à ce que le temps non facturable soit utilisé de manière judicieuse et dans l’intérêt général de la société. Un excès de temps non facturable peut être interprété comme un signe d’inefficacité ou d’organisation sous-optimale. Cependant, une certaine part est indispensable pour l’assurance qualité et le respect des normes internes.
Développement de carrière
Pour la trajectoire professionnelle individuelle, la proportion des différents types de temps peut être pertinente. Ceux qui présentent constamment une part élevée de temps facturable sont souvent perçus comme particulièrement performants. Néanmoins, la qualité du travail pendant le temps non facturable – par exemple, la participation active à des projets internes ou à des formations – joue également un rôle pour les opportunités d’évolution professionnelle.
Conditions-cadres : normes juridiques, organisationnelles et pratiques courantes du marché
Exigences juridiques
Il n’existe pas de prescriptions légales sur la saisie ou le traitement du temps non facturable. La collecte et la catégorisation relèvent des directives internes et dépendent souvent de la structure et de la taille de l’entreprise. Toutefois, les lois sur le temps de travail, les directives de protection des données et les consignes internes de l’entreprise doivent toujours être respectées lors de la saisie des temps de travail.
Normes organisationnelles
La distinction claire entre temps facturable et non facturable est fermement établie dans de nombreuses entreprises. Des solutions logicielles ou des systèmes de pointage spécifiques sont généralement utilisés pour garantir la transparence et la traçabilité. La détermination du temps non facturable sert alors non seulement au contrôle de la performance individuelle, mais aussi à l’optimisation des processus et de l’allocation des ressources.
Pratique courante sur le marché
On observe des différences sectorielles sur la gestion et la pondération du temps non facturable. Tandis que dans de grands cabinets internationaux des objectifs précis existent pour les deux types de temps, l’organisation est souvent plus flexible dans de petites structures. De façon générale : plus la saisie est transparente et traçable, plus il est possible d’optimiser et d’assurer l’équité dans l’évaluation des performances.
Impact sur les parcours professionnels et les opportunités de développement
Importance pour les jeunes professionnels
Pour les débutants, les attentes concernant la répartition entre temps facturable et non facturable sont souvent initialement plus basses. L’apprentissage des processus internes, l’intégration ainsi que la participation à des formations relèvent principalement du temps non facturable et sont considérés par les entreprises comme un investissement nécessaire dans le développement.
Développement à long terme
Avec l’expérience, il est attendu des collaborateurs qu’ils expriment leur contribution à la réussite de l’entreprise notamment par l’augmentation du temps facturable. Parallèlement, il peut leur être confié des responsabilités pour des projets internes, le partage des connaissances ou la gestion de dossiers, ce qui relève souvent du temps non facturable et permet d’établir une confiance durable dans leurs compétences.
Avantages et inconvénients ainsi que sujets de discussion typiques
Avantages
- Assurance qualité : Le temps consacré aux échanges internes, à la formation et au développement bénéficie à long terme à la qualité des dossiers et du travail.
- Développement d’équipe : La participation à des projets internes ou à des formations favorise la coopération et l’innovation.
- Développement individuel : Le temps non facturable permet de développer des compétences au-delà du travail sur les dossiers et de gagner en visibilité.
Inconvénients
- Pression sur la productivité : Une part élevée de temps non facturable peut avoir un impact négatif sur l’évaluation de la performance et générer une pression accrue.
- Rentabilité : Les entreprises doivent veiller à ce que le temps non facturable reste proportionné afin de préserver la rentabilité.
- Évaluation incertaine : La valeur des travaux internes est parfois moins prise en compte que la contribution directe à la génération de chiffre d’affaires.
Sujets de discussion
- Objectifs raisonnables : Quelle part de temps non facturable devrait-elle être maximale ?
- Évaluation équitable : Comment reconnaître la performance réalisée sur du temps non facturable à la même hauteur que celle sur le temps facturable ?
- Transparence : Dans quelle mesure une gestion transparente des différents types de temps favorise-t-elle la motivation et le climat de travail ?
Exemples pratiques et scénarios d’application
Exemple 1 : Formation interne
Un collaborateur (associate) suit une journée entière de formation sur une nouvelle thématique légale. Ce temps sert à la montée en compétences et à l’assurance qualité, mais ne pouvant être attribué à un dossier précis, il est enregistré comme non facturable.
Exemple 2 : Participation à des réunions d’équipe
Les réunions internes hebdomadaires de coordination ou de planification de projets communs sont en général documentées comme temps non facturable, car elles relèvent de l’organisation interne.
Exemple 3 : Tâches administratives
La rédaction de rapports internes, la gestion du pointage ou la coordination avec le service RH – sauf si un dossier particulier est concerné – sont considérées comme temps non facturable.
Foire aux questions (FAQ)
Qu’est-ce qui est considéré comme temps non facturable ?
Le temps non facturable englobe généralement les réunions internes, les formations, le mentorat, l’intégration, les tâches administratives et la participation à des projets internes de l’entreprise.
Comment le temps non facturable est-il enregistré ?
L’enregistrement se fait généralement via des systèmes électroniques de pointage, dans lesquels les activités sont catégorisées spécifiquement et attribuées aux projets ou dossiers respectifs, ou bien à la catégorie « interne ».
Un volume élevé de temps non facturable est-il problématique ?
Pas nécessairement. Notamment lors de la phase d’intégration ou lors de la prise de responsabilités internes, une certaine part peut être recommandée et nécessaire. À plus long terme, toutefois, l’optimisation de l’efficacité reste un objectif central.
Le temps non facturable a-t-il un impact sur le salaire et les possibilités d’évolution ?
Il est examiné parallèlement au temps facturable. Une utilisation équilibrée et judicieuse des deux types de temps peut avoir un effet positif sur le développement professionnel, même si l’accent est en général mis à moyen et long terme sur l’augmentation du temps facturable.
Peut-on réduire le temps non facturable ?
Des processus de travail optimisés, une planification ciblée et une priorisation réfléchie des tâches internes permettent de réduire la part correspondante. Toutefois, une certaine part de temps non facturable demeure toujours nécessaire pour la qualité, le travail d’équipe et le développement.
Résumé:
Le temps non facturable est une composante incontournable dans le monde du travail moderne des entreprises de services ; il contribue à l’assurance qualité, au développement interne et au maintien de processus de travail efficaces. La prise de conscience de ses caractéristiques est une clé pour une évaluation équitable de la performance et le succès du développement personnel.
Foire aux questions
Quelles réglementations du droit du travail s’appliquent au temps non facturable ?
Le temps non facturable désigne les périodes, durant les heures de travail, où les salariés ou prestataires fournissent une prestation juridiquement mais qui ne peut être présentée au client comme une prestation facturable. D’un point de vue légal, il convient de distinguer les droits à rémunération à l’égard de l’employeur et la facturation envers les clients. Selon le § 611a BGB, le salarié a droit à la rémunération de toutes les prestations de travail convenues contractuellement – indépendamment du fait que ce temps soit facturable envers le client. Les activités internes comme les réunions, formations, coordinations internes ou les temps d’attente due à une inactivité relèvent juridiquement du temps de travail et doivent donc être rémunérées. L’employeur est tenu de rémunérer tous les temps pour lesquels le salarié est contractuellement à disposition, même lorsqu’ils ne sont pas facturables à l’externe. Afin de respecter la loi sur le salaire minimum (MiLoG), l’employeur doit également tenir compte du temps non facturable pour éviter que la moyenne des heures travaillées n’entraîne un salaire inférieur au minimum légal. Une exception ne peut avoir lieu que s’il s’agit de pauses ou de temps non considérés comme du temps de travail selon l’ArbZG.
Quel est l’impact du temps non facturable sur la gestion du temps de travail selon le droit allemand ?
Selon la jurisprudence actuelle de la Cour fédérale du travail et l’interprétation du § 16 al. 2 de la loi sur le temps de travail (ArbZG), les employeurs sont tenus d’enregistrer la totalité du temps de travail de leurs salariés – cela inclut aussi les périodes qui ne sont pas facturables aux clients. D’un point de vue juridique, seul le temps de travail accompli est pertinent, non pas son exploitabilité économique. Ainsi, même les parts apparemment « non productives » comme les réunions internes, les formations ou la préparation doivent être documentées. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des conséquences juridiques telles que des amendes ou un risque accru de litiges devant les tribunaux du travail, par exemple en cas de différends sur les heures supplémentaires.
Quelles peuvent être les conséquences en matière de responsabilité pour une entreprise si le temps non facturable n’est pas traité correctement ?
Les entreprises qui déclarent à tort du temps non facturable comme facturable envers les clients ou qui omettent ce temps dans la gestion du temps de travail s’exposent à des risques de responsabilité importants. Si, par exemple, du temps non facturable est facturé à un client, l’infraction d’escroquerie (§ 263 StGB) peut être caractérisée. À l’inverse, l’omission du temps non facturable à l’égard des salariés ouvre droit à des réclamations en dommages et intérêts, en particulier en cas de non-versement du salaire dû ou de non-respect du salaire minimum (§ 612 BGB, § 1 MiLoG). Par ailleurs, les violations des obligations de documentation prévues par la loi sur le certificat de travail (NachwG) et la loi sur le temps de travail (ArbZG) sont passibles d’amendes.
Quel est l’impact du temps non facturable sur la codécision du comité d’entreprise ?
Le comité d’entreprise dispose, conformément au § 87 al. 1 n°1 et n°2 de la Loi sur la constitution des entreprises (BetrVG), d’un droit de codécision sur la réglementation du temps de travail et les systèmes d’enregistrement/rémunération associés. L’affectation du temps non facturable comme temps de travail rémunéré porte donc régulièrement sur les droits de codécision du comité d’entreprise, en particulier si ce temps influe sur les heures supplémentaires, les comptes de temps ou les primes. Les accords collectifs relatifs à la gestion du temps de travail et à la rémunération doivent donc préciser le traitement du temps non facturable pour éviter conflits et contentieux.
Comment le temps non facturable est-il considéré juridiquement dans le cadre de contrats d’entreprise ou de service ?
Contrairement au contrat de travail, où la prestation de travail et non le résultat est due, la facturabilité dépend du contrat dans le cadre des contrats d’entreprise et de service. Selon le § 631 BGB, la rémunération dans un contrat d’entreprise est en principe liée au résultat ; les temps consacrés à la correction de défauts, à des améliorations ou à des attentes sans ordre du client ne sont généralement pas rémunérés séparément. Dans un contrat de service (§ 611 s. BGB), au contraire, le temps de travail sert de base à la rémunération, de sorte que les activités internes peuvent en principe être prises en compte, sauf accord contraire. Il est donc recommandé de bien définir contractuellement les temps facturables et non facturables pour éviter d’éventuels litiges.
Quel est le rôle du temps non facturable dans le cadre de l’activité partielle (Kurzarbeit) ou en cas d’interruption d’activité du point de vue légal ?
Si, pendant l’activité partielle (Kurzarbeit), du temps non facturable survient – par exemple parce que les employés n’ont pas ou peu d’activité du fait du manque de commandes –, cela est juridiquement pertinent. Selon le § 95 SGB III, l’activité partielle ne s’applique qu’aux heures effectivement perdues ; les activités internes, bien que non directement porteuses de chiffre d’affaires, ne constituent pas une interruption complète de travail et ne relèvent donc pas du dispositif de Kurzarbeit. L’employeur doit veiller à ce qu’aucun travail planifiable ne soit exécuté durant cette période, sous peine de restitution des allocations de chômage partiel ou de sanctions pénales.
Existe-t-il des particularités en matière fiscale ou de sécurité sociale concernant le temps non facturable ?
Sur le plan fiscal et de la sécurité sociale, seule est prise en compte la durée de travail rémunérée selon le contrat de travail, indépendamment de sa facturabilité externe. Le temps de travail non facturable mais rémunéré est donc soumis à l’impôt et aux cotisations comme tout autre temps de travail. Il n’existe pas de possibilités particulières d’optimisation ou d’exceptions fiscales pour le temps non facturable. Seuls, dans le cadre des frais professionnels ou des notes de frais, ces temps peuvent, au cas par cas, jouer un rôle pour la déductibilité fiscale.