Slack

Slack

Définition et objectif du terme Slack

Slack est une plateforme de communication et de collaboration basée sur le cloud, utilisée par de nombreuses entreprises et organisations afin de faciliter et de structurer la collaboration au sein des équipes. Le terme désigne à la fois le logiciel et les processus associés de communication d’équipe numérique. L’objectif de Slack est de réduire la communication par e-mails et de permettre l’échange d’informations, de documents et d’opinions en temps réel, de manière thématique et ordonnée.

Rôle dans l’organisation du travail au sein des cabinets

Domaines d’application typiques

Dans les cabinets, Slack est principalement utilisé pour la coordination interne et l’organisation des processus de travail. Les usages fréquents sont :

• Communication d’équipe : Échanges entre collaborateurs sur les dossiers en cours, les questions organisationnelles ou les informations générales.
• Gestion de projet : Coordination des tâches et des échéances au sein des groupes de projet.
• Échange d’informations : Partage de documents, de liens ou d’informations dans des canaux thématiques spécifiques.
• Gestion des connaissances : Mise en place de canaux centralisés pour des consignes, listes de vérification ou questions fréquemment posées.

Fonctionnalités et méthodes

Slack propose une multitude de fonctionnalités pouvant être pertinentes pour les cabinets :

• Canaux : Fils de discussion thématiques (par exemple structurés par dossier, groupe de travail ou sujet).
• Messages directs : Possibilité d’échanger de manière confidentielle entre collaborateurs.
• Partage de fichiers : Téléversement et partage faciles de documents ou de présentations.
• Intégration d’outils : Connexion à d’autres applications (par ex. calendriers, listes de tâches, plateformes de visioconférence).
• Fonction de recherche : Recherche rapide de messages et documents au sein des canaux.

Conditions-cadres et normes

Prérequis techniques

Pour utiliser Slack, il faut disposer d’un terminal connecté à Internet (ordinateur, tablette ou smartphone) ainsi que d’un accès à la plateforme Slack fourni par le cabinet. Le système peut être utilisé via un navigateur Web ou des applications dédiées pour différents systèmes d’exploitation. Le transfert des données est chiffré.

Processus organisationnels

Avant l’introduction de Slack, certains standards et processus doivent être définis :

• Nomination des canaux : Nomination claire et uniforme afin de garantir une bonne lisibilité.
• Règles d’utilisation : Définition des thèmes à traiter via Slack et des données confidentielles à ne partager que via des systèmes sécurisés.
• Autorisations : Gestion de l’accès aux différents canaux.
• Onboarding : Intégration des nouveaux membres de l’équipe à l’utilisation et aux règles de communication.

Impact sur la collaboration, l’efficacité et la communication

L’utilisation de Slack peut transformer durablement la collaboration et la communication internes dans les cabinets :

• Transparence accrue : Les informations sont accessibles à tout moment et traçables pour les collaborateurs autorisés.
• Communication directe : Des échanges rapides et des délais de réponse courts grâce à l’interaction par chat.
• Réduction des e-mails : Beaucoup de demandes et d’accords standards se font directement sur Slack, réduisant ainsi le volume d’e-mails.
• Gain d’efficacité : Moins de temps consacré à la recherche d’informations ou à la coordination.

Opportunités et défis dans la pratique

Opportunités

• Flexibilité : Les échanges peuvent avoir lieu indépendamment du lieu et sont également possibles sur mobile.
• Structuration de l’information : Les canaux permettent une classification claire par sujets et projets.
• Processus de travail intégrés : Les liens avec les calendriers ou la gestion des tâches facilitent l’organisation quotidienne.

Défis

• Surcharge d’information : En cas de nombreux canaux et messages, il peut y avoir surcharge ou perte de lisibilité.
• Protection des données : La manipulation rigoureuse des informations sensibles ou confidentielles est nécessaire. Des règles claires de protection des données doivent être respectées.
• Acceptation et formation : Tous les collaborateurs ne sont pas forcément familiers avec les nouveaux modes de communication numérique et nécessitent parfois une introduction et un accompagnement.

Exemples pratiques pour l’utilisation au quotidien dans un cabinet

• Canaux liés aux dossiers : Pour chaque dossier, un canal spécifique est créé où sont regroupées toutes les informations, rendez-vous et accords pertinents.
• Questions et réponses : Un canal central sert à collecter et à répondre rapidement aux questions fréquemment posées (par exemple sur les processus ou les outils).
• Concertations d’équipe : La réunion hebdomadaire de l’équipe est préparée et consignée dans un canal dédié.
• Onboarding : Les nouveaux collaborateurs reçoivent l’accès à un canal où toutes les informations importantes, les interlocuteurs et les processus sont présentés.

Questions fréquemment posées

Quels sont les avantages de Slack par rapport à la communication par e-mail ?

Slack permet une communication structurée, thématique et en temps réel. Les informations sont plus facilement accessibles et les voies de concertation sont raccourcies.

Slack convient-il à l’échange d’informations confidentielles ?

Slack met en place des mécanismes techniques de sécurité ; néanmoins, les données particulièrement confidentielles doivent continuer à être traitées conformément aux exigences en matière de protection des données, et les documents sensibles partagés par d’autres moyens.

Qui décide des canaux à créer ?

En règle générale, les canaux sont créés par les responsables d’équipe ou après concertation au sein d’une équipe, afin de s’assurer que l’organisation correspond aux processus de travail.

Comment puis-je me familiariser avec Slack ?

De nombreux cabinets proposent des présentations ou des formations internes à l’utilisation de Slack. Les guides officiels et les espaces d’aide de la plateforme sont également utiles pour une prise en main rapide.

Cet article fournit une base pour la compréhension de Slack comme outil et mode d’organisation dans la vie quotidienne moderne d’un cabinet. Slack contribue à rendre la collaboration plus efficace, transparente et flexible – à condition que son usage s’effectue selon des règles claires et des processus concertés.

Questions fréquemment posées

Quelles sont les obligations en matière de protection des données à respecter lors de l’utilisation de Slack en entreprise ?

Lors de l’utilisation de Slack dans un contexte professionnel, de nombreuses obligations en matière de protection des données doivent être respectées, notamment concernant la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cela inclut tout d’abord le choix légal du service, en particulier si Slack transfère des données personnelles dans des pays hors UE. Slack étant un fournisseur américain, il peut y avoir des transferts vers des pays tiers, ce qui implique des exigences juridiques particulières (par exemple, signature de clauses contractuelles types, réalisation d’une évaluation d’impact sur le transfert). Il est également nécessaire d’informer de manière transparente les collaborateurs sur le traitement de leurs données (rédaction et communication des déclarations de protection des données), ainsi que de veiller à ce que seules les données strictement nécessaires soient collectées et traitées (minimisation des données). Des accords contractuels sur le traitement des données conformément à l’art. 28 RGPD doivent être conclus. Les entreprises sont également tenues de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles (TOM) pour protéger les données et de vérifier régulièrement leur conformité. Le respect des droits des personnes concernées, comme le droit d’accès, de rectification et de suppression, doit également être garanti. Les autorisations Slack doivent être définies de manière aussi restrictive que possible et les journaux d’accès vérifiés. En outre, il est recommandé de documenter tous les processus dans le registre des activités de traitement.

Le comité d’entreprise et/ou la représentation du personnel doivent-ils être impliqués avant l’introduction de Slack ?

L’utilisation de Slack dans une entreprise peut être soumise à la codécision, lorsqu’un comité d’entreprise existe. Selon l’article 87 de la Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG, Loi sur la constitution des entreprises), le comité d’entreprise dispose notamment de droits de co-détermination si l’introduction de Slack implique des technologies de surveillance susceptibles de contrôler la performance et le comportement des employés. Slack enregistrant des activités telles que l’envoi de messages, le statut de présence et les collaborations, un contrôle potentiel de la performance et du comportement est possible. Par conséquent, le comité d’entreprise doit, en règle générale, être informé au préalable du projet et participer à sa mise en œuvre, notamment lors de la définition des conditions d’utilisation et des questions de protection des données. Il peut être nécessaire de conclure un accord d’entreprise relatif à Slack, qui règle l’utilisation, l’accès et la surveillance. Les entreprises doivent documenter ces étapes afin de minimiser les risques juridiques.

Est-il juridiquement sûr d’échanger des données personnelles sensibles via Slack ?

La transmission de données personnelles sensibles via Slack pose des problèmes juridiques et doit être évitée autant que possible. Les données sensibles au sens de l’art. 9 RGPD (par exemple les données de santé, l’appartenance religieuse) sont soumises à un niveau de protection accru. Étant donné que le traitement des données par Slack s’effectue généralement via des serveurs situés en dehors de l’UE, les exigences sont renforcées concernant le chiffrement, les restrictions d’accès et la sécurité des données. Par défaut, Slack chiffre les données « en transit » et « au repos », mais il subsiste un risque résiduel d’accès non autorisé par des tiers, notamment par les autorités américaines dans le cadre du Cloud Act. Les entreprises doivent donc réaliser une analyse de risques spécifique et, le cas échéant, prévoir des moyens de communication alternatifs plus sûrs pour les données particulièrement sensibles. Dans ces cas, le consentement des personnes concernées est généralement requis et le transfert doit être documenté.

Quelles règles juridiques s’appliquent à la conservation et à la suppression des données stockées sur Slack ?

D’un point de vue juridique, l’obligation de suppression et de conservation correcte des données sur Slack est d’une importance centrale. Les entreprises sont soumises à des délais de conservation légaux (par exemple commerciaux ou fiscaux, généralement 6 ou 10 ans). Il doit être garanti techniquement et organisationnellement que les données pertinentes puissent être exportées et archivées correctement, mais aussi supprimées à l’expiration du délai. Les versions payantes de Slack offrent des possibilités élargies d’archivage et de suppression des données. Les conversations stockées dans la partie publique doivent être contrôlées régulièrement, et des règles d’effacement automatique des messages (politiques de conservation) doivent être mises en place. Il faut s’assurer que les données personnelles soient supprimées à l’expiration de la période de conservation ou sur demande, et que les tiers externes (par exemple Slack en tant que prestataire) n’en conservent pas de copies.

Quels sont les risques de responsabilité pour les entreprises lors de l’utilisation de Slack ?

Les entreprises assument l’entière responsabilité, au sens du droit de la protection des données, pour l’utilisation de Slack et toute violation éventuelle des règles de protection des données. Des risques de responsabilité peuvent découler du transfert illicite de données vers des pays tiers, d’une information insuffisante des personnes concernées, de la non-considération de leurs droits et de la non-application de mesures techniques et organisationnelles. Les amendes prévues par le RGPD peuvent être très sévères ; elles dépendent de la gravité de la violation et peuvent atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial. Il existe en outre des risques de procédures civiles en dommages et intérêts intentées par les personnes concernées, ainsi que des atteintes à la réputation. Les entreprises doivent donc documenter en détail toutes les exigences du RGPD et vérifier et adapter régulièrement leur utilisation de Slack au regard de la protection des données.

Slack peut-il être utilisé dans la communication avec des clients ou des partenaires commerciaux ?

L’utilisation professionnelle de Slack avec des clients ou des partenaires commerciaux externes nécessite également, de leur côté, le respect des exigences en matière de protection des données, en particulier les obligations d’information et éventuellement de consentement. Si des données personnelles sont traitées, il faut veiller à ce que l’utilisation par les tiers repose sur une base juridique claire et informée. Il convient d’examiner s’il s’agit d’un traitement pour le compte d’autrui ou d’une responsabilité conjointe, à régler contractuellement (accord de co-responsabilité « Joint Controller »). Lors de l’utilisation, il faut également garantir la conformité des transferts vers des pays tiers et la possibilité pour les utilisateurs externes d’exercer leurs droits de suppression et d’accès. Il est conseillé d’informer avec transparence les clients et partenaires de l’utilisation de Slack et, le cas échéant, de restreindre la communication à des contenus non sensibles.

Quelles sont les exigences pour la sécurité informatique concernant Slack ?

La sécurité informatique lors de l’utilisation de Slack est soumise à des exigences légales, notamment celles de l’art. 32 RGPD, selon lesquelles les entreprises doivent mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles. Cela comprend, entre autres, le chiffrement des données stockées et transmises, l’instauration de droits d’accès restrictifs, des actualisations et correctifs réguliers, la journalisation des accès ainsi que l’authentification multifacteur. Les administrateurs doivent proposer régulièrement des formations aux utilisateurs et identifier et corriger les failles de sécurité par des audits réguliers. En cas de soupçon d’incident de sécurité, il existe l’obligation d’informer sans délai l’autorité de contrôle ainsi que, le cas échéant, les personnes concernées. Les entreprises sont tenues d’élaborer et de mettre en œuvre des directives documentées pour l’utilisation sécurisée de Slack.