Processus d’onboarding
Le processus d’onboarding désigne l’intégration structurée des nouveaux collaborateurs dans une entreprise ou une organisation. Dans le contexte d’un cabinet, ce processus englobe toutes les mesures visant à accompagner les nouveaux membres de l’équipe, depuis la signature du contrat jusqu’à leur pleine intégration dans l’environnement de travail. L’objectif du processus d’onboarding est de garantir un démarrage en douceur, de favoriser la motivation et de rendre l’intégration efficace.
Définition et importance du processus d’onboarding
Le terme onboarding vient de l’anglais et signifie littéralement « prendre à bord ». Dans la pratique, le processus d’onboarding comprend toutes les étapes qui aident les nouveaux collaborateurs à s’orienter dans leur nouvel environnement professionnel et à assumer leurs tâches avec succès. Cela inclut, entre autres, l’accueil lors du premier jour de travail, la mise à disposition de tous les outils de travail nécessaires, la présentation à l’équipe, la transmission des procédures organisationnelles et des informations concernant les méthodes et valeurs en vigueur.
L’importance du processus d’onboarding n’a cessé de croître ces dernières années. Une intégration soignée permet non seulement aux nouveaux arrivants de commencer leur activité plus rapidement, mais elle a également un impact positif sur leur attachement à l’entreprise et sur la satisfaction vis-à-vis de leur nouvelle relation de travail.
Intégration dans le processus de recrutement : rôle et importance pour l’entrée dans un cabinet
Le processus d’onboarding débute généralement après la conclusion réussie de la procédure de recrutement, avec la signature du contrat de travail. Il se termine dès lors que les nouveaux collaborateurs sont pleinement intégrés aux processus de travail et à l’équipe. Dans un cabinet, cette démarche structurée revêt une importance particulière, car la collaboration personnelle et la compréhension commune des procédures internes constituent la base d’une coopération réussie.
Pour les candidats, un processus d’onboarding bien conçu signifie qu’ils découvrent non seulement les tâches professionnelles, mais sont également intégrés socialement à l’équipe. Les informations sur les méthodes de travail, les formes de communication, la gestion des dossiers et le quotidien du cabinet sont transmises de manière ciblée afin de réduire les incertitudes et de faciliter l’intégration immédiate.
Déroulement typique du processus d’onboarding
- Préparation : Avant même le premier jour de travail, des informations sont souvent envoyées, des personnes de contact nommées et des détails organisationnels clarifiés.
- Accueil et introduction : Le premier jour, un accueil personnalisé a généralement lieu. Des documents importants et les identifiants d’accès sont remis, l’équipe est présentée et les premières procédures organisationnelles sont expliquées.
- Phase d’intégration : Durant une certaine période, les nouveaux collaborateurs bénéficient d’une intégration et de retours d’information systématiques. Des entretiens réguliers favorisent l’intégration et permettent de clarifier les questions en suspens.
- Clôture : Le processus d’onboarding est considéré comme terminé dès que le collaborateur ou la collaboratrice peut agir de manière autonome et sûre dans le quotidien du cabinet.
Exigences et attentes du côté de l’employeur
Les employeurs poursuivent différents objectifs avec le processus d’onboarding et ont des attentes claires vis-à-vis des nouveaux membres de l’équipe :
- Participation active : Les nouveaux collaborateurs doivent prendre des initiatives, se familiariser avec les processus et poser des questions en cas d’incertitude.
- Ouverture d’esprit et volonté de communiquer : Une attitude ouverte et la disposition au dialogue facilitent l’intégration et favorisent l’insertion dans l’équipe.
- Fiabilité et ponctualité : Le respect des délais et des consignes organisationnelles est exigé.
- Compréhension et application des procédures : Les nouveaux membres de l’équipe doivent pouvoir appliquer rapidement les méthodes de travail et processus transmis lors de l’onboarding.
Un processus d’onboarding conçu professionnellement permet aussi à l’employeur de détecter précocement le potentiel d’évolution, de combler de manière ciblée d’éventuelles lacunes et d’ajuster les attentes respectives.
Malentendus ou interprétations erronées typiques
Il existe quelques malentendus et interprétations erronées concernant le terme « processus d’onboarding » :
- Assimilation à une simple période d’intégration : L’onboarding englobe bien plus qu’une simple transmission de connaissances ou une introduction technique. Il inclut notamment des mesures d’intégration sociale et culturelle.
- Limitation au premier jour de travail : Le processus ne se limite pas au premier jour, mais accompagne généralement l’intégration sur plusieurs semaines ou mois.
- Responsabilité unilatérale : La réussite de l’intégration n’incombe pas uniquement à l’employeur. Les nouveaux collaborateurs doivent eux aussi s’impliquer activement.
Conseils pratiques pour les candidats
Un processus d’onboarding efficace offre l’opportunité de s’intégrer rapidement et sereinement dans le nouvel environnement. Les conseils suivants aident à tirer le meilleur parti de cette phase :
- Lire attentivement les documents et informations : Les informations fournies avant le premier jour de travail donnent un premier aperçu du cabinet et des processus.
- Poser des questions : Les incertitudes doivent être abordées ouvertement. Cela témoigne d’intérêt et d’engagement.
- Créer du réseau et nouer des contacts : Dialoguer avec les collègues facilite l’intégration sociale.
- Demander activement des retours : Le feedback aide à mieux s’orienter et à optimiser ses propres méthodes de travail.
- Communiquer ses propres attentes : Un échange sur les aspirations et perspectives d’évolution est bénéfique pour les deux parties.
Questions fréquemment posées
Combien de temps dure le processus d’onboarding dans un cabinet ?
La durée varie selon le cabinet et la fonction. En général, elle est comprise entre quatre semaines et six mois, selon les exigences individuelles et les domaines d’activité.
Suis-je déjà membre à part entière de l’équipe pendant le processus d’onboarding ?
Oui, les nouveaux collaborateurs font partie de l’équipe dès la signature du contrat. Le processus d’onboarding sert simplement à faciliter leur intégration complète.
Que se passe-t-il en cas d’incertitudes ou de questions pendant l’onboarding ?
Les questions et incertitudes sont normales. Il est expressément recommandé de les aborder ouvertement et de demander régulièrement des retours.
Quel rôle jouent les supérieurs hiérarchiques directs pendant l’onboarding ?
Les supérieurs hiérarchiques directs assurent souvent la coordination du processus d’onboarding. Ils sont les premiers interlocuteurs et accompagnent l’intégration en collaboration avec d’autres membres de l’équipe.
Existe-t-il des différences entre l’onboarding numérique et l’onboarding classique ?
Oui, notamment en ce qui concerne l’introduction personnelle et l’intégration, des différences peuvent exister. Les processus d’onboarding numériques s’appuient davantage sur les réunions en ligne, les plateformes d’apprentissage numériques et la communication électronique. Cependant, les objectifs de fond restent identiques.
Cet article vise à offrir aux candidats du milieu des cabinets une compréhension globale du terme « processus d’onboarding » et à les préparer à participer activement à leur intégration.
Questions fréquemment posées
Quelles exigences légales doivent être respectées en matière de vérification d’identité dans le cadre du processus d’onboarding ?
Dans le cadre du processus d’onboarding, la vérification d’identité est légalement régie par diverses lois nationales et internationales, notamment la loi sur le blanchiment d’argent (GwG), la loi sur le secteur bancaire (KWG) ainsi que par des directives européennes de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Les entreprises sont tenues de vérifier et de documenter sans équivoque l’identité des nouveaux employés ou partenaires commerciaux. Cela inclut la présentation et la vérification de documents officiels (carte d’identité, passeport, titre de séjour électronique), la saisie des données pertinentes et la réalisation de contrôles de plausibilité. Dans le contexte numérique, des procédures conformes à la loi telles que la procédure VideoIdent ou eID sont autorisées, avec des exigences particulières en matière de protection des données et de sécurité informatique. Les violations de ces obligations peuvent entraîner des conséquences civiles et pénales pour les entreprises et les personnes concernées.
Quelles obligations d’information l’employeur a-t-il lors du début de la relation de travail ?
L’employeur est tenu de fournir au nouvel employé toutes les informations pertinentes pour la relation de travail, au plus tard un mois après l’entrée en fonction et sous forme écrite. Cela comprend notamment les indications sur le lieu de travail, la description des tâches, la rémunération, le temps de travail, les congés, les délais de préavis et les références aux conventions collectives ou accords d’entreprise en vigueur. Ces obligations découlent, en particulier, de la loi sur la preuve du contrat de travail (NachwG) ainsi qu’éventuellement de la loi sur le temps partiel et l’emploi à durée déterminée (TzBfG), de la loi sur le temps de travail (ArbZG) et d’autres dispositions pertinentes du droit du travail. Le non-respect de ces obligations expose l’employeur à des amendes et à des risques de litiges avec le personnel.
Quels aspects relatifs à la protection des données doivent être pris en compte lors de l’onboarding ?
Lors de l’onboarding, des données à caractère personnel – parfois particulièrement sensibles au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) – sont régulièrement collectées et traitées. Les employeurs doivent veiller à ce que seules les données strictement nécessaires à la finalité soient traitées (principe de minimisation des données). Le traitement n’est autorisé que sur une base légale, en règle générale l’exécution du contrat de travail (art. 6, al. 1, let. b RGPD) ou le respect d’obligations légales. Les personnes concernées doivent être informées de manière exhaustive du traitement de leurs données conformément aux art. 13 et 14 RGPD. Par ailleurs, des mesures techniques et organisationnelles doivent être prises pour assurer la sécurité des données. Les obligations en matière de protection des données et les consentements éventuellement nécessaires doivent être documentés.
Quels documents doivent impérativement être remplis et archivés, d’un point de vue légal, lors du processus d’onboarding ?
Les documents légalement obligatoires du processus d’onboarding incluent, entre autres, le contrat de travail, l’accusé de réception de l’information sur la protection des données, la formation à la sécurité au travail et, le cas échéant, les accords collectifs essentiels. Sont également à remplir et archiver : les déclarations à l’assurance sociale, les attestations fiscales, l’information conformément à la Loi générale sur l’égalité de traitement (AGG), ainsi que la preuve des instructions et formations effectuées. L’archivage dépend des délais légaux, généralement de six à dix ans, selon le document et la base réglementaire (notamment Code du commerce, Code fiscal, droit relatif à la protection des données).
Quels droits et obligations découlent de la loi AGG durant l’onboarding ?
La Loi générale sur l’égalité de traitement (AGG) oblige les employeurs à veiller, dès le processus d’onboarding, à ce qu’aucune discrimination ne soit exercée en raison des caractéristiques citées à l’art. 1 AGG (par ex. sexe, origine ethnique, religion, convictions, handicap, âge, orientation sexuelle). Les entreprises sont tenues d’informer tous les salariés sur l’AGG et sur les possibilités de réclamation assorties de sanctions. Les pratiques, questions ou actions discriminatoires pendant l’onboarding peuvent donner lieu à des demandes de dommages et intérêts ou de réparation. Les employeurs doivent mettre en place des mesures de prévention et consigner le respect du principe d’égalité de traitement.
Quelles instructions en médecine du travail et en sécurité sont légalement requises ?
Selon la loi sur la sécurité au travail (ArbSchG), le décret sur les lieux de travail (ArbStättV) et les réglementations sur la prévention des accidents (DGUV), les nouveaux salariés doivent être instruits avant de commencer leur activité sur les questions relatives à la sécurité au travail. Cela inclut la sensibilisation aux dangers sur le lieu de travail, les mesures de premiers secours, la prévention des incendies ainsi que l’utilisation des équipements de protection individuelle, le cas échéant. Ces instructions doivent être documentées et répétées régulièrement. Pour certains métiers, un examen médical préalable à la prise de poste est obligatoire. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des amendes et des engagements de responsabilité en cas de dommage.