Practice Group
Définition et origine du terme
Le terme Practice Group provient du contexte des cabinets d’avocats anglophones. Traduction littérale, il signifie à peu près groupe de pratique ou groupe de travail. Les Practice Groups constituent une caractéristique organisationnelle centrale dans de nombreux cabinets d’avocats d’affaires internationaux. Ils désignent au sein d’un cabinet un groupe d’avocats qui se consacrent ensemble à un domaine juridique spécifique, à une solution sectorielle ou à une prestation axée sur un sujet. Le découpage en Practice Groups facilite la spécialisation, la collaboration et le développement d’une expertise dans un champ thématique déterminé.
À l’origine, ce modèle s’est imposé dans les cabinets anglo-américains, mais il se répand de plus en plus dans les pays germanophones et à l’international.
Signification dans le contexte d’un cabinet
Dans les cabinets, le terme Practice Group désigne la structuration interne selon les domaines juridiques ou secteurs économiques, tels que Corporate/M&A, droit du travail ou Banking & Finance. L’attribution à un Practice Group permet au cabinet de traiter les dossiers en fonction de la spécialisation et d’optimiser l’utilisation des ressources. Souvent, plusieurs personnes de différents niveaux hiérarchiques collaborent au sein d’un Practice Group, allant des jeunes professionnels jusqu’aux associés expérimentés.
Les Practice Groups jouent également un rôle important dans le recrutement et le développement stratégique du cabinet. Les nouveaux collaborateurs sont généralement affectés à un Practice Group spécifique, ce qui facilite leur intégration et leur évolution professionnelle.
Conditions cadres
Aspects juridiques
Les Practice Groups ne sont pas des entités juridiques indépendantes, mais uniquement des unités organisationnelles internes au cabinet. Ils ne constituent pas de relations juridiques particulières, mais servent à organiser les processus internes. L’appartenance à une Practice Group n’est généralement pas prévue contractuellement et peut évoluer en fonction des mandats ou des intérêts.
Aspects organisationnels
La mise en œuvre organisationnelle des Practice Groups varie selon la taille et la structure du cabinet. Certains cabinets instaurent des Practice Groups clairement définis avec une direction attitrée, des réunions régulières et une responsabilité budgétaire propre. D’autres privilégient des groupements plus flexibles, adaptés de manière ponctuelle aux besoins spécifiques des dossiers.
Une caractéristique essentielle réside dans la collaboration interdisciplinaire, qui s’étend fréquemment à d’autres équipes telles que Knowledge Management, les assistants ou le Business Development.
Aspects culturels
L’appartenance à un Practice Group façonne souvent l’identité professionnelle et le réseau interne. Les formations communes, les discussions de dossiers et la rédaction de publications spécialisées constituent des éléments typiques de la vie du groupe. Dans les cabinets opérant à l’international, les Practice Groups existent souvent au-delà des frontières et travaillent dans des équipes transnationales.
Exemples pratiques et scénarios types
Un cabinet d’avocats d’affaires international structure ses principaux domaines d’activité en Practice Groups tels que Real Estate, Intellectual Property ou Tax. Les candidats précisent souvent leur préférence pour un Practice Group particulier lors de la candidature. Les nouveaux collaborateurs sont généralement affectés et suivis dans un Practice Group, où ils travaillent sur des dossiers, bénéficient de formations internes et développent leur carrière dans la spécialité choisie. Pour la conquête de nouveaux dossiers, une équipe de pitch est constituée de membres de différents Practice Groups afin de conseiller le client de manière globale. Dans des affaires complexes couvrant plusieurs domaines juridiques, divers Practice Groups collaborent sur la base d’un projet commun.
Différences avec des notions similaires et risques de confusion
Le terme Practice Group est parfois confondu avec des notions telles que équipe, département ou section . Si ces termes désignent généralement des unités organisationnelles, le Practice Group se réfère spécifiquement à une orientation thématique ou sectorielle au sein du cabinet.
Une erreur fréquente consiste à penser que les Practice Groups suivent toujours des règles strictes ou sont exclusivement responsables du traitement des dossiers. En réalité, en fonction de la culture et de la taille du cabinet, il existe différentes formes, allant des groupes de travail informels jusqu’à des pôles stratégiquement pilotés.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Qu’est-ce qu’un Practice Group dans un cabinet ?
Un Practice Group est un groupe interne à un cabinet, dédié à un domaine juridique ou à un secteur spécifique.
En quoi les Practice Groups se distinguent-ils des équipes ou des départements ?
Les Practice Groups sont organisés autour d’une expertise ou d’une thématique précise, indépendamment de la hiérarchie ou de la structure de personnel du cabinet. Les équipes ou départements sont généralement des structures organisationnelles avec des responsabilités fixes.
Dois-je impérativement choisir un Practice Group lors de ma candidature ?
Dans de nombreux cabinets, les candidats peuvent exprimer une préférence, mais l’affectation définitive dépend souvent des besoins du cabinet et du profil individuel. Dans certains cas, il est possible de collaborer avec plusieurs Practice Groups au départ.
Quel rôle jouent les Practice Groups dans le développement personnel ?
Les Practice Groups offrent des formations ciblées, permettent de travailler sur des mandats spécialisés et favorisent les échanges entre collègues partageant les mêmes intérêts professionnels.
Existe-t-il des Practice Groups aussi dans les cabinets de taille plus modeste ?
Le concept se trouve principalement dans les cabinets de taille moyenne ou grande, mais il peut aussi être appliqué dans de plus petites structures pour organiser les domaines d’activité.
Par la définition et l’explication du terme Practice Group ainsi que des scénarios et structures types, les jeunes professionnels trouvent des repères concrets pour la vie quotidienne en cabinet et l’environnement international.
Questions fréquemment posées
Comment les mandats sont-ils attribués à un Practice Group dans un cabinet ?
Dans un cabinet, les mandats sont généralement attribués à un Practice Group en fonction de leur contenu et de leur spécialité juridique. Cette décision est prise après une analyse approfondie des faits sous-jacents ainsi que des exigences spécifiques du secteur et de la matière. L’attribution est généralement confiée à un associé expérimenté ou à un comité, qui met en adéquation les besoins de chaque mandat avec les compétences des différents Practice Groups. Parmi les critères pris en compte figurent la spécialisation des avocats du Practice Group concerné, les références sur des dossiers similaires, les compétences régionales et d’éventuels conflits d’intérêts. Une documentation précise de la répartition des dossiers vise aussi à garantir la conformité aux exigences professionnelles et la qualité des prestations.
Quelles sont les conditions juridiques applicables à la collaboration interne au sein d’un Practice Group ?
La collaboration interne au sein d’un Practice Group est soumise à de nombreuses exigences légales, notamment le droit professionnel des avocats et les obligations déontologiques. Il s’agit, entre autres, du devoir de confidentialité selon l’article 43a al. 2 BRAO et du respect de la mission du mandat. Au sein d’un Practice Group, la transmission d’informations relevant d’un mandat n’est permise que dans la mesure strictement nécessaire à son bon traitement. De plus, des mesures doivent être prises pour assurer la protection des données, notamment conformément au RGPD, lorsque des données à caractère personnel sont traitées d’un dossier à l’autre. Les conflits d’intérêts découlant de la collaboration de différents membres doivent être évalués et, le cas échéant, évités conformément à l’article 43a al. 4 BRAO et à l’article 356 du Code pénal (StGB).
Quelles exigences de conformité les Practice Groups doivent-ils respecter ?
Les Practice Groups doivent respecter l’ensemble des exigences de conformité imposées par la déontologie de la profession d’avocat, la législation sur la lutte contre le blanchiment d’argent (GwG) et d’autres textes spécifiques. Le Practice Group doit veiller à la mise en œuvre de processus internes pour prévenir le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Cela comprend les obligations d’identification prévues par le GwG, les obligations de documentation et de déclaration, ainsi que des formations régulières de tous les membres du groupe sur les sujets de conformité concernés. Par ailleurs, le Practice Group est tenu de mettre en place un système de contrôle interne (IKS) afin de surveiller le respect des prescriptions légales et internes. Les violations des obligations de conformité peuvent entraîner de graves conséquences juridiques et disciplinaires pour le cabinet et les avocats concernés.
Quels effets ont les conflits d’intérêts sur le travail d’un Practice Group ?
Les conflits d’intérêts ont un impact immédiat sur l’acceptation et le traitement des mandats par un Practice Group. En cas de conflit d’intérêts possible ou avéré, par exemple en cas de représentation d’intérêts opposés selon l’article 43a al. 4 BRAO ou l’article 3 BORA, le Practice Group n’a pas le droit d’accepter le mandat ou doit y renoncer sans délai. L’évaluation des conflits d’intérêts est souvent soutenue par des logiciels spécialisés et des procédures documentées. Une surveillance permanente est nécessaire, car des conflits d’intérêts peuvent également survenir en cours de mandat. Par ailleurs, la répartition des Practice Groups au sein du cabinet – par exemple par la mise en place de « Chinese Walls » – peut s’avérer un moyen efficace pour éviter les conflits déontologiques.
Quelles obligations de documentation existent au sein d’un Practice Group ?
Au sein d’un Practice Group, de vastes obligations de documentation existent concernant le traitement des mandats, les processus décisionnels et la communication interne. Elles incluent la tenue exhaustive de toutes les prestations de conseil juridique, la justification claire de l’attribution des dossiers et le procès-verbal des réunions ou concertations significatives. La gestion des documents et des dossiers est également réglementée par l’article 50 BRAO et le RGPD ; il faut donc s’assurer en permanence de la confidentialité et de l’intégrité des données. En outre, le Practice Group doit mettre en place des procédures d’archivage sécurisé et de destruction des documents sensibles dans les délais prévus.
Comment la responsabilité est-elle structurée au sein d’un Practice Group ?
Sur le plan juridique, la responsabilité au sein d’un Practice Group est clairement définie. La direction technique et organisationnelle est généralement assurée par un Practice Group Leader dit « chef de groupe », qui veille au respect des obligations juridiques, à l’orientation stratégique du groupe et à la garantie de la qualité. Néanmoins, chaque avocate et chaque avocat assume individuellement la responsabilité du traitement conforme des mandats conformément à l’article 43 BRAO. La fonction de direction comprend par ailleurs l’obligation de veiller à la formation continue et au respect des standards internes et externes, ainsi qu’à signaler de manière proactive tout manquement ou risque à la direction du cabinet. En cas de manquement à leurs obligations, tant le groupe que chaque responsable engagent leur responsabilité selon les principes généraux du droit civil et professionnel.
Quel rôle jouent les Practice Groups dans le transfert de savoir au sein des cabinets ?
Les Practice Groups jouent un rôle central dans le transfert de connaissance au sein des cabinets. Ils favorisent l’échange continu sur les dernières évolutions juridiques, la jurisprudence actuelle et les meilleures pratiques dans leur domaine de compétence. Le Practice Group organise à cet effet des formations internes, des ateliers et des réunions pour garantir une base de connaissances harmonisée à tous ses membres. Ils sont souvent à l’initiative de guides internes, de manuels ou d’informations à destination des clients. Le transfert de savoir s’effectue toujours dans le respect des réglementations en matière de protection des données et des obligations professionnelles, de sorte que les informations confidentielles sur les dossiers ne peuvent être échangées qu’au sein des groupes et cercles de personnes autorisés. Une documentation et une évaluation rigoureuses du transfert de savoir font en outre partie intégrante des mesures d’assurance qualité du cabinet.