Pitch Book

Pitch Book

Définition et classification du terme Pitch Book

Un Pitch Book est un support de présentation structuré permettant à un cabinet d’avocats de se présenter à des clients potentiels ou à des donneurs d’ordre existants. L’objectif d’un Pitch Book est d’exposer de manière convaincante ses propres performances, son expérience et son adéquation pour un mandat ou un projet de conseil spécifique. Le terme provient à l’origine du secteur du conseil en entreprise et des banques d’investissement, mais il est de plus en plus utilisé au quotidien par les avocats.

Le Pitch Book met en avant la présentation du cabinet, de l’équipe, des domaines de compétence pertinents ainsi que des exemples de projets menés avec succès. Les termes « présentation », « offre » ou « présentation de mandat » sont parfois utilisés comme synonymes, mais le Pitch Book consiste généralement en une présentation structurée, souvent sous forme numérique.

Rôle dans le quotidien du cabinet : importance et champs d’application typiques

Les Pitch Books occupent une place centrale dans le processus organisationnel d’acquisition de mandats d’un cabinet. Ils sont généralement préparés lorsqu’un cabinet est invité à participer à un processus de sélection – par exemple lors de « beauty contests », de présentations concurrentielles, ou lorsque des intéressés demandent expressément une offre.

Les principaux champs d’application des Pitch Books sont :

• Présentation lors d’un premier contact avec des clients potentiels,
• Présentations lors d’appels d’offres ou de procédures de sélection (pitches),
• Organisation d’événements d’information ou participation à des salons,
• Accompagnement d’ateliers ou de réunions stratégiques avec des donneurs d’ordre,
• Mise à disposition d’offres de conseil précises pour des questions complexes et exigeantes.

Processus, déroulement et méthodes

Élaboration d’un Pitch Book

Le processus commence généralement par une demande structurée – soit de la part d’un tiers intéressé, soit par une décision interne de participer à une procédure de sélection. Suit alors la collecte de toutes les informations et matériaux nécessaires :

1. Briefing et analyse : clarification des exigences, des objectifs et des contenus. À ce stade, les attentes et le contexte du mandat potentiel sont d’abord recensés.
2. Recherche : préparation des projets de référence pertinents, présentation de l’équipe et rassemblement des compétences indispensables au mandat.
3. Élaboration du contenu : structuration de la présentation en différents chapitres, tels que : portrait du cabinet, concept de conseil, expérience et démarche.
4. Mise en forme : mise en page visuelle, design et intégration de graphiques, d’organigrammes ou de plannings.
5. Concertations internes : les collaborateurs impliqués, en particulier ceux qui suivront ultérieurement le mandat, vérifient les documents et complètent les contenus.
6. Validation et envoi : après validation finale, le Pitch Book est envoyé sous format numérique ou papier aux personnes intéressées ou présenté lors d’une réunion.

Méthodes de présentation

Les Pitch Books peuvent être conçus sous forme de document (par ex. PDF) ou de présentation de diapositives (par ex. PowerPoint). Des outils numériques sont souvent utilisés pour intégrer éléments comme vidéos, graphiques interactifs ou études de cas.

Cadre et standards

Les Pitch Books suivent une structure stricte ainsi qu’une série d’exigences organisationnelles et techniques :

• Charte graphique (Corporate Design) : Le design visuel suit les exigences du cabinet afin de garantir une image extérieure cohérente.
• Confidentialité : Les données personnelles et informations spécifiques au projet ne doivent être utilisées qu’après validation et dans le respect des règles de protection des données applicables.
• Bases de données et gestion des connaissances : Pour réaliser un Pitch Book de manière efficace, les cabinets utilisent souvent des bases de données centrales réunissant des textes types, références, biographies des membres de l’équipe et récits de réussites.
• Assurance qualité : Une relecture finale, des corrections par divers collaborateurs ainsi qu’une terminologie uniforme font partie intégrante du processus.

Application pratique : quotidien professionnel avec les Pitch Books

Pour les collaborateurs, participer à la réalisation d’un Pitch Book exige à la fois des compétences en communication et en organisation. Les tâches peuvent inclure, par exemple, la collecte de données sur des projets, la coordination du concept de présentation avec des collègues de différentes équipes ainsi que la mise en valeur ciblée des compétences individuelles.

Au quotidien, les Pitch Books sont souvent réalisés sous pression. Le travail préparatoire systématique, c’est-à-dire la création et la mise à jour de contenus standards, est donc essentiel pour pouvoir répondre efficacement et de manière fiable à des demandes de dernière minute. Surtout pour les jeunes professionnels, travailler sur des Pitch Books offre l’opportunité d’avoir une vue d’ensemble des mandats, de développer leur réseau au sein du cabinet et de contribuer activement au positionnement du cabinet vers l’extérieur.

Opportunités et défis dans le travail quotidien du cabinet

Opportunités :

• Les Pitch Books offrent la possibilité de mettre particulièrement en avant les points forts et les spécificités du cabinet.
• Le travail sur les Pitch Books favorise la collaboration entre différentes équipes et permet d’obtenir un aperçu de divers domaines d’expertise.
• Grâce à l’utilisation de Pitch Books, les jeunes collaborateurs peuvent assumer très tôt des responsabilités et être directement impliqués dans les processus d’acquisition de nouveaux clients.
• Une actualisation continue et la digitalisation améliorent les processus de travail et l’image externe du cabinet.

Défis :

• La création nécessite souvent une coordination rapide et une concertation efficace entre plusieurs parties prenantes.
• La gestion de références actualisées et pertinentes ainsi que la garantie d’une présentation extérieure uniforme sont chronophages.
• Le respect des exigences en matière de protection des données ainsi que la vérification des contenus sensibles exigent de la rigueur et un contrôle minutieux.
• La présentation auprès de clients potentiels exige un haut degré de compétence en communication.

Questions fréquemment posées (FAQ)

À quoi sert un Pitch Book dans un cabinet d’avocats ? Les Pitch Books sont utilisés pour présenter le cabinet, en particulier dans le cadre de procédures de sélection, d’offres de conseil ou lors de l’acquisition de nouveaux mandats.Qui participe à la création d’un Pitch Book ? En règle générale, différents collaborateurs travaillent ensemble : l’équipe responsable du mandat concerné, le marketing ou le business development, parfois les secrétariats et le service informatique interne.Combien de temps dure la réalisation d’un Pitch Book ? En fonction de l’ampleur et de la complexité, quelques jours à plusieurs semaines peuvent être nécessaires. Une préparation minutieuse et des bases de données bien entretenues raccourcissent le processus de manière significative.À quelle fréquence les Pitch Books sont-ils utilisés dans le quotidien d’un cabinet ? Cela dépend de la taille et de l’orientation du cabinet. Les cabinets de plus grande taille réalisent régulièrement des Pitch Books, surtout pour les appels d’offres complexes ou les grands mandats.Quelles compétences sont utiles pour la participation à la réalisation d’un Pitch Book ? Une pensée analytique, une méthode de travail structurée, une recherche rigoureuse ainsi que des compétences en équipe et en communication sont des atouts.Comment les débutants peuvent-ils être intégrés au travail sur les Pitch Books ? Les jeunes collaborateurs effectuent souvent des recherches, rassemblent des documents ou préparent des contenus de présentation, et peuvent ainsi progressivement assumer plus de responsabilités.

Questions fréquemment posées

Qui est l’auteur d’un Pitch Book au sens juridique ?

Le droit d’auteur d’un Pitch Book appartient en principe à la personne ou à l’institution qui l’a créé, donc à l’auteur ou au donneur d’ordre dans le cadre d’une relation de travail (§ 7 UrhG). Si plusieurs personnes (par exemple une équipe dans une banque d’investissement) y participent, une co-auteur peut exister. Le transfert de droits d’utilisation sur des parties du contenu (par exemple lors de l’utilisation d’images ou de diagrammes sous licence) doit être vérifié séparément. Le Pitch Book dans son ensemble est régulièrement protégé par le droit d’auteur s’il atteint le seuil requis d’originalité. Lors de l’utilisation de contenus tiers dans un Pitch Book, il convient également de vérifier si une autorisation du détenteur du droit d’auteur est nécessaire ou si une utilisation licite (par exemple le droit de citation) est applicable.

Quels risques juridiques existe-t-il lors de l’envoi d’un Pitch Book à des investisseurs ou clients potentiels ?

L’envoi d’un Pitch Book comporte divers risques juridiques. D’une part, il existe un risque d’enfreindre les obligations de confidentialité, notamment si des informations confidentielles sur l’entreprise cible ou des tiers y figurent sans autorisation. Des problèmes de concurrence peuvent également survenir, notamment en dévoilant des secrets d’affaires conformément à l’article 6 de la UWG ou en sollicitant de façon ciblée des partenaires commerciaux. Il est en outre important de respecter les exigences légales en matière de protection des données (RGPD) s’il existe un lien avec des personnes physiques. Lorsque des tiers tels que des conseillers, analystes ou partenaires externes sont impliqués, un transfert de ces informations à eux peut également exiger une vérification juridique afin d’assurer le respect des NDA (accords de confidentialité) ou d’autres clauses de secret.

Quelles obligations particulières de confidentialité s’appliquent en lien avec les Pitch Books ?

Les Pitch Books contiennent généralement des données spécifiques à l’entreprise et parfois confidentielles, ce qui implique des obligations légales de confidentialité tant internes qu’externes. Au sein d’une entreprise, les employés sont tenus au secret professionnel par leur contrat de travail et, le cas échéant, par des NDA spécifiques. Lors de la transmission externe, par exemple à des investisseurs, banques ou acquéreurs potentiels, il faut s’assurer qu’ils s’engagent également à la confidentialité (par exemple par la signature d’un accord de confidentialité). Toute violation de ces obligations peut entraîner des demandes de dommages-intérêts civils et, dans certains cas, des conséquences pénales, notamment en cas de divulgation de secrets d’affaires ou d’entreprise (§ 17 UWG ; loi sur la protection des secrets d’affaires – GeschGehG).

Quels risques de responsabilité existent en cas d’informations erronées ou trompeuses dans le Pitch Book ?

Si le Pitch Book contient des informations erronées, incomplètes ou trompeuses, cela peut entraîner différentes conséquences en matière de responsabilité. En droit civil, des recours prévus par la culpa in contrahendo (c.i.c.) ou la responsabilité pour prospectus peuvent être pertinents, notamment si un destinataire du Pitch Book fonde une décision d’investissement sur celui-ci et subit un préjudice. En cas de tromperie ou de dol intentionnel, des recours relevant du droit de la responsabilité délictuelle (§ 823 BGB) peuvent également s’appliquer. En droit des marchés financiers, des obligations particulières s’appliquent pour certains produits financiers et offres (par exemple, prospectus de valeurs mobilières) – dans de tels cas, une information erronée peut en outre entraîner des sanctions réglementaires par la BaFin ou d’autres autorités similaires.

Un Pitch Book doit-il contenir des informations légales ou réglementaires spécifiques ?

Les Pitch Books ne sont soumis à aucune forme imposée par la loi ni à une obligation légale explicite de mentionner certains éléments. Cependant, lorsqu’un Pitch Book fait partie d’une offre de valeurs mobilières ou d’un service financier, les exigences réglementaires (telles que les mentions, informations sur les risques, exclusions de responsabilité ou avertissements légaux) doivent être respectées. L’absence d’une telle mention et l’utilisation du Pitch Book comme document commercial peut entraîner des conséquences réglementaires ou, en cas de litige, être considérée comme une violation des obligations d’information. Dans certains cas, une vérification par la BaFin ou une autre autorité de surveillance compétente peut également être requise.

Quels sont les aspects liés à la protection des données à prendre en compte lors de la création et de la transmission de Pitch Books ?

Si le Pitch Book contient des données à caractère personnel (par ex. informations sur les employés, dirigeants ou clients de l’entreprise cible), il convient de respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cela concerne notamment les obligations d’information prévues aux articles 13 et 14 du RGPD, le consentement au traitement des données personnelles ainsi que la garantie de la transmission de données à des tiers dans le respect de l’article 6 du RGPD (bases juridiques du traitement). La fiabilité et la durée de conservation des données, les délais de suppression ainsi que, le cas échéant, les mécanismes de protection lors d’une transmission électronique (par exemple e-mails chiffrés, documents protégés par mot de passe) doivent être vérifiés et documentés. En cas de transactions internationales, il convient également de veiller au respect des exigences de protection des données dans les pays tiers.