Matter Number
Définition et origine du terme
Le terme Matter Number (en allemand : « Aktenzeichen » ou « Nummer de dossier ») provient du contexte des cabinets anglophones, notamment de la sphère anglo-américaine. Il se compose de « Matter » (français : affaire, dossier, opération) et « Number » (français : numéro). Au quotidien dans les cabinets, la Matter Number sert d’identifiant unique pour une mission ou un projet spécifique.
Contrairement au terme allemand « Aktenzeichen » ou « Vorgangsnummer », la Matter Number est toutefois explicitement conçue pour la gestion des mandats, missions ou affaires juridiques dans les cabinets ou organisations comparables.
Signification dans le contexte du cabinet
Utilisation typique
La Matter Number est attribuée individuellement à chaque nouvelle mission, dossier ou projet. Elle permet une identification et une attribution précises des documents, correspondances, facturations et communications internes à une opération particulière. Cela facilite le classement structuré, la traçabilité des étapes de travail et la séparation des différents mandats.
Pertinence
Dans les milieux internationaux et les grands cabinets, l’utilisation de Matter Numbers constitue une pratique éprouvée. La numérotation unique garantit que les collaborateurs, clientes, clients et partenaires externes se réfèrent toujours à la même opération. Cela améliore l’efficacité, la clarté et la sécurité juridique tant dans les processus internes que dans la communication avec les tiers.
Cadre
Aspects juridiques et organisationnels
Alors qu’en Allemagne et dans d’autres pays il existe des prescriptions légales pour la tenue et l’identification des dossiers, l’attribution des Matter Numbers fait souvent partie, notamment dans les cabinets internationaux, des directives internes de conformité ou des standards de gestion. Elle contribue au respect des obligations de confidentialité et de protection des données, car les informations peuvent être indexées et séparées de manière individuelle.
Dans les solutions logicielles pour cabinets, les Matter Numbers sont une composante centrale de la gestion documentaire et des processus de facturation. Le numéro accompagne toutes les informations de la création du dossier jusqu’à son archivage.
Aspects culturels
Dans de nombreux cabinets anglo-saxons, il est habituel d’indiquer systématiquement la Matter Number dans toute correspondance ou communication avec les clientes et clients. Cela garantit que toutes les parties peuvent à tout moment identifier correctement l’opération concernée.
Exemples pratiques et scénarios typiques
- Prise de mandat : Lors de l’ouverture d’un nouveau mandat, une Matter Number individuelle est automatiquement générée et attribuée à cette nouvelle affaire.
- Correspondance : Chaque e-mail, lettre ou formulaire lié au mandat porte la Matter Number correspondante dans l’objet ou en mention.
- Facturation : Les prestations facturées sont regroupées par Matter Number, permettant ainsi aux clientes et clients d’obtenir une vue claire des frais encourus pour chaque affaire.
- Archivage : Après la clôture d’un mandat, le dossier complet, incluant la Matter Number, est archivé, ce qui facilite un accès ultérieur et soutient le respect des délais de conservation.
Différences avec des termes similaires et risques de confusion
Distinction entre « Client Number » et « Aktenzeichen »
- Client Number : Alors que la Matter Number identifie une opération spécifique, la Client Number (numéro de client) sert à l’identification du client ou de la cliente. Un client peut avoir plusieurs opérations, chacune étant dotée de sa propre Matter Number.
- Aktenzeichen : En usage allemand, l’Aktenzeichen correspond en principe à la Matter Number, cependant les systèmes d’attribution et les conventions d’utilisation peuvent différer. L’Aktenzeichen peut également être attribué par les tribunaux ou autorités.
- File Number ou Reference Number : Dans certains contextes, ces termes sont utilisés comme synonymes, mais il existe des différences régionales ou organisationnelles quant à leur sens et leur usage.
Confusions typiques
Au sein d’équipes internationales, des confusions peuvent survenir entre Client Number et Matter Number. Il est donc important d’utiliser et de désigner chaque numéro de façon claire et cohérente dans toute la correspondance.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre Matter Number et Client Number ?
La Matter Number identifie une affaire spécifique (par ex. un dossier, un projet ou un mandat), tandis que la Client Number sert à l’identification du client ou de la cliente. Un client peut se voir attribuer plusieurs Matter Numbers pour différentes affaires.
La Matter Number est-elle conservée tout au long du traitement de l’affaire ?
Oui, la Matter Number accompagne une affaire depuis la prise de mandat jusqu’à son archivage et permet une attribution sans faille de tous les documents et procédures.
L’attribution d’une Matter Number est-elle obligatoire ?
Il n’existe aucune obligation légale d’utiliser une Matter Number, toutefois, dans de nombreux cabinets internationaux et de grande taille, elle constitue un standard incontournable de gestion des mandats.
Comment une Matter Number est-elle créée ?
L’attribution suit des règles internes, généralement automatisées par un logiciel de cabinet. La Matter Number est souvent composée d’une combinaison de chiffres et/ou de lettres, pouvant inclure l’année de prise de mandat, un code client et des numéros séquentiels.
Une Matter Number peut-elle être attribuée plusieurs fois ?
Non, la Matter Number est unique et ne doit être attribuée qu’une seule fois pour une affaire déterminée afin d’éviter toute confusion.
Résumé : Dans le contexte international des cabinets, la Matter Number est un identifiant central pour l’identification et la gestion des affaires de mandat. Elle facilite l’organisation, la communication et la documentation au quotidien, et constitue une pratique standard notamment dans les cabinets exerçant à l’échelle mondiale. Les candidates, candidats et jeunes professionnels apprennent qu’un usage systématique de ce numéro contribue à une gestion efficace et sûre des affaires.
Questions fréquentes
Quelles sont les exigences légales à respecter lors de la création d’une Matter Number ?
Lors de l’attribution d’une Matter Number (numéro de dossier), il convient de respecter notamment les prescriptions professionnelles et celles relatives à la protection des données. Parmi les exigences professionnelles figure le fait que l’attribution des clients et de leurs affaires soit possible de façon claire et traçable pour garantir une tenue de dossiers conforme (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). Le numéro de dossier doit permettre une documentation et un archivage sans faille et ne doit pas permettre de déduire des informations confidentielles si des personnes non autorisées y accèdent. D’un point de vue de la protection des données – particulièrement selon le RGPD et la BDSG – il est impératif que la Matter Number ne révèle pas de données personnelles, ni ne permette d’identifier le client lorsque cela serait visible dans d’autres systèmes. L’attribution et la gestion de la Matter Number doivent être protégées contre l’accès non autorisé par des mesures techniques et organisationnelles, par exemple la gestion des accès et le chiffrement.
Quelles conséquences une erreur ou un doublement d’attribution d’une Matter Number peut-elle entraîner ?
Une Matter Number erronée ou attribuée à double peut avoir de sérieuses conséquences juridiques. Cela comporte le risque de confusion ou de mélange de contenus de dossiers, pouvant mener à une violation du devoir de confidentialité de l’avocat (§ 43a al. 2 BRAO). Cela peut aussi entraîner des risques de responsabilité importants, notamment en cas de fourniture d’informations erronées ou de traitement de dossiers échangés. Selon § 203 StGB (violation de secrets privés), une responsabilité pénale peut également survenir si des tiers accèdent de manière non autorisée à des données client en raison de cette confusion. Dans les procédures disciplinaires devant les organes professionnels, la tenue soigneuse des dossiers et l’utilisation de numéros de dossiers clairs sont également des critères de contrôle.
Quelle est la durée légale de conservation des Matter Numbers et des données associées ?
Conformément aux prescriptions professionnelles, en particulier § 50 al. 1 BRAO et § 27 BNotO, les dossiers d’avocats, y compris la Matter Number, doivent être conservés au moins six ans après la fin du mandat. Des délais plus longs peuvent découler du droit fiscal ou commercial, par exemple selon § 147 AO ou § 257 HGB, pouvant aller jusqu’à dix ans. Pendant cette période, la Matter Number doit être conservée comme critère d’organisation, car elle permet une attribution et une traçabilité claires. Après expiration des délais légaux, les dossiers—including Matter Numbers—doivent être détruits dans le respect de la protection des données, ce qui inclut la suppression des éventuelles références électroniques.
Quels aspects de protection des données doivent être pris en compte lors de l’attribution de Matter Numbers ?
En matière de protection des données, il faut veiller à ce que la Matter Number ne divulgue aucune information sensible, telle que noms, dates de naissance ou contenus spécifiques de dossiers. Le RGPD exige que les données personnelles ne soient collectées et traitées qu’à des fins précises, claires et légitimes (art. 5 RGPD). L’attribution des Matter Numbers doit donc suivre un schéma qui ne permet pas d’identifier le client ou son affaire (par exemple, pas de noms lisibles ni de codes évidents intégrés). Il faut également veiller à ce que seuls les personnels autorisés aient accès aux codes et à leur attribution. Dans les systèmes numériques, il est aussi important d’assurer une pseudonymisation et un chiffrement adaptés.
Quelles sont les dispositions juridiques applicables à la modification ou correction d’une Matter Number dans des dossiers existants ?
Toute modification ou correction ultérieure d’une Matter Number doit être documentée et traçable afin de garantir l’intégrité et l’authenticité de la gestion des dossiers (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). Les changements doivent être consignés dans le système de gestion des dossiers de façon à garantir leur traçabilité ; le numéro d’origine ainsi que le motif de la modification doivent être conservés. Les suppressions ou modifications non identifiées sont interdites et peuvent entraîner des conséquences professionnelles. Il est recommandé d’établir une directive sur les modifications définissant responsabilités et procédures.
Comment la Matter Number doit-elle être traitée juridiquement dans les systèmes de communication électronique du droit ?
Dans la communication électronique du droit, par exemple dans la boîte postale électronique de l’avocat (beA), la Matter Number doit être considérée comme un critère d’organisation interne. Elle doit néanmoins être gérée conformément aux exigences des règlements de procédure ou d’audience et ne jamais violer la législation sur la protection des données (cf. § 130d ZPO et les principes de l’infrastructure eJustice). De plus, la Matter Number ne doit pas être communiquée aux tribunaux ou à des tiers sans fondement légal si cela permettrait d’identifier le client. Une conservation et une transmission sûres doivent être assurées par des mesures techniques de protection, telles que le chiffrement.