Legal Tech

Legal Tech

Legal Tech désigne l’utilisation des technologies dans le secteur des services juridiques afin de soutenir, d’optimiser ou d’automatiser les processus de travail. Le terme englobe des outils, applications et plateformes numériques qui peuvent être pertinents à différents moments du quotidien d’un cabinet. L’objectif est de rendre les procédures plus efficaces, d’assurer la qualité du travail et de créer de nouvelles possibilités dans l’accompagnement des clients.

Définition et classification

Legal Tech est un terme générique pour désigner des technologies innovantes et des applications numériques qui soutiennent ou transforment les services juridiques. Cela inclut, entre autres, les solutions logicielles, les plateformes en ligne pour le traitement des procédures juridiques ainsi que les outils d’automatisation des processus standardisés. Legal Tech favorise la numérisation de l’environnement de travail et peut influencer aussi bien les processus internes des cabinets que la collaboration avec les clients.

Legal Tech n’est pas limité à un type particulier de cabinet, mais peut être utilisé dans différents domaines et à différentes échelles – allant de simples outils numériques à des systèmes complets couvrant l’ensemble des procédures de travail.

Importance et domaines d’application dans la vie quotidienne d’un cabinet

Dans la pratique moderne des cabinets, Legal Tech prend de plus en plus d’importance. Il permet un traitement efficace et transparent des mandats et aide à répondre aux exigences croissantes en matière de service, de documentation et de protection des données. Les domaines d’application typiques sont :

• Gestion électronique des documents : Création, gestion et archivage automatisés de documents et contrats.
• Gestion des échéances et des rendez-vous : Outils pour le suivi des dates et délais importants.
• Plateformes de communication : Canaux numériques et sécurisés pour la communication avec les clients et partenaires commerciaux.
• Gestion des dossiers et des mandats : Logiciels permettant de structurer l’état d’avancement des tâches et la répartition des responsabilités.
• Processus automatisés : Par exemple, génération automatique d’actes, vérification de contrats ou gestion de procédures de masse.
• Solutions de recherche : Bases de données numériques et fonctions de recherche pour un accès rapide à l’information.

Processus, procédures et méthodes

Dans le contexte de Legal Tech, diverses procédures numériques et méthodes de travail sont employées :

• Numérisation des dossiers : Transformation des documents papier en dossiers numériques pouvant être édités et consultés simultanément par plusieurs personnes.
• Gestion du workflow : Définition de processus standardisés et répartition des tâches via des systèmes numériques, afin d’éviter les erreurs et d’assurer la transparence.
• Rédaction automatisée de documents : Utilisation de logiciels pour générer les courriers fréquemment nécessaires à partir de modèles et de données clients.
• Portails clients : Accès en ligne permettant aux clients de fournir leurs données et documents ou de consulter l’avancement de leur dossier.
• Communication électronique avec les autorités : Transmission électronique de documents aux tribunaux et administrations.

Conditions-cadres et normes

Les cabinets qui recourent à Legal Tech tiennent compte de différentes conditions organisationnelles et techniques :

• Protection des données et sécurité : Mesures visant à garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations sensibles, en particulier via la transmission chiffrée des données et le contrôle des accès.
• Compatibilité : Choix de solutions logicielles pouvant s’intégrer facilement aux processus existants.
• Formation régulière : Formations continues et instructions pour les collaborateurs afin de garantir une utilisation sûre et efficace.
• Obligations de documentation : Respect des exigences légales concernant la conservation et la traçabilité des procédures.
• Processus transparents : Procédures standardisées et répartition claire des responsabilités pour garantir une collaboration fluide.

Pratique : Legal Tech au quotidien

Pour les collaborateurs et les jeunes professionnels, Legal Tech se concrétise le plus souvent par l’utilisation de logiciels spécialisés et d’outils numériques dans la vie quotidienne au cabinet. Les tâches quotidiennes comprennent notamment le travail avec des dossiers numériques, le traitement et l’affectation des actes dans des systèmes de gestion de dossiers, ainsi que la communication sur des canaux numériques et sécurisés.

Les tâches routinières, telles que la gestion des délais ou la rédaction de courriers standardisés, sont souvent simplifiées grâce aux solutions Legal Tech. Cela permet de consacrer plus de temps et de ressources à des tâches complexes ou à un accompagnement individualisé des clients.

Les collaborateurs bénéficient également d’une meilleure vue d’ensemble de l’état d’avancement des travaux, ce qui facilite la collaboration en équipe et réduit le risque d’erreurs. La digitalisation croissante requiert en même temps une volonté de se familiariser avec de nouvelles technologies et de se former en continu.

Opportunités et défis

Opportunités

• Gain de temps : Les tâches routinières sont automatisées, laissant plus de temps pour les missions exigeantes.
• Réduction des erreurs : Des procédures standardisées réduisent le risque d’erreur, par exemple en matière de délais ou de documentation.
• Amélioration de l’efficacité : Les processus numériques accélèrent les procédures et favorisent le travail d’équipe.
• Meilleure communication avec les clients : Les moyens de communication numériques permettent un échange transparent et rapide.

Défis

• Complexité technologique : Les nouveaux systèmes requièrent des formations et une certaine affinité IT des collaborateurs.
• Protection des données et sécurité : Des exigences strictes quant à la protection des données sensibles doivent être respectées.
• Volonté de changement : Les pratiques de travail existantes doivent être adaptées et de nouveaux processus introduits.
• Dépendance à la technologie : Des pannes ou interruptions des systèmes techniques peuvent perturber le travail.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Que signifie Legal Tech pour les collaborateurs des cabinets ?

Legal Tech transforme le travail dans les cabinets en soutenant ou automatisant numériquement de nombreuses tâches. Les collaborateurs utilisent généralement des logiciels spécialisés et communiquent davantage de manière numérique. De nombreux processus deviennent ainsi plus efficaces tout en restant soumis à une grande obligation de diligence.

Faut-il avoir des connaissances techniques particulières pour utiliser Legal Tech ?

L’initiation aux systèmes Legal Tech se fait généralement par des formations internes. Des connaissances de base en informatique et une volonté de se familiariser avec de nouveaux outils sont toutefois utiles.

Quelles tâches sont simplifiées grâce à Legal Tech ?

Ce sont surtout les tâches récurrentes comme le traitement de documents, la gestion des délais ou la communication avec les clients qui sont facilitées et souvent simplifiées grâce aux outils numériques.

Existe-t-il des risques lors de l’utilisation de Legal Tech ?

Les principaux risques concernent les éventuelles violations de la protection des données ou les pannes techniques. C’est pourquoi les cabinets veillent à un niveau de sécurité élevé et à la mise à jour régulière de leurs systèmes.

Legal Tech est-il présent dans tous les cabinets de la même manière ?

L’ampleur et la forme de l’utilisation dépendent de la structure du cabinet, du volume des mandats et des besoins individuels. Beaucoup de cabinets commencent par des solutions numériques simples avant d’élargir leur gamme.

Legal Tech est un sujet d’avenir central pour les entreprises de services juridiques et offre aux jeunes professionnels une multitude de possibilités pour s’investir activement dans un environnement de travail moderne et numérisé.

Questions fréquemment posées

Quelles exigences juridiques doivent remplir les fournisseurs de Legal Tech en Allemagne ?

Les fournisseurs de Legal Tech en Allemagne sont soumis à de nombreuses obligations juridiques. La loi principale est la loi sur les services juridiques (RDG), qui détermine qui peut fournir des services juridiques et sous quelles conditions. Notamment, les services Legal Tech qui relèvent du conseil juridique ne peuvent être fournis que si l’autorisation d’exercer des services juridiques est détenue – par exemple, sous la forme d’une admission au barreau selon la Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), d’une autorisation selon la RDG ou d’une autre base légale. En outre, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) doit être respecté pour tout traitement de données à caractère personnel. Les fournisseurs Legal Tech doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger ces données et proposer une politique de confidentialité complète et compréhensible. Lors de la proposition de contrats ou de l’utilisation de générateurs de contrats numériques, il faut aussi tenir compte de la législation applicable à la vente à distance (BGB). Les plateformes mettant en relation clients et avocats doivent, le cas échéant, satisfaire à des obligations légales d’information, de documentation et d’information du client. Enfin, les règles de concurrence de la loi contre la concurrence déloyale (UWG) doivent être observées afin d’éviter une publicité trompeuse sur l’étendue des services ou les perspectives de succès.

Les plateformes Legal Tech peuvent-elles gérer elles-mêmes les mandats ou uniquement les transmettre ?

En Allemagne, les plateformes Legal Tech sont en principe autorisées uniquement à transmettre les mandats, à moins qu’elles ne disposent elles-mêmes d’une qualification d’avocat ou d’une autre autorisation pour fournir des conseils juridiques. Sans cette autorisation, la prestation autonome de conseils ou même la représentation des clients est interdite, ce qui constituerait une violation de la RDG et pourrait entraîner non seulement des injonctions mais aussi des conséquences pénales. Les plateformes peuvent collecter des informations, structurer des données et proposer des processus automatisés pour soutenir les clients, mais elles doivent strictement distinguer les solutions techniques du véritable conseil juridique. Seul un prestataire de services juridiques agréé et assuré en responsabilité civile peut saisir les tribunaux ou autorités et fournir des informations contraignantes sur le plan juridique. Les plateformes d’intermédiation doivent clairement indiquer leur rôle et ne pas donner l’impression qu’elles se présentent elles-mêmes comme avocats-conseils.

Quels risques de responsabilité existent pour les fournisseurs de services Legal Tech ?

Les fournisseurs de Legal Tech assument des risques de responsabilité importants. S’ils prodiguent eux-mêmes des conseils juridiques – par exemple via une réponse automatisée qui, dans un cas concret, s’apparente à un conseil juridique – ils sont responsables des erreurs de contenu et des préjudices qui en découlent pour l’utilisateur. En l’absence d’activité d’avocat, il n’y a pas de standard spécifique de responsabilité professionnelle : la responsabilité est alors régie par le droit commun de la responsabilité délictuelle ou contractuelle. Si la protection des données utilisateur est insuffisante, il existe en outre un risque d’amende important selon l’article 83 du RGPD. Une information déficiente ou des pratiques commerciales illicites peuvent entraîner des mises en demeure par des concurrents ou associations de consommateurs. En cas de non-respect de la RDG, cela peut également conduire à l’interdiction et à l’annulation des opérations déjà effectuées. Il est donc recommandé de faire régulièrement vérifier les processus et contenus juridiques par des juristes qualifiés et de souscrire des assurances adaptées (par exemple une assurance responsabilité civile professionnelle).

Quels sont les défis en matière de protection des données pour les applications Legal Tech ?

Les applications Legal Tech traitent généralement une grande quantité de données à caractère personnel particulièrement sensibles, notamment des données sur l’identité, mais aussi sur des affaires juridiques, parfois à caractère pénal. Les fournisseurs sont tenus d’assurer une protection complète de ces données. Cela implique de respecter les articles 5 et 32 du RGPD, à savoir : traitement basé sur une base légale, minimisation des données, chiffrement, contrôle des accès et analyses régulières des risques. Pour les traitements susceptibles de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, une analyse d’impact relative à la protection des données (article 35 RGPD) doit être effectuée. Si des sous-traitants sont utilisés, des contrats de sous-traitance selon l’article 28 RGPD doivent être conclus. Il existe en outre des obligations accrues de documentation et de transparence. Les infractions à ces exigences peuvent entraîner de lourdes amendes ainsi que des droits à réparation pour les personnes concernées.

Les consommateurs peuvent-ils utiliser librement les services Legal Tech ?

En principe, les consommateurs sont libres d’utiliser les services Legal Tech. Cependant, ils doivent avoir conscience que toutes les offres numériques ne peuvent remplacer la profondeur de conseil d’un avocat. Selon la complexité du cas, les solutions automatisées peuvent être insuffisantes, car elles couvrent souvent uniquement les cas standards en conformité légale. Les consommateurs doivent donc lire attentivement les conditions générales de vente (CGV) ainsi que les indications sur la responsabilité et le champ d’application. Il existe des services explicitement centrés sur des domaines précis, comme le droit des passagers aériens, des locataires, le recouvrement ou la vérification de contrats – pour d’autres situations ou cas complexes, un conseil juridique individuel reste généralement recommandé. Enfin, le droit de rétractation s’applique aux prestations à distance, à condition que le consommateur conclue un contrat avec le fournisseur.

Quel rôle jouent les prestataires de recouvrement dans le domaine Legal Tech ?

Les prestataires de recouvrement jouent un rôle clé sur le marché allemand du Legal Tech, car – contrairement aux fournisseurs Legal Tech classiques sans agrément d’avocat – ils sont autorisés, selon § 10 al. 1 n°1 RDG, à faire valoir des créances pour le compte d’autrui, à l’amiable et, sous certaines conditions, en justice. De nombreux prestataires Legal Tech, qui par exemple défendent les droits des passagers aériens ou poursuivent des créances issues de baux, agissent donc en tant que prestataires de recouvrement enregistrés ou coopèrent avec eux. Ils bénéficient ainsi d’un régime juridique spécial leur permettant d’exercer l’action en justice pour autrui dans des situations bien définies. Toutefois, ces prestataires restent soumis aux obligations relatives à la protection des données, à la déontologie professionnelle et à la concurrence. Une attention particulière doit être portée à la transparence des frais, au comportement vis-à-vis des débiteurs et au respect des obligations légales (par exemple lors des procédures d’exécution).