Intégration des clients

Client Onboarding

Définition et origine du terme

Client Onboarding (français : intégration du clientouverture de dossier, littéralement : « Accueil de nouveaux clients ») désigne le processus structuré par lequel de nouveaux clientssont intégrés dans une entreprise ou une organisation. Dans le contexte d’un cabinet, l’« onboarding client » décrit l’ensemble des mesures visant à introduire juridiquement et organisationnellement les nouveaux mandantsdans la relation de mandat. Le terme est issu de l’anglais : « Client » désigne le ou la mandantet « Onboarding » décrit un processus d’intégration structuré. Notamment dans les cabinets opérant à l’international et dans les pays anglophones, la dénomination « Client Onboarding » est largement répandue.

Importance dans le contexte d’un cabinet

Dans le secteur des services juridiques, en particulier au sein des cabinets, le Client Onboarding englobe toutes les étapes depuis le premier contact jusqu’à la formalisation du mandat, et au-delà, jusqu’à la collecte de toutes les données pertinentes et la validation de la mission. Ce processus est essentiel pour respecter les exigences réglementaires, organiser le cabinet et établir une relation de mandat durable. Sa mise en œuvre rigoureuse garantit non seulement la conformité aux obligations légales, mais pose aussi les bases d’une collaboration fondée sur la confiance.

Les éléments typiques de l’onboarding client incluent l’identification et la vérification des client, la réalisation de contrôles pour la prévention du blanchiment d’argent, l’analyse des conflits d’intérêts ainsi que la collecte des données pertinentes pour le contact et le dossier. L’objectif est d’identifier précocement les risques potentiels et d’assurer un déroulement fluide de la prise de mandat.

avant le début de la collaboration. Cela implique de vérifier l’identité, de procéder à des contrôles juridiques et, le cas échéant, d’identifier les bénéficiaires effectifs.

Aspects organisationnels

Le Client Onboarding nécessite une collaboration étroite entre plusieurs services au sein d’un cabinet tels que l’administration, l’informatique, la finance et les départements spécialisés. Des outils numériques sont souvent utilisés pour recueillir et gérer les informations de manière efficace et conforme.

Aspects culturels

La communication avec les clientlors de l’onboarding varie selon la culture du cabinet et les usages spécifiques du pays. Dans les cabinets à dimension internationale, la sensibilité interculturelle et la communication multilingue jouent souvent un rôle important.

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Les étapes typiques du processus d’onboarding sont :

1. Premier contact et recueil d’informations : Les demandes sont reçues et les informations de base sont collectées.
2. Vérification pré-mandat : Contrôle des éventuels conflits d’intérêts.
3. Identification et vérification de conformité : Mise en œuvre des vérifications légales (par ex. blanchiment d’argent, sanctions).
4. Création des données : Enregistrement de toutes les coordonnées et informations de mandat nécessaires dans les systèmes numériques du cabinet.
5. Validation du mandat : Après validation de l’ensemble des contrôles, le mandat est officiellement ouvert.

Différences avec des termes similaires et sources de confusion possibles

Le Client Onboarding est parfois confondu avec d’autres termes tels que « acquisition de client » ou « saisie des données client ». Tandis que l’acquisition vise à gagner de nouveaux clients, l’onboarding décrit précisément le processus interne entre la prise de contact réussie et le début effectif de la prestation.

Une autre distinction concerne le « Client Management », qui se réfère à la gestion et au suivi continus des clienttout au long de la relation de mandat. Le Client Onboarding s’applique exclusivement à l’intégration initiale de nouveaux client.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Que comprend l’onboarding client dans un cabinet ? L’onboarding comprend l’identification et la vérification des client, la réalisation de contrôles de conformité (notamment la lutte contre le blanchiment d’argent et les conflits d’intérêts), la création des données principales ainsi que l’information de tous les collaborateurs concernés.Pourquoi le processus d’onboarding client est-il si important ? Un processus de Client Onboarding structuré garantit le respect des obligations légales, minimise les risques et constitue la base d’une collaboration efficace.Qui participe à l’onboarding client ? Selon la taille du cabinet, différents services tels que le back-office, l’équipe conformité et les gestionnaires compétentsont impliqués.L’onboarding client diffère-t-il selon les pays ? Les principes fondamentaux sont similaires, mais il existe des différences spécifiques en fonction du cadre juridique, des exigences en matière de protection des données et de la culture de communication selon les pays.Combien de temps dure le processus de Client Onboarding ? La durée varie selon la complexité du mandat et les exigences légales à vérifier, et peut aller de quelques heures à plusieurs jours.

Cet article donne un aperçu de la signification et de l’application du terme Client Onboarding dans la pratique des cabinets et offre aux jeunes professionnels une entrée concrète dans la thématique.

Questions fréquemment posées

Quelles bases juridiques doivent être respectées lors du Client Onboarding ?

Le Client Onboarding impose le respect de différentes bases juridiques, variables selon les juridictions et les secteurs. En Europe, la loi sur le blanchiment d’argent (GwG), le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et les lois sectorielles spécifiques sont particulièrement concernés. La GwG impose l’identification des nouveaux clients et des bénéficiaires effectifs, la documentation minutieuse des données collectées et une surveillance continue de la relation d’affaires. Le RGPD exige que les données personnelles soient traitées de façon légale, transparente et à des fins déterminées. Des réglementations sectorielles spécifiques, comme la loi sur le crédit (KWG) pour les banques ou la loi sur la surveillance des assurances (VAG) pour les compagnies d’assurance, peuvent aussi contenir des obligations supplémentaires pour l’onboarding. Les entreprises doivent garantir, par des mesures organisationnelles et techniques, que toutes les prescriptions applicables soient respectées et régulièrement contrôlées.

Quelles sont les obligations de documentation lors du Client Onboarding ?

Dans le cadre du Client Onboarding, des obligations de documentation étendues existent, notamment selon la loi contre le blanchiment d’argent (GwG). Les entreprises doivent documenter et conserver avec soin toutes les informations recueillies lors de l’identification du client, telles que : copies de pièces d’identité, justificatifs d’adresse, informations sur le bénéficiaire effectif et évaluations de risque. Ces données doivent être conservées de façon inviolable et rester disponibles durant la relation d’affaires, ainsi que jusqu’à cinq ou dix ans après sa fin. Toutes les vérifications et actualisations des informations client doivent également être documentées, de même que les mesures d’analyse et de gestion des risques. Cette documentation sert de preuve en cas de contrôle ou d’enquête des autorités.

Quelles sont les obligations en matière de gestion des risques lors du Client Onboarding ?

Dans un contexte juridique, l’intégration de nouveaux clients nécessite une analyse des risques ciblée et continue. Les entreprises doivent définir leur appétence au risque, c’est-à-dire leur volonté d’entrer dans certaines relations d’affaires (notamment avec des personnes politiquement exposées ou dans des pays à hauts risques) et prendre les mesures adéquates. L’analyse des risques inclut l’identification d’indicateurs tels que l’origine géographique, l’objet de l’affaire, la structure de propriété ou des transactions inhabituelles. Sur la base de cette analyse, des mesures adaptées doivent être appliquées, telles que des obligations de vigilance renforcée ou des vérifications supplémentaires (Enhanced Due Diligence). Ces exigences résultent notamment de la GwG, mais aussi des standards internationaux de la FATF (Financial Action Task Force).

Quelles exigences en matière de protection des données s’appliquent lors du Client Onboarding ?

Dans le cadre du Client Onboarding, toutes les données à caractère personnel sont soumises au RGPD ainsi qu’aux éventuelles lois nationales complémentaires sur la protection des données. Les responsables doivent veiller à ne collecter et traiter que les données strictement nécessaires à l’exécution du contrat et aux obligations légales (principe de minimisation des données). Les obligations d’information prévues aux articles 13 et 14 du RGPD doivent être respectées, en communiquant de manière transparente et compréhensible aux clients les données collectées, la finalité du traitement et la durée de conservation. Des mesures techniques et organisationnelles doivent également être prises pour protéger les données contre tout accès non autorisé, et, le cas échéant, tenir un registre des traitements. En cas de violation de données, il existe des obligations de notification aux autorités et, le cas échéant, aux personnes concernées.

Quelles sont les obligations particulières concernant les personnes politiquement exposées (PEP) durant le Client Onboarding ?

L’intégration de personnes politiquement exposées (PEP) ou de leurs proches implique des exigences légales accrues. Selon le § 15 GwG, des mesures de vigilance renforcées doivent être appliquées, notamment l’obligation de vérifier la provenance des fonds et de documenter ces démarches. En outre, l’approbation de la direction doit être obtenue avant d’établir ou de poursuivre une relation d’affaires. Une surveillance accrue et continue de la relation d’affaires est également prévue par la loi. L’objectif de ces dispositions est de prévenir efficacement la corruption et le blanchiment d’argent, et d’empêcher à ces groupes à risque de dissimuler des activités illicites.

Quel rôle jouent les sanctions et les embargos lors du Client Onboarding ?

Dans le Client Onboarding, il est impératif, du point de vue légal, de vérifier que les clients et leurs bénéficiaires économiques ne figurent pas sur des listes de sanctions ou d’embargos. Cela découle, par exemple, de règlements de l’UE ou de lois nationales qui imposent la mise en œuvre des sanctions internationales. Les relations d’affaires avec des personnes ou entreprises inscrites sur les listes de sanctions sont strictement interdites et passibles de lourdes sanctions. Les entreprises doivent utiliser des systèmes de surveillance adaptés afin d’assurer un contrôle régulier avec les listes de sanctions à jour et, en cas de suspicion, prendre immédiatement des mesures adéquates, telles que le gel des avoirs et la notification aux autorités compétentes.

Quelles obligations de contrôle et de déclaration résultent de la loi sur le blanchiment d’argent lors du Client Onboarding ?

Conformément à la loi sur le blanchiment d’argent, il existe lors du Client Onboarding de strictes obligations de contrôle et de déclaration. Les entreprises doivent réaliser des vérifications d’identité et de cohérence pour les nouveaux clients, et contrôler en permanence tout changement de situation à risque. Les soupçons de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme doivent être signalés sans délai à la Financial Intelligence Unit (FIU) (§ 43 GwG). Une surveillance permanente de la relation d’affaires par analyses de transaction est également requise. Les obligations de contrôle et de déclaration portent aussi sur la vérification des structures de propriété et de contrôle ainsi que sur la mise à jour régulière des données client. Le respect de ces obligations est strictement contrôlé par les autorités ; les manquements peuvent entraîner des amendes ou des mesures de surveillance.