DMS (Système de gestion électronique des documents)
Définition et classification
Un système de gestion électronique des documents (abrégé : DMS) est une solution numérique pour la collecte, la gestion, le stockage et la mise à disposition de documents et d’informations. Il sert à l’archivage structuré, à l’organisation ainsi qu’à la recherche rapide de tous les documents au sein d’une organisation, telle qu’un cabinet. Les DMS remplacent ou complètent le dossier papier classique et aident à gérer efficacement le nombre croissant de documents numériques et numérisés.
Les DMS sont utilisés dans de nombreux secteurs, mais revêtent une importance particulière dans le contexte du travail sur dossier et de la gestion de la correspondance, des documents et des délais dans les cabinets. L’objectif d’un DMS est d’organiser clairement le flot de documents, de simplifier les processus de traitement et d’assurer la transparence des procédures de travail.
Rôle dans le quotidien du cabinet : importance et domaines d’application typiques
Au quotidien dans un cabinet, le DMS joue un rôle central. Il garantit que tous les documents liés aux mandats – tels que les actes, contrats, factures et e-mails – sont systématiquement stockés. Des dossiers numériques sont créés, auxquels le personnel autorisé peut accéder à tout moment et depuis différents lieux.
Les principaux domaines d’utilisation sont :
- Gestion des dossiers mandats
- Attribution et suivi des tâches au sein de l’équipe
- Archivage et recherche des lois, jugements et décisions
- Contrôle des mandats et des délais par le biais de lier les fonctions de calendrier et de tâches
- Garantir la traçabilité et la transparence de toutes les étapes de traitement grâce aux fonctions de journalisation
L’utilisation d’un DMS favorise la collaboration entre les collaborateurs car tout est archivé de manière centrale et traçable.
Processus et procédures liés au DMS
Collecte des documents
Les documents entrent dans le DMS de différentes manières : par la numérisation de documents papiers, l’importation de fichiers (par exemple PDF ou Word), l’enregistrement automatique des e-mails entrants et sortants ou la création directe dans le système.
Indexation et attribution
Après avoir été collectés, les documents sont indexés – c’est-à-dire qu’ils reçoivent des mots-clés, des catégories ou sont affectés à un dossier de mandat. Cela facilite considérablement la recherche ultérieure.
Traitement et gestion des versions
Les documents peuvent être traités numériquement. De nombreux DMS proposent des fonctions de gestion de versions, permettant de retracer qui a effectué quelles modifications et quand. Un traitement collaboratif par plusieurs collaborateurs est également souvent possible.
Attribution des droits et contrôle d’accès
Le DMS détermine quels membres de l’équipe ont accès à certains dossiers ou documents. Grâce à des droits d’accès gradués, il est garanti que les informations sensibles restent protégées.
Archivage et suppression
Conformément aux prescriptions légales et organisationnelles, les documents sont archivés ou supprimés après certains délais. Le DMS assiste ce processus par des fonctions de rappel et des procédures automatisées.
Cadre et normes applicables
Lors de l’utilisation d’un DMS dans un cabinet, différentes conditions-cadres doivent être prises en compte :
- Prescriptions organisationnelles : Par exemple, déterminer quels documents doivent obligatoirement être archivés sous forme numérique, qui reçoit quels droits d’accès et à quoi ressemble l’organisation de l’archivage.
- Outils techniques : Il existe différents logiciels qui servent de DMS. Dans les cabinets, on utilise souvent des programmes ou modules spécialisés, adaptés aux exigences particulières de la gestion des mandats.
- Pratiques courantes : La gestion du DMS fait partie de l’intégration des nouveaux collaborateurs. Cela inclut des règles claires d’archivage et de nommage afin d’éviter toute perte d’information et de garantir la possibilité de retrouver les documents.
- Protection des données et sécurité informatique : En raison de la sensibilité des données stockées, des exigences strictes s’appliquent en matière de protection et de sécurité des données. Des sauvegardes régulières, des transmissions de données chiffrées et la protection contre tout accès non autorisé sont obligatoires.
Pratique : gestion du DMS dans la vie professionnelle quotidienne
Pour les débutant(e)s, l’utilisation d’un DMS représente généralement un changement, passant des dossiers papier à la gestion numérique des dossiers. Dans la vie quotidienne, il s’agit d’une tâche fondamentale de classer correctement les documents dans le DMS, de rechercher des dossiers ou de compléter des informations.
L’utilisation du DMS se fait généralement via un poste de travail informatique ou un appareil mobile. Les nouveaux collaborateurs reçoivent habituellement une formation sur le fonctionnement du système. Les tâches les plus fréquentes sont :
- Affectation des nouveaux documents reçus au bon dossier de mandat
- Recherche de documents via les fonctions de recherche et de filtrage
- Création de tâches ou de notes pour le dossier mandat
- Surveillance des délais et des responsabilités à partir des informations saisies dans le DMS
Opportunités et défis au quotidien du cabinet
Opportunités
- Gain d’efficacité : La gestion centralisée et numérique des dossiers élimine la recherche de documents papier.
- Transparence et traçabilité : Toutes les étapes de traitement sont documentées de manière traçable.
- Accès indépendant du lieu : Le personnel peut accéder aux dossiers depuis différents sites, y compris en télétravail.
- Sécurité : Des droits d’accès ciblés, la journalisation et des sauvegardes automatiques renforcent la protection des données.
Défis
- Formation : La transition vers un DMS peut représenter un certain effort initial.
- Discipline dans l’utilisation : Le système ne fonctionne de manière optimale que si tous les collaborateurs respectent rigoureusement les règles d’archivage et de nommage.
- Exigences techniques : Une infrastructure informatique stable et un support qualifié sont indispensables pour garantir la fonctionnalité du DMS.
- Protection des données : Le respect des obligations légales pour la protection des données personnelles exige une grande vigilance.
Questions fréquemment posées
Quelles sont les tâches typiques dans la gestion d’un DMS ?
Les tâches quotidiennes comprennent le scan, l’archivage et la recherche de documents, la création de dossiers, la fixation de délais ainsi que le suivi des processus.
Les nouveaux collaborateurs doivent-ils avoir déjà des connaissances sur les DMS ?
Non, en général une formation ciblée sur le DMS spécifique utilisé est prévue. Cependant, des connaissances de base en informatique et une ouverture aux processus numériques sont utiles.
Comment garantir que les informations ne soient pas perdues ?
Le DMS offre de nombreuses fonctions de recherche, journaux et mécanismes de gestion des versions. De plus, des sauvegardes de données sont effectuées régulièrement.
Le travail avec un DMS est-il obligatoire ?
Dans la plupart des cabinets modernes, l’utilisation d’un DMS fait partie intégrante du travail quotidien et est prescrite de manière organisationnelle.
Comment la sécurité des données enregistrées dans le DMS est-elle garantie ?
Les DMS disposent de systèmes d’attribution des droits, de chiffrement et de journalisation des accès. De plus, de nombreux cabinets misent sur des serveurs sécurisés et des mises à jour de sécurité régulières.
Est-il toujours possible d’utiliser des documents papier ?
Les documents papier sont souvent numérisés et archivés dans le DMS. Dans de nombreux cas, une numérisation complète est souhaitée, mais certains documents papier peuvent continuer à être utilisés – selon les règlementations.
Un DMS facilite l’organisation et le traitement des mandats, et constitue désormais un outil indispensable au quotidien du cabinet. Il est recommandé aux jeunes professionnels de se familiariser au plus tôt avec les fonctions de base et les procédures, afin de réussir au mieux leurs débuts dans la vie professionnelle.
Questions fréquemment posées
Quelles obligations légales doivent être respectées lors de la numérisation et de l’archivage de documents dans un DMS ?
Lors de la numérisation et de l’archivage de documents dans un système de gestion électronique des documents (DMS), il faut notamment respecter les exigences du Code des impôts (AO), du Code du commerce (HGB) ainsi que les réglementations sectorielles spécifiques. Le respect des GoBD (Principes de bonne gestion et conservation des livres, documents et pièces comptables sous forme électronique et pour l’accès aux données) est primordial ; ils exigent un archivage sécurisé, traçable et inaltérable des documents. La numérisation n’est autorisée que si le document numérisé remplace de manière adéquate l’original (« numérisation de remplacement »), ce qui doit être garanti par des mesures organisationnelles et techniques appropriées (par ex. journalisation de tous les accès et modifications, utilisation de signatures électroniques qualifiées). Il faut également veiller au respect des exigences en matière de protection des données conformément au RGPD et à la loi fédérale sur la protection des données (BDSG), notamment en ce qui concerne le contrôle d’accès et les concepts de suppression de données à caractère personnel.
Combien de temps les documents doivent-ils être légalement conservés dans un DMS et quand peuvent-ils être supprimés ?
Les délais de conservation des documents dans un DMS sont réglementés par la loi et varient selon la nature du document. Conformément au § 147 AO et au § 257 HGB, le délai légal de conservation des lettres commerciales, pièces comptables ou bilans est généralement de six à dix ans. Ce n’est qu’à l’issue de ces délais qu’une suppression est légalement autorisée, tout en vérifiant si d’autres dispositions légales prévoient des délais plus longs (par ex. fiscales, sectorielles). La suppression doit être complète et traçable pour répondre aux exigences en matière de protection des données et à l’obligation de minimisation des données. Il convient également de vérifier si des contrôles fiscaux ou administratifs en cours nécessitent une conservation plus longue (« réserve de vérification »).
Les documents dans le DMS doivent-ils être munis d’une signature électronique ?
Une signature électronique n’est pas obligatoire pour tous les documents, mais son utilisation est recommandée, notamment pour assurer l’authenticité et l’inaltérabilité des pièces sensibles ou juridiques. La signature électronique qualifiée conformément au règlement eIDAS peut, sous certaines conditions, remplacer la forme écrite prévue à l’article § 126a BGB. Dans d’autres cas, par exemple pour certaines pièces comptables fiscales ou documents contractuels, une signature avancée ou un protocole de validation interne dans le DMS peut suffire, pour autant que la traçabilité, la lisibilité et l’intégrité soient garanties. Les textes de loi applicables et les risques associés au document sont ici déterminants.
Quelles obligations relatives à la protection des données s’appliquent lors de l’utilisation d’un DMS ?
Lors de l’utilisation d’un DMS, toutes les dispositions du RGPD ainsi que de la BDSG doivent être strictement respectées. Il faut mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, toute perte ou altération (art. 32 RGPD). Ceci inclut notamment un concept de rôles et de droits, la journalisation des accès, le chiffrement et des sauvegardes régulières. Le RGPD exige également la mise en place de concepts de suppression et de verrouillage, la tenue d’un registre des activités de traitement ainsi que la réalisation des droits des personnes concernées, par exemple le droit d’accès ou de suppression. Si des sous-traitants sont utilisés (par exemple pour l’hébergement du DMS dans le cloud), un contrat de sous-traitance doit être conclu conformément à l’article 28 RGPD.
Dans quelle mesure la conformité d’un DMS aux exigences d’audit doit-elle être prouvée, et comment ?
La conformité d’un DMS aux exigences d’audit est une exigence légale centrale, notamment pour justifier auprès des autorités fiscales et des commissaires aux comptes. Celle-ci est attestée par des contrôles internes, des documentations de procédures, et le cas échéant, par des examens indépendants (par exemple par un commissaire aux comptes ou une certification selon IDW PS 880 ou ISO 15489). La documentation de la procédure doit décrire en détail les processus utilisés, les mesures techniques et les responsabilités pour garantir l’intégrité, la traçabilité et l’inaltérabilité des informations stockées. Lors de contrôles fiscaux ou de litiges, cette documentation sert de preuve du respect des obligations légales.
Les documents d’un DMS peuvent-ils être stockés à l’étranger ?
Le stockage de documents à l’étranger est fondamentalement possible dès lors que les exigences légales en matière de protection des données et de fiscalité sont respectées. En cas de données à caractère personnel, il convient de vérifier si le lieu de stockage se trouve au sein de l’UE/EEE ; sinon, il faut respecter les exigences particulières pour les transferts vers des pays tiers selon l’art. 44 et suivants du RGPD (par ex. décision d’adéquation ou clauses contractuelles types). En matière fiscale, une externalisation à l’étranger peut impliquer que les autorités fiscales allemandes doivent pouvoir accéder à tout moment aux documents concernés (§ 146, al. 2a AO). Il convient également de tenir compte de réglementations sectorielles particulières. Un accès inexistant ou insuffisant peut constituer une infraction aux règles fiscales et être sanctionné comme une contravention.