Frais de déplacement pendant le stage : Fondements juridiques et particularités
Définition et champ d’application
La notion de frais de déplacement pendant le stage désigne l’ensemble des dépenses engagées par les stagiaires dans le cadre de leurs stages obligatoires et de leurs missions de service ayant lieu en dehors de leur poste d’affectation principal. Le stage, qu’il soit dans la filière juridique, pédagogique ou tout autre service préparatoire de droit public, nécessite régulièrement des activités sur différents lieux de formation, rendant la réglementation et le remboursement des frais de déplacement d’une grande importance pratique.
Bases juridiques du remboursement des frais de déplacement dans le cadre du stage
Dispositions légales
Les bases juridiques du remboursement des frais de déplacement durant le stage sont en Allemagne essentiellement fixées par le Bundesreisekostengesetz (BRKG) pour l’État fédéral et les divers Landesreisekostengesetzen (LRKG) pour les Länder. Les dispositions précisent dans quelles conditions et à quelle hauteur les frais de déplacement sont éligibles et remboursés.
- Bundesreisekostengesetz (BRKG) : Le BRKG s’applique aux stages effectués au sein de l’administration fédérale, par exemple dans la haute fonction publique étrangère. Il réglemente le remboursement des frais de voyage, indemnités kilométriques, indemnités journalières, frais d’hébergement et frais annexes.
- Landesreisekostengesetze (LRKG) : Pour la majorité des stages (par exemple, stage d’enseignement, administratif ou juridique), ce sont les lois régionales applicables, généralement alignées sur le BRKG, qui s’appliquent.
À côté des réglementations légales existent également les règlements de formation et d’examen, qui peuvent contenir des dispositions spécifiques pour le stage.
Principe de l’obligation de protection
Le remboursement des frais de déplacement est une expression du devoir de protection de l’État envers les stagiaires, puisqu’ils doivent effectuer des déplacements sur ordre de l’employeur public.
Bénéficiaires et conditions d’ouverture du droit
Cadre statutaire
En règle générale, les stagiaires sont fonctionnaires stagiaires (Beamte auf Widerruf) ou personnes ayant un statut de formation en droit public. Le droit au remboursement des frais de déplacement suppose que le déplacement résulte d’une mission de service ordonnée ou autorisée par l’employeur.
Activités de service et postes de formation
Les déplacements remboursables incluent notamment :
- les déplacements vers les postes de formation (par ex. tribunaux, autorités administratives, écoles)
- les déplacements professionnels vers des formateurs extérieurs ou cabinets (notamment en stage juridique)
- formations ou examens organisés à l’initiative de l’administration
En règle générale, les trajets domicile – lieu d’affectation principal (« premier lieu d’activité ») effectués dans le cadre du trajet domicile-travail quotidien ne sont pas remboursables. Cela constitue une différence majeure avec les déplacements professionnels et les trajets réguliers vers le lieu d’affectation.
Types de frais de déplacement et remboursement
Frais de transport
En principe, seuls les frais de transport nécessaires et effectivement engagés sont remboursés. Cela peut inclure la seconde classe des transports en commun ou, sur autorisation, une indemnité kilométrique pour l’utilisation d’un véhicule privé.
Indemnité kilométrique
En cas d’utilisation d’un véhicule privé, l’indemnité est calculée sur la base de forfaits kilométriques légaux, différents selon le Land et le mode d’utilisation (trajet seul ou avec collègues).
Indemnités journalières et frais d’hébergement
Pour des séjours à l’extérieur durant plusieurs jours, on peut prétendre à une indemnité journalière et au remboursement des frais d’hébergement. Leur montant et leur éligibilité sont légalement limités ; un repas pris en charge ou un hébergement gratuit entraîne régulièrement une réduction des sommes correspondantes.
Frais annexes
Les frais annexes incluent par exemple les frais de parking, de port de bagages ou les achats nécessaires dans le cadre du déplacement professionnel.
Procédure de demande de remboursement des frais de déplacement
Dépôt de la demande et délais
Les stagiaires doivent en principe faire valoir leurs frais de déplacement rapidement après la fin du déplacement. De nombreux Länder prévoient un délai de six mois. La demande doit être déposée auprès de l’organisme de formation ou de service compétent, accompagnée des justificatifs nécessaires (billets, reçus, preuve du déplacement officiel).
Approbation et paiement
Après vérification des conditions, la validation et le remboursement sont effectués par le service compétent. Les situations ambiguës peuvent entraîner des demandes de précisions ou d’autres obligations de justification.
Particularités et litiges
Forfait de déplacement domicile-travail et traitement fiscal
Tandis que les déplacements réguliers entre le domicile et le premier lieu de travail ne sont fiscalement pris en compte qu’au titre du forfait de distance, les frais de déplacement remboursés dans le cadre des missions de service sont, en principe, exonérés d’impôt.
Changement de lieu de formation
En cas de changement effectif de lieu de formation (par ex. déménagement vers un lieu de formation situé en dehors du domicile), une indemnité de déménagement peut également être envisagée, à condition qu’elle soit imposée par l’administration.
Points de litige fréquents
- Reconnaissance d’un lieu précis comme lieu de déplacement officiel
- Autorisation d’utiliser un véhicule privé
- Montant et caractère approprié des coûts / justificatifs
En cas de litige, il est possible de demander un réexamen dans le cadre d’une procédure administrative de recours.
Conclusion
Les frais de déplacement dans le cadre du stage constituent un domaine juridique complexe, dont les modalités dépendent du droit fédéral ou régional ainsi que des règlements de formation applicables. L’étendue et les conditions du remboursement sont clairement fixées par les textes, mais nécessitent, compte tenu de la multiplicité des situations et lieux de formation, un examen attentif au cas par cas. La demande dans les délais par le stagiaire est tout aussi indispensable que le respect des exigences de justification et des délais.
Questions fréquemment posées
Qui a droit au remboursement des frais de déplacement durant le stage ?
En principe, les stagiaires tenus d’effectuer des déplacements professionnels dans le cadre de leur formation ont droit à remboursement. Sont considérés comme déplacements de service, en particulier, les trajets prescrits par le règlement de formation vers des lieux de formation, réunions ou stages extérieurs hors du site principal. Ce droit concerne principalement les déplacements ordonnés ou autorisés à titre professionnel. Les déplacements privés – par exemple entre domicile et lieu de formation dans le quotidien – ainsi que les échanges volontaires sans obligation de service ne sont en revanche pas éligibles. Il faut noter que ce droit est généralement directement lié à un ordre d’autorité ou de juridiction chargé de la formation ; les déplacements effectués de leur propre initiative sont donc exclus du remboursement sans autorisation préalable. Le dépôt de la demande conformément aux dispositions du Landesreisekostengesetz local est obligatoire.
Quels types de frais sont remboursables et soumis à quelles obligations de justificatifs ?
Les frais de déplacement remboursables incluent régulièrement les frais de transport, les frais d’hébergement nécessaires, les indemnités journalières ou repas, ainsi que, le cas échéant, les dépenses annexes nécessaires comme les frais de parking ou les frais de bagages occasionnés par le service. Les frais de transport sont en principe remboursés à hauteur du coût des transports en commun (par exemple, train, bus, le cas échéant, seconde classe de la Deutsche Bahn). L’utilisation d’une voiture privée n’est remboursable que sous réserve d’une autorisation préalable expresse et sur la base de taux kilométriques, des justificatifs spécifiques devant alors être présentés – tel qu’un carnet de bord, des tickets essence et l’autorisation elle-même. Pour les nuitées, l’éligibilité au remboursement dépend de la présentation des frais réellement engagés (par exemple, facture d’hôtel), à l’exclusion des frais de restauration ou autres dépenses privées. La demande de remboursement requiert toujours la présentation de tous les justificatifs et un dépôt dans les délais. La non-présentation des pièces ou le non-respect des délais entraîne généralement le refus du remboursement.
Dans quelle mesure a-t-on droit à une indemnité kilométrique en cas d’utilisation de moyens de transport privés ?
L’indemnité kilométrique est un remboursement forfaitaire accordé sur demande pour l’usage de moyens de transport privés, notamment sa propre voiture ou un vélo, à condition que leur utilisation ait été autorisée par l’administration et qu’elle soit justifiée par les besoins du service. Son montant est défini par la loi provinciale applicable et correspond généralement à un taux fixe par kilomètre parcouru (par ex. 0,30 € par km en voiture). Le remboursement des frais d’essence ou d’entretien, par exemple, n’est pas prévu séparément. La condition est qu’au moment du déplacement aucun véhicule de service ni transports en commun n’étaient utilisables ou utilisables dans des conditions raisonnables de temps et de coûts. Le justificatif de l’itinéraire emprunté et du nombre de kilomètres parcourus doit être joint à la demande, généralement accompagné de l’autorisation du service compétent.
Quels délais doivent être respectés pour réclamer les frais de déplacement dans le cadre du stage ?
Pour le remboursement des frais de déplacement, un délai d’exclusion légalement déterminé s’applique dans tous les Länder, généralement compris entre 3 et 6 mois après la fin du déplacement de service, sauf dispositions plus courtes fixées par les réglementations régionales ou administratives. Passé ce délai, le droit au remboursement est en principe exclu. Il revient au stagiaire de soumettre la demande complète, dans les délais, avec tous les documents et justificatifs nécessaires à l’organisme compétent. Un dépassement de délai ne peut généralement être corrigé rétroactivement que dans des cas exceptionnels dûment justifiés (par ex. absence de faute démontrée).
Existe-t-il des plafonds pour le montant remboursable des frais de déplacement pendant le stage ?
Le remboursement des frais de déplacement pendant le stage est soumis, tant pour chaque catégorie de frais que pour le montant total, aux plafonds définis par les lois régionales sur les frais de déplacement. Celles-ci fixent les limites maximales applicables, par exemple, aux frais d’hébergement, aux indemnités journalières ou aux frais de transport, par jour et déplacement. Les dépassements ne sont généralement pas remboursés, sauf cas exceptionnels justifiés par des besoins de service ou des circonstances particulières du cas d’espèce, et approuvés préalablement par l’organisme compétent. Les participations personnelles, par exemple, en cas de surclassement volontaire (première classe, chambre individuelle au lieu d’une chambre double) ou de détours privés, restent toujours à la charge du stagiaire.
Comment la distance entre domicile et lieu de formation est-elle appréciée juridiquement ?
La distance entre domicile et lieu de formation est pertinente dans la jurisprudence relative aux frais de déplacement pour déterminer s’il s’agit d’un déplacement professionnel ou simplement d’un trajet habituel domicile-travail. Sur le plan juridique, la notion de « premier lieu d’activité » (également appelé site principal) est déterminante. Les trajets vers ce site de formation ne constituent pas un déplacement de service et ne donnent donc pas lieu à remboursement, relevant des simples frais de pendulaire. Seuls les déplacements au-delà de ce site principal (par exemple, vers des stages extérieurs, des tribunaux d’autres localités ou des séminaires de plusieurs jours) sont reconnus comme déplacements professionnels remboursables. Cela requiert à chaque fois la justification de la nécessité de service et – en cas de dérogation à la norme – une ordonnance expresse de déplacement par le responsable de la formation.